【正文】 集團）有限公司 文件編號： Q/XXH542/71B— 01 主題： 質(zhì)量策劃管理程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 10 頁 b．有關人員職責及相應資源配置； c．新增服務項目所需過程、活動、文件及監(jiān)視測量的策劃； ｄ .新增服務項目計劃實施進度安排。可按“文件控制程序”執(zhí)行。在對質(zhì)量管理體系的變更 進行策劃和實施時，應注意保持質(zhì)量管理體系的完整性。 質(zhì)量管理計劃 /方案可以包括以下內(nèi)容： 上海新徐匯（集團）有限公司 文件編號： Q/XXH542/71B— 01 主題： 質(zhì)量策劃管理程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 9 頁 a 應達到的目標及要求： b．確定計劃實施的步驟及進度安排 。 質(zhì)量管理體系策劃的內(nèi)容 a．確定需達到的質(zhì)量目標； b．確定相應質(zhì)量管理過程，明確過程的輸入、輸出活動及其控制要求； c．計劃為實現(xiàn)質(zhì)量目標所需過程的資源配置； d．對質(zhì)量目標及其實現(xiàn)情況進行定期評審，作出規(guī)定，以確保持續(xù)改 進。 企業(yè)管理部、物業(yè)管理部、幼托管理部、商業(yè)服務部、投資發(fā)展部負責產(chǎn)品 /服務實現(xiàn)策劃的具體實施工作。 3 職責 總經(jīng)理負責質(zhì)量管理體系策劃活動的組織領導工作。 5 相關文件及記錄 《文件編寫導則》 《質(zhì)量記錄清單》 《質(zhì)量記錄索引目錄》 《質(zhì)量記錄歸檔移交單》 《質(zhì)量記錄查閱登記表》 《文件銷毀審批表》 上海新徐匯（集團）有限公司 文件編號： Q/XXH542/71B— 01 主題： 質(zhì)量策劃管理程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 8 頁 1 目 的 通過質(zhì)量管理體系策劃或產(chǎn)品 /服務實現(xiàn)的策劃活動，完善質(zhì)量管理體系及產(chǎn)品 /服務實現(xiàn)過程的控制，提高服務質(zhì)量水平以實現(xiàn)質(zhì)量目標，增強顧客滿意。 質(zhì)量記錄的銷毀 根據(jù)質(zhì)量記錄對質(zhì)量體系運行的重要性確定保存期限，同時在質(zhì)量記錄清單中注明保管期限。 質(zhì)量記錄的查閱 本公司人員如因工作需要，需查閱歸檔的質(zhì)量記錄時，應填寫《質(zhì)量記錄查閱登記表》。行政辦公室負責將各部門交至檔案室保存的質(zhì)量記錄儲存在檔案室文件柜內(nèi)，并做好編目工作，以便查閱。 如須移交檔案室保管的質(zhì)量記錄，填寫《質(zhì)量記錄歸檔移 交單》，并在移交單中明確：質(zhì)量記錄名稱、記錄編號、移交人和接收人、移交日期。 質(zhì)量記錄的填寫 質(zhì)量記錄應填寫清晰、正確、及時、內(nèi)容完整，不得遺漏或缺項，填寫審核人、批準人應履行簽字手續(xù)。 質(zhì)量記錄的編碼 標識方式 質(zhì)量記錄的編碼方式按“文件編寫導則”執(zhí)行。 質(zhì)量記錄一般采用“發(fā)生地歸口管理”的方式實施管理，各部門應明確專人負責本部門的質(zhì)量記錄的收集和管理。 各部門負責人負責對本部門責任范圍內(nèi)的質(zhì)量記錄的控制。 2 適用范圍 適用于公司各種質(zhì)量記錄的控制工作。涉密文件的銷毀由行政辦公室統(tǒng)一集中處理。 文件的立卷、歸檔和銷毀 各職能部門根據(jù)本部門工作性質(zhì)和內(nèi)容，就本部門形成的文件進行預立卷，并于次年的2 月，統(tǒng)一交行政辦公室歸檔。 文件更改一般由原審批部門負責審批。 b. 一般文件定期催辦，一周一次。 文件的催閱、催辦應由辦公室按文件緊急程度適時進行。