【正文】 等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。最好能夠根據(jù)這個(gè)范本，結(jié)合自己的工作實(shí)踐，編寫一個(gè)“工作任務(wù)單”。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。財(cái)物管理。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作?？梢园岩路旁谙赂?，這樣下飛機(jī)可直接去約會(huì)，而不必先去旅館放行李。要準(zhǔn)備隨身攜帶的行李，有些。文秘人員通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人可了解這些信息。急救藥盒(5)行李問題。回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子護(hù)照、簽證等旅行指南和地圖冊(cè)、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡聲像材料文件夾世界各地時(shí)間表地址目錄：電話、傳真等號(hào)碼信紙、信封(普通的、公司的、大號(hào)的)、郵票打點(diǎn)行李時(shí)按照清單檢查，這樣就不會(huì)落下任何東西。(4)決定旅行用品。把上司旅行中將要處理的每一個(gè)問題的文件準(zhǔn)備好，如與某項(xiàng)要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出，交給上司。(2)制定約會(huì)計(jì)劃。旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作?請(qǐng)列出工作要點(diǎn)(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的 會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。日程安排計(jì)劃表的種類：（1）年預(yù)定表。⑦、會(huì)議紀(jì)要：一般會(huì)以結(jié)束后有會(huì)議記錄人員撰寫會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要會(huì)議的主要內(nèi)容，留底存檔，作為歷史資料。⑤、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領(lǐng)導(dǎo)到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識(shí)。署名：發(fā)文單位/部門的署名、日期（在通知的右下角）會(huì)議材料的準(zhǔn)備：會(huì)議材料最好要提前一天準(zhǔn)備好。會(huì)議地點(diǎn)：具體開會(huì)地點(diǎn)，如公司本部七樓會(huì)議室（如果是在外部開會(huì)要具體詳細(xì)，最好附帶行車路線，在會(huì)議地點(diǎn)擺放指示牌）會(huì)議內(nèi)容：具體工作會(huì)議的內(nèi)容。會(huì)議通知的內(nèi)容應(yīng)包括如下幾項(xiàng)：會(huì)議標(biāo)題：標(biāo)題要簡潔、明了，要突出會(huì)議內(nèi)容。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會(huì)時(shí)；（2）上司繁忙時(shí)；（3）上司即將外出時(shí)；（4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見教材第72頁。三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（3）各自的優(yōu)劣：“電視會(huì)議”——優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象；劣：技術(shù)上的要求較高?！敖换ナ诫娫挄?huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。二、了解“電視會(huì)議”、“交互式電話會(huì)議”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。作業(yè)2一、從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識(shí) 點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。注意：同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。當(dāng)時(shí)，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請(qǐng)示總經(jīng)理。才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法； 2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法； 6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書，不要抄襲。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。其次，說明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。（2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。三、簡要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。外出辦事，如銀行、郵局等。11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。[接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。例如記者、工會(huì)職員等。[調(diào)查研究] 協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。[會(huì)議組織] 安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。信函和郵件的處理。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容 [文書制作] 復(fù)印資料。第一篇：[辦公室管理]形成性考核冊(cè)答案14[辦公室管理]形成性考核冊(cè)答案14 作業(yè)1 1．一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號(hào)國內(nèi)一般性 國外一般性 國內(nèi)企業(yè)（含外企）[文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。打印文稿及表格 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。[檔案管理] 檔案管理。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。[信息資料] 準(zhǔn)備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。接待賓客和員工的來訪。[協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。12 [日程安排] 替上司定約會(huì)并做好記錄； [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話； 14 [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 15 [其他臨時(shí) 以速記記下上司交待的事項(xiàng)； 執(zhí)行上司交辦事項(xiàng) 交辦的事項(xiàng)] 16 替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。二、公用易耗品主要包括哪些？ 辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。（1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最 佳。（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過程開展。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見教材第28頁。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。（2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。（1）基本用途：“電視會(huì)議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對(duì)面地交談，共享文件、圖表、錄象 帶等資料。（2）兩者與一般會(huì)議的不同：可以消除時(shí)空上的局限性?！敖换ナ诫娫挄?huì)議”——優(yōu)：方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明。作業(yè)3一、提高會(huì)議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面,請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn) 注意事項(xiàng)：會(huì)議通知：會(huì)議通知的發(fā)放時(shí)間一般是會(huì)前一周發(fā)放，以便于參加會(huì)議的人員做工作計(jì)劃（緊急會(huì)議可以電話通知）。會(huì)議時(shí)間：具體開會(huì)時(shí)間，如2009年10月30日上午9：00。參會(huì)人員：具體參加會(huì)議的人員。會(huì)議會(huì)場布置：①、會(huì)議條幅：要提前一天制作好并認(rèn)真仔細(xì)檢查條幅的內(nèi)容的正確性（特別是要注意詞義的具體情境），最好在會(huì)議的前一天下午掛好（會(huì)議在第二天上午召開）或上午掛好（會(huì)議在當(dāng)天的下午召開）；②、音響、話筒:會(huì)議前一天要把音響、話筒調(diào)試好（注意話筒的電池有無充足的電量，最好換未經(jīng)使用的電池）；③、投影設(shè)備：會(huì)議前一天要調(diào)試好；④、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特別是領(lǐng)導(dǎo)的座次（具體情況具體分析，一般情況下領(lǐng)導(dǎo)是很在乎的，一定要小心哦），領(lǐng)導(dǎo)出席牌的排放位置。⑥、簽到表：一般的會(huì)議要準(zhǔn)備簽到表，要求到會(huì)的各位簽到，一邊留底登記。二、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)?！帉?。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。約會(huì)計(jì)劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。(3)為商務(wù)洽談收集資料。你可以用橡皮筋或大號(hào)回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。旅行用品一覽表筆記本日歷卡國際電話號(hào)碼表商業(yè)名片手機(jī)、手提電腦、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等相關(guān)檔案日程表、約會(huì)安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表鋼筆、鉛筆圖章和印泥盒上司也許想知道在飛機(jī)上可以免費(fèi)帶多重和多大的行李。而且經(jīng) 常旅行的人總是增加他們的個(gè)人保險(xiǎn)金以獲得毀壞、損失的賠償。主管人員短途旅行時(shí)隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格的公文包。四、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。私事方面的協(xié)助。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。其他。3．第三題主要是給同學(xué)們提供了一個(gè)編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。作業(yè)4一、簡要闡述社交話題的選擇。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。（2）令人不快的話題。（3）過于敏感的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（5）夸耀自己的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“