【正文】 ⑤食品： ——放置在經(jīng)過防水處理的貨架上； ——配備通風(fēng)、防潮設(shè)施。 (2)工具的領(lǐng)用管理： ①工具使用人應(yīng)憑其所在各部經(jīng)理簽名確認(rèn)的《領(lǐng)料單》到倉庫領(lǐng)用工具； ②倉庫管理員應(yīng)根據(jù)使用人《工具領(lǐng)用卡》的記錄，核對原卡上的領(lǐng)用工具是否有重復(fù)現(xiàn)象： ——如經(jīng)核對，已有領(lǐng)用記錄，但沒有報廢或其他處理記錄，倉庫管理員應(yīng)拒絕發(fā)放； ——如經(jīng)核對沒有該工具的領(lǐng)用記錄，將工具發(fā)放給領(lǐng)用人后，并在工具領(lǐng)用卡》上登記。 (3)借用工具的領(lǐng)用程序： ①凡因工作需要借用工具的人員，應(yīng)憑其所在各部經(jīng)理簽名確認(rèn)的《工具借領(lǐng)單》，到倉庫辦理工具借用手續(xù)； ②維修人員也可憑有效的維修單借用工具； ③倉庫管理員根據(jù)《工具借領(lǐng)單》，與倉庫建立的借用工具登記卡核對無誤后發(fā)放； ④倉庫管理員對借用的工具應(yīng)根據(jù)規(guī)定的歸還期限督促借用人按時歸還。 (2)物品報廢的程序： ①報廢物品經(jīng)辦人憑其所在各部經(jīng)理簽名確認(rèn)的《物品報廢單》到倉庫辦理物品報廢手續(xù)； ②倉庫庫存的物品報廢，由倉庫管理員負(fù)責(zé)填寫《物品報廢單》； ③倉庫管理員準(zhǔn)備好報廢物品的關(guān)有原始資料： ——入庫時間； ——物品性能介紹； ——使用時間； ——使用說明； ——其他有關(guān)資料。 倉庫物品的清點 (1)每月25日前，倉庫管理員應(yīng)對倉庫內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點。 (3)倉庫管理員應(yīng)將庫存物品明細(xì)賬的余額和盤點表上的實物作額進(jìn)行核對： ①經(jīng)核對無誤的，倉庫管理員應(yīng)根據(jù)當(dāng)月發(fā)生的入庫單及出庫單，編制《庫存物品進(jìn)、耗、存表》，同時編制下月采購計劃； ②如經(jīng)核對有誤： ——實物多于賬面余額的，應(yīng)報管理處財務(wù)會計根據(jù)《會計核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理； ——如實物少于賬面余額的，原則上視具體情況依據(jù)公司相關(guān)程序處理。 (5)公司財務(wù)部會計應(yīng)于每月25~31日對倉庫物品進(jìn)行抽樣或全部核對，并在當(dāng)月31日前將核對結(jié)果報財務(wù)部主管。 (2)倉庫物品管理的財務(wù)資料交財務(wù)部經(jīng)理審核無誤后，加密在管理處財務(wù)部長期保存。 五、記錄 《物品入庫單》 《領(lǐng)料單》 《工具借領(lǐng)單》 《工具登記卡》 《物品盤點表》 《倉庫物品進(jìn)、耗、存報表》 六、相關(guān)支持性文件 《采購管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 《物品驗收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 《行政處罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 一、目的 規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。 三、職責(zé) 總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。 檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。Y（英文縮寫）。Z； ②財務(wù)部 編號為：CW； ④機電處 編號為：JQ； (3)年份編號：引用年份序號—2000、2002002……。 (5)檔案編號舉例： ①物業(yè)部編號： ※※※—※※—※※※—※※※ 檔案序號 類別編號 部門編號 物業(yè)部編號 ②物業(yè)部編號： ※※※—※※—※※※—※※※ 檔案序號 類別編號 部門編號 物業(yè)部編號 檔案的分類 (1)區(qū)分全宗，按物業(yè)管理的組織機構(gòu)劃分，全宗可分為以下幾類： ①行政、人事類； ②財務(wù)類； ③公共事務(wù)類； ④保潔類； ⑤園林綠化類； ⑥機電維修類； ⑦經(jīng)營類； ⑧品質(zhì)類。根據(jù)物業(yè)管理的物性，我們采用組織機構(gòu)——問題分類法，如： 收文類 發(fā)文類 合同類 ①　行政人事部 員工人事檔案類 圖紙類 后勤類 收文類 發(fā)文類 報表類 ②　財務(wù)部 帳冊類 憑證類 合同類 工程圖紙類 合同類 收文類 發(fā)文類 業(yè)主檔案類 ③　公共事務(wù)部 員工檔案類 維修類 投訴類 回訪類 有償服務(wù)與多種經(jīng)營類 計劃總結(jié)類 …… 立卷與編制目錄 (1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。Z—收文； ——物業(yè)財務(wù)部報表：※※※—CW—業(yè)主檔案。 (2)編制目錄： ①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》； ②每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內(nèi)容包括：序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目）中，以便查閱。 (2)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對檔案的保存價值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。 (2)檔案保管的責(zé)任部門： ①財務(wù)部保管財務(wù)檔案； ②行政部、人事部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料； ③品質(zhì)部保管ISO9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評檔案； ④經(jīng)營部保管分供方評審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營資料； ⑤物業(yè)部服務(wù)處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案； ⑥各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。 