千招百式讓excel用得更好(下)-展示頁
2024-09-02 16:31本頁面
【正文】 圖44 3) 不過，輸入好新序列還不算完，我們還需要在排序窗口中進(jìn)行一些簡單的調(diào)整。如圖43所示 圖43 2) 從圖中大家可以看到，其實Excel能夠自動排列的就是左窗格中的那些序列，里面并沒有我們打算排序的“部門一、部門二”什么的，所以計算機(jī)自然也就無法對其正確排列了。如圖42所示 圖42 【小 飛】 呵呵，這個問題果然很有代表性，其實與我們平時想象的不同，計算機(jī)一般默認(rèn)時只能識別最常見的數(shù)字序列，就拿文中的“用車部門”舉例吧，咱們認(rèn)為部門一、部門二、部門三就是一個標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)列，可計算機(jī)它看不懂，由于沒有內(nèi)置這套序列，所以它根本就搞不明白這幾個部門之間到底誰排先誰排后。再點擊“添加”按鈕繼續(xù)設(shè)置下一條大于100%的條件格式，顏色設(shè)為藍(lán)底白字。如圖39所示 圖39 2) 用鼠標(biāo)將需要標(biāo)注的員工業(yè)績單元格全部選中，然后執(zhí)行“格式”菜單→“條件格式”命令 3) 假設(shè)我們打算將圖表中所有達(dá)成率低于100%的單元格用紅底黃字顯示出來，將所有達(dá)成率大于100%的單元格用藍(lán)底白字顯示出來，而達(dá)成率等于100%的單元格保持白底黑字狀態(tài)。不過，對于那些喜歡使用Excel為自己制作日常工作表的朋友來說，下面提到的也算是一個很實用的技巧了 【方 法】 1) 像如圖37所示那樣首先選中需要設(shè)置輸入法狀態(tài)的單元格 圖37 2) 點擊“數(shù)據(jù)”菜單→“有效性→輸入法模式”標(biāo)簽 3) 然后將其中的輸入法狀態(tài)設(shè)為“打開”后確定即可。不知Excel能不能實現(xiàn)這樣的功能。如圖36所示就是三種不同輸入狀態(tài)的對比圖 圖36 【小提示】 使用此技巧輸入的數(shù)字將自動轉(zhuǎn)換為文本格式，如果您對該數(shù)字有計算要求，請慎用 16. 輸入法也能自動切換 【問 題】 說到了數(shù)據(jù)輸入，其實大家在Excel的表格輸入中還有一個常見的問題，那就是經(jīng)常需要在特定的單元格中輸入漢字，而在其他單元格中輸入字母。那就是使用文本快捷輸入方式 【方 法】 1) 首先將光標(biāo)定位于要輸入文本的單元格 2) 每次在帶0數(shù)字的輸入前首先插入一個逗號符（英文逗號），然后再繼續(xù)輸入相應(yīng)的數(shù)字就行了。如圖35所示 圖35 4) 好了，最后再來看一看其他工作表中有沒有批注吧，方法就和上面講的一樣就行了15. 輕松輸入前面帶0的數(shù)字 【問 題】 有時我們在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入工作時會經(jīng)常需要臨時輸入一些前面帶0的數(shù)字，郵政編碼就是一個很明顯的例子，常規(guī)的方法一般都是將該列或該單元格先設(shè)置為“文本”或“特殊格式”（在特殊格式中有包括郵政編碼這樣的特例），然后再重新錄入。千招百式 讓Excel用得更好(下) 14. 一步清除工作表批注 【問 題】 由于Excel本身就是一款具有辦公自動化功能的軟件，有時在一篇Excel工作表中，會有很多人在上面加入各種各樣的批注，這些批注在文檔的修訂階段很有用，但當(dāng)準(zhǔn)備打印最終稿時，它們就顯得有些多余了，必須全部刪除，可問題是即使將它另存為一個新文檔，里面的批注也會自動跟隨過去，而如果使用右鍵一個一個去刪又顯得很麻煩，Excel有沒有什么更快的方法呀 【小 飛】 呵呵，這個問題其實很簡單，下面小飛就教大家一個簡單方法，一步清除工作表中的所有批注 【方 法】 1) 打開一份待處理工作表，我們會發(fā)現(xiàn)里面已經(jīng)有很多加好的批注了。如圖34所示 圖34 2) 這時，我們按動Ctrl + A鍵 全選當(dāng)前工作表 3) 然后執(zhí)行“編輯”菜單→“清除→批注”命令就可以了。不過如果這樣的數(shù)據(jù)量較少，但每隔不長時間就遇到一個的話，上述的操作難免就會給工作效率帶來很大的影響了，不知道Excel對此有沒有什么好的解決辦法呢？ 【小 飛】 其實對于這類問題Excel也沒有直接的解決方案，不過我們還是可以通過一個小技巧來變相地解決它。比如唐山的郵編“ 063000 ”就可以寫上“ ’063000 ” 3) 此時您就會發(fā)現(xiàn)在Excel中已經(jīng)可以正常地顯示這個帶0數(shù)字了。每次手工打開、關(guān)閉輸入法顯得很麻煩，其實像好多專業(yè)的財務(wù)軟件上（比如“財智家庭理財”）上都提供了輸入法的自動開關(guān)功能，只要我們將光標(biāo)定位在需要輸入漢字的區(qū)域上時，預(yù)設(shè)的中文輸入法便會自動打開，而當(dāng)我們將光標(biāo)移到其他區(qū)域時，輸入法又會自動關(guān)閉，很方便。 【小 飛】 其實，Excel也提供了這項技巧，只不過由于沒有做過太多的宣傳，我們平時又很少用Excel開發(fā)專門的財務(wù)軟件，自然知道的朋友也就比較少了。如圖38所示 圖38 17. 不同的數(shù)據(jù)，不同的顏色 【問 題】 在一些業(yè)績統(tǒng)計表中，我們會看到不同銷售人員的工作業(yè)績相差很大，如果統(tǒng)計表是上報給公司管理層的，那么他們最希望看到的就是一個畫面簡潔，一目了然的表格
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