【正文】 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 6 頁 共 64 頁 和運輸 運輸工具 用于 采購和銷售產材料和產品的各類運輸工具。詳見圖 。房地產行業(yè)一般占到 30%以上，糖果行業(yè)一般占到 40%以上，酒類行業(yè)一般占到60%左右等等。同時，工廠的利潤是同原材料的制造、原材料在供應過程中的物流和信息流的流動速度成正比。原材料信息流速度越快，尋找和管理原材料的成本越低，企業(yè)的利潤越大。這也是進入二十一世紀以后，物流行業(yè)蓬勃發(fā)展的原因。當國內材料價格、品質、性能與國外相差無幾時，應選擇國內采購，國內采購機動工業(yè)企業(yè)外購的材料及零部件每年都有 5% － 20%的潛在降價空間。 圖 111 采購物料成本地位圖 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 7 頁 共 64 頁 性強，手續(xù)簡單方便。下面我們就對采購方法分類進行詳細說明。 直接 采購 公司直接向物料的生產工廠進行采購。 采購 政策 集中采購 由公司采購部門對所有部門或旗下所有分公司所需物料，統(tǒng)一進行采購。 分散采購 由公司旗下的各分公司獨立進行物料采購。 混合采購 對物料屬性相同，采購時間相同和數(shù)量較多時，采用集中采購；對于臨時性、數(shù)量小、采購總體價格不高的物料，進行分散式采購。例如各類辦公用品。例如生產的原材料。例如某項新技術、新產品、新材料的出現(xiàn)、某類產品出乎意料的受歡迎等，采購部門臨時進行的生產原材料采購。 采購 價格 決定 方式 招標采購 通過發(fā)標→開標→決標→合約簽訂這一流程，對所有符合物料采購條件的供應商進行公開采購，一般報價最低者優(yōu)先得標。 比價采購 采購人員敦請各家供應商提供供貨價格后，從中挑選出性價比較高供應商，進行采購。例如棉花、蔗糖、鐵礦石等原材料。 市場采購 因為采購數(shù)量巨大，采購人員在公開交易或拍賣時，根據(jù)市場情況隨即進行采購，此類采購價格變動較為頻繁。例如國際跨國公司的采購就往往采用分類綜合的形式，即：依采購地區(qū)劃分 +依采購政策劃分 +依決定購料數(shù)量及時間劃分 +依采購價格的決定方式劃分。因此將在中國市場直接進行集中招標采購。 例如煙草行業(yè)就實行資質認證采購這一方法。 認證指標有：守法經營情況、企業(yè)信譽、產品及服務質量、質量管理水平、產品價格、持續(xù)配套供貨和發(fā)展能力等綜合素質進行取證和評價，并通過合同形式確定供需雙方關系。詳見表 表 資格認證采購核心 核 心內容 簡介 兩個組織 認證小組 由物資供應、工藝技術、質量檢測、新產品開發(fā)、財務等部門人員組成，負責對供應商提供的有關文件及產品資料進行審查，必要時對其產品進行試用，一種材料一般選擇 3家以上。 審定小組 由企業(yè)領導及有關人員組成，對認證小組提供的報告，根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、采購策略的要求進行審定。 供貨合同 物資供應部門根據(jù)認證小組的意見與基本合同范圍內的供應商簽訂當年供貨合同。 動態(tài)管理 對于基本合同和供貨合同進行監(jiān)察，如果發(fā)現(xiàn)與合同不符合的情況出現(xiàn)，應立刻給予說明并提請注意。 第三節(jié)采購的基本任務 無論采購部門采購何種物料、采購部門在工廠中居于何種地位，采購都要完成其固有的四大任務。 采購的首要任務就是保證本廠所需物料與服務的正常供應。例如工廠的基本任務就是生產產品，而物料不能正常供應，生產效率和產品品質得不到保證，產品無法銷售出去，而這些將導致生產這一主體職能不能顯現(xiàn)，那么工廠的生存和發(fā)展將受到嚴重威脅。 采購流程的根本要 求。找到最適合的供應商是采購的核心任務，供應商所供應的材料是工廠生產的命脈，其材料的價格和質量直接影響到工廠的成本和產品品質，進而影響工廠的利潤。 采購部門與供應商的合作。因為，競爭中不可能有永遠的勝利者。當處于競爭弱勢的時候，與供應商良好的關系，往往成為企業(yè)能否繼續(xù)立足的關鍵。 