【正文】 兩個部門以上會稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關部門協(xié)辦。 2) 核稿：由部門經(jīng)理初核 ，在面頁上簽名并簽署日期；送綜合部審核，從公文規(guī)格、內容上把關。 4) 編號：由綜合部統(tǒng)一登記、編號、計算份數(shù)等。 6) 蓋章：由綜合部辦理有關蓋章手續(xù)。 3. 收文的處理 擬稿 核稿 簽發(fā) 編號 打印 蓋章 分發(fā) 登記 擬辦 呈批 交辦 辦結 廣東盈欣信息科技有限公司 行政管理制度 7 1) 拆封：當天的來文當天拆封。 2) 登記：凡明確是公司收文的，不 論以何種形式收到，都統(tǒng)一由綜合部登記、編號。 3) 擬辦：綜合部根據(jù)公文內容、性質提出擬辦意見。 5) 交辦：根據(jù)公司領導的批示傳遞到承辦部門。 6) 辦結：經(jīng)辦理的文件要注明辦理結果和日期，然后存檔。 2. 文件資料歸檔范圍和分類 1) 公文類： （綜合行政部管理） A. 國家有關政策法規(guī)、上級或有關主管部門、單位的來文； B. 公司各項規(guī)章制度、各部門工作職責、崗位責任制； C. 公司及各部門年終工作總結、年度工作計劃； D. 公司內部的請示及批復，其它文件資料。 3) 公司類：（綜合財務部） A. 公司營業(yè)執(zhí)照、代碼證、資質證書、稅務登記證和業(yè)務許可證等證件；公司章程、協(xié)議和申報成立公司等資料；驗資報告等資信文件； B. 各類投資、合作、聯(lián)營、貸款、擔保項目的經(jīng)濟合同或協(xié)議書以及合作方的資信材料。 5) 人事類：（綜合人事部管理） A、員工人事檔案 ； B、社保資料； 3．檔案的編碼及原則，詳見 粵盈欣 [2020]012 號 《關于公司文檔編號、呈批及歸檔的統(tǒng)一辦法》 4．檔案管理要求 1) 文件資料的歸檔規(guī)定 A. 保管部門按照文件資料的成文時間或類別等性質分門別類，編號收存；凡國家有關政策法規(guī)、上級來文及有關主管部門的批示等，存檔前先交有關負責人審閱、必要時呈公司領導閱示，方可歸檔； B. 為避免存檔資料的遺漏和混亂，必 須嚴格存檔的簽收和登記手續(xù)。保管部門然后將資料目錄編入電腦作存檔登記。請各部門及分公司在走完所有流程后將原件存到綜合部 2) 文件資料查閱借用規(guī)定 A. 查閱借用任何文件資料，必須辦理登記手續(xù)；歸還時必須檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)； B. 借閱非機密性文件，須經(jīng)部門負責人批準；凡公司重要和機密性資料， 未經(jīng)公司總經(jīng)理批準，不得借出。 D. 任何人查閱借用檔案原件，不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制；確因工作需要摘抄、復制，須經(jīng)部呈閱 登記簽收 編號收存 入電腦存檔 借閱非機密性文件 外來人員查閱 借閱機密性文件 總經(jīng)理批準 出具單位書面證明 部門經(jīng)理批準 辦 理 登 記 手 續(xù) 辦 理 注 銷 手 續(xù) 歸 還 廣東盈欣信息科技有限公司 行政管理制度 9 門經(jīng)理批準。 E. 檔案資料發(fā)生損毀時，由于保管員疏忽造成的，首次罰款 50 元，再次罰款 100 元，并給予行政處分；由于借閱者疏忽造成的，對借閱者進行同樣處罰。 F. 查閱借用檔案者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄。由于泄漏機密而給公司造成重大經(jīng)濟損失者，將追究其法律責任。 B. 經(jīng)政府有關部門批復的批文和藍圖，經(jīng)辦人員領回后應當天交相關保管部門歸檔。 D. 項目竣工及其驗收工作結束后，一個月內立卷歸檔。 1) 印章的種類 A. 正式 (行政 )印章，是按照政府規(guī)定，由主管部門批準刻制的代表公司權力的印章。 C. 手章 (簽名章 )，是以公司法人代表名字刻制的用于公務的印章。 B. 