【正文】 4． 9 文件保管 文件應(yīng)保管在固定場所，便于查閱、借閱，并由專人負(fù)責(zé)保管。換版后把新文件及時登記 并報技安 部一份備案。 9 廣州某裝飾有限公司 第 一 版 文件控制程序 文件編號： QEOHS/C2001 4． 8 文件的修訂更改 4． 8． 1文件的修訂變更及審核、批準(zhǔn)應(yīng)按 原審批權(quán)限進(jìn)行，并 由提出 更改的部門填寫《文件更改審批單》，然后把經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的更改 內(nèi)容報技安 部，技安部進(jìn)行協(xié)調(diào)，再經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后確定更改。由專人辦理，并履行發(fā)放、編號手續(xù)。 4． 7． 9文件的復(fù)制管理 4． 7． 9． 1 公 司 質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理手冊、程序文件，各部門、 各項目部原則上 可以書面打 印一份，按受控文件管理。需要換新版時，按 的規(guī)定執(zhí)行。 版本號按第一版、第二版依次變化， 修訂號按阿拉伯?dāng)?shù)字 從 3 依次變化。 4． 7． 7各 有關(guān)部門、項目部要填寫《受控文件清單》。 4． 7． 5各 有關(guān)部門下發(fā)質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系方面的文件、通知前應(yīng)通過技安部經(jīng)理審核、確認(rèn)。 4． 7． 3 公司各部門、 各項目部設(shè) 專人負(fù)責(zé)文件的收發(fā)登記，以確保文件受控和及時準(zhǔn)確發(fā)放到位，使對質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系有效運行起重要作用的各個場所，都能得到并使用相 應(yīng)文件的有效版本。 4． 7． 2發(fā)放的方法： 質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理手冊、程序文件以紙質(zhì)文檔的形式發(fā)布。 4． 7 文件的發(fā)放、回收 8 廣州某裝飾有限公司 第 一 版 文件控制程序 文件編號： QEOHS/C2001 4． 7． 1發(fā)放的范圍： 質(zhì) 量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理手冊、程序文件的發(fā)放范圍由技安部規(guī)定，其它受控文件發(fā)放范圍由各部門、項目部規(guī)定。（注：該編號不是文件文號） 4． 6 文件的生效 4． 6． 1未特別 注明時，文件自批準(zhǔn)（承認(rèn)）日起生效。 文件在批準(zhǔn)時應(yīng)注明發(fā)放對象，各類文件的一般發(fā)放范圍 見文件 分類表。 文件的發(fā)放、接收均應(yīng)做 好記錄（記錄表格式見行政收發(fā)文記錄表）。 設(shè)計工程部 相關(guān)部門及項目部 物資采購計劃、物資采購合同、 項目部 項目部 項目施工組織設(shè)計、項目質(zhì)量計劃、工程圖 紙、專項技術(shù)方案、 項目部 項目部和所屬各部門、分包單位 作業(yè)指導(dǎo)書或技術(shù)交底、質(zhì)量問題整改通知單 項目部工程、質(zhì)量部門 施工作業(yè)的分包單位 E 法律法規(guī) 國家及地方的法律法規(guī) 技安部 公司各部門 F 外來文件 公司接收的外來文件 行政部 根據(jù)簽署意見發(fā)放 項目接收的外來文件 項目部 根據(jù)簽署意見發(fā)放 4． 5 文件的簽發(fā) 公司 級文件 應(yīng)先填寫文件 簽發(fā)單再進(jìn)行 核稿簽發(fā)；其他文件可經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核后蓋章或負(fù)責(zé)人簽字發(fā)放。 4． 4 文件包括范圍、管理部門和發(fā)放范圍 文件分類表 代號 文 件 類 別 文 件 范 圍 管理部門 發(fā)放范圍 A 公司制度性文件 公司管理手冊、 三體系 管理手冊、 三體系 程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書 各責(zé)任部門 公司各部門和 各項目部 7 廣州某裝飾有限公司 第 一 版 文件控制程序 文件編號： QEOHS/C2001 B 行政文件 公司級行政文件 行政部 根據(jù)簽署意見發(fā)放 部門及項目行政文件、工作計劃、通知。 3． 3 文件編號方法： 4． 3． 1A 類文件編號方法： 4． 3． 1． 1三 體系手冊 表示管理手冊 順序號分別用 0 0 03?表示 手冊號 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全衛(wèi)生 5 廣州某裝飾有限公司 第 一 版 文件控制程序 文件編號： QEOHS/C2001 QEOHS/SCX 4． 3． 1． 2三 體系程序文件： 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全衛(wèi)生 表示程序文件 共 X 個 程序文件 順序號，分別用 0 0 03?表示 QEOHS/CXXXX 4． 3． 1． 3 作業(yè)指導(dǎo)書 : “ XX”填寫指定項目名稱的兩個漢字簡稱 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全衛(wèi)生 表示作業(yè)指導(dǎo)書 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全衛(wèi)生 6 廣州某裝飾有限公司 第 一 版 文件控制程序 文件編號： QEOHS/C2001 順序號分別用 0 0 03?