【正文】 程中，一定會發(fā) 生“所有權”（ ownership） 的轉(zhuǎn)移及占有。 買方一定要先具備支付能力。即“ 5R” 就管理功能而言的內(nèi)涵 采購管理系研究在取得物品與勞務的過程中，統(tǒng)籌兼顧事前的規(guī)劃、事中的執(zhí)行以及事后的控制，以達到維持正常的產(chǎn)銷活動，降低產(chǎn)銷成本的目的。 采購的范圍 有形的物品 原料 副料 機具及設備 事務用品 無形的物品 技術 服務 工程發(fā)包 實例 12 某電腦公司總務主辦采購項目表 一、雜項用品 茶杯、壺、臺燈、配鎖、衣架、茶葉、咖啡、奶精、 糖、紙巾、桌巾、刻印、沖洗照片、識別證制作 二、影印及電訊有關耗材 1. 影印機、傳真機、電報機等所用耗材 、電話線路申請等 三、文具用品（制式及非制式） 四、辦公設備購買及維修 五、廣告（議比價）發(fā)包 人事、法務廣告、公司形象廣告、產(chǎn)品廣告、牌樓 制作（國內(nèi)） 六、贈品采購 年終紀念品、展示會或業(yè)務推廣贈品、公開贈品 七、印刷品 依公布之印刷作業(yè) QVL規(guī)定辦理 八、交際禮品采購 交際送禮、員工婚喪喜幛、挽聯(lián)訂制 九、會議籌備 會場洽租、布置、餐飲點心安排 十、各種場廳租賃 辦公室、倉庫、廠房洽租等 十一、福利活動 全公司性福利活動：旅行、健行、休閑性、體育性、 文藝性活動、日用品采購、交通車安排、代訂返鄉(xiāng)團體 票等 十二、展覽會場工程發(fā)包 十三、交通設備購買及維修 十四、貨品托運 十五、廠房設備及工程發(fā)包維修 注：該公司另設有采購部，負責生產(chǎn)性物料之采購。 ? 物料或商品由制造部門或銷售部門來擬訂 ?采購工作則可能由采購部門或商品部門掌管 ?庫存之責任則可能將成（商）品歸屬銷售部門 分權式的組織方式，采購部門只承擔整個物料管理中的一部分功能與責任，也就是將有關物料或商品需求計劃、采購及庫存的主管部門，分屬不同的指揮系統(tǒng)，譬如采購部門隸屬行政部或管理部、物料或商品需求計劃部門隸屬制造部或銷售部，倉儲部門隸屬資材部或廠務部，會產(chǎn)生以下缺點： ? 權責不清 ? 目標沖突 ? 浪費資源 集權式的采購組織 即將采購相關的職責或工作，集中授予一個部門來執(zhí)行。 統(tǒng)籌供需，增強采購能力，提升存量管制 績效。 物料作業(yè)系統(tǒng)制度化與合理化，減低了管 理費用。?按物品類別 采購部 采 購 三 課 采 購 二 課 采 購 一 課 電子零件 (包括集成電路、開關、電阻、連接器、變壓器、電熱調(diào)節(jié)器、制動器、機黽器等） 機械制品 (包含塑料膠品、機器設備、模具等） 工程發(fā)包 事務用品 維護機械 維護水電 某電子公司采購部組織表 ?按采購地區(qū) 采購部 外 購 課 內(nèi) 購 課 某水泥公司采購處組織表 ?按采購價值或重要性 E 部 制 造 工 程 部 制 造 部 品 管 部 生 管 二 部 生 管 一 部 倉 儲 部 內(nèi) 購 部 廠 務 部 電 腦 工 程 部 機 械 工 程 部 視 訊 工 程 部 安 規(guī) 部 軟 件 工 程 部 電 源 工 程 部 計 劃 管 制 部 業(yè) 一 部 業(yè) 二 部 外 購 部 資 訊 部 財 會 部 進 出 品 部 會 計 部 工 業(yè) 關 系 部 工 廠 廠長室 研 究 開 發(fā) 處 ID中心 XTERMINAL 業(yè) 務 處 產(chǎn)品 中心 財 務 處 總經(jīng)理室 (內(nèi)部稽核組 ) 總經(jīng)理 某電腦公司組織表 ?按采購過程 供應處 內(nèi) 購 課 外 購 課 接 轄 課 資 訊 課 結(jié)報組 議價組 訪價組 綜合組 履約組 訂約組 報關組 驗收組 提貨組 資訊組 稽催組 物料管理組 某國防科技單位采購組織表 ?混合式編組 采購處 內(nèi) 購 課 原 料 課 內(nèi) 購 課 五多及其他 機器零件儀表 塑膠制品 包裝材料工程 主要原料 助劑染料 機器零件 某人造纖維制造公司采購組織表 采購部門組織方式之優(yōu)劣比較 一貫作業(yè)的組織方式，有下列優(yōu)點： 一位采購人員可綜理全部采購過程，權責相當分明。 