財務專用章由財務部經(jīng)理負責保管，向銀行備案的印章，應由財務部經(jīng)理、會計人員分別保管。 D. 一般情況下不得將印章攜出公司外使用，如確實因工作所需，則應由使用人填寫 《用印申請表》，經(jīng)相應級別審批后向印章管理員借用印章，在 《用印登記簿 》登記，用印完畢返還印章須登記確認。 廣東盈欣信息科技有限公司 行政管理制度 10 3) 公章刻制 印章的刻制需本公司總經(jīng)理批準，由綜合部負責辦理刻制、啟用，并交由專人進行保管。為方便工作，公司領導 也可授權印章管理專責人審核一般性事務用印。 （用印前用印人在《用印登記簿》上進行登記及簽名，方可蓋章） C. 對需要留存的材料，蓋印后應留存一份立卷歸檔。 E. 以公司名義行文，未經(jīng)公司領導簽發(fā)，不得蓋章。 G. 公司的章程、合同、協(xié)議，所有涉及公司財產(chǎn)產(chǎn)權、財產(chǎn)抵押、擔保、貸款、借款的合同和協(xié)議，以及經(jīng)濟擔保的法人 代表委托書、法人代表證明書，未經(jīng)公司法人代表審簽，不得蓋章。 I. 各印章管理人員如出差，應把印章移交有關人員，并辦理有關交接手續(xù)。 2. 保密原則 公司秘密在一定時間內只限一定范圍的人員知悉，公司每位員工 都必須履行保守公司秘密的義務，對危害公司權力和利益的行為堅決予以制止，以維護企業(yè)權益。 B. 公司投資計劃、方案、經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目、經(jīng)營決策、營銷政策、銷售方法、廣告計劃、客戶名冊、市場研究報告、可行性研究報告、公司產(chǎn)品價格體系、合同協(xié)議書、投標書與市場拓展有關的一切機密事項。 D. 公司內部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議記錄、合同標底、公文、規(guī)章制度。 F. 員工在受聘期間，所作出或所接觸任何的研究、發(fā)明、改進及創(chuàng)新的全部細節(jié)及與之相關的一切機密事項。 H. 公司人員的人事檔案、勞動合同、勞動協(xié)議、員工工資收入。 2) “機密材料” 應為一切含有機密的有形材料，包括但不僅限于手寫、印刷、復印、傳真、存放在電腦硬盤及軟件上的文件和統(tǒng)計圖表。 機密 —— 是重要的公司秘密，泄露會使公司權益遭受到嚴重的損害。 廣東盈欣信息科技有限公司 行政管理制度 12 5. 保密義務 1) 公司向員工透露的任何機密資料，除非得到公司領導的書面許可，員工不得在任何場合向第三方透露或利用機密資料為第三方服務 。 3) 員工只可依照公司的有關部門負責人的指示、根據(jù)業(yè)務需要，透露、復印、歸納、分發(fā)機密資料。 5) 員工在離開公司后，亦不可泄露公司的任何機密資料。 7) 收發(fā)、傳遞和外出攜帶的機密、絕密資料，由指定人員擔任并采取必要的安全措施。如需查閱公司文件，必須 征得公司領導同意，查閱后應及時歸還。保密期限屆滿，自行解密。 B. 已泄露公司秘密但本人采取補救措施的。 B. 違反規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買提供公司秘密 的。 8. 一經(jīng)本公司錄用，入職須與本公司簽訂 《保密協(xié)議》 ，該協(xié)議一式兩份，個人簽署后，與公司各執(zhí)一份。 公司資產(chǎn)管理規(guī)定 1. 目的 為進一步加強 對 公司資產(chǎn) 的 管理， 使 公司資源 得以 最優(yōu)配置及有效利用，同時監(jiān)督和控制不必要的開支，特制訂本管理 規(guī)定。 3. 管理責任 廣東盈欣信息科技有限公司 行政管理制度 13 1) 各部門申請購買的固定資產(chǎn)由綜合部負責購置，而電腦設備則由綜合部協(xié)同運維部統(tǒng)一購置； 2) 公司購置的所有資產(chǎn)均由綜合部辦理 入庫手續(xù) ； 3) 購置的資產(chǎn) 經(jīng)綜合部辦理領用手續(xù)后，再交由各部門使用； 4) 公司機房設備由運維護部指定人員負責管理。