【正文】 目錄：一、測(cè)繪檔案室職責(zé)二、檔案移交接收發(fā)送制度三、檔案統(tǒng)計(jì)制度四、測(cè)繪成果及資料歸檔要求五、檔案管理?xiàng)l例六、檔案室工作程序測(cè)繪成果及資料檔案管理機(jī)構(gòu)、人員情況：檔案管理共設(shè)二人，一人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)及電子文件，另一人負(fù)責(zé)圖紙文件，兩人均經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)。9． 檔案管理現(xiàn)代化檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)納入本院現(xiàn)代化管理的發(fā)展規(guī)劃中，逐步采用先進(jìn)技術(shù)和現(xiàn)代化管理方法管理。 凡進(jìn)入檔案室借閱、參閱、咨詢必須保持安靜有序，不能大聲喧嘩，不準(zhǔn)亂找亂翻，查閱后按原處放好。 外單位人員查閱測(cè)繪成果資料、檔案，必須持介紹信在室內(nèi)查閱，確因工作需要必 6 須摘錄或復(fù)制的必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，如需要外借，必須經(jīng)院長(zhǎng)批準(zhǔn)。 損壞、丟失檔案或造成泄密的，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任，輕者批評(píng)教育，重者給予警告或行政處分，并視損失程度進(jìn)行一定的經(jīng)濟(jì)處罰。歸還圖紙按順序、按標(biāo)準(zhǔn)折疊整齊。，不得丟失。 本院所有員工都有保護(hù)、使用、借閱測(cè)繪成果及資料檔案的權(quán)利和義務(wù)。 業(yè)務(wù)工作管到哪一級(jí)，其中的保密安全工作也同時(shí)管到哪一級(jí)。 分管其它工作的領(lǐng)導(dǎo)也要負(fù)責(zé)分管業(yè)務(wù)范圍的保密安全工作 三項(xiàng)原則 保密安全工作誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)。6． 保密安全責(zé)任制 三個(gè)層次 主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位的保密安全工作負(fù)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。 發(fā)現(xiàn)資料丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，認(rèn)真追查，并報(bào)上級(jí)有關(guān)部門(mén)。 郵寄密級(jí)資料，應(yīng)嚴(yán)格包裝加封，交機(jī)要部門(mén)傳遞。 對(duì)文件、地圖、資料檔案的保密內(nèi)容，個(gè)人不得以通信，電話，閑談等方式向無(wú)關(guān)人員泄露。 對(duì)各種密級(jí)資料，嚴(yán)格遵守有關(guān)使用，保管及銷毀等規(guī)定，并建立資料檔案，每年年底做一次檢查。 工作人員要熟悉掌握資料的保密范圍，嚴(yán)格區(qū)分資料成果的密級(jí)，按不同的要求保管和使用。按時(shí)向主管部門(mén)報(bào)送年報(bào)。 開(kāi)發(fā)信息資源開(kāi)發(fā)信息資料，實(shí)行檔案、資料、圖書(shū)和信息一體利用；積極配合有關(guān)部門(mén)參與信息市場(chǎng)和技術(shù)市場(chǎng)交流；保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和專利權(quán)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。 編制各項(xiàng)目錄、編制檢索工具建立檔案、資料總目錄、分類目錄和卷內(nèi)專題目錄。整理、保管、編制檢索工具和開(kāi)發(fā)利用。 科技的檔案的保管期限，自科技檔案整理完畢后次年開(kāi)始計(jì)算。 凡是在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)（15年值20年）具有查考、利用、憑證作用的測(cè)繪科技檔案，列為長(zhǎng)期保存。 保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（15年至20年）、短期（15年以下）三種。第二段為一級(jí)類目代號(hào)，用“04”表示工程測(cè)量。如下所示。4． 檔案管理與利用 建立健全檔案管理制度 檔案和資料的分類、編號(hào)科技檔案編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式采用六段制，編號(hào)由左向右排列，各段之間用“ 照片、磁性載體、光盤(pán)和實(shí)物等歸檔要編寫(xiě)文字說(shuō)明。科技文件材料要求原本、復(fù)制本、底圖一并歸檔。管理類文件材料要求底稿與印件（2份）一并歸檔。未辦歸檔手續(xù)，財(cái)務(wù)部門(mén)不予報(bào)銷。其它類文件材料歸檔時(shí)間按局歸檔制度執(zhí)行。變更、修改、補(bǔ)充或維修等形成的文件材料隨時(shí)歸檔。 測(cè)繪、管線探測(cè)、軟件開(kāi)發(fā)等工作形成的文件材料，在向?qū)Ψ揭平毁Y料時(shí)，同時(shí)向本單位檔案部門(mén)移交。按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，逐項(xiàng)檢查，對(duì)歸檔不合格案卷限期整改。 