【正文】 文件應(yīng)及時(shí)剔除。 任何人未經(jīng)辦公室、技術(shù)部批準(zhǔn)，不得在網(wǎng)上或電子郵箱中發(fā)布涉及質(zhì)量活動(dòng)的電子文件。 外來的電子文件由歸口部門以書面形式發(fā)放。并在外來文件上加蓋紅色印章“外”，以控制復(fù)印。 外來文件的控制 外來文件一般包括：a：適用的法律法規(guī)b：產(chǎn)品的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)c：來自于政府機(jī)關(guān)、主管部門等機(jī)構(gòu)有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量和質(zhì)量管理的文件d：來自于第二方、第三方等相關(guān)方的質(zhì)量管理活動(dòng)文件 外來文件原則上管理類的歸辦公室控制，技術(shù)類的歸技術(shù)部控制，其它部門收集到的外來文件傳遞到上述部門。 無保留價(jià)值的作廢文件由辦公室或技術(shù)部填報(bào)《文件銷毀申請(qǐng)單》，報(bào)管理者代表或總經(jīng)理批準(zhǔn)后集中處置。 文件的作廢和銷毀 所有失效或作廢的文件由辦公室或技術(shù)部及時(shí)從質(zhì)量活動(dòng)場(chǎng)所或人員中撤出。c：采用換版形式時(shí)，由辦公室收回作廢的文件，重新發(fā)放，并做好發(fā)放、回收的登記。質(zhì)量手冊(cè)更改時(shí)須在手冊(cè)修改頁上記錄更改內(nèi)容。 辦公室負(fù)責(zé)管理類文件的更改：a：采用劃改形式時(shí)由辦公室通知文件持有人帶須更改的文件到辦公室集中更改。程序文件01. 文件控制程序文件編號(hào)YZSY/CX012011修改狀態(tài)0版 本 號(hào)B版頁 碼4/5 換版：文件更改的內(nèi)容超過三分之二時(shí)，可采用換版的形式。 換頁：文件的同一頁修改三處以上，可采用換頁的形式更改。 文件的更改 文件更改可用劃改、換頁、增頁、換版等形式進(jìn)行。并在印章上部空白處填上年限。 文件的再評(píng)審，評(píng)審后受 控重新編制《質(zhì)量管理體系管理類文件清單》。 任何部門或個(gè)人不得擅自復(fù)制、更改文件，不準(zhǔn)私自外借。辦公室或技術(shù)部在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)給予新的發(fā)放號(hào)。 文件持有人應(yīng)妥善保管文件，不得丟失或損壞。 各部門填寫本部門的部門文件清單，部門文件的發(fā)放也應(yīng)在《文件發(fā)放/回收登記表》上登記，領(lǐng)用人簽收。 技術(shù)部編制《質(zhì)量管理體系技術(shù)類文件清單》，負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系技術(shù)類文件的發(fā)放，并在《文件發(fā)放/回收登記表》上登記，領(lǐng)用人簽收。發(fā)放到公司外部的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件加蓋”非受控”印章。 受控狀態(tài)公司內(nèi)部使用的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件加蓋”受控”印章。 分發(fā)號(hào)公司給文件編號(hào)，然后分發(fā)給從事質(zhì)量活動(dòng)的人員或部門。程序文件01. 文件控制程序文件編號(hào)YZSY/CX012011修改狀態(tài)0版 本 號(hào)B版頁 碼2/5 文件編號(hào)a) 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件編號(hào)： YZSY / QM ― B/0 ― 2 0 11 批準(zhǔn)年號(hào) 文件的修改狀態(tài) 文件版本號(hào) 質(zhì)量手冊(cè) 公司名稱拼音縮寫文件層次號(hào)中QM代表質(zhì)量手冊(cè)、CX代表程序文件、C代表支持性文件、JL代表記錄。 技術(shù)類文件由技術(shù)部負(fù)責(zé)編寫，部門負(fù)責(zé)人審核、批準(zhǔn)。 文件的編制、審核、批準(zhǔn) 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由辦公室組織有關(guān)人員集中編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 各職能部門負(fù)責(zé)本部門使用文件的控制。3. 職責(zé) 辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系管理類文件的控制。