供應商有著原材料方面獨特的專業(yè)知識，往往會在新產品開發(fā)和新材料出現(xiàn)等方面，給企業(yè)提供極為重要的信息。因此，對于一些高精技術含量的物料，工廠、企業(yè)應該要求、請求供應商在新產品研發(fā)過程中，給予智力支持。雖然，供應商為了得到訂單，也會為采購部門提出各種好的意見。 采購部門完成了上述任務后，就需要認真思考物流體系。對于制造工廠來說，隨著生產能力的增加，物流體系的成本也同樣在上升。因此，有一種觀點就是：物流是第三利潤來源。 管理、控制好與采購相關的文件及信息，如程序性文件、作業(yè)指導書、供應商調研報告、供應商考核及認可報告、圖紙及樣品、合同、發(fā)票等。只有這樣才能保證：采購工作的正常進行、減少各類腐敗現(xiàn) 象、獲得各類爭議時的有效武器等等。然而這些任務的完成，都與四大基本任務有著不可分割的聯(lián)系，沒有四大基本任務的完成，其他采購任務如同建立在流沙的上的不穩(wěn)定成果。 圖釋： 雙箭頭：表示相互影響。 單箭頭：表示單方面影響。因此，物流體系被包括在采購體系內。管理包括五個環(huán)節(jié)：計劃、組織、指揮、協(xié)調、控制。它在整個采購過程中起到“指明燈的作用”，若這一過程沒有得到完善，那么采購行為將不會獲得成功。采購的實際運作流程和采購結果的評判標準，應該在采購管理階段就應該確立，而不是邊進行邊設定。當然，實際情況總是要比理論模式復雜和多變，因此，對 于某些指標和項目的測定就應該采取柔性管理手段，也就采購的工作范圍 采購管理 采購結果 采購方針、政策及目標制定 采購體系及工作程序構建 采購工作實施及過程控制 物流配送體系的構建 采購績效考核 質量、供應、價格等 圖 112采購的工作范圍 組織機構設置；人員隊伍建設；行政機制制定 采購部門工作結果和評定；物流部門協(xié)作 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 11 頁 共 64 頁 是設定某一范圍。 對于具體的內容詳述，我們將在下面各章節(jié)中具體介紹。一般來說，越靠近生產性物料，其采購流程越短；采購數(shù)量和金額越小，其采購流程越短；企業(yè)規(guī)模越小，其采購流程越短。 基本流程是從初次 采購角度來說，對于簽訂購物合同的供應商采購來說，其基本流程則會更簡短。基本流程如 圖113。專門采購人員接到“需要采購信息”的后，開出請購單交給采購部門。 采購計劃制定和審核 。具體的細節(jié)如品質、包裝、售后服務、運輸及檢驗方式等，也要加以明確說明。 供應商尋找 。在這些問題當中，最關鍵的環(huán)節(jié)就是確定采購方法（相關內容參見第一章第二節(jié)）。 對于一般采購來說，要經過詢價 、報價、比價等程序決定對企業(yè)有利的價格；對于特殊采購來說，要按照招標的方式方法進行個性工作的準備，做到合法招標（相關內容參見第二章第四節(jié)）。 物料運輸和驗收。一般情況下供應商負責運輸；但因為各種各樣的原因，采購企業(yè)或廠商可能會自行進行運輸，在這種情況下，采購部門就要和企業(yè)的運輸部門進行協(xié)作，尋找物流方案。 在這一階段采購部門應注意兩個問題：各類票據(jù)表單的核對。退貨和重購。 入庫或進入生產領域。雖然這一階段 的主體工作并非采購部門，而是庫房管理機構（物控部門）的主體工作。當庫房管理機構和生產部門在日后的工作中，發(fā)現(xiàn)物料問題還需要采購部門進行核實，核實的后向供應商進行交涉。在制定詳細規(guī)則的時候，需要考慮如下一些問題。避免同一主管對同一采購案件，做數(shù)次的簽核；避免同一采購案件，在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免一個采購案件審簽部門太多，影響作業(yè)時效。其基本做法是：對于一些受環(huán)境影響較小的項目，進行剛性管理，例如采購總體預算；相反則要進行柔性管理。譬如，請購、采購、驗收、付款等權責均予區(qū)分 。 