案卷歸檔的基本要求歸檔的案卷，應(yīng)做到分類合理，組卷正確：保管期限劃分準(zhǔn)確：卷內(nèi)文件排列有序、科學(xué)、系統(tǒng)；案卷題名擬寫(xiě)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要，編目規(guī)范；裝訂案卷要整齊、美觀、卷內(nèi)無(wú)壓字、無(wú)金屬物、禁用字跡不牢固的書(shū)寫(xiě)工具（鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙）。 歸檔要求 文件材料歸檔的基本要求，按工作程序?qū)⑿枰獨(dú)w檔的文件材料加以系統(tǒng)整理，組成保管單位（卷、冊(cè)、袋、盒）。3． 資料的形成與入庫(kù)歸檔規(guī)定 文件材料形成的范圍凡是直接記述和反映單位各項(xiàng)活動(dòng)的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,都應(yīng)列于歸檔范圍。 監(jiān)督、檢查，指導(dǎo)所屬單位的檔案、資料管理工作。 指導(dǎo)本單位各部門(mén)和項(xiàng)目組文件、資料的立卷和歸檔工作。院檔案資料管理的職能部門(mén)是綜合辦公室并設(shè)專職檔案管理人員。，總工程師分管。 檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是各項(xiàng)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。資料一般是指通過(guò)交流、贈(zèng)送、購(gòu)買和自己匯編的，供科研、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)參考的文件材料。第一篇：測(cè)繪成果及資料檔案管理制度測(cè)繪成果及資料檔案管理制度1． 總則 為了加強(qiáng)測(cè)繪院測(cè)繪成果及檔案資料的科學(xué)管理，確保檔案資料的充分利用，更好地為本公司的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)測(cè)繪法》及《中華人民共和國(guó)測(cè)繪成果管理?xiàng)l例》的相關(guān)規(guī)定，制訂本制度。 本制度中的檔案是指測(cè)繪院在科技開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)服務(wù)和管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的文件材料。 檔案是各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是一項(xiàng)重要的信息資源，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。各級(jí)科技管理部門(mén)應(yīng)把科技開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)服務(wù)和建檔工作實(shí)行“四同步”管理：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步；評(píng)審、鑒定、驗(yàn)收成果與驗(yàn)收、鑒定檔案材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)成果以及科技人員提職考核與檔案部門(mén)出具專題歸檔情況證明同步。業(yè)務(wù)上受天津市測(cè)繪管理辦公室以及上級(jí)有關(guān)部門(mén)的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。2． 檔案部門(mén)的職責(zé)公司檔案管理職能部門(mén)為院辦公室，其職責(zé)： 貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策，建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度。 統(tǒng)一管理本單位檔案、資料，并按時(shí)向有關(guān)檔案部門(mén)匯交。 組織專職檔案人員和業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流。公司形成的文件材料有： 行政管理文件材料 經(jīng)營(yíng)管理文件材料 生產(chǎn)技術(shù)管理文件材料 測(cè)繪成果成圖 科學(xué)研究文件材料 基本建設(shè)文件材料 設(shè)備儀器文件材料 會(huì)計(jì)文件材料 干部職工檔案文件材料 設(shè)計(jì)文件材料 工程施工文件材料 新聞、書(shū)稿文件材料 實(shí)物研究、基建、設(shè)計(jì)和工程施工項(xiàng)目中斷或取得負(fù)結(jié)果形成的文件材料也屬于歸檔范圍。，應(yīng)做到書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰、用紙規(guī)范、簽署完備、有利于長(zhǎng)期保存。、磁性載體等必須在帶（盤(pán)）上，貼注標(biāo)簽。 檔案部門(mén)有責(zé)任監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)公司員工做好文件材料的歸檔工作。 歸檔時(shí)間 管理工作的文件材料，要求次年四月底前歸檔。 大項(xiàng)目可按項(xiàng)目工作階段或項(xiàng)目子項(xiàng)結(jié)束后歸檔。 