包括： 日常使用的 辦公設備、辦公 家具 ，如復印機、傳真機、飲水機、繪圖儀、車輛、桌椅、文件柜、電話、電腦等物品。申請經(jīng)部門經(jīng)理――綜合部――總經(jīng)理核準后方可購買；需添置電腦設備的，均由申請部門填寫 《電腦設備需求申請表》 提交綜合部，綜合部根據(jù) 實際庫存情況提交意見給運維部，運維部提出設備配置方案，再由綜合部，按照總經(jīng)理對特定設備授權額度實施購置。 A. 員工因工作需要長期領用資產(chǎn)的，經(jīng)批準后到綜合部辦理領用手續(xù)。 B. 個人或部門因工作需要臨時借用公司設備，必須填寫 《固定資產(chǎn)借用申請表》 交綜合部辦理借用手續(xù)。由綜合部對資產(chǎn)進行核對、檢查后，辦理回收及再分配手續(xù)，并即時更新固定資產(chǎn)使用情況表。 5) 公共設施（如柜等）由各部門經(jīng)理和文職人員負責保管，并各執(zhí)鑰匙一套。其中主要有辦公文具及印刷品等。而印 刷品 則是指公司宣傳資料、 信紙、信封、表單、名片等 。 管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、削筆座、鋼筆、打碼機、姓名章、日期章、筆筒、計算器、尺、印泥、打印臺等耐用性的用品。 B. 綜合部根據(jù)辦公用品的庫存量及整個公司的辦公用品需求計劃，做出每月的購買預算，經(jīng)綜合部經(jīng)理――總經(jīng)理審批后統(tǒng)一購置； 每月辦公用品計劃要符合實際需要，既要有預見性又要節(jié)約費用，公司原則上在此計劃外不再增添文具； C. 各部門如需使用非常用性的辦公用品，提出申請，經(jīng)部門經(jīng)理 綜合部 總經(jīng)理審批，經(jīng)同意可由申請部門自行購買，購買回來后交綜合部辦理登記領用手續(xù)； D. 不易采購或耗用量大的物品應酌量庫存。此類用品中應顯示公司名稱及標志。指定物品管理人要建立物品管理臺帳，保證物品庫存合理，開支適當，且 對公司辦公用品每月底進行統(tǒng)計 盤點。 C. 文具用品分為個人領用及部門領 用。如非自然的故障、損壞、遺失由保管人作出賠償。 E. 消耗品根據(jù)實際使用情況領用，部分用品如非第一次領用，則需以舊換新。由綜合部根據(jù)實際使用情況，對回收的用品進行再分配； G. 需要印制名片的，使用者應填寫 《名片印刷申請表》 ， 獲部門經(jīng)理――綜合部經(jīng)理――總經(jīng)理批準后，由綜 合部負責印刷。名片應于離職前交還公司。 若 公司資產(chǎn)出現(xiàn)損壞損毀、遺失的，使用 部門或使用人 必須 向 綜合部和總經(jīng)理 提交具體情況報告 ，并由綜合部向總經(jīng)理提出相關的處理意見 。 7. 維修及保養(yǎng) 辦公設備及家具 如 需維修，在保修期內的 ， 由 綜合 部聯(lián)系供貨商進行維修。 8. 報廢申請 辦公設備因到使用年限或其它客觀原因無法繼續(xù)使用，使用部門應向綜合部提出報廢申請或再另按實際情況購買。 9. 資產(chǎn) 盤點 綜合 部將 對公司資產(chǎn)進行定期盤點，便于使用部門和公司領導及時掌握資產(chǎn)使用情況。 2) 盤點日期：每個季度盤點 1次，每季度 30 日前綜合部在財務人員的配合下對所有資產(chǎn)進行盤點，更 新《固定資產(chǎn) /設備使用情況表》 。《固定資產(chǎn) /設備使用情況表》的統(tǒng)計數(shù)據(jù)經(jīng)綜合部與財務部簽名確認后，報公司總經(jīng)理審核。 計算機管理規(guī)定 1. 為了保護計算機信息系統(tǒng)的安全，保障公司內部網(wǎng)絡穩(wěn)定、高效地運行，合理分配計算機設備，特制定本實施細則。 3. 網(wǎng)絡安全 1) 公司的臺式電腦統(tǒng)一安裝 TrendMicro的防毒軟件，筆記本電腦統(tǒng)一安裝 NAI的 Macafee 防毒軟件，各用戶不得任意卸載及再安裝其他的防病毒軟件；（暫定） 2) 各員工應留意通過網(wǎng)絡進入的電子郵件和各類信息，如果發(fā)現(xiàn)病毒應及時清除并立刻互相通告； 3)