【正文】 議程和內(nèi)容是否在法定權(quán)力或組織權(quán)力之內(nèi)。錯(cuò)1沒(méi)有事先提醒下屬將設(shè)備采購(gòu)的相關(guān)票據(jù)復(fù)印存檔。對(duì)在會(huì)議主持中以問(wèn)題為導(dǎo)向，不斷引導(dǎo)與會(huì)者形成討論的結(jié)論。對(duì)能夠在開展參與政府采購(gòu)項(xiàng)目之前，主動(dòng)了解政府采購(gòu)招、投標(biāo)的主要內(nèi)容。對(duì) 知道在辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算中考慮交貨的時(shí)間和售后服務(wù)有關(guān)的細(xì)節(jié)問(wèn)題。對(duì)在會(huì)議組織中，能夠引導(dǎo)會(huì)議，先提出上些建設(shè)性的意見，供大家參考。什么？你沒(méi)有將這些東西復(fù)印，我沒(méi)告訴你？難道你不知道這些東西都是要必須復(fù)印存檔的嗎？連這么點(diǎn)基本常識(shí)都沒(méi)有還做什么秘書？（扔下電話淡出）參考答案：能夠主持好協(xié)調(diào)會(huì)，啟發(fā)和引導(dǎo)大家積極地發(fā)展意見。那怎么辦呀？好吧，我讓采購(gòu)部盡快跟供應(yīng)商聯(lián)系一下。陳總監(jiān)嗎？你說(shuō)前兩天采購(gòu)的辦公設(shè)備用品的發(fā)票有問(wèn)題。高：那好，你把這些發(fā)票、單據(jù)送到財(cái)務(wù)，把這個(gè)后續(xù)的貸款支票開出來(lái)交給廠家。下面大家議一議財(cái)務(wù)預(yù)算的具體細(xì)節(jié)。陳：反正花的不是你自己的錢，沒(méi)人知道心疼。蘇：我們既然重新裝修一次還是應(yīng)該力求功能齊全，跟上時(shí)代，要不還有什么意義。高：請(qǐng)你們同時(shí)將政府采購(gòu)的招、投標(biāo)程序?qū)懗鲆环輬?bào)給我。蘇：是嗎，那可能是鐘秘書他們疏忽了。蘇：昨天我已經(jīng)將準(zhǔn)備提交采購(gòu)中心的任務(wù)書上報(bào)給了總理經(jīng)辦公室。高：還要考慮交貨時(shí)間和有關(guān)售后服務(wù)問(wèn)題。高：非常好，請(qǐng)你們將需要訂購(gòu)的物品寫成書面報(bào)告提交上來(lái)，為制定整體的采購(gòu)計(jì)劃提供資料。我先提醒大家?guī)c(diǎn)，我們需要采購(gòu)的物品要充分考慮實(shí)際的需求和與原來(lái)設(shè)備的匹配，同時(shí)要考慮到公司財(cái)務(wù)承受的能力，以及售后服務(wù)等問(wèn)題。模擬試題一（一）單項(xiàng)選擇題一般會(huì)議議程的編制應(yīng)在BA、日程表編制之后 B、日程表編制之前C、會(huì)議籌備方案調(diào)整之前 D、會(huì)議籌備方案編制之前（二）多項(xiàng)選擇題選擇恰當(dāng)?shù)臅?huì)議地點(diǎn)要綜合考慮以下因素ABCDA、交通便利 B、會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符C、良好的設(shè)備配置 D、場(chǎng)地租借的成本合理考試題型示例一（一）單項(xiàng)選擇題示例會(huì)議成本公式2ABT中的A為 （D）A、召開會(huì)議的時(shí)間 B、參加會(huì)議的人數(shù)C、會(huì)議的直接成本 D、每小時(shí)與會(huì)者平均工資的3倍（二）多項(xiàng)選擇題示例會(huì)議應(yīng)急方案的特點(diǎn)應(yīng)做到ABCA、留有余地 B、有的放矢 C、預(yù)防為主 D、及時(shí)應(yīng)對(duì)（三）案例分析題示例錄像人物：高葉 總經(jīng)理助理王民 宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理譚平 總經(jīng)理辦公室文員劉建 設(shè)備采購(gòu)部經(jīng)理孫悅 設(shè)備采購(gòu)員陳宏 