【正文】 ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________與此同時(shí)，清楚了解什么是高效會(huì)議、會(huì)議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥?huì)議的效率。因此，找出會(huì)議效率低下的原因就顯得格外重要。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。（2）兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開(kāi)始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。一個(gè)中心包括：■ 會(huì)議的開(kāi)始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。3．固定的會(huì)議流程規(guī)范圖21 固定的會(huì)議規(guī)范流程固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)?！舯匾獣r(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量?！魰?huì)議結(jié)束23天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄?！羲信c會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意?！魷?zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。◆超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書(shū)面通知、議程表及相關(guān)資料。會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則?！粝挛?5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。◆上午1012點(diǎn)或下午13點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益?！羯衔?10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入工作狀態(tài)。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。會(huì)議規(guī)范高效會(huì)議具有8大特征。高效會(huì)議的八大特征會(huì)前準(zhǔn)備不足，會(huì)議議題讓人不明所以□是 □否會(huì)議地點(diǎn)的布局讓人很有壓迫感□是 □否主持人毫無(wú)影響力□是 □否(1)你所在公司是否存在會(huì)議效率不高的問(wèn)題？□ 是 □ 否(2)如果存在，請(qǐng)從下列選項(xiàng)中選出符合你所在公司實(shí)際情況的選項(xiàng)，并提出改進(jìn)意見(jiàn)。會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。地 點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行?！九e例】以會(huì)議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對(duì)7種致使會(huì)議效率低下的原因，做一個(gè)全面的預(yù)防性管理。對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開(kāi)會(huì)之前，針對(duì)可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會(huì)議的高效進(jìn)行。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。在這7種原因中，有3種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。開(kāi)會(huì)之所以煩，用小王的話來(lái)說(shuō)，就是“會(huì)議常在毫無(wú)章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡(jiǎn)而言之，會(huì)議效率不高。而到場(chǎng)的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會(huì)議。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開(kāi)，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開(kāi)。1．會(huì)議的通病——效率不高小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會(huì)議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考?！颈局v重點(diǎn)】會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會(huì)議的八大特征會(huì)議規(guī)范【心得體會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________因此，每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會(huì)議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計(jì)算會(huì)議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識(shí)，才可能使每一次會(huì)議都“行之有效”?！颈局v總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界?！咀詸z】請(qǐng)將下列相關(guān)選項(xiàng)用橫線連接起來(lái)。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。會(huì)議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬(wàn)萬(wàn)不可等閑視之。會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議的頻率表11 會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開(kāi)會(huì)方式分類按開(kāi)會(huì)目的分類● 團(tuán)體會(huì)議● 一對(duì)一會(huì)議會(huì)議可以按照人數(shù)、開(kāi)會(huì)方式和開(kāi)會(huì)目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個(gè)方面反映了會(huì)議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷發(fā)展密切相關(guān)。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。通過(guò)舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。圖13 達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題的6個(gè)步驟◆資源共享利用開(kāi)會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步?！舯O(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾?！糸_(kāi)展有效的溝通會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。會(huì)議的目的因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。3．會(huì)議是一種群體溝通的方式開(kāi)會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。2．會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開(kāi)會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。1．會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道圖11 集思廣益圖如上圖11，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無(wú)效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下?！跋s”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法第二節(jié) “鯊魚(yú)”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法第三節(jié) “驢”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法第四節(jié) “兔子”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法第五節(jié) “螃蟹”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法第六節(jié) 情景模擬第八講 主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任第一節(jié) 主持人的守則與責(zé)任第二節(jié) 參會(huì)者的守則和責(zé)任第三節(jié) 主持人和參會(huì)者怎樣達(dá)成協(xié)議第九講 會(huì)議記錄第一節(jié) 記錄者功能和勝任條件第二節(jié) 對(duì)會(huì)議記錄的十大建議第三節(jié) 團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)第十講 會(huì)后跟進(jìn)第一節(jié) 引言第二節(jié) 參會(huì)者如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)第三節(jié) 主持人如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)第四節(jié) 會(huì)后自我評(píng)定第五節(jié) 如何提高下次會(huì)議質(zhì)量第1講 當(dāng)今會(huì)議面面觀【本講重點(diǎn)】會(huì)議的意義會(huì)議的目的會(huì)議的種類會(huì)議的頻率會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議的主要目的就是解決問(wèn)題，但由于開(kāi)會(huì)技巧不佳或過(guò)于頻繁，不但無(wú)益于解決問(wèn)題，反而使問(wèn)題愈趨復(fù)雜。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問(wèn)題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。會(huì)議的意義通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。沒(méi)有不開(kāi)會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開(kāi)會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。圖12 組織或部門與會(huì)議隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來(lái)越多，現(xiàn)在人們可以通過(guò)Ｅmail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無(wú)法替代的?！魝鬟_(dá)資訊通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊?！暨_(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過(guò)這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問(wèn)題的解決?！糸_(kāi)發(fā)創(chuàng)意開(kāi)發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中?！艏?lì)士氣年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。◆鞏固主管地位經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開(kāi)一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來(lái)強(qiáng)化自己的地位。會(huì)議的種類● 面對(duì)面會(huì)議● 電話會(huì)議● 視頻會(huì)議● 宣布人事安排、講解政策的會(huì)議● 當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議● 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議● 固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議● 集思廣益的會(huì)議每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會(huì)議解決問(wèn)題、達(dá)到目的。會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。開(kāi)會(huì)時(shí)，主管人員必須離開(kāi)自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。效率損失成本包括以下3種情況：A、固定的部門會(huì)議 ①至少每?jī)稍乱淮蜝、一對(duì)一會(huì)議 ②隨時(shí)C、處理突發(fā)事件的會(huì)議 ③按需要D、全體會(huì)議 ④至少每月一次◆見(jiàn)參考答案11高效的會(huì)議能幫助我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問(wèn)題，然而低效率的會(huì)議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時(shí)間成本、直接成本及效率成本的損失。第2講 會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理很多公司往往由于以下原因，開(kāi)會(huì)效率低下：◆公司的主管都不知道何時(shí)是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)?！粼S多主管對(duì)于何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢員工的意見(jiàn)?！粲行氨仨毜綍?huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。時(shí)下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對(duì)太多像小王一樣的職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，這句話可以改為“開(kāi)會(huì)比較煩”。因此，尋找致使會(huì)議效率不高的原因就顯得格外重要。2．會(huì)議效率不高的原因會(huì)議效率不高通常由以下7種原因造成。這3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。表21 會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng) 次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。（3）開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。（5）參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（7）開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。3．預(yù)防性管理所謂預(yù)防性管理，其實(shí)就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。會(huì)議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時(shí) 間會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五。開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁聽(tīng)者和可選擇參加者幾類。參會(huì)者的技能參會(huì)者一定要具有傾聽(tīng)能力。開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者?！咀詸z】請(qǐng)根據(jù)自身情況完成下列表格。存在問(wèn)題是否存在改進(jìn)意見(jiàn)會(huì)議總是選在午飯時(shí)間進(jìn)行□是 □否與低效率會(huì)議相對(duì)的就是高效會(huì)議，高效會(huì)議充分克服了致使會(huì)議效率不高的種種不利因素。建議在正式召開(kāi)會(huì)議之前，將高