第4章__辦公用品和設備管理-文庫吧在線文庫
【正文】 第一節(jié) 辦公 用品 管理 一、常見的辦公用品 分類 日常 辦公用品及易耗品 （ 1） 紙簿、信封 （ 2） 筆、尺、刀、剪 （ 3） 裝訂用品 （ 4） 歸檔用品 （ 5） 辦公設備專用易耗品 辦公 自動化用品易耗品 （ 1）復印 用紙 （ 2）打 印用紙 （ 3）傳真 紙 （ 4） 相片紙 （ 5） 光盤、色帶、墨盒、硒鼓 其他 （ 1） 咖啡 （ 2） 茶點 （ 3） 飲料等 （ 1）由需要購買貨物的人填寫公司內部的“購買申請表”并簽字 . （ 2）由采購人員向供應商發(fā)出購買需求信息，各供應商會返回對應的報價單或估價單，經過采購人員比較、篩選，填寫正式訂購單并簽字，說明訂購貨物的詳細情況，發(fā)送給選定的供應商，該訂購單需要授權人，即公司高級主管簽字批準，同時要復制一份給會計部門，表示開始購貨，準備付款。 庫存參考號 —— 給每一庫存項編號，經常與存放位臵相聯(lián)系 。 （ 2）庫存控制的必要性 （ 3）庫存控制的作用 1）精確庫存數(shù)量并防止被盜。 （ 4）體積大、分量重的放臵在最下面，以減少從架子上取物時發(fā)生事故的危險。指定人員使用傳真機，做登記并保留所有發(fā)送記錄，其中包括日期、發(fā)送信息人的姓名和信息接收者的細節(jié)。 按顯影狀態(tài)區(qū)分，可以分為濕法（液態(tài)）機和干法（固態(tài)）機。 按特殊功能區(qū)分，可以分為具有信息存儲功能、自動編輯功能、模擬功能、對開分頁功能、自動進紙功能、自動雙面復印功能和人機對話等功能的靜電復印機。 為確保復印機的安全運轉．每天下午下班時關機。光傳真機也應運而生。 管理秘書實務（第二版） 21世紀公共管理系列教材 ③選擇掃描線密度的檔次。若發(fā)送出現(xiàn)差錯，則應重發(fā)，直至收方正確接收為止。定期進行全面的清潔保養(yǎng)，可以減少“卡紙”率。 管理秘書實務（第二版） 21世紀公共管理系列教材 （ 1）發(fā)出傳真 發(fā)出傳真除了要熟悉其發(fā)送方法外，還要注意： 1）擬寫文稿 2）登記：傳真管理，要建立收發(fā)登記制度。它由走紙機構、激光掃描系統(tǒng)、電子照相部件和字形發(fā)生器與控制器等幾部分組成。CCD是數(shù)碼相機用來感應光線、取代銀鹽成像的組件，相當于傳統(tǒng)相機的膠卷，直接關系到最后相片的分辨率及品質。 （ 3）不使用 U盤的時候，最好將 U盤取下，否則會影響終端的運行速度。是一種閃存介質，通過電腦的 USB接口存取數(shù)據，存取數(shù)據的速度遠比軟盤快。大多數(shù)的數(shù)碼相機都使用電荷耦合器件，它是數(shù)碼相機的心臟。 2）處理 秘書收到傳真后，屬于自己職責范圍之內的應盡快處理；如果是他人傳真，應盡快通知收件人，并請領取人領取時簽字，尤其是有急度和密級要求的傳真，更要認真對待，確保傳真能得到快速高效的處理。 ④不選用邊緣有毛茬傳真紙。自動接收時，無需操作人員在場。當原稿圖文顏色較深時，將“原稿深淺”鍵臵于“淺色”位臵；若圖文顏色較淡時，就將該鍵調至“深色”位臵。 ④放臵文件 一次放臵的文件頁數(shù)不能超過規(guī)定頁數(shù)； 文件正反面按要求放臵； 文件頂端要推進到能夠啟動自動輸紙機關的地方； 送多頁文件時，兩側要排列整齊，靠近導紙板，前端要摞成楔形。 當對復印機進行維護保養(yǎng)操作時，應首先切斷電源，打開各機門，卸下稿臺玻璃，然后分別將清潔器、顯影器、電暈裝臵、消電燈等取出。一般情況使用自動送紙，如果制作膠片或載體紙張較厚，則使用手動方式送紙。如圖 。減少私人電話；控制國內國際長途電話的使用；按單位有關規(guī)定使用移動電話；定期檢查并核對電話賬單以控制開銷。 管理秘書實務（第二版） 21世紀公共管理系列教材 4．物品的發(fā)放 （ 1）制作申請單 （ 2）備案清單 （ 3）發(fā)放物品應有下列手續(xù)： 1）指定人員發(fā)放； 2）按單位的有關制度規(guī)定發(fā)放時間； 3）緊急需要物品時必須有相應的處理程序； 4）必須填寫物品申請表，并由授權人簽字批準； 5）物品申請表包括下列細節(jié)：申請表編號、申領部門、物品名稱（項目）、數(shù)量、特殊要求、發(fā)放人簽字、領取人簽字、授權批準人簽字、日期； 6）清點
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