財(cái)務(wù)總監(jiān)物品：采購(gòu)方案、領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)單、政府采購(gòu)任務(wù)書、會(huì)議室一間、來(lái)訪者登記卡樣板、布告板一個(gè)、企業(yè)產(chǎn)品宣傳冊(cè)若干、小型會(huì)議條幅（公司辦公設(shè)備和家具采購(gòu)方案協(xié)調(diào)會(huì)）情景一（公司會(huì)議室）（高葉主持一個(gè)協(xié)調(diào)會(huì)，后面掛著會(huì)標(biāo)，到會(huì)者有譚、劉、孫、陳、蘇）高：今天我們來(lái)開一個(gè)協(xié)調(diào)會(huì)，兩天前王總給我下達(dá)了一個(gè)任務(wù)單，我公司的接待區(qū)需要重新裝飾，為了適應(yīng)公司的發(fā)展需要，我們首先碰一下接待區(qū)所需采購(gòu)的各種物品，在此基礎(chǔ)上，寫出采購(gòu)方案，做出采購(gòu)預(yù)算。指定可以取消預(yù)訂而不向參會(huì)單位收費(fèi)的一段時(shí)間或最后期限。確定預(yù)訂和開票手續(xù)，包括組織方為賓客承擔(dān)財(cái)務(wù)責(zé)任的限度。確定由旅館提供的免費(fèi)商品和服務(wù)（例如會(huì)議室及其布置，特別裝飾，歡迎會(huì)的音樂(lè)和酒，飛機(jī)場(chǎng)接機(jī)，特別的娛樂(lè)活動(dòng)，工作人員伙食，電影放映員及其他額外人員）。餐桌座位安排、視聽器材以及其他設(shè)備的圖表都應(yīng)將有關(guān)內(nèi)容附于簽訂的協(xié)議書之后。 總經(jīng)理助理：高葉 2007年3月4日參考答案：本題為四級(jí)秘書試題。因該協(xié)議的內(nèi)容關(guān)系到會(huì)議能否成功舉辦，所以請(qǐng)你就該協(xié)議內(nèi)容應(yīng)注意的事項(xiàng)提出一些建議，以便于我們?cè)诿魈旌凸居嘘P(guān)人員討論協(xié)議文本時(shí)作為參考。對(duì)（四）工作實(shí)務(wù)題示例背景說(shuō)明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是總經(jīng)理助理高葉需要你完成的任務(wù)。 對(duì)1握手禮儀規(guī)范。對(duì)1在部門之間發(fā)生了摩擦和沖突后，能夠做好橫向溝通，防止事態(tài)擴(kuò)大。對(duì)1在溝通中，有“內(nèi)部客戶”的意識(shí)，關(guān)心尊重老同事。對(duì)1注意做好橫向的溝通協(xié)調(diào)，選擇有針對(duì)性的溝通形式，如：與馬經(jīng)理的談話。對(duì)適時(shí)總結(jié)會(huì)議的發(fā)言，引導(dǎo)與會(huì)者形成會(huì)議的決議。對(duì)能夠提出一些開放式的問(wèn)題，鼓勵(lì)與會(huì)者積極參與，積極引導(dǎo)會(huì)議的議程。對(duì)未能督促負(fù)責(zé)會(huì)議室管理的秘書提前做好會(huì)議前的設(shè)備檢查工作，造成會(huì)議延時(shí)開始。錯(cuò)對(duì)下屬下達(dá)口頭會(huì)議通知時(shí)，時(shí)間、地點(diǎn)具體準(zhǔn)確。著裝不規(guī)范，不符合禮儀要求。）高：（站在客人的外側(cè)，伸出右手，手心朝上）杰克先生，請(qǐng)隨我這邊走（眾人向展覽會(huì)走去）。杰克：這太好了，我們有這么多的共同點(diǎn)，相信我們的合作一定能夠成功。杰克：很高興認(rèn)識(shí)你，昨天晚上我已經(jīng)在電視里看到了記者對(duì)你的采訪，你講得很好，我也非常喜歡小貓，我家里的貓媽媽和你們收養(yǎng)的那一只長(zhǎng)得很像。王：（回頭向杰克）我來(lái)介紹一下，這位是總經(jīng)理助理高小姐，這位是我們的貴賓美國(guó)朗格公司總經(jīng)理杰克先生。王：小高，我已經(jīng)看過(guò)昨晚電視臺(tái)關(guān)于我們公司收養(yǎng)那窩小貓的報(bào)道，你很會(huì)應(yīng)變，安排得很不錯(cuò)。你們可以這樣……（聲音淡出）情景四王總經(jīng)理和杰克從車?yán)镒叱?