程序文件01. 文件控制程序文件編號(hào)YZSY/CX012011修改狀態(tài)B/0版 本 號(hào)B版頁 碼1/51. 目的控制公司質(zhì)量管理體系文件的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、更改和管理，確保各質(zhì)量活動(dòng)場(chǎng)所獲得和使用有效版本的文件。2. 適用范圍 適用于質(zhì)量管理體系各過程所必需的文件(公司的行政管理文件及其它管理體系的文件除外)。 技術(shù)部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系技術(shù)類文件的控制。4. 文件分類 管理類文件：如質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、規(guī)章制度、管理辦法等 技術(shù)類文件：如標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品圖樣、樣板、工藝卡片、檢驗(yàn)規(guī)范等 外來文件：如相關(guān)法律法規(guī)、產(chǎn)品的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等 電子媒介類文件(如光盤、軟盤等)5. 控制程序文件控制過程包括文件編制、審核、批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、使用、更改、作廢、銷毀及再評(píng)審等活動(dòng)。 管理類的第三層文件由各職能部門負(fù)責(zé)編制，部門負(fù)責(zé)人審核、批準(zhǔn)。 文件的標(biāo)識(shí)公司質(zhì)量管理體系文件應(yīng)具備以下標(biāo)識(shí)： 文件名稱或標(biāo)題(同一標(biāo)題的文件，內(nèi)容、格式必須一致)。b) 支持性文件、記錄編號(hào)：YZSY / CX – x x x x – ( x x ) 流水號(hào)前兩位為部門代號(hào)，后兩位為文件編號(hào) 部門代號(hào)如下：BG——辦公室；BJ——品管部；SC——生產(chǎn)部；JS——技術(shù)部； XG——采購部；CW——財(cái)務(wù)部。分發(fā)號(hào)一般參照管理職責(zé)的編制順序或職能分配表的職能部門先后順序，以兩位數(shù)的流水號(hào)標(biāo)注。支持性文件統(tǒng)一編號(hào)，按本程序的相關(guān)條款進(jìn)行管理。 文件的發(fā)放 辦公室編制《質(zhì)量管理體系管理類文件清單》，負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系管理類文件的發(fā)放，并在《文件發(fā)放/回收登記表》上登記，領(lǐng)用人簽收。程序文件01. 文件控制程序文件編號(hào)YZSY/CX012011修改狀態(tài)0版 本 號(hào)B版頁 碼3/5 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)外包單位技術(shù)文件的發(fā)放和回收，并在《文件發(fā)放/回收登記表》上登記。 文件的使用 從事質(zhì)量活動(dòng)的人員或場(chǎng)所應(yīng)使用有效版本的文件，過期失效的文件由持有人交還辦辦公或技術(shù)部。 文件如丟失，在使用人作出說明，管理者代表批準(zhǔn)后方可補(bǔ)領(lǐng)文件。 文件破損嚴(yán)重時(shí)，應(yīng)到辦公室或技術(shù)部辦理更換手續(xù)，新文件的發(fā)放號(hào)仍沿用原文件的發(fā)放號(hào)。 文件持有人在調(diào)離原崗位、部門或公司時(shí)，應(yīng)將文件交還發(fā)放部門。 技術(shù)類文件由技術(shù)部負(fù)責(zé)對(duì)其適宜性和有效性進(jìn)行審核，加蓋 印章。 公司內(nèi)部審核時(shí)內(nèi)審員對(duì)質(zhì)量管理體系文件的適宜性和有效性進(jìn)行評(píng)審，并對(duì)不適宜的文件提出修改申請(qǐng)。 劃改：文件的某一段落或個(gè)別字句的更改可采用劃改的形式。 增頁：文件增加的內(nèi)容較多，可采用增頁的形式更改，同一文件的其它頁次作相應(yīng)變化。 文件更改的程序 文件更改人或更改部門填寫文件更改審批表，并說明更改理由、更改前后的內(nèi)容變化情況。辦公室文件管理員負(fù)責(zé)在劃改處簽名和簽署日期。b：采用換頁、增頁形式時(shí)，由辦公室預(yù)先制好更改后的內(nèi)容，通知文件持有人到辦公室換頁或增頁，同時(shí)收回作廢的章節(jié)，并做好相關(guān)記錄。 技術(shù)文件的更改由技術(shù)部按以上要求執(zhí)行