【正文】 時檢驗，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議會議規(guī)范與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。會前準(zhǔn)備不足，會議議題讓人不明所以□是 □否會議地點的布局讓人很有壓迫感□是 □否主持人毫無影響力□是 □否(1)你所在公司是否存在會議效率不高的問題？□ 是 □ 否(2)如果存在，請從下列選項中選出符合你所在公司實際情況的選項，并提出改進意見。會議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。地 點地點盡量設(shè)置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進行?！九e例】以會議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對7種致使會議效率低下的原因，做一個全面的預(yù)防性管理。對于會議來說，做預(yù)防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導(dǎo)致會議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會議的高效進行。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。表21 會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項 次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準(zhǔn)備工作。2．會議效率不高的原因會議效率不高通常由以下7種原因造成。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。時下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”。◆有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行?！粼S多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。很多公司往往由于以下原因，開會效率低下：◆公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。會議效率不高的原因及預(yù)防性管理第2講 會議效率不高的原因及解決方案高效的會議能幫助我們迅速解決實踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時間成本、直接成本及效率成本的損失。效率損失成本包括以下3種情況：開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議的頻率表11 會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類● 團體會議● 一對一會議會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)?！綮柟讨鞴艿匚唤?jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強化自己的地位?！艏钍繗饽瓿趸蚰甑椎臅h通常具有這一目的性。◆開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中?！暨_(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決?！魝鬟_(dá)資訊通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。3．會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。2．會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。1．會議是一個集思廣益的渠道圖11 集思廣益圖如上圖11，會議是一個集合的載體。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。高效會議管理技巧會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議成本的計算會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。會議的意義通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。圖12 組織或部門與會議隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅmail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。會議的目的◆開展有效的溝通會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的?！舯O(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。圖13 達(dá)成協(xié)議與解決問題的6個步驟◆資源共享利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進步。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。這種會議是為了使公司上下團結(jié)一心，朝著一個方向共同努力。會議的種類● 面對面會議● 電話會議● 視頻會議● 宣布人事安排、講解政策的會議● 當(dāng)眾表揚或批評別人的會議● 臨時處理突發(fā)事件的會議● 固定的團隊會議● 集思廣益的會議每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達(dá)到目的。會議成本的計算會議成本是非常可觀的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。【本講總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。因此，每個人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計算會議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效”?！颈局v重點】會議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范1．會議的通病——效率不高小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不高。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。3．預(yù)防性管理所謂預(yù)防性管理，其實就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。會議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時 間會議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。【自檢】請根據(jù)自身情況完成下列表格。存在問題是否存在改進意見會議總是選在午飯時間進行□是 □否高效會議的八大特征高效會議具有8大特征。會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。1．會議時間安排的規(guī)范◆上午89點之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務(wù)會談的最佳時機。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法。這個時段的員工開始進入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。2．會議規(guī)范本身會議規(guī)范主要包括以下條款：◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。◆所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。◆意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”?！羲信c會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進行反饋的職責(zé)。（1）一個中心一個中心是指整個會議的議程?！?進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等?！?結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等?！颈局v總結(jié)】會議效率不高是當(dāng)前許多會議的現(xiàn)狀。通常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應(yīng)在會前充分做好預(yù)防性管理?！颈局v重點】是否要開會準(zhǔn)備工作的作用1H 5W準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作“機遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對一次會議而言，高效的會議其實在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要性。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。1．無需開會的“五個如果”圖31 不需開會的“五個如果”◆如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。◆如果你是唯一可以做決策的人，那