【正文】 核實發(fā)放辦公用品； 7）提醒使用部門和人員節(jié)約使用辦公用品。 一個庫存目錄應該包含以下信息： （ 1）庫存目錄系列序號； （ 2）財產描述； （ 3）財產消耗； （ 4）供應商名稱； （ 5）接收日期； （ 6）存放位臵。 日期 —— 必須記錄所有行動的日期。 （ 5）會計部門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，三單貨名、數字應相符，經財務主管簽字批準，支付款額或支票。 選擇辦公設備及用品供應商時要在以下幾方面對其進行比較： （ 1）價格和費用 （ 2）質量和交貨 （ 3）服務和位臵 （ 4）安全和可靠性 辦公設備和易耗品的訂購方式通常有以下幾種： （ 1）直接去商店購買公司所需要的辦公用品 （ 2）電話訂購 （ 3）傳真訂購 （ 4） 網上購買 （ 5）郵寄購買 （ 1）先用訂貨單和通知單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物； （ 2）發(fā)現(xiàn)數量不對，應立即通知采購部門聯(lián)系供應商； （ 3）接收數量的出入也應通知采購部門，以按真實數量支付貨款； （ 4）接收的每一類貨物的詳情，應輸入到辦公用品庫存卡的接收項中； （ 5）接收后，要及時更新庫存余額； （ 6）將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好； （ 7）訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。 接收 —— 記錄所有接收信息，包括發(fā)票號和供應商的名字。 管理秘書實務（第二版） 21世紀公共管理系列教材 （ 1）儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失，儲藏需要的面積取決于單位的大小。 （ 4）監(jiān)視控制 管理秘書實務（第二版） 21世紀公共管理系列教材 1）復印機。 管理秘書實務（第二版） 21世紀公共管理系列教材 本章主要討論最經常使用的辦公設備，如復印機、傳真機、打印機、數碼照相機、數碼錄音筆、 U盤等。 按主機體型區(qū)分，可以分為臺式復印機、落地式復印機和組合式復印機。 復印機的使用常識： 1）選擇合適的地方安裝復印機。再將定影器及紙盒等相繼拉出，最后取感光鼓。 管理秘書實務（第二版） 21世紀公共管理系列教材 （ 2）試運行 通常采用復?。?COPY）方式，檢查傳真機是否能夠正常工作。 ⑤最后按復?。?COPY）鍵。過程如下： ①電話振鈴一次，機器自動啟動，液晶顯示“ RECEIVE”接收狀態(tài)或接收指示燈亮，表示接收開始； ②接收結束，液晶顯示“ RECEIVE”消失或接收指示燈熄滅； ③機器自動回到“準備好”（ READY）狀態(tài)。 ⑤不選用紙毛太多傳真紙。 管理秘書實務（第二版） 21世紀公共管理系列教材 故障 1：顯示“ CHECK PAPER SIZE”，出現(xiàn)“卡紙” 分析處理： 故障 2：復印或接收文件中有一條或數條豎白線 分析處理： 故障 3：不能自動進稿 分析處理： 管理秘書實務（第二版） 21世紀公共管理系列教材 故障 4：記錄紙輸送走斜 分析處理： 故障 5：傳真機接通電源后，報警聲響個不停 分析處理： 故障 6：開機后液晶顯示器無任何顯示，電源指示燈也不亮 分析處理： 故障 7：復印、發(fā)送文件中有一條（或幾條）豎黑線 分析處理： 管理秘書實務（第二版） 21世紀公共管理系列教材 針打機購臵成本便宜、耗材成本低廉、不怕“折騰”、能實現(xiàn)多層拷貝打印。它的前面有一個數字格柵