表示 XX/QEOHS/ZYXX 4． 3． 2 B類文件編號 : 行政文件編號執(zhí)行公司行政 部文件 編號規(guī)定，即： 城裝字 [xxxx] xx 號 （公司用） 城裝 x 字 [xxxx] xx 號（部門用） 由三部分組成，第一部分用阿拉伯?dāng)?shù)字表示發(fā)文年號，第二部分用文字表示發(fā)文部門，第三部分用阿拉伯?dāng)?shù)字表示文件順序號。包括政府、上級主管部門、顧客來函、供方來函。包括各級政府制定的法律法規(guī)。包括施工組織設(shè)計、項目質(zhì)量計劃、工程圖紙、專項技術(shù)方案、作業(yè)指導(dǎo)書或技術(shù)安全交底、質(zhì)量、安全問題整改通知單。包括國家、行業(yè)及地方技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程和工法；企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工法。包括用于指導(dǎo)各項管理活動的工作文件，如計劃、總結(jié)、工作指令、通知、對外公函、4 廣州某裝飾有限公司 第 一 版 文件控制程序 文件編號： QEOHS/C2001 請示、報告及合格分承包方名冊。包括質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理手冊、質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書、公司規(guī)章制度。 3． 5公司各部門、 各項目部設(shè) 專人負(fù)責(zé)對與質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全活動有關(guān)的文件的接受、登記、發(fā)放、回收、歸檔等控制管理工作 ,并負(fù)責(zé)及時將有關(guān)信息傳達(dá)到相關(guān)崗位。負(fù)責(zé)各有關(guān)部門下發(fā)的質(zhì)量、環(huán)境、與職業(yè)健 康安全管理方面的文件、通知等的審核工作。 3． 2管理者代表負(fù)責(zé)組織質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系管理手冊的編寫以及每年度進(jìn)行評審、修訂。 2． 適用范圍 適用于本公司的 質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系的文件 的管理與控制。1 廣 州 城 建 開 發(fā) 裝 飾 有 限 公司 GUANGZHOU CITY CONSTRUCTION amp。 DEVELOPMENT DECORATION LTD. 管理體系程序文件 版 本： 第 一 版 生效日期： 擬制人： 日期： 審核人： 日期： 批準(zhǔn)人： 日期： 目錄 文件控制程序 管理評審程序 內(nèi)部審核程序 培訓(xùn)程序 2 交流、溝通與協(xié)商程序 記錄管理程序 法律、法規(guī)獲取管理程序 監(jiān)視和測量裝置 的控制程序 環(huán)境因素識別程序 危險源辯別與風(fēng)險評價程序 運行控制程序 —— 辦公 工程分包程序 與工程有關(guān)要求的確定與評審程序 施工控制程序 — 質(zhì)量 施工控制程序 —— 職業(yè)健康安全 施工控制程序 —— 環(huán)保 設(shè)計控制程序 物資管理程序 應(yīng)急準(zhǔn)備各響應(yīng)程序 糾正與預(yù)防措施控制程序 附件 1：體系表格 3 廣州某裝飾有限公司 第 一 版 文件控制程序 文件編號： QEOHS/C2001 1．目的 對與 質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系 有關(guān)的文件進(jìn)行控制，使所有有關(guān)場所都能及時得到所需文件的有效版本，對作廢文件做出 最適當(dāng)?shù)奶幹茫乐故褂米鲝U文件 。 3． 職責(zé) 3． 1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn) 質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系的管理手冊。 技安部負(fù)責(zé)質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理手冊及相關(guān)程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書的編寫、評審、修訂工作及質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系文件的發(fā)放、更新、保管、歸檔等管理工作。 3． 4行政部負(fù)責(zé)對與公司質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全活動有關(guān)的行政文件、外來文件的控制管理工作。 4． 工作程序 4． 1 文件分類： 公司文件共分為六類： 4． 1． 1A 類：公司制度性文件。 4． 1． 2B 類：公司級 行政文件和部門所發(fā)的行政文件。 4． 1． 3C 類：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。 4． 1． 4D 類：工程項目專用文件。 4． 1． 5E 類：法律法規(guī)。 4． 1． 6F 類：外來文件。 4． 2文件的載體： 文件的載體采用電子文檔和紙質(zhì)文檔。 4． 3． 5 C 類、 D 類文件 不 另行編號， C類沿用文件原有編號， D類按工程項目 分別收集整理即可。 