，高上前迎接。朱：（?duì)保安），你們還不快把這些貓都給處理掉。高（把吳拉住）：別生氣，大家都是為了工作。高：（急）這是怎么搞的，誰(shuí)負(fù)責(zé)的會(huì)務(wù)？吳：（指馬）不是歸他管嗎？馬：（反駁）噯！你講不講道理??？會(huì)場(chǎng)是我布置的沒(méi)錯(cuò)，可這車間是管你借的呀！要怪，也只能怪你的車間平時(shí)衛(wèi)生不好，連貓都隨隨便便跑進(jìn)來(lái)了。保安：（慌張）朱經(jīng)理，不知怎么搞的，廠房的的墻角里發(fā)現(xiàn)了一窩貓。大加夸贊。朱：高助理，您看這會(huì)場(chǎng)布置得多好。）情景三高：王總啊……路上還順利……小鐘接上您了……我們都布置好了……兩小時(shí)后直接到會(huì)場(chǎng)？好好……您放心好了。好了，我也該回車間去了！高：您走好，多注意身體，別把自己累著。咱別為一點(diǎn)兒小事影響了工作。吳：不愧是經(jīng)理助理了，都會(huì)拐彎抹角地做我的工作了。（關(guān)門坐回沙發(fā)）高：吳經(jīng)理，您別生氣，年輕人性子急，特別是剛畢業(yè)的研究生，血?dú)夥絼?，您也別當(dāng)回事。三人起身告辭，高起身送客。大家還有什么意見嗎？（眾人紛紛說(shuō)：“挺好，就這樣吧。吳經(jīng)理，請(qǐng)您幫助一下馬經(jīng)理，提供一下相關(guān)的技術(shù)資料和產(chǎn)品的樣品。在座各位點(diǎn)頭表示同意。老吳，你放心，你派來(lái)的人手，我一定不會(huì)虧待他們。咱們的生產(chǎn)任務(wù)這么重，要說(shuō)停產(chǎn)，也就只能一兩天，我想不如讓職工休息一兩天，再挑幾個(gè)精明能干的工人，協(xié)助朱主任搞好保安和接待工作，一定要做好安全和保密工作。這樣做可使外商進(jìn)一步了解我們集團(tuán)的情況。但這次展覽會(huì)牽涉到幾千萬(wàn)美元的合作投資項(xiàng)目，這里面凝聚了王總和我們公司上下員工的一片心血，要是因?yàn)樵蹅儍?nèi)部合作問(wèn)題影響了談判，大家可誰(shuí)也擔(dān)待不起呀！（吳張張嘴，欲言又止……）朱：那你說(shuō)怎么辦吧？高：我覺(jué)得呀，馬經(jīng)理的意見還是比較有道理的。怎么樣？高：好的，大家看馬經(jīng)理的建議如何？吳經(jīng)理，您覺(jué)得呢？吳：不行！那正常的生產(chǎn)怎么辦？工人不用干活了？這可不是兒戲啊?。R表現(xiàn)出不屑，就要往起站?？墒窃蹅児居譀](méi)有太大型的會(huì)場(chǎng)，所以我想，在廠區(qū)內(nèi)找一間通風(fēng)、采光都不錯(cuò)的廠房，布置成展廳。要讓外商留下深刻的印象，還要花費(fèi)少，各位談?wù)劯咭姲?。下周一，王總就要陪同朗格公司亞太地區(qū)總裁杰克先生來(lái)我公司考察。10：20會(huì)議開始）高：今天會(huì)議的內(nèi)容是這樣的，我們集團(tuán)公司和美國(guó)朗格公司正在談判的合作項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)入了關(guān)鍵階段。情景二：（9：50高助理提前達(dá)到會(huì)議室，檢查會(huì)議設(shè)備，發(fā)現(xiàn)多媒體有問(wèn)題，用手機(jī)呼鐘秘書：“鐘秘書，1號(hào)會(huì)議室的多媒體有問(wèn)題，請(qǐng)你通知行政部的有關(guān)技術(shù)人員馬上過(guò)來(lái)檢查一下。（高放下電話，又給鐘秘書打電話）”高：（看了一下手表）鐘秘書，我是高助理，現(xiàn)在是9：30，請(qǐng)通知吳經(jīng)理、馬經(jīng)理、朱主任在10：00到1號(hào)會(huì)議定開個(gè)碰頭會(huì)。（桌上電話鈴響）高秘書（著休閑裝，辦公桌不整潔，文件歸類不清楚）拿起電話：“喂！您好，這里是宏遠(yuǎn)公司。