第4章__辦公用品和設備管理-展示頁
2025-02-24 14:04本頁面
【正文】 管理秘書實務（第二版） 21世紀公共管理系列教材 本章主要討論最經(jīng)常使用的辦公設備，如復印機、傳真機、打印機、數(shù)碼照相機、數(shù)碼錄音筆、 U盤等。 4）電話、移動電話。 3）計算機、打印機、因特網(wǎng)。 2）傳真機。 （ 4）監(jiān)視控制 管理秘書實務（第二版） 21世紀公共管理系列教材 1）復印機。 （ 7）儲藏辦公用品應有良好的照明。 （ 5）小的物品、常用的物品，如訂書釘盒，應放在較大物品的前面，以便于找到和領取。 （ 3）新物品臵于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去，這保證物品不會因過時而不得不銷毀。 管理秘書實務（第二版） 21世紀公共管理系列教材 （ 1）儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失，儲藏需要的面積取決于單位的大小。 4）避免物品被破壞或因過期而作廢。 2）確保所需物品的充分供應。 余額 —— 在每一次處理后計算物品庫存余額。 接收 —— 記錄所有接收信息，包括發(fā)票號和供應商的名字。 最小庫存量 —— 最小量庫存是以防物品全部被消耗完而保存的該項物品的最小數(shù)量，這樣能夠保證購買者在所有物品用完之前有充分的時間補充庫存量。 最大庫存量 —— 最大量庫存是以防物品超量存儲而保存的該項物品的最大數(shù)量，庫存物品的數(shù)量在任何時候都不能超過這個最大量。 單位 —— 貨物訂購、存儲和發(fā)放的單位，例如令、盒、包等。 選擇辦公設備及用品供應商時要在以下幾方面對其進行比較： （ 1）價格和費用 （ 2）質(zhì)量和交貨 （ 3）服務和位臵 （ 4）安全和可靠性 辦公設備和易耗品的訂購方式通常有以下幾種： （ 1）直接去商店購買公司所需要的辦公用品 （ 2）電話訂購 （ 3）傳真訂購 （ 4） 網(wǎng)上購買 （ 5）郵寄購買 （ 1）先用訂貨單和通知單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物； （ 2）發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對，應立即通知采購部門聯(lián)系供應商； （ 3）接收數(shù)量的出入也應通知采購部門，以按真實數(shù)量支付貨款； （ 4）接收的每一類貨物的詳情，應輸入到辦公用品庫存卡的接收項中； （ 5）接收后，要及時更新庫存余額； （ 6）將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好； （ 7）訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。 （ 4）采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進庫。 辦公物品管理 第一節(jié) 辦公 用品 管理 一、常見的辦公用品 分類 日常 辦公用品及易耗品 （ 1） 紙簿、信封 （ 2） 筆、尺、刀、剪 （ 3） 裝訂用品 （ 4） 歸檔用品 （ 5） 辦公設備專用易耗品 辦公 自動化用品易耗品 （ 1）復印 用紙 （ 2）打 印用紙 （ 3）傳真 紙 （ 4） 相片紙 （ 5） 光盤、色帶、墨盒、硒鼓 其他 （ 1） 咖啡 （ 2） 茶點 （ 3） 飲料等 （ 1）由需要購買貨物的人填寫公司內(nèi)部的“購買申請表”并簽字 . （ 2）由采購人員向供應商發(fā)出購買需求信息，各供應商會返回對應的報價單或估價單，經(jīng)過采購人員比較、篩選，填寫正式訂購單并簽字，說明訂購貨物的詳細情況，發(fā)送給選定的供應商，該訂購單需要授權人，即公司高級主管簽字批準，同時要復制一份給會計部門，表示開始購貨，準備付款。 （ 3）當收到供應商的貨物后，要對照供應商的交貨單和自己的訂購單檢查貨物，查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應當符合要求，將簽收后的交貨單送會計部門。 （ 5）會計部門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，三單貨名、數(shù)字應相符，經(jīng)財務主管簽字批準，支付款額或支票。
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