對供應商的關系良好。 一貫作業(yè)的組織方式，也有如下缺點： 一位采購人員負責全部過程的各項作業(yè)，工作相當繁復，且無法專精。 采購人員常因某一采購案件之羈絆，而無法進行其他的案件，致采購完成效率偏低。 一方面是分工合作，另方面則內(nèi)部牽制，除非全體人員沆瀣一氣，否則勾串不易。 分段作業(yè)的組織方式，會有如下缺點： 采購過程由不同人員分段處理，發(fā)收轉(zhuǎn)接手續(xù)較多，延誤時效。 采購人員的工作滿足感比較低，因其對任何采購案件均無完整之決定權。 ? 物料管制單位 ： 根據(jù)生產(chǎn)計劃擬訂物料需求計劃； 制定公司主要物料存量管制水準； 物料交貨進度之管制； 缺料之稽核。 物料之驗收、存儲與發(fā)主。 存量管制物料之申請。 ? 財務 單位 ： 物料采購預算之審核； 各處物料與勞務付款方式的規(guī)定； 物料付款憑證之審查與支付； 供應商違約賠償、扣款等之執(zhí)行。 2. 交貨： (1) 給供應商正確而能達到的交貨期； (2) 提供長期的需求計劃給供應商； (3) 使供應商同意饈及運輸方式； (4) 協(xié)助供應商處理交貨問題。 4. 其他： (1) 對供應商的問題及報怨盡快回應； (2) 提供技術或檢測儀器，使供應商生產(chǎn)更佳產(chǎn)品； (3) 使供應商盡早參與產(chǎn)品的設計。 2. 采購課長： （ 1）分派采購人員及助理的日常工作； （ 2）負責次要原料或物料之采購； （ 3）協(xié)助采購人員與供應商談判價格、付款方式、交貨日期等； （ 4）采購進度之追蹤； （ 5）保險、公證、索賠之督導； （ 6）審核一般物料采購案； （ 7）市場調(diào)查； （ 8）供應商之考核。 4. 助理： （ 1）請購單、驗收單之登記； （ 2）訂購單與合約之繕打； （ 3）交貨記錄及稽催； （ 4）訪客之安排與接待； （ 5）采購費用之申請與報支； （ 6）進出口文件及手續(xù)之申請； （ 7）電腦作業(yè)與檔案管理； （ 8）承辦保險、公證事宜。 供應商之選擇； 交易價格及條件之決定； 采購規(guī)范之確認； 與潛在供應商之接觸聯(lián)系。 采購人員之管理 人員招募 內(nèi)部招募 外部招募 面談及選用 人員輪調(diào) 輪調(diào)之優(yōu)點 擴大員工知識領域 促進部門關系 提升決策能力 防止日久生弊 降低離職率 輪調(diào)之缺點 人才養(yǎng)成不易 工作投入不夠?qū)Ｐ? 4. 采購制度與作業(yè)流程及表單 作業(yè)流程 一般采購作業(yè)的流程設計 : 注意先后順序及時控制 注意關鍵點之設置，為便于控制，國外采購，從詢 價、報價、申請輸入許可證、開信用狀、裝船、報 關、提貨等均有管制要領或辦理時限。 避免作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復與混亂。 處理程序應合時宜。 美國采購學者威斯汀 ()等，主張之采購作業(yè)基本步驟： 確認需求 需求說明 選擇可能的供應來源 合宜價格的決定 訂單安排 訂單追蹤與稽核 核對發(fā)票 不符與退貨處理 結(jié)案 紀錄與檔案維護 采購表單 資本支出請購單 專業(yè)單位： 部門： 地點 主旨： 財務分析 金額 用款日期 購置成本 費用 減：舊品報廢所得 實際進出金額 損益分析 折 舊 年 數(shù) 年 每 年 折 舊 金額 減：費用減少 每年 營收增加 每年 凈 損 益 每年 付 款 明 細 日期 參考號碼 支票號碼 金 額 請購明細： 總 額 申 請 人 工作計劃表 職稱 簽名 日期 工作項目 負責人 預定完成日期 財產(chǎn)管理員意見： 核 準 請購單 序號 統(tǒng)一編號 科號 名稱 / 規(guī)格 單位 數(shù)量 單價 金額 合 計 茲同間依照本訂購單所述條件交貨 簽認： 職稱： 日期： 簽章： 簽認聯(lián)： 編號： 訂購日期： 預定交貨日： 交易條件（分批交貨） 交貨方法： 付款條件： 訂 購 單 某石油公司訂購單 交貨地點： 請購單編號 材料編號 規(guī)格編號 單位