檔案管理實(shí)務(wù)項(xiàng)目六-展示頁
2025-01-14 05:18本頁面
【正文】 包括附注 *、提要 *2個(gè)單元。該項(xiàng)包括載體類型 *、數(shù)量及單位 *、規(guī)格 *3個(gè)單元。 ?（ 4）時(shí)間項(xiàng)。 ?（ 3）密級(jí)與保管期限項(xiàng)。 ?（ 2）稿本與文種項(xiàng)。 ?（一）著錄項(xiàng)目 ?《 檔案著錄規(guī)則 》 中規(guī)定的著錄項(xiàng)目有： ?（ 1）題名與責(zé)任說明項(xiàng)。 成果展示，對比評價(jià)； 活動(dòng)內(nèi)容與要求 【 理論支撐 】 ?開展檔案利用服務(wù)，檔案館（室）必須編制檔案檢索工具，建立相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，傳統(tǒng)做法是將已整理好的檔案經(jīng)過著錄和標(biāo)引，按規(guī)定順序排列而成的數(shù)據(jù)庫。如果著錄的內(nèi)容籠統(tǒng)、不準(zhǔn)確，就不能全面、細(xì)致地反映出全宗內(nèi)檔案的情況，因此在使用過程中出現(xiàn)的很多弊病，如漏檢、錯(cuò)檢或因怕遺漏而導(dǎo)致調(diào)卷過多等等。以館內(nèi)現(xiàn)有的檢索工具為例，案卷目錄是雖系統(tǒng)完整，但由于它著錄的內(nèi)容籠統(tǒng)、成分混雜、不能全面、細(xì)致地反映出全宗內(nèi)所有檔案的情況，因此在使用過程中出現(xiàn)的弊病很多，如漏檢、錯(cuò)檢或因怕遺漏而導(dǎo)致調(diào)卷過多等等；再如專題目錄的種類極少，選題上多偏重于量少易搞，實(shí)用價(jià)值很低，也缺乏連續(xù)性；重要文件目錄和部分文件分類目錄的編制，帶有許多人為隨意性，不能盡收同一全宗的所有文件等等，這樣一些看似種類繁多，卻樣樣都不全面的檢索工具拼湊在一起，難以起到依賴和互補(bǔ)的作用。 知識(shí)目標(biāo)： 能夠按照標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行檔案著錄； 能夠掌握檔案標(biāo)引的規(guī)范操作。 ?3．衡量檔案檢索效率。 ?（二）檔案檢索語言的類別（有三大類） ?館藏法 ?分類法 ?主題法 ?（三）檢索語言的作用 ?檔案檢索語言的主要作用有： ?1．作為概念轉(zhuǎn)換的依據(jù)。 四、檔案檢索語言概述 ?（一）檔案檢索語言的特點(diǎn) ?檔案檢索語言的基本特點(diǎn)有兩條： ?1．單義性。 ?2．是檔案館（室）、利用者以及檔案館（室）之間的交流工具。 ?（二）檔案檢索工具的基本要求 ?為了保證檢索的準(zhǔn)確率和效率，在編制檢索工具時(shí)，要結(jié)合單位利用檔案的具體情況，力爭做到? 全、準(zhǔn)、快、便 ?，這樣的檢索工具才會(huì)實(shí)用有效。如?全宗指南?等。 ?2．按編制方式分為：目錄、索引、指南。 三、檔案檢索工具 ?（一）分類 ?檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同的分類。 ?2．檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段。確定好查找內(nèi)容后，就利用相應(yīng)的檢索工具進(jìn)行查找，在計(jì)算機(jī)檢索中還應(yīng)按實(shí)際需求把這些檢索標(biāo)識(shí)之間的邏輯關(guān)系表達(dá)出來，形成檢索表達(dá)式。有時(shí)也需將這些概念借助檢索語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)。 ?（二）查找階段的主要內(nèi)容 ?1．確定查找內(nèi)容。 ?2．編制檢索工具。即對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄。 任務(wù)訓(xùn)練 活 動(dòng) 目 標(biāo) 通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案檢索工作的含義及內(nèi)容； 活 動(dòng) 組 織 根據(jù)情況靈活分組調(diào)查； 學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查某單位檔 案室或登陸檔案館網(wǎng)站了解 檔案檢索工具的要求、種類， 然后各組指定代表介紹他們 的調(diào)查情況，并討論分析如 何提煉檢索語言。 ?上述案例說明：一方面檔案檢索工具是人們查找檔案信息的導(dǎo)航，沒有檢索工具不論是檔案工作人員還是利用者都難以從大量的檔案中迅速及時(shí)地找到所需的檔案。經(jīng)分析小齊發(fā)現(xiàn)公司的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員主要查找的是客戶資料、公司的發(fā)文和內(nèi)部文件等，于是他就決定編制文號(hào)索引、客戶編號(hào)索引和專題目錄等幾種檢索工具為查找檔案提供途徑。 能力目標(biāo)： 案例導(dǎo)入 ?天宇外貿(mào)公司是一家二十年歷史的公司，檔案室的檔案在積累了一定數(shù)量后，由于只有案卷目錄而沒有其他檢索工具，在查找檔案時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)速度慢甚至找不到的現(xiàn)象。 任務(wù)一 認(rèn)識(shí)檔案檢索和檢索工具 掌握檔案檢索的含義與內(nèi)容； 掌握檔案檢索工具的種類； 明確檔案檢索語言的規(guī)范要求。項(xiàng)目 六 檔案檢索 學(xué)習(xí)目標(biāo) 通過本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí) ， 掌握檔案檢索的基本含義和要求；檔案著錄和標(biāo)引的規(guī)范和方法 、 檢索技術(shù)和方法等 ， 以適用將來的檔案檢索利用工作 。 知識(shí)要求 能力要求 通過本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí)與訓(xùn)練，能夠按照檔案檢索方法和技巧，尤其電子檔案的檢索方法，進(jìn)行檔案檢索工作。 知識(shí)目標(biāo)： 能夠分析檔案檢索工作在檔案整體工作中的地位； 能夠掌握和分析檔案檢索語言的規(guī)范性。該公司的檔案員小齊決定編一些檢索工具來解決這一問題。使用之后，明顯地提高了查找效率，小齊也獲得領(lǐng)導(dǎo)的表揚(yáng)。另一方面說明檔案檢索工具多種多樣，各不相同，編制檔案檢索工具時(shí)，要根據(jù)單位的具體情況對檔案檢索工具的種類和形式進(jìn)行適當(dāng)
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