辦理內(nèi)容涉及兩個部門以上的，由部門間協(xié)商辦理，協(xié)商有困難的，請示分管領導協(xié)調(diào)。 —— 會議通知及時直接送有關當事人辦理。 —— 重要文件必須呈總經(jīng)理批示后轉送有關部門或人員辦理。外來文件發(fā)放按本程序 條款執(zhí)行。 d. 其他文件（包括相關的法律、法規(guī)）由行政辦公室進行預分類歸檔，以便查閱。 b. 市委、區(qū)委文件由文秘人員送黨委辦公室辦理。傳閱完畢，由辦公室收回并分類保存，于下一年度作為保密廢紙統(tǒng)一銷毀。 a. 市府、區(qū)府文件由辦公室直接分送領導傳閱。 閱件由辦公室根據(jù)來文的時間順序和文件性質(zhì)登記編號并編制目錄。識別的內(nèi)容有： —— 本公司是否可以直接引用； —— 引用的文件是否是有效版本。 外來文件的控制管理 外來文件指與本公司有關的法律法規(guī)及政府發(fā)文、業(yè)務單位文件資料等。以承辦部門名義行文的文件，應由承辦部門根據(jù)分管領導簽發(fā)的意見統(tǒng)一用印。 以公司名義行文的文件，由行政辦公室根據(jù)領導簽發(fā)意見統(tǒng)一用印。 文件的打印、校對、油印及用印 文件的打印由承辦部門或行政辦公室進行，校對由承辦部門負責。 ，并在《文件審批表》上簽署意見、姓名、時間。 一般文件的行文必須按照擬稿、簽發(fā)、用印、分送等簡化步驟進行。總經(jīng)理簽發(fā)時，應 在《文件審批表》簽署意見、姓名、時間。對不符合行文規(guī)則和基本要求的，行政辦公室可退回擬稿部門。草擬的公文由承辦部門和協(xié)辦部門的負責人及分管領導進行審核和會簽，并在《文件審批表》上簽署意見、姓名、時間。總經(jīng)理簽發(fā)時，應在《文件審批表》簽署意見、姓名、時間。對不符合行文規(guī)則和基本要求的，行政辦公室可退回擬稿部門。草擬的公文由承辦部門和協(xié)辦部門的負責人及分管領導進行審核和會簽，并在《文件審批表》上簽署意見、姓名、時間。特殊公文應統(tǒng)一使用紅頭格式。特殊公文必須以公司統(tǒng)一的紅頭文稿行文，其余不以紅頭文稿行文的即為一般公文。 《文件審批表》中確定文件發(fā)放范圍，由行政辦公室負責發(fā)放，文件發(fā) 放填寫《文件發(fā)放登記表》。文件審批人對文件的適宜性、充分性負責。 上海新徐匯（集團）有限公司 文件編號： Q/XXH423B01 主題： 文件控制程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 2 頁 。 當需要時，經(jīng)管理者代表批準，非受控文件可對外發(fā)放，并在文件上加蓋“非 受控”章，非受控文件不受文件修改后的更換。 4 工作程序 文件的分類 形成文件的質(zhì)量方針和目標 質(zhì)量手冊、程序文件及其他質(zhì)量文件（如規(guī)范、規(guī)程、制度、辦法等） 公司適用的公文：決定、決議、通知、請示 、批復、函、會議紀要等 各種記錄文件 直接引用的外來文件和資料（如法律、法規(guī)、標準、規(guī)范及業(yè)務單位提供的文件資料） 文件的編寫和編碼 文件的編寫和編碼按照《程序文件編寫導則》執(zhí)行，行政文件仍按行政發(fā)文號方式執(zhí)行。 3 職責 公司行政辦公室是本程序的歸口管理部門，負責對全公司文件流轉進行控制。上海新徐匯（集團）有限公司 文件編號： Q/XXH423B01 主題： 文件控制程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 1 頁 1 目的 規(guī)范文件運行流程，對質(zhì)量管理體系文件的編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和報廢實施有效控制，提高文件處理質(zhì)量和效率。 2 適用范圍 適用于公司質(zhì)量體系文件及公文、資料（包括外來文件）的控制。 各部門負責人負責對本部門有關文件的管理。 文件的受控方法 文件分“受控”和“非受控”兩種； 受控文件在公司內(nèi)部運行時使用，并在文件上加蓋“受控”章，當文件修改時，受控文件的持有者可及時得到修改文件的有效版本。 