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正文內(nèi)容

江門市檔案局第一期數(shù)字化加工項目-在線瀏覽

2024-11-14 14:55本頁面
  

【正文】 ......... 50 八、業(yè)績一覽表 .............................................................. 51 九、授權(quán)委托書 .............................................................. 52 十、資格證明書 .............................................................. 53 十一、退保證金要求格式 ....................................................... 54 江門市檔案局第一期數(shù)字化加工項目(采購編號: JM2020A019) 招標(biāo)文件 江門市公共資源交易中心 第 2 頁 共 54 頁 江門市政府采購中心 第一部分 投標(biāo)邀請函 根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》規(guī)定,江門市公共資源交易中心 、江門市政府采購中心 受 江門市檔案局 委托,就 江門市檔案局第一期數(shù)字化加工項目 進(jìn)行 公開招標(biāo) 采購,歡迎有相應(yīng)供貨、服 務(wù)能力的企業(yè),就下列全新貨物和相關(guān)服務(wù)提交密封投標(biāo)。 一、招標(biāo)項目的名稱、用途、 數(shù)量、簡要 服務(wù)要求 : :江門市檔案局 第一期 數(shù)字化加工 項目 (采購編號: JM2020A019); : 檔案整理 。 二、 投標(biāo)人資格要求: 《中華人民共和國政府采購法》第二十二條資格條件; 的 營業(yè)執(zhí)照,業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項目; 必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法 人, 投標(biāo)人的 全部 股東及 參 與本項目的 工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民 。 三、 招標(biāo)文件公示: 現(xiàn)將該項目招標(biāo)文件(可點擊招標(biāo)文件打開下載瀏覽,但須按本公告第四條的規(guī)定辦理下載采購文件方為完成報名手續(xù))進(jìn)行公示,公示期間為 2020年 5月 19日至 2020年 5月 25日 , 共五個工作日,供應(yīng)商認(rèn)為采購文件的內(nèi)容損害其權(quán)益的,可以在公示期間或者自期滿之日起七個工作日內(nèi)以書面形式(加蓋單位公章,電話、傳真或電子郵件等形式無效)向采購人或者我中心提出質(zhì)疑。供應(yīng)商 (包括江門市供應(yīng)商和外地供應(yīng)商)必須通過網(wǎng)上下載招標(biāo)文件。供應(yīng)商登記辦法請登陸江門政府采購網(wǎng)( 咨詢本項目的聯(lián)系人 。 :人民幣 150元 /份 , 招標(biāo) 文件售出不退。否則,視同報名手續(xù)未完成,不得參加采購活動及暫停網(wǎng)上下載招標(biāo)文件資格。 五 、申請下載招標(biāo)文件后需核對以下文件: 。 請將上述證件、執(zhí)照、證明材料的原件和復(fù)印件提供給江門市公共資源交易中心進(jìn)行核對,如在供應(yīng)商登記時已核對原件的則不需要重復(fù)核對。供應(yīng)商是否滿足投標(biāo)人資格要求,由評標(biāo)委員會評審后確定。 : 2020年 6月 9日 9:30時 。 :江門市公共資源交易中心。 :江門市人民政府行政服務(wù)中心開標(biāo)室。 八、本項目的投標(biāo)保證金金額為人民幣 貳 萬 元整(¥ ) 。 本項目加工數(shù)量 320 萬頁 (估算) 的館藏文書 檔案 。 報價 方式為綜合報價,以頁為單位(按 A4 幅面 計) ,所涉及 A4 及以上幅面按比例折算成 A4幅面,小于 A4按 A4算,項目結(jié)束后以實際頁數(shù)統(tǒng)計。 (二) 總體要求 為保證項目系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn),中標(biāo)人在整個項目運行期間,項目經(jīng)理及不少于 1 名軟件開發(fā)及系統(tǒng)維護(hù)人員工作時間必須駐場。 系統(tǒng)建設(shè)必須遵循有關(guān)國家電子政務(wù)信息安全保障體系要求,按照國家法規(guī)實施安全等級保護(hù),加強系統(tǒng)信息安全管理。 ( 1)中標(biāo)人必須嚴(yán)格遵守《 中華人民共和國保密法》、《保密守則》以及《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規(guī)定,檔案原件處理完成后必須立即原樣歸還,不得損壞和丟失檔案原件,不得以任何方式泄露檔案信息的內(nèi)容,不得私自復(fù)制任何檔案文件,不得將復(fù)制的檔案文件偷帶出工作場所。 項目實施中使用的計算機(jī)硬盤由采購人提供,在項目完成后必須如數(shù)完 整的移交給采購人。同時,還應(yīng)保持工作環(huán)境整潔、衛(wèi)生;應(yīng)著工作室專用拖鞋,必須自備無袋工作服工作,不得將手袋、提包、錢包、 手機(jī)、 磁盤 (含 U盤、軟盤、硬盤等 )、照相機(jī)、攝像機(jī)、刻錄光盤、平板電腦、 MP MP報刊、紙張及其他數(shù)字存儲設(shè)備、隨身物品帶入工作間,更不得將工作間的任何物品帶出工作間外。清 理時要安排專人對紙張進(jìn)行仔細(xì)檢查,確保其中沒有夾帶任何檔案文件后,交由采購人工作人員統(tǒng)一處理。檔案數(shù)字化加工,要求在采購方加工場地內(nèi)進(jìn)行,中標(biāo)方需提供數(shù)字化加工所需的全部設(shè)備及軟件,并按采購方的安全、保密要求進(jìn)行設(shè)備處理及網(wǎng)絡(luò)布線,組建獨立的數(shù)字化加工局域網(wǎng),在數(shù)字化加工中負(fù)責(zé)加工現(xiàn)場軟硬件及網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)、安全管理工作。 項目管理是項目獲得成功的必要條件,該項目 服務(wù) 要求高、任務(wù)比較復(fù)雜,要在項目建設(shè)中引入項目管理的理念和方法,才能有效控制項目風(fēng)險,及時發(fā)現(xiàn)項目建設(shè)過程中存在的問題,使項目得以順利實施。 ( 4)加強監(jiān)督部門的責(zé)任與權(quán)力、充分發(fā)揮工程監(jiān)督的作用,在實施之前,就提出明確的監(jiān)控指標(biāo)緩步實施,并建立投訴機(jī)制應(yīng)對采購人的投訴處理。 中標(biāo)人應(yīng)在供應(yīng)文件中提供具體的項目交付說明、交付計劃、交付物標(biāo)準(zhǔn)說明等。 軟件開發(fā)過程中,中標(biāo)人應(yīng)按照軟件開發(fā)要求形成全面詳盡的技術(shù)資料,包括可運行的程序、過程文檔以及最終技術(shù)文檔,以確保技術(shù)資料的一致性和完整性,在系統(tǒng)正式運行前提交完整的與應(yīng)用系統(tǒng)相關(guān)的文檔。 項目 整體 驗收后需要移交采購 的 質(zhì)量包括掃描的電子文件( 以 光盤形式提交)、售后服務(wù)承諾書以及實施過程中形成的《 借檔登記 》、《還檔 登記 》 、 《周期性驗收報告》 、 項目實施流程單 等 實施 過程文檔。數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于 5%,驗收指標(biāo)如下: ( 1)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤,或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時,抽檢標(biāo)記為“不合格”; ( 2)數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到 95%以上(含 95%)時,給予以驗收“通過”。 ( 5) 項目 整體 驗收方案由采購人最終確定,驗收工作由采購人和監(jiān)理單位共同負(fù)責(zé),中標(biāo)人配合。 ( 6) 中標(biāo)人完成工程施工并通過對系統(tǒng)實施的自我檢測后,編制《工程竣工文件》。 ( 7) 中標(biāo)人應(yīng)負(fù)責(zé)在項目 整體 驗收前將 項目有關(guān) 的全部有關(guān)說明書、 過程記錄表 、技術(shù)文件、資料等文檔匯集成冊交付使用單位。 ( 9) 整體 現(xiàn)場驗收內(nèi)容包括:《工程竣工文件》一致性檢查、驗收測試。 ( 3)檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。 ( 4)分辨率:全部文件采用彩色掃描。掃描分辨率選擇 200~ 300dpi。 ( 5)檔案裝訂:檢查所有檔案的裝訂還原情況,差錯率≤ 1‰。 ( 7)圖像質(zhì)量:圖像質(zhì)量情況完好率 99%。 ( 9)著錄:以文件為單位,關(guān)鍵字段正確率 100%,其余字段錄入錯誤率≤ 5‰。對同一檔案編號的文件及其附件進(jìn)行 合并,生成一個文件,不亂序,不混檔,文件以檔案編號進(jìn)行命名,全宗號( 3位數(shù)) — 目錄號 — 案卷號( 3位數(shù)) — 順序號( 4位數(shù)) — 頁號( 3位數(shù))或全宗號( 3位數(shù)) — 歸檔年度( 4位數(shù)) — 保管期限 — 件號( 4 位數(shù)) — 頁數(shù)( 3 位數(shù))進(jìn)行存儲,與目錄進(jìn)行掛接。 ( 11)檔案原始材料: 100%不缺失。 ( 13)紙質(zhì)檔案的整理要求:掃描前,對檔案進(jìn)行拆卷并整理,對不平整的檔案進(jìn)行平整,對錯誤的問題進(jìn)行修正(如錯 碼、漏碼等)。 ( 14)紙張狀況較差,過薄、過軟或超厚的檔案,應(yīng)采用平板掃描方式,不得損壞紙質(zhì)檔案。 江門市檔案局第一期數(shù)字化加工項目(采購編號: JM2020A019) 招標(biāo)文件 江門市公共資源交易中心 第 10 頁 共 54 頁 江門市政府采購中心 ( 16)中標(biāo)人必須保證檔案內(nèi)容與檔案載體的安全,將掃描形成圖片文件及文件級目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)刻錄一式兩份,全部移交給采購人,不得私自保留。 ( 18)有 數(shù)字化加工全過程 的質(zhì)量控制體系,保證加工質(zhì)量 。 (四) 實施流程 要求 嚴(yán)格遵守并達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn):《中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)( DA/T 31— 2020)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。 檔案 整理 在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識,確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。 ( 2) 調(diào)檔交接 調(diào)卷數(shù)量根據(jù)數(shù)字化加工流程進(jìn)度機(jī)動調(diào)控,做到環(huán)環(huán)相扣,責(zé)任到人,將檔案遺失風(fēng)險降到最小。調(diào)卷工作人員和管理庫房人員一起到檔案館庫房,根據(jù)清單搬下相應(yīng)的案卷,對提取的檔案進(jìn)行案卷內(nèi)容、目錄、數(shù)量的核對、清點;再交由中標(biāo)方檔案保管人員對全宗、目錄、數(shù)量的二次核對、清點后,在檔案調(diào)卷登記本登記,雙方簽 字確認(rèn);放入臨時檔案保管柜,鎖好,注意安全保存。對照目錄逐份逐頁檢查檔案原件,發(fā)現(xiàn)錯誤疏漏,在檔案館工作人員的指導(dǎo)下,進(jìn)行改 正或者做出正確標(biāo)識,如位置錯誤的須重新歸類,順序不對的須重新調(diào)整,確定目錄無誤,最好還須填寫差錯報告; 檢查檔案實體的頁碼,檔案實體的頁碼按順序連續(xù)排列,如有漏頁碼則可視具體情況處理:中間任意兩頁之間有需補編頁碼的,如 P7 與 P8 頁之間有 4 頁沒有編頁碼,則依次編為“ 0071, 0072, 0073, 0074”。 檢查案卷目錄和案卷封面所有項目是否正確,包括立檔單位、案卷題名、案卷年度、保管期限、卷內(nèi)文件數(shù)、頁數(shù)、全宗號、目錄號、案卷號;但對于一些改動較大、需要重新排序的案卷則要在檢查時拆卷,重新整理,理順卷內(nèi)文件。 ( 4)檔案目錄檢查 目錄數(shù)據(jù)修改人員,應(yīng)在檔案館管理人員的指導(dǎo)和監(jiān)督下認(rèn)真核對,差錯率不得超過 3%; 根據(jù)整理核對人員的差錯報告,若是目錄室的目錄錯誤,則在檔案館目錄管理人員指導(dǎo)下進(jìn)行更正,確保目錄室目錄準(zhǔn)確無誤; 對照檔案原件檢查卷內(nèi)文件目錄的所有項(包括案卷號、順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、保管期限),保證其正確、完整且與實體文件一一對應(yīng),仔細(xì)檢查每份文件,一份文件對應(yīng)一條目錄,如有漏編目錄則應(yīng)補編。 文件編號:一般照實抄錄,不能隨意刪減、省略,其中表示年度的數(shù)字不足 4 位的要按公元紀(jì)年的要求補足 4位,年份外側(cè)的括號一般用中括號“ [ ]”; 責(zé)任者:全稱或通用規(guī)范簡稱; 江門市檔案局第一期數(shù)字化加工項目(采購編號: JM2020A019) 招標(biāo)文件 江門市公共資源交易中心 第 12 頁 共 54 頁 江門市政府采購中心 文件時間:寫全年月日,格式: ; 備注:需要說明的情況或參見檔號; 根據(jù)檔案原件目錄,建立數(shù)據(jù)庫內(nèi)的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù); 對檔案電子目錄進(jìn)行檢查校對后,并按照采購人的要求進(jìn)行各類案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的排版、打印,建立檔案目錄數(shù) 據(jù)庫,然后投標(biāo)人進(jìn)行自檢,自檢合格后遞交采購人審核、驗收,同時填寫登記表單。注意漿糊黏附的位置,小心處理,避免破壞檔案原件; 一張一張清點核對,確保文件無誤,放入指定的檔案袋; 檔案袋上注明文件編號,由全宗號+目錄號+案卷號+順序號 +頁號組成,其中,全宗號3位,目錄號,案卷號 3位,順序號 4位,頁號 3位; 登記造冊,交付檔案掃描人員。 ( 8)檔案整理登記 制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)?;謴?fù)裝訂時,應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺,或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描,也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。 全部文件采用彩色掃描。掃描分辨率選擇 200~300dpi。 文件名采用檔案局規(guī)定的方式命名,原件紙質(zhì)較差的,不允許采取連續(xù)進(jìn)紙方式掃描,只能單張掃描。 在掃描過程中要認(rèn)真觀察掃描質(zhì)量,出現(xiàn)問題要及時處理。 檔案有污染。 2. 條碼部分圖像不清。找出檔案,調(diào)整亮度參數(shù)后重掃。對難以修正的檔案,應(yīng)立即報告采購人方檔案管理人員處理并做好記錄。感光陣列有臟物。將有黑線的圖像刪除,按最后一個圖像的編號,找到后一張檔案繼續(xù)掃描。 4. 圖像標(biāo)題反向。將反向檔案找出,重掃并將原圖像替換。答題者寫反。 6. 圖像角部、黑邊、檔案折角(邊)。檔案缺角(邊)。 7. 圖像中央有豎向黑線。將黑線用擦涂工具進(jìn)行清除。將重 影檔案及后一張檔案一并找出重掃,并將原圖像替換。檔案用淡藍(lán)色墨水填寫或用修正液涂改。由于亮度過高造成圖像雜點,要對影響影像檔案內(nèi)容的雜點進(jìn)行清除。 圖像 處理 圖像 數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查: ( 1) 對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。 ( 2) 由 于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應(yīng)重新掃描。 ( 4) 發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。 糾偏: 用計算機(jī)對掃描后
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