【正文】 常行政費用統(tǒng)計與核對 （九）會議室與電話會議預(yù)定 （十）辦公設(shè)備 /設(shè)施的維護 第四章前臺文員工作內(nèi)容 第十二條接待來訪： （一）接待來訪客人：負責(zé)進入公司的所有訪客接待和引導(dǎo)；要求外部訪客辦理來訪登記手續(xù)并佩戴臨時胸卡進入辦公區(qū)，非業(yè)務(wù)需要，不得將外部人員帶入公司辦公區(qū)；待外部訪客離開辦公區(qū)時需及時收回臨時胸卡并記錄離開時間，因設(shè)備檢修或設(shè)施安裝等出入辦公區(qū)的施工人員也需遵循以上要求，辦理登記手續(xù)和佩戴臨時胸卡； （二）接待面試人員：詢問應(yīng)試者姓名和應(yīng)聘部門、職位，請應(yīng)試者填寫職位申請表，待其填好表格后及時通知 HR 招聘團隊的相關(guān)人員并協(xié)助面試人員安排會議室進行面試； （三）無關(guān)人員、上門推銷者：阻擋在外 或協(xié)助有關(guān)人員進行處理。 第十四條快遞及信件收發(fā)： 第 3 頁共 6 頁 （一）收取快遞：前臺文員 代領(lǐng)后，按照部門將快件擺放整齊，通知收件人領(lǐng)取，收件人領(lǐng)取快件時，需在快遞簽收登記表上簽字，登記單號，以備查詢； （二）發(fā)放快遞：發(fā)件人把信息填寫完整后，按照快遞公司要求將快遞單貼于信封或包裹空白處；前臺文員需及時檢查發(fā)件人填寫的快遞單據(jù)內(nèi)容是否完整、清晰以及是否在快遞發(fā)送登記表上進行登記。第十五條票務(wù)預(yù)訂： （一）飛機票預(yù)訂 ，出差申請表需得到部門負責(zé)人的審批簽字；（火車（含動車組）車程在 12小時以上的可選擇乘坐飛機經(jīng)濟艙）； 發(fā)送給攜程商旅的駐場人員，郵箱地址： ； ，攜程駐場人員會主動聯(lián)系乘機人或預(yù)訂人，核對信息，確認無誤后出票。火車票預(yù)訂： （二）訂票人提交訂票申請及其部門負責(zé)人的審批郵件 員協(xié)助提供火車票售票處聯(lián)系方式或幫忙預(yù)定火車票； 均為現(xiàn)付（無月結(jié)方式），提醒同事需要先付費后走個人報銷流程。第十七條辦公用品采購及管理 （一）辦公用品采購 20 日 30 日之間，將《辦公用品進銷存匯總表》發(fā)送至總部行政相關(guān)負責(zé)人進行審核； 1 日 10 日之間，登錄歐迪辦公平臺進行采購下單； 月 10 日前人力資源與行政部行政相關(guān)負責(zé)人登錄系統(tǒng)進行審批； ，歐迪辦公根據(jù)各地訂單發(fā)貨；各地區(qū)、各部門前臺文員或行政接口人負責(zé)收貨確認； ，由提交人修改訂單并重新提交。第十八條公司員工通訊錄更新 （一）每周三負責(zé)更新部門內(nèi)部員工通訊錄，用紅色標(biāo)注出 近一周內(nèi)新入職員工，并在周三當(dāng)天發(fā)送至總部前臺文員行政接口人處，每周四總部前臺文員行政接口人對全公司通訊錄進行整體更新維護； （二）鑒于個人信息的風(fēng)險控制：如有本公司人員需要其他部門員工的聯(lián)系方式，需說明理由，征求行政部高級經(jīng)理同意后方可告知。 第十九條日常行政費用統(tǒng)計與核對 （一）每周定時進行部門內(nèi)部各項行政費用支出匯總（包括：桶裝飲用水、名片、快遞、酒店、機票等）； （二）對于每月總部統(tǒng)一結(jié)賬的供應(yīng)商，協(xié) 助總部行政與各供應(yīng)商就結(jié)賬月實際發(fā)生的費用進行核對，并將確認金額發(fā)送至總部行政接口人處知悉； 第 5 頁共 6 頁 （三）非總部統(tǒng)一結(jié)賬的供應(yīng)商可自行確認費用無誤后，按照公司的付款流程進行費用申報。第二十一條辦公設(shè)備 /設(shè)施的維護 （一）及時報修損壞的辦公設(shè)備或設(shè)施，如照明 、空調(diào)、辦公家具、網(wǎng)絡(luò)、電話等； （二）隨時巡視并維護復(fù)印一體機、冰箱、微波爐等設(shè)備的正常運行。 二、工作職責(zé)： ：接通總機電話，并做相應(yīng)轉(zhuǎn)接； ，并通報相關(guān)部門； ：負責(zé)傳真、信件的收發(fā)登記工作；報刊的更新及管理工作 ：負責(zé)辦 公會議的記錄、整理等；草擬文件和報告等文字工作；各種文件資料的整理、裝訂、歸檔、保管的工作。 ； ，公司宣傳冊的補充； ：負責(zé)每日員工訂餐工作，以及領(lǐng)導(dǎo)交代的訂票、訂位等。 四、儀容儀表規(guī)定： ，保持整潔； ；香水應(yīng)以淡雅為主，不可過于濃烈； 、光澤，勤洗頭；不得佩戴款式夸張的首飾、掛飾、耳飾； ，保持口腔清潔，口氣清新； 。 。 ：在椅上前俯后仰搖腿蹺腳；雙手抱于胸前；蹺二郎腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃動桌椅；玩手機；脫鞋；伸懶腰；哼小調(diào)；打哈欠 \嬉戲打鬧等行為。 六、常用禮貌用語： ：您好、請、謝謝、再見 ：對不起、打 憂了、請原諒 ：請問我能為您做什么嗎？您還有別的事嗎？請您??好嗎？ ：來有迎聲，問有答聲，走有送聲 七、工作行為規(guī)范： 電話接聽 ，至少在第三聲鈴內(nèi)接聽； ，并自報公司名。 2)推銷產(chǎn)品 與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員； 無關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，則直接回答：先生 /小姐，我們公司暫時沒有這方面的需要，請您聯(lián)系其他公司吧，謝謝！ 3)找人 先生 /小姐，您找的 X 先生 /小姐名字叫什么？您跟他 /她預(yù)約了嗎？請您稍等。 ③結(jié)束時應(yīng)說“謝謝！”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒； ④所有員工的手機號碼不得外泄；主管級以上人員的固話號碼不得外泄；⑤每月更新一次員工電話聯(lián)系一覽表，及時掌握員工最新電話號碼； 客戶來訪 客戶或來訪者進門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。途中與同事相遇，點頭行禮，表示致意；客戶落座后，遞上溫水，送上公司宣傳資料后及時與被訪人聯(lián)系，并告訴客人“我?guī)湍?lián)系，請先坐一下，好嗎？”電話聯(lián)系公司相關(guān)接待人員，并引導(dǎo)其道接待室，