【正文】 2023年 10月 9日 模擬練習(xí) —一封拒絕的信 研討（ 20分鐘） ?兩人一組，互讀信件。 這個(gè)為期 2個(gè)月的進(jìn)修班是省計(jì)委舉辦的，質(zhì)量高，費(fèi)用低，機(jī)會難得。 現(xiàn)在學(xué)習(xí)儲備一些專業(yè)知識，可以有利于將來工作。因此，我希望能參加一次“ 6個(gè)西格瑪”管理的進(jìn)修班，為期 2個(gè)月，脫產(chǎn)進(jìn)行。 （請注意 “準(zhǔn)備、寫作和檢查 ”三步驟） 尊敬的主管： 您好，我是質(zhì)量控制員王海賓，已經(jīng)在崗位上工作 3年了。 填寫完畢后用 5分鐘在組內(nèi)交換該分析表，可以討論 問題：填完表后，你發(fā)現(xiàn)了什么？交換表后，你又發(fā)現(xiàn)了什么？ 模擬練習(xí) —一封拒絕的信 練習(xí)背景： 你是一名行政主管，收到了一位骨干員工的來信，他提出脫產(chǎn)進(jìn)修的要求，（內(nèi)容見后） 而你必須寫一封復(fù)信，信中你要拒絕他的要求。 練習(xí)時(shí)至少填寫三個(gè)主要受信人，現(xiàn)實(shí)工作中要填寫所有的。關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容 2．寫作過程 文字溝通有三種主要類型： ① 肯定型 直接給出好的消息 解釋好消息 用好的祝愿結(jié)束 ② 否定型 用 緩沖 式的自然敘述開頭 在給出壞消息之前加以解釋 告訴壞消息 如果可能，建議某些可能的選擇 用好的祝愿結(jié)尾 ③ 指示型 以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始 表述建議或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者應(yīng)如何去做 鼓勵(lì)克服困難，盡早完成工作。 ② 是否有不適當(dāng)?shù)拿枋觥? 1． 寫作準(zhǔn)備階段： 思考：寫給誰？寫什么？為什么？ 提綱：主要點(diǎn)，使用索引卡 整理：按邏輯排列各要點(diǎn)的位置，去掉無關(guān)信息。當(dāng)這些與某種利益相關(guān)時(shí)，使受信者屈從。 開頭對受信人應(yīng)具有吸引力，要生動，使人產(chǎn)生興趣。 用良好的祝愿結(jié)束，不要為壞消息做任何辯解。 給出壞消息，要清楚、準(zhǔn)確。 開始以自然漸進(jìn)的方式敘述，為受信人接受壞消息先行鋪墊。 用好祝愿來結(jié)束文書，使受信人知道，你在分享他的愉快。 直截了當(dāng)?shù)亟o接受者好消息，使之高興。 內(nèi)容清晰，態(tài)度樂觀，簡明扼要，切中要害。 期待您的回音，并期望很快能和您會面。我是個(gè)非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)?…… 劉云端先生，您好： 這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。 此致 敬禮 比爾蓋茨 2023年 10月 1日 練習(xí) 目標(biāo)：判別兩封信的高下，并說明原因（ 10分鐘） 形式：團(tuán)隊(duì)討論、形成理由、代表陳述。 你曾表示過貴公司對安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會讓您滿意的。不管我們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項(xiàng)工作。 第二節(jié) 書面溝通的寫作過程 寫作過程 寫完后重讀 修改文書，大膽刪減 一口氣寫完 整理寫作思路， 考慮文書內(nèi)容 檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無誤， 要與不要 目的要明確 信息要全面 行文要簡短 使用短句 強(qiáng)調(diào)最重要的 段落分明 總結(jié)和結(jié)論 盡量生動 隨意開始 寫寫停停 被動句 雙重否定 長句 無關(guān)信息 錯(cuò)別字 過長 親愛的先生 /女士： 我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。 B、文字的表述對特定的情況應(yīng)是恰如其分的。 信息及含意會隨著信息內(nèi)容所描述的情況，以及發(fā)文和收文時(shí)的部門而有所變更 。 閱讀 包括：理解、想象、思維、表達(dá)、記憶和閱讀速度六大因素。主要內(nèi)容 第一節(jié) 書面溝通概述 第二節(jié) 書面溝通的寫作過程 第三節(jié) 書寫技巧 第四節(jié) 筆頭溝通實(shí)踐 第一節(jié) 書面溝通概述 書面溝通的概念 書面溝通優(yōu)缺點(diǎn) 書面溝通的種類 書面溝通的障礙 一、 書面溝通的概念 書面溝通，就是利用書面文字作為主要表達(dá)方式，在人們之間進(jìn)行信息傳遞與思想交流的溝通形式。 二、書面溝通的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn) （一 )書面溝通的優(yōu)點(diǎn) 可供閱讀，便于長期保存 可避免發(fā)生正面沖突 內(nèi)容易于復(fù)制，有利于大規(guī)模傳播 講究邏輯性和嚴(yán)密性，說理性更強(qiáng) 可以反復(fù)推敲、修改 充當(dāng)意見不和、起爭端時(shí)的證明 （二）書面溝通的缺點(diǎn) 耗費(fèi)時(shí)間較長 容易產(chǎn)生溝通障礙 信息反饋速度較慢 無法運(yùn)用情景和非語言要素 三、書面溝通的種類 （一）按照書面溝通的主體與客體分類 寫作 包括文學(xué)創(chuàng)作和應(yīng)用寫作。 （二）按照書面溝通所用的文體分類 行政公文 計(jì)劃類文書 報(bào)告類文書 法律類文書 新聞性文書 日常事務(wù)類文書 （三）按照溝通渠道不同分類 紙張 傳真 電子郵件（ Email） 電子會議系統(tǒng)（ EMS） 四種溝通渠道的比較（ P106) 四、書面溝通的障礙 （一）語言方面的障礙 （二）知識方面的障礙 （三）人為的障礙： 發(fā)文者的語氣、強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)、表達(dá)特色，以及發(fā)文的目的經(jīng)常被忽略而使理解有誤。 五、特別提醒 有效書面溝通的特點(diǎn)是什么？ A、傳達(dá)必要的，精確的信息。 書面溝通的首要重點(diǎn)是什么？ 明確目的 我想利用這份文書做什么？ 傳遞信息 下達(dá)指示 解釋事情 事后補(bǔ)遺 制定語氣和修辭策略 課堂互動 書面溝通是一種非常重要的溝通方式 ，請大家交流一下 ， 在什么情況下適合書面溝通 ， 并舉出相應(yīng)的例子 。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。我是個(gè)非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)?…… 劉云端先生，您好： 這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊。 期待您的回音，并期望很快能和您會面。（ 3分鐘） 親愛的先生 /女士： 我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。不管我們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項(xiàng)工作。 你曾表示過貴公司對安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會讓您滿意的。 此致 敬禮 比爾蓋茨