【正文】 ..58 一、語句不合語法規(guī)范 .................................................................................................... 58 二、請示、函、報告三者混淆 ........................................................................................ 59 公文寫作中常見的問題 ....................................................................................61 一、文種使用不當(dāng) ............................................................................................................ 61 二、格式不規(guī)范 ................................................................................................................ 61 三、行文規(guī) 則混亂 ............................................................................................................ 61 四、提法不當(dāng) .................................................................................................................... 61 五、名稱表述混亂 ............................................................................................................ 61 七、用詞不當(dāng) .................................................................................................................... 62 八、不符合語法 ................................................................................................................ 62 九、數(shù)字使用不統(tǒng)一 ........................................................................................................ 62 中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn) ................................................................................63 國家行政機(jī)關(guān)公文格式 ....................................................................................63 公文概述 1 公文概述 一、含義 公文，即公務(wù)文書的簡稱，屬于應(yīng)用文。公文有廣義和狹義之分。狹義的公文，是指黨政機(jī)關(guān)處理公務(wù)時所使用的公文。上行文是指下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)報送的公文，如請示、報告等。平行文指同級機(jī)關(guān)或不同隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，如函等。 公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應(yīng)隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準(zhǔn)”。 公文按其機(jī)密程度，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文。文件的密級越高，傳達(dá)、閱辦、保管的要求也越嚴(yán)。機(jī)關(guān)部門、單位之間的相互關(guān)系，一般可分為同一系統(tǒng)上下級之間的相互隸屬關(guān)系，同一系統(tǒng)的平級機(jī)關(guān)之間以及同一機(jī)關(guān)各部門之間的平行關(guān)系，不同系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、部門之間不相隸屬關(guān)系。 （ 2）建立正確的行文關(guān)系，遵守必要的行文規(guī)則，有助于機(jī)關(guān)、部門、單位維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)和 管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。行文方向是行文關(guān)系的反映。在具體行文中，根據(jù)組織關(guān)系和工作需要，可以采取逐級、多級、越級、直達(dá)、直接等不同的行文方式。 （ 4）行文其他注意事項(xiàng)：主送與抄送應(yīng)準(zhǔn)確得當(dāng)；一般應(yīng)一文一事；準(zhǔn)確把握聯(lián)合行文規(guī)定、公布公文如不另行文，應(yīng)在公布時注明。 二、通告的特征 （一）用于宣布一般性事項(xiàng)，有別于公告宣布重大事項(xiàng)。 （三）通告可以由各級機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機(jī)關(guān)發(fā)布。 三、通告的種類 周知類通告。因此文中不提直接的執(zhí)行要求。主要向受文者交待需要遵守、執(zhí)行的政策、措施以及其他行為規(guī)范，具有一定的強(qiáng)制力。 標(biāo)題 由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成。 正文 由緣由和通告事項(xiàng)兩部分組成。用“特通告如下”轉(zhuǎn)承連接。結(jié)尾部分可提出 通 告 4 要求、希望，并用“特此通告”作結(jié)。 署名和日期 正文后簽署發(fā)布通告的機(jī)關(guān)名稱和日期。通知大多屬下行公文。用于印發(fā)本級機(jī)關(guān)，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)某一項(xiàng)工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項(xiàng)等。 事務(wù)性 通知。 任免、聘用通知。 三、通知的寫作格式 通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。最后寫明發(fā)文日期。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。緣由要簡潔明了，說理充分。要求要切實(shí)可行，便于受文單位具體操作。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項(xiàng)。通常由發(fā)文緣由、具體 任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點(diǎn)，需準(zhǔn)備的材料等 （五）任免、聘用通知的寫法。 報 告 7 報 告 一、報告的概念 報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。 二、報告的種類 綜合性報告。它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。是針對某項(xiàng)工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內(nèi)容上具有專一性。是根據(jù)上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的查詢、提問作出的報告。 正文 把握三點(diǎn)：（ 1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。（ 2）主體，內(nèi)容要豐富充實(shí)。（ 3）結(jié)尾，要具體切實(shí)。最后可寫“請審閱” 報 告 8 或“特此報告”等語作結(jié)。有的報告標(biāo)題也可標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。 正文 可采用“三段式”結(jié)構(gòu)法。結(jié)尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結(jié)。 四、報告的寫作要求 （一）寫綜合報告應(yīng)注意抓住重點(diǎn)，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。說明觀點(diǎn)的材料要詳略得當(dāng)，以觀點(diǎn)統(tǒng)領(lǐng)材料。 （三）切忌將報告提出的建議或意見當(dāng)作請示，要求上級指示或批準(zhǔn)。通報屬下行公文。主要用來表彰先進(jìn)，介紹單位或個人成功的經(jīng)驗(yàn)、做法，以學(xué)習(xí)先進(jìn)，見賢思齊，改進(jìn)與推動工作。用來批評后進(jìn)，糾正錯誤，打擊歪風(fēng)，指出有關(guān)單位或個人存在的錯誤事實(shí)，提出解 決辦法或處理意見。用于傳達(dá)上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當(dāng)前的工作起指導(dǎo)作用。 