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 14 頁 共 64 頁 第六節(jié)采購機構與職能 采購工作一般由采購部門具體負責，但鑒于采購部門的重要性，一般在采購部門和物料管理部門的上會有一個副總經理（副廠長）進行主管。 這八項工作的開展，并非只是主管采購事務的管理層面對的工作，盡管他們做著決策工作，但工作的完善離不開采購的執(zhí)行人員，他們一起在不同層面上進行著這八項工作。采購機構層次劃分是為了便于進行采購工作，而不是把采購工作分隔成幾個部分。因此，對于以下內容，讀者切不能孤立看待。 采購部門根據(jù)企業(yè)的經濟類型和規(guī)模的不同而有所區(qū)別，這亦同于他的工作流程一般，因此，它也有一個基本的部門設置。因此其內部的部門名稱也就不相同。為了避免名稱混亂，我們對采購部門的內部部門設置以某某子部門的名稱出現(xiàn)。 采購部門的設置可以按照物品分類和采購地區(qū)進行設置，前者例如某鋼鐵制造企業(yè)的采購部門就分為 ：廢鋼科（主要采購廢鋼）；爐料科（鐵合金、電極等）；設備備件科（備件、機電設備）；材料科；輔助材料；燃化科（煤、重油、化工原料）。 行政子部門。這一子部門如果是在比較大的企業(yè)內則會分別成立不同的子部門，例如跟單科、檔案科、行政科。 運輸子部門主要負責采購物料的運輸。 殘料子部門。另外，在物料的日 常管理和生產過程中，同樣會出現(xiàn)殘料、廢料的問題。因此，這一部門往往或者歸屬在采購部門或者歸屬在物料管理部門。因為，采購工作分為：管理和執(zhí)行兩大部分，其中管理又可以分為：計劃和管理兩個層次。 采購人員的職責與權利。采購主管和副手，主要負責戰(zhàn)術層次的管理：與供應商簽訂各類采購協(xié)定；確認戰(zhàn)略層次確定的有關供應商的評價標準體系的工作效果；一般的供應商選擇；維系與供應商的關系并對重點供應商進行日常關系處理；重點供應商采購談判。 采購人員的義務。諸如要遵紀守法和潔身自好等等，然而道德層面的規(guī)定始終不能高于細致的規(guī)章制度。在工作手冊中應該對其考核制定比較詳細的指標規(guī)定，相關知識見第五章。在執(zhí)行與監(jiān)督過程中，也只不過是過去經驗的一種再現(xiàn)，而不是升華成某種制度。 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 16 頁 共 64 頁 第一節(jié)采購戰(zhàn)略戰(zhàn)術層次劃分 通俗地講戰(zhàn)略就是長期規(guī)劃，戰(zhàn)術就是實現(xiàn)這一規(guī)劃的方法和步驟。 采購戰(zhàn)略就是對企業(yè)采購工作的總體規(guī)劃與布局。 例如采購效果的評價體系等，如何改進和跟蹤？采購審批權的劃分，即什么層次的采購行為，由什么層次的人進行決定。 針對采購戰(zhàn)略的上述內容，企業(yè)應針對下面的這些問題，對上述內容進行仔細思考，做到采購戰(zhàn)略的持續(xù)性。 供應商總體選擇 包括供應商是選擇專業(yè)化供應商還是集成化供應商；是國內供應商還是國外供應商；與供應商建立何種關系；如何評價和審核供應商等等，都會對企業(yè)采購戰(zhàn)略設計受到影響。 采購權應統(tǒng)一 如果采購權不統(tǒng)一，任何單位都可向外申購，將造成企業(yè)混亂和各項成本的快速上升。 新產品開發(fā) 如果企業(yè)新產品研發(fā)速度很快，生產單位經常生產新產品，那么采用分權采購是好的方法。 企業(yè)管理方式 如果為了調動員工積極性和便于管理，企業(yè)的領導者為了擺脫一些日常事務的糾纏，則可以對較低層次的采購決策權利進行下放。當企業(yè)規(guī)模比較小的時候，物料管理部門應該與采購部門合并成一個部門。一般來說 30%左右的專業(yè)采購人員長期在采購領域發(fā)展， 70%左右的采購人員在職業(yè)發(fā)展中能流入 其它部門或領域。 除了受以上因素影響外，采購戰(zhàn)略還會受到公司經營戰(zhàn)略、產品技術水平、工藝水平、質量水平、生產能力、生產成本、投資能力、供應商相關能力以及供應商關系等諸多因素影響。與此同時，采購并不是采購部門單獨可以完成的工作，因此，這就涉及到協(xié)調的問題。 采購部門