檔案的密級 (1)檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通； ①絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案； ②機密檔案包括：ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄（紀(jì)要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案； ③普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。 (2)副總經(jīng)理（總經(jīng)理助理）可查閱分管工作的檔案。 (4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。 (2)檔案管理員審核其查（借）閱資格： ①權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理； ②權(quán)限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù)： ③屬部門（財務(wù)類除外）的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；屬管理處的檔案，由管理處經(jīng)理審批；屬公司的檔案，由總經(jīng)理審批；財務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。 須復(fù)制檔案的，絕密檔案報總經(jīng)理審批；機密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批；普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。 (2)行政部、人事部經(jīng)理審核無誤后報總經(jīng)理審批。 (4)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。 二、適用范圍 適用于物業(yè)部所有合同的管理工作。 行政部負(fù)責(zé)公司所有合同的審核、監(jiān)管及歸檔（員工勞動合同除外）。 四、程序要點 合同管理的范圍：包括對外提供服務(wù)的合同和對外委托服務(wù)的合同。 (2)對外委托服務(wù)的合同，包括以下幾類： ①采購合同； ②招標(biāo)合同； ③勞動合同； ④公司委托顧客（供應(yīng)商或其他受委托單位）進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同； ⑤其他須進(jìn)行對外委托服務(wù)的合同。 (2)協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。 (4)口頭承諾。 合同的制定 (1)一般情況下由合同的執(zhí)行部門負(fù)責(zé)制定，其內(nèi)容包括以下條款： ①標(biāo)的； ②數(shù)量和質(zhì)量（或工作內(nèi)容）； ③價款或酬金； ④履約期限、地點方式及其他履約條件； ⑤合同終止條件； ⑥違約責(zé)任； ⑦專用合同約定的其他必要條款。 合同的評審 (1)評審權(quán)限： ①標(biāo)的在10萬元以下的合同，由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及及行政部經(jīng)理進(jìn)行評審； ②標(biāo)的在10~50萬元的合同，由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進(jìn)行評審； ③標(biāo)的50萬元以上的合同，由董事會進(jìn)行評審。 ②對外委托服務(wù)合同的評審內(nèi)容： ——分供方的履約能力； ——分供方提供的價格； ——分供方的信譽； ——分供方提供服務(wù)的售后服務(wù)； ——合同的條款是否明確； ——合同是否違法； ——合同的風(fēng)險； ——合同履約監(jiān)控能力； ——其他需要評審的內(nèi)容。非書面的合同除外。 (3)所有書面合同均須加蓋公司印章，合同頁數(shù)一頁以上的必須加蓋騎縫章。 (5)公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條塊的限制。 合同的編號與歸檔 (1)書面合同統(tǒng)一進(jìn)行編號，編號的方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理。 (3)行政部歸檔合同原件，合同履行完畢或需分階段付款的，報財務(wù)部存檔一份，部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的，按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理復(fù)印審批程序后，由部門負(fù)責(zé)人保管一份復(fù)印件。 (4)合同條款涉及保密事項的，有關(guān)部門均承擔(dān)保密責(zé)任。 (2)對外委托服務(wù)的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約，重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。 (4)行政部監(jiān)控所有書面合同（員工勞動合同除外）的履約進(jìn)度，對違反合同進(jìn)度的及時向總經(jīng)理匯報。 合同的變更與廢止 合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中需變更廢止情況出現(xiàn)需進(jìn)行合同條款變更或廢止時，由合同執(zhí)行部門向行政部提出合同變更申請，行政部按合同評審程序跟進(jìn)評審變更條款或廢止合同，重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。 合同的統(tǒng)計 每年12月31日前，由行政部對書面合同進(jìn)行清查統(tǒng)計，寫出專題報告。總經(jīng)理給出批示意見，由行政部按總經(jīng)理批示意見辦理。 五、記錄 《合同評審記錄》 《合同更改通知單》 六、相關(guān)支持文件 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 《對外委托服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 《有償便民服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 《對外投資管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 工作記錄管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 一、目的 規(guī)范各類工作記錄的管理工作，確保工作記錄的有效性。 