文件的編制、審批和發(fā)放 質(zhì)量手冊、程序文件及其他質(zhì)量文件的編制、審批和發(fā)放。 《文件審批表》，并經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準。 ，會審記錄填寫在《文件審批表》中。 行政公文的編制、審批和發(fā)放 行政公文按文件的重要性分為一般公文和特殊公文。 特殊公文的行文流程應包括擬稿審核、會簽、簽發(fā)、編號、打印、校對、油印、用印、分送等。 a. 特殊公文應由承辦部門草擬，并填寫《文件審批表》。 b. 經(jīng)審核會簽的特殊公文由行政 辦公室核稿，并給予行政公文編號。 c. 特殊公文原則上由總經(jīng)理簽發(fā)。 d. 特殊公文應由承辦部門草擬，并填寫《發(fā)文審批表》。 e. 經(jīng)審核會簽的特殊公文由行政辦公室核稿，填寫《發(fā)文登記目錄》，并給予行政公文編號。 f. 特殊公文原則上由總經(jīng)理簽發(fā)。 《文件審批表》中確定，向有關部門或人員發(fā)上海新徐匯（集團）有限公司 文件編號： Q/XXH423B01 主題： 文件控制程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 3 頁 放后，及時填寫《文件發(fā)放登記表》。 。 《文件審批表》中確定，并向有關部門或人員發(fā)放。 行政辦公室根據(jù)《文件審批表》上填寫的發(fā)文數(shù)量進行油印。凡油印數(shù)量超過60 份的，可以不予用印，直接分送。 文件分送由文件起草部門負責。由行政辦公室負責接收并進行識別。 根據(jù)文件的 內(nèi)容和性質(zhì)分為閱件和辦件。目錄按文件性質(zhì)分為《市府區(qū)府文件收文目錄》（ A/BX）、《市委區(qū)委文件收文目錄》 (A/BD)、《投資項目管理文件目錄》 (TZ)及《帳外文件目錄》 (Z)。重要的文件填寫《文件傳閱單》。凡涉及本單位相關事宜的文件應予以存檔。 c. 投資項目管理文件由行政辦公室進行預 分類歸檔，以便查閱。 上海新徐匯（集團）有限公司 文件編號： Q/XXH423B01 主題： 文件控制程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 4 頁 e. 閱件經(jīng)識別后需在公司內(nèi)部發(fā)放的，應由行政辦公室填寫《文件審批表》，報管理者代表批準，并明確發(fā)放范圍。 辦件按登記編號，由行政辦公室編寫《來文承辦目錄》，并根據(jù)承辦內(nèi)容和要求填寫《來文承辦單》，按文件辦理事項的性質(zhì)，送交相應部門辦理。 —— 一般文件直接送有關部門和人員辦理。 承辦部門收到需辦理的文件后，應按要求抓緊辦理，對確不屬于本部門職權范圍或本部門不宜辦理的，及時送回行政辦公室，并說明理由。承辦中需行文的，應按業(yè)務范圍，由職能部門擬稿。 a. 重點文件或緊急文件跟蹤催辦，至少一天一次，督促承辦部門或人員在規(guī)定時間內(nèi)完成。 文件的更改 文件更改一般由原編制部門或原編制人提出并填寫 《文件更改審批表》報行政辦公室辦理審批手續(xù)。 文件更改后由文件主管部門負責按原文件發(fā)放記錄發(fā)放同時收回作廢文件，文件收回時應在《文件發(fā)放記錄表》上作出收回記錄。具體按照《檔案管理程序》執(zhí)行。 5 相關文件及記錄 《文件審批表》 上海新徐匯（集團）有限公司 文件編號： Q/XXH423B01 主題： 文件控制程序 修改狀態(tài)： 0 共 38 頁 第 5 頁 《發(fā)文登記目錄》 《來文承辦單》 《來文承辦目錄》 《市府區(qū)府文件收文目錄》（ A/BX） 《市委區(qū)委文件收文目錄》 (A/BD) 《投資項目管理文件目錄》 (TZ) 《帳外文件目錄》 (Z) 《文件傳閱單》 《文件發(fā)放登記表》 《檔案管理程序》 上海新徐匯（集團）有限公司 文件編號： Q/XXH424B