第二部分 秘書實(shí)務(wù)技能第一章 會(huì)議管理考試題型示例一（一）單項(xiàng)選擇題示例小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位安排，常以離會(huì)議主持人或主席位置近的座位為上座，而會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于DA、接近入口處、正對(duì)門 B、遠(yuǎn)離入口處、背對(duì)門C、接近入口處、背對(duì)門 D、遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門（二）多項(xiàng)選擇題示例要保證會(huì)議在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行就需要考慮以下哪些因素ADA、會(huì)議擁有隔音設(shè)施 B、謝絕訪客參觀C、關(guān)閉場(chǎng)內(nèi)的手機(jī)、呼機(jī) D、調(diào)整會(huì)場(chǎng)擴(kuò)音器的音量提交會(huì)議討論的文件如涉及有關(guān)單位和部門事先要ABA、進(jìn)行會(huì)商 B、廣泛征求意見 C、由各部門分別提出意見 D、由牽頭部門提出主要意見（三）案例分析題示例錄像時(shí)間：某日上午地點(diǎn)：公司經(jīng)理辦公室人物：宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理助理高葉宏遠(yuǎn)公司王總經(jīng)理美國(guó)朗格公司總經(jīng)理杰克生產(chǎn)部吳經(jīng)理公關(guān)部馬經(jīng)理保衛(wèi)處朱主任電視臺(tái)劉記者保安員小鄭物品：會(huì)議室、電話等情景一（某日，總經(jīng)理辦公室旁的高助理辦公室）（旁白）：宏遠(yuǎn)公司是一家從事化工產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售的大型集團(tuán)公司?，F(xiàn)在正在和美國(guó)朗格公司洽談一項(xiàng)幾千萬(wàn)美元的合作項(xiàng)目。啊……王總啊……我是小高……嗯……哈……沒(méi)問(wèn)題……您放心好了……再見。鐘秘書：好的，我馬上通知。”當(dāng)技術(shù)人員檢查之時(shí)，與會(huì)人員陸續(xù)到齊。這是我公司的美國(guó)朗格公司已有的一些合作項(xiàng)目和合作情況（用多媒體演示公司與美國(guó)公司已有的一些合作項(xiàng)目和情況）。王總委托我牽頭與各位一起用一周的時(shí)間籌備一個(gè)小弄的展覽會(huì)，這個(gè)展覽會(huì)一定要能展現(xiàn)出我們集團(tuán)在高新產(chǎn)品方面的技術(shù)實(shí)用，突出集團(tuán)特點(diǎn)。馬：我有個(gè)建議，作為一個(gè)內(nèi)部的展覽會(huì)，我們沒(méi)有必要在外面租用場(chǎng)地。這樣既節(jié)約開支，又能讓外商考察體驗(yàn)到我公司實(shí)際的工作和管理氣氛，效果一定好。）高：（用手按住馬）好！吳經(jīng)理重視生產(chǎn)，體恤職工；馬經(jīng)理呢，開源節(jié)流，出奇制勝，都是為了公司。王總經(jīng)理也有這個(gè)意思，只是擔(dān)心實(shí)施起來(lái)有一定的困難。吳經(jīng)理說(shuō)的也是實(shí)際的困難，因此，我們布展就必須高效率。吳經(jīng)理、馬經(jīng)現(xiàn)、朱主任，你們覺(jué)得怎么樣？朱：保證做得漂漂亮亮的。高：那您二位還有什么意見？馬搖搖頭，吳想了一會(huì)兒也搖搖頭。高：那就像往常一樣，馬經(jīng)理負(fù)責(zé)場(chǎng)地的布置和宣傳工作。朱主任，您負(fù)責(zé)接待外賓和保衛(wèi)工作?！保└撸汉?，事情就這么定了，還請(qǐng)各位精誠(chéng)合作，咱們趕緊開始準(zhǔn)備吧。高：吳經(jīng)理，稍等，能不能再麻煩您幾分鐘？吳：行。吳：小高啊，你是知道我的，我在這個(gè)公司20多年了，什么人沒(méi)見過(guò)，就沒(méi)見過(guò)這么自以為是的人，他眼里還有誰(shuí)呀！高：吳經(jīng)理，您先喝水，馬經(jīng)理有時(shí)說(shuō)話是比較沖，但話又說(shuō)回來(lái)了，誰(shuí)都年輕過(guò)，我剛來(lái)的時(shí)候，不也和他差不多嗎？