照片沖洗后，由攝影者或承辦單位整理，編寫(xiě)說(shuō)明連同底片歸檔。 因公外出參加學(xué)習(xí)、考察、談判和參加會(huì)議帶回的文件材料，有參考利用價(jià)值的，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，方可借用。 歸檔份數(shù)凡需要?dú)w檔的文件材料，一般歸檔一份。磁性載體、光盤(pán)等文件應(yīng)一式兩份，與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。重要的特別是需要永久保管的科技文件材料，根據(jù)情況，應(yīng)歸檔若干份復(fù)制本；利用頻繁的、不保密的科技文件材料，應(yīng)多歸一份復(fù)制本。 建立文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，并列入各部門(mén)管理工作程序，列入部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制 搜集資料由所在單位檔案部門(mén)開(kāi)介紹信到局檔案館轉(zhuǎn)換，局檔案館未見(jiàn)所在單位檔案部門(mén)介紹信，一律不予轉(zhuǎn)換?！备糸_(kāi)，各段用阿拉伯?dāng)?shù)字表示?？萍紮n案分類、編號(hào)結(jié)構(gòu)形式示例： 1225 04 01 3 XXX 01 案卷號(hào) 項(xiàng)目代號(hào) 三級(jí)類目號(hào) 二級(jí)類目號(hào) 一級(jí)類目號(hào)全宗號(hào)第一段為全宗號(hào)，“1225”代表核工業(yè)天津工程測(cè)繪院。第三段為二級(jí)類目代號(hào)，用“01”代表控制測(cè)量，“02”代表地形測(cè)量。 凡對(duì)本單位、國(guó)家建設(shè)方面具有重要憑證作用和長(zhǎng)久需要查考、利用的檔案，列為永久保存。 凡是短期內(nèi)（15年以內(nèi)）具有查考、利用、憑證作用的測(cè)繪科技檔案，列為短期保存。 檔案和資料的整理工作。 檔案的保管庫(kù)房要有管理制度，庫(kù)房的裝具要符合國(guó)家要求，要有八方安全設(shè)施，定期檢查檔案，資料和圖書(shū)的保管狀況，對(duì)破損或褪變的要及時(shí)修復(fù)，確保完整與安全。編制所需的檢索工具，完善公司信息查詢體系。 檔案工作的統(tǒng)計(jì)各檔案部門(mén)做好檔案、資料和圖書(shū)的收集、管理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計(jì)。5． 資料檔案保密安全規(guī)定為切實(shí)做好公司資料的保密工作，根據(jù)《保密法》、《檔案法》、《測(cè)繪法》、《測(cè)繪成果管理規(guī)定》的要求，確保資料安全無(wú)泄密，規(guī)定如下： 依據(jù)保密法律、法規(guī)，對(duì)職工進(jìn)行正常性的保密教育和檢查，落實(shí)各項(xiàng)保密措施，由專人負(fù)責(zé)管理。 嚴(yán)格按《測(cè)繪成果管理規(guī)定》，履行領(lǐng)發(fā)、借用、抄錄、資料的清點(diǎn)、登記、編號(hào)、簽收、保證測(cè)繪成果的走向清楚、可靠。 對(duì)于資料廢件，要集中存放，不得隨意亂堆，亂放，應(yīng)集中送上級(jí)資料管理部門(mén)處理，不得自行銷毀。 保密文件、地圖、資料如不是工作需要，不許隨身攜帶，不許委托轉(zhuǎn)帶。 資料管理人員離開(kāi)辦公場(chǎng)所時(shí)應(yīng)將資料放入保密設(shè)備，并將房間門(mén)窗鎖好。 依照《保密法》條款，對(duì)違犯者視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、行政處分或轉(zhuǎn)交司 5 法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。 總工程師（分管保密安全工作的領(lǐng)導(dǎo)）負(fù)具體組織領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。 主管什么業(yè)務(wù)，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)和管理該項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中的保密安全工作。7． 資料檔案使用、借閱、登記規(guī)定為加強(qiáng)測(cè)繪成果及資料檔案的管理，維護(hù)測(cè)繪成果及資料檔案的完整與安全，完善資料檔案的借出歸還、現(xiàn)場(chǎng)參閱、咨詢等手續(xù)，貫徹國(guó)家有關(guān)檔案制度，結(jié)合本院實(shí)際情況，規(guī)定如下。 在借閱測(cè)繪成果及資料檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn): ，借閱時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)月，定期歸還，逾期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。，嚴(yán)禁涂改、勾劃、批注、折卷、抽頁(yè)、裁剪或其它損壞現(xiàn)象，不得私自復(fù)制或轉(zhuǎn)借他人。 借出和歸還測(cè)繪成果及資料檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)