三、職責(zé) 公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進(jìn)行審核和實施檢查、監(jiān)督。 四、程序要點 記錄的作用 (1)證據(jù)的作用：為體系、過程、活動是否符合規(guī)定提供證據(jù)。 (3)追溯的作用：為追溯過程的實施和結(jié)果提供追溯。 (2)分供方提供的記錄 記錄形成的要求 (1)應(yīng)使用規(guī)定的記錄格式。 (3)填寫應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整、清晰。 記錄的標(biāo)識 (1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標(biāo)識予以識別。 (2)具有追溯作用的記錄應(yīng)編錄應(yīng)編制記錄的編號（No）。 (2)記錄收集時間： A、連續(xù)收集； B、按月、季、年集中收集。《工作記錄清單》應(yīng)隨記錄的增刪，表格的更改而更改，以保持其與實際的一致性。 記錄的查閱 (1)記錄應(yīng)按規(guī)定的路線和時間進(jìn)行傳遞，以發(fā)揮記錄的使用價值。 記錄歸檔 (1)下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔： A、有關(guān)物業(yè)接管驗收的記錄； B、有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄； C、有關(guān)質(zhì)量策劃——計劃的記錄； D、有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批，更改審批的記錄； E、有關(guān)組織機構(gòu)設(shè)置，調(diào)整和職責(zé)權(quán)限規(guī)定的記錄； F、有關(guān)重大安全責(zé)任事故的記錄； G、有關(guān)火災(zāi)、重大治安事件的記錄； H、有關(guān)管理評審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄； I、有關(guān)不合格評審、糾正、預(yù)防措施的記錄； J、有關(guān)工作檢查、評比的記錄； K、有關(guān)員工績效考評的記錄； L、有關(guān)工作狀態(tài)、設(shè)備檔案的記錄； M、其他有必要作為原始憑證的記錄。 (3)歸檔文件應(yīng)妥善保存。記錄的貯存環(huán)境應(yīng)有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食，確保記錄的完整性、可使用性。應(yīng)予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負(fù)責(zé)保管。 1記錄的處置 (1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定進(jìn)行位置。 五、記錄 《質(zhì)量記錄清單》 六、相關(guān)支持文件 《質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 《質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 一、目的 規(guī)范值班管理，確保值班質(zhì)量。 三、職責(zé) 機電處主管負(fù)責(zé)對值班工作的監(jiān)控。 機電處值班人員負(fù)責(zé)按此規(guī)程進(jìn)行值班工作。 (2)接班人員提前15分鐘到達(dá)值班崗位。 (4)交班人員主動、簡要地向接班人介紹值班和設(shè)備運行情況，重點講明操作注意事項；接班人應(yīng)認(rèn)真聆聽，如有疑問可向交班人提問，直至雙方清楚。 (6)交接雙方認(rèn)為無誤后共同在《機電運行交接班記錄》上簽名確認(rèn)。 (8)下列情況之一不能交接班： ①上一班運行情況未交代清楚，記錄不規(guī)范，配電室、值班室、操作間不清潔； ②接班人未到崗，交班人不準(zhǔn)下班； ③接班人醉酒或其他情況而未找到接班人； ④在倒閘操作和事故處理過程中； ⑤若交接班過程中發(fā)生故障，應(yīng)停止交接，由交班人負(fù)責(zé)處理事故，接班人協(xié)助。 (2)堅守崗位，不得串崗。 (4)如遇特殊事件，應(yīng)按突發(fā)事件處理程序進(jìn)行處理。 停送電操作要領(lǐng) (1)正常情況下的倒閘操作： ①機電處主管提前兩天書面通知運行組停、送電范圍（包括變壓器報停、啟用）； ②運行組接到通知后，一天內(nèi)完成以下工作： ——立即通知供配電專業(yè)人員即到現(xiàn)場，根據(jù)負(fù)荷分布情況實地考察其可行性； ——若不可行應(yīng)立即匯報情況，并說明原因； ——若可行，則應(yīng)明確停、送電時間、范圍，填好操作票后，由經(jīng)理審批，同時將停、送電情況書面通知服務(wù)處。 ⑥倒閘操作完成后，運行人員要檢查電梯的運行情況，發(fā)電機操作開關(guān)置于自動位置； 做好各項相關(guān)記錄。對損壞部分應(yīng)盡快修復(fù)，以恢復(fù)正常供電； ③做好各種記錄，重大事故應(yīng)立即報告物業(yè)部經(jīng)理。 (2)各專業(yè)值班人員負(fù)責(zé)各自專業(yè)設(shè)備房的衛(wèi)生清潔工作： ①水電工負(fù)責(zé)配電房、水泵房衛(wèi)生清潔工作； ②空調(diào)工負(fù)責(zé)空調(diào)機房衛(wèi)生清潔工作； ③電梯工負(fù)責(zé)電梯房衛(wèi)生清潔工作。 (4)各專業(yè)早班值班人員為該專業(yè)設(shè)備房安全衛(wèi)生責(zé)任人。 五、記錄 《值班記錄表》 六、相關(guān)支持文件 《機電處員工績效考評實施標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》**物業(yè)管理公司規(guī)章制度 一、 目的：規(guī)范全體員工行為，加強本公司員工隊伍的建設(shè)，提高員工的基本素質(zhì)。三、 職責(zé)：**物業(yè)管理公司的所有員工有義務(wù)嚴(yán)守規(guī)章制度、為公司利益而做出貢獻(xiàn)。四、關(guān)于服裝、裝束；