標(biāo)題 由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或事由、文種構(gòu)成。 正文 表彰性通報和批評性通報一般分為三部分： （一）主要事實(shí)。表彰性通報，有在闡述先進(jìn)事跡 的 通 報 10 基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗(yàn)、意義和值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚(yáng)的精神。表彰性和批評性的通報，應(yīng)寫明組織結(jié)論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。傳達(dá)性通報一般不寫決定要求。在正文右下方標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，加蓋印章，寫明發(fā)文日期。 請 示 11 請 示 一、請示的概念 請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請示指示和批準(zhǔn)的公文文種。 請示和報告既有相同之處，又有區(qū)別。區(qū)別是：第一，時間有別。請示寫的情況是未解決的，屬于將來 時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時；第二，內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)有別。 三、請示的寫法 請示按請示目的分，可分為批準(zhǔn)性請示和呈轉(zhuǎn)性請示兩類。請示被批準(zhǔn)后，執(zhí)行機(jī)關(guān)范圍也比較小，常常就是請示單位自己。 請示理由是文章的開頭部分，常是導(dǎo)語式的，要扼要地講明請示的背景和根據(jù)，及概括地寫出請示 事項(xiàng)。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下 請 示 12 的過渡語。但有些極短小的請求也可不寫。請示內(nèi)容包括提出請示事項(xiàng)和闡述說明道理或事實(shí)兩項(xiàng)內(nèi)容。 有些情況簡單，有條文和規(guī)定可依據(jù)，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準(zhǔn)的請示。 請示結(jié)語是請示的結(jié)尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結(jié)語語氣要謙恭。 呈轉(zhuǎn)性請示，請示事項(xiàng)較為重大復(fù)雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準(zhǔn)，還需要上級轉(zhuǎn)發(fā)。呈轉(zhuǎn)性報告雖也要求上級批轉(zhuǎn)，但不要求上級復(fù)文；呈轉(zhuǎn)性請示里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉(zhuǎn)性報告里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。批準(zhǔn)性請示執(zhí)行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉(zhuǎn)性請示執(zhí)行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關(guān)單位共同執(zhí)行。 請示理由和批準(zhǔn)性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準(zhǔn)性請示更為莊重一些，由于這種請示批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)后帶有指導(dǎo)性，所以有時理由交待得要較詳細(xì)，以期更加引起領(lǐng)導(dǎo)重視。 請示內(nèi)容，一般都是請示單 位的設(shè)想和建議。闡釋道理時，可采取引用理論根據(jù)或擺明事實(shí)根據(jù)兩種寫法。 請示結(jié)語，呈轉(zhuǎn)性請示結(jié)語也要另起一行空兩格書寫。 在寫請示時，應(yīng)當(dāng)注意以下一些事項(xiàng)：要堅(jiān)持一文一事；請示事項(xiàng)必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應(yīng)主送直接主管機(jī) 關(guān)或主管領(lǐng)導(dǎo)，其他確需了解請示事項(xiàng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人，采取抄報形式處理。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平 級和下級機(jī)關(guān)。批復(fù)發(fā)自上級機(jī)關(guān)，代表著上級機(jī)關(guān)的權(quán)力和意志，對請示事項(xiàng)的單位有約束力，特別是那些關(guān)于重要事項(xiàng)或問題的批復(fù)，常常具有明顯的法規(guī)作用。凡是批復(fù)，必須是針對下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)而發(fā)，內(nèi)容單純，針對性強(qiáng)。批復(fù)的目的是指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的工作，因此批復(fù)在表明態(tài)度以后，還應(yīng)當(dāng)概括地說明方針、政策以及執(zhí)行中的注意事項(xiàng)。批復(fù)的發(fā)文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。批復(fù)的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關(guān)聯(lián)范圍的介詞“關(guān)于”加上請示或批復(fù)的事項(xiàng)來表述，如《國務(wù)院關(guān)于 1991— 2020年全國治沙工程規(guī)劃要點(diǎn)的批復(fù)》；另一種是在“關(guān)于”和請示或批復(fù)事項(xiàng)中間再插入一個表態(tài)動詞“同意”來表述，如《國務(wù)院關(guān)于同意開放航空口岸的批復(fù)》。 （ 2）主文 主文是批復(fù)的主體，這部分應(yīng)針對下級機(jī)關(guān)請示的事項(xiàng)，表示同意與否的態(tài)度，有時還要闡述同意或不同意的理由。 （ 3）結(jié)尾 是批復(fù)正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復(fù)”或 “特此批復(fù)”；第二種是寫希望和要求，給執(zhí)行請求事項(xiàng)的答復(fù)指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項(xiàng)答復(fù)完畢就告結(jié)束，此種結(jié)尾方法使用的頻率越來越高。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應(yīng)予以糾正，以免誤事。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。會議紀(jì)要是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)言以及會議簡報等等進(jìn)行綜合分析和概括提煉基礎(chǔ)上形成的，它具有整理和提要的基本特點(diǎn)。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性；二是會議紀(jì)要集中反映了會議的主要精神和決定事項(xiàng)。會議紀(jì)要還可以作為與會同志向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報、向群眾傳達(dá)的文字依據(jù)。一些會議紀(jì)要主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。 批 復(fù) 18 辦公會議紀(jì)要是記述機(jī)關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位等對重要的、綜合性工作進(jìn)行討論、研究、議決等事項(xiàng)的一種會議紀(jì)要。 專題會議紀(jì)要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀(jì)要。 三、寫法 會議紀(jì)要一般分兩大部分。第二部分是紀(jì)要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項(xiàng)等。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認(rèn)識、議定的有關(guān)事項(xiàng)（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進(jìn)行整體的闡述和說明。如果會議的議題較多，可分條列述。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項(xiàng)敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，然后另上標(biāo)號 批 復(fù) 19 或小標(biāo)題，分項(xiàng)來寫。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹的會議。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。某些根據(jù)上級機(jī)關(guān)布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀(jì)要，可采用這種寫法。函的使用范圍廣泛，涉及各方面