各部門、項目部 根據(jù)簽署意見發(fā)放 C 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范 國家、行業(yè)和地方頒發(fā)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；公司編制的工法、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 設(shè)計工程部 相關(guān)部門和項目部 D 項目專用文件 投標(biāo)文件、工程合同、工程分包合同。文件文號的編定按照行政部要求處理。以傳真、電子郵件傳遞的文件應(yīng)記錄時間、接收傳真號和電子信箱號。 文件的標(biāo)識 為了保證與管理體系有關(guān)文件的有效控制，文件發(fā)放時由責(zé)任部門在文件封面以唯一性編號予以標(biāo)識，以便于識別和追溯。 4． 6． 2 文件上注明生效日期的，按該生效日期生效。確保對重大環(huán)境因素的控制及涉及重大危險因素崗位和體系管理承擔(dān)關(guān)鍵責(zé)任的崗位要得到現(xiàn)行有效版本文件。其它受控文件由各部門、 項目部按相關(guān) 規(guī)定執(zhí)行。 4． 7． 4 文件的收發(fā)單位應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，由收文部門簽收；文件的收文部門應(yīng)填寫《文件收文登記表》，以便確認(rèn)；在內(nèi)部網(wǎng)上發(fā)布的程序文件，可以發(fā)出通知，不填寫登記表。 4． 7． 6行政部應(yīng)及時轉(zhuǎn)發(fā)與質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理活動有關(guān)的行政文件和外來文件，并履行收發(fā)登記手續(xù)規(guī)定。 4． 7． 8文件換版及作廢 4． 7． 8． 1 當(dāng)體系 文件 多次修改或進(jìn)行大幅度的修改時，體系文件應(yīng)進(jìn)行換版。 4． 7． 8． 2其它受控文件作廢后，由各部門、 各項目部專人 清理、登記，及時從所有發(fā)放或使用場所收回失效和作廢文件， 經(jīng)責(zé)任 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫《文件銷毀登記表》，及時銷毀，并在《文件發(fā)放登記表》 “ 備注 ” 欄內(nèi)填寫 “ 作廢 ” 字樣。 4． 7． 8． 3 需要保留作廢文件時，要在《文件發(fā)放登記表》 “ 備注 ” 欄內(nèi)填寫 “ 存檔 ” 字樣。 4． 7． 9． 2 其他受控文件的翻印和復(fù)印須經(jīng)公司原審批權(quán)限批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。 4． 7． 遺失文件的部門應(yīng)提出申請后補(bǔ)發(fā)，破損的文件應(yīng)重發(fā)。 4． 8． 2其它支持 性文件經(jīng)多次更改，需要換版時由責(zé)任部門、項目部負(fù)責(zé)進(jìn)行換版。 4． 8． 3文件更改在全部受控版本上進(jìn)行。 4． 10體系文件的評審 4． 10． 1 體系文件在運行過程中或在內(nèi)審 和外審時 發(fā)現(xiàn)不符合，須進(jìn)行評審。 5．附表 ? 文件發(fā)放登記表 ? 文件收文記錄表 ? 文件簽發(fā)單 ? 文件更改審批單 ? 文件更改通知單 ? 文件銷毀登記表 ? 受控文件清單 廣州某裝飾有限公司 第 一 版 管理評審程序 文件編號： QEOHS/C2002 10 廣州某裝飾有限公司 第 一 版 文件控制程序 文件編號： QEOHS/C2001 為有效地開展公司管理評審，有效評價公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的持續(xù)性、充分性和有效性，特制定本程序。 3 職責(zé) 總經(jīng)理 主持召開管理評審會議。 對評審結(jié)果和改進(jìn)體系運行方向性問題的結(jié)論及實施結(jié)果負(fù)責(zé)。 審核管理評審計劃和管理評審報告。 技安部 編寫管理評審計劃。 根據(jù)會議內(nèi)容起草管理評審報告。 各 部門 負(fù)責(zé)準(zhǔn)備、提供本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的管理評審所需資料。 11 廣州某裝飾有限公司 第 一 版 文件控制程序 文件編號： QEOHS/C2001 4 工作程序 管理評審頻次 管理體系評審會議原則每年進(jìn)行一次。 其內(nèi)容包括： ? 質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方針、目標(biāo)、企業(yè)性質(zhì) 及組織機(jī)構(gòu)、產(chǎn)品范圍、資源配置發(fā)生重大變化時； ? 質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全的運行出現(xiàn)嚴(yán)重不合格時； ? 發(fā)生重大質(zhì)量、安全和環(huán)境事故或用戶關(guān)于質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全有嚴(yán)重投訴或投訴連續(xù)發(fā)生時； ? 當(dāng)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求有變化時； ? 市場需求發(fā)生重大變化時； ? 其他情況需要時。具體內(nèi)容包括：評審時間、地點、目的、參加部門（人員）、評審內(nèi)容、各部門評審準(zhǔn)備工作 內(nèi)容及要求等， 經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)相關(guān)部門。 管理評審準(zhǔn)備 管理者代表負(fù)責(zé)向管理評審會匯報 內(nèi)審 和外審的 結(jié)果 ， 以往管理評審措施跟蹤 情況，有關(guān) 管理體系的變更建議。