要不是您手把手教我技術(shù)，教我做人，哪有我的今天呀。高：您是老同志，對(duì)我們年輕人還要多幫助，說(shuō)得不到之處，您也別往心里去。吳：嘿，我要不懂這點(diǎn)道理，四十多歲都白活了。（吳經(jīng)理樂(lè)呵呵地出門，高送吳至電梯口。（三負(fù)責(zé)人上）。（高點(diǎn)頭。）保安忽然跑上來(lái)。朱：怎么？……嘻，不就是幾只貓嗎，快把它們弄走。吳：（大怒）：這個(gè)時(shí)候你還滿嘴是理，等王總回來(lái)，咱們找他評(píng)評(píng)理。有事好好商量。（保安轉(zhuǎn)身要下場(chǎng)）高：（叫住保安）等等。高：王總，您辛苦了。高：謝謝王總，這都是馬經(jīng)理、吳經(jīng)理、朱主任他們的功勞。高：（握手）您好，歡迎您的光臨。王：我們公司已經(jīng)決定用這些小貓做我們公司產(chǎn)品的形象大使，來(lái)宣傳我們的企業(yè)形象。（眾人掌聲響起。參考答案：本題為三級(jí)秘書試題。錯(cuò)辦公桌不整潔、干凈，文件歸類不清楚。對(duì)能提前達(dá)到會(huì)議室檢查準(zhǔn)備情況，并調(diào)試會(huì)議設(shè)備。錯(cuò)能夠使用多媒體設(shè)備來(lái)輔助會(huì)議的發(fā)言內(nèi)容。對(duì)積極消除會(huì)議交流的障礙，限制挑釁性的行為，鼓勵(lì)和尊重不同的意見。對(duì)能夠明確具體地給團(tuán)隊(duì)成員下達(dá)工作任務(wù)，注意分工明確，責(zé)任到人，并注意反饋。對(duì)1在溝通時(shí)，能夠引導(dǎo)被協(xié)調(diào)者學(xué)會(huì)換位思考。對(duì)1注意送客禮儀，能夠?qū)⒖腿怂椭岭娞菘凇?duì)1具有處理突發(fā)性事件的應(yīng)對(duì)能力，懂得隨機(jī)應(yīng)變，具有公關(guān)意識(shí)和環(huán)保意識(shí)。對(duì)1引導(dǎo)客人的手式正確，符合禮儀的要求。備忘備至：秘書鐘苗自：總經(jīng)理助理高葉主題：我公司準(zhǔn)備召開全國(guó)辦公用品展銷訂貨會(huì)，為了開好這次會(huì)議，公司已決定與麗都大酒店簽訂展銷訂貨會(huì)會(huì)場(chǎng)的協(xié)議。謝謝。與酒店簽訂協(xié)議應(yīng)注意的細(xì)節(jié)：確定全部會(huì)議場(chǎng)地，包括每個(gè)房間的名稱及可供使用的時(shí)間。確定保證的客房間數(shù)，應(yīng)列出參會(huì)者大多數(shù)人員的到達(dá)和離去日期、房費(fèi)起算和退租日期以及不受約束的客房退房日期。確定任何特殊設(shè)備安裝或改裝，是否要增加特別人員、服務(wù)或設(shè)施，并明確開支怎樣負(fù)擔(dān)。列明應(yīng)向參加者個(gè)人直接收取的費(fèi)用。協(xié)議還應(yīng)規(guī)定酒店需及時(shí)通報(bào)重要變動(dòng)信息的內(nèi)容。事先我已請(qǐng)行政部和總經(jīng)理辦公室廣泛征求公司各部門的意見，現(xiàn)在我們將情況匯總一下。誰(shuí)先談?wù)?？蘇：公司要對(duì)接待區(qū)重新布置，我們盡可能讓它比較完善，現(xiàn)在需要增設(shè)歡迎來(lái)訪者的信息板，一般的布告板，如果可能應(yīng)建立來(lái)訪者卡、證的登記系統(tǒng)，并要在合適的位置安裝錄像探頭等監(jiān)視系統(tǒng)，還有各種展示架和資料報(bào)刊架。孫：我們?cè)谥贫ú少?gòu)預(yù)算之前需要對(duì)多家供貨商進(jìn)行比較，要充分比較設(shè)備的性能、價(jià)格、付費(fèi)方式。公司考慮將公司的采購(gòu)項(xiàng)目參與到由市政府采購(gòu)中心主持的公開采購(gòu)的活動(dòng)中去。高：我看了，但是中間還有一些問(wèn)題，比如你沒(méi)有寫清招標(biāo)文件發(fā)售的具體時(shí)間和地點(diǎn)，詢標(biāo)的具體時(shí)間與地點(diǎn)。我讓他們重做一份盡快報(bào)總經(jīng)理辦公室。陳：關(guān)