【正文】 模不同而有差別，但概括起來說，大都有以下六個環(huán)節(jié)：①會議預案；②會議文件準備；③會議通知；④會前檢查；⑤會間調度；⑥會后整理。這一沉痛教訓應使每一個會議組織者，特別是大型會議組織者引以為戒。會議組織者應將安全問題作為一個特別重要的方面予以考慮。對瑣碎的會務工作盡可能地考慮周全，服務周到。一時，臺上臺下，手忙腳亂，影響了會議進行。某地有一次召開咨詢會，請各方面專家談本地區(qū)發(fā)展規(guī)劃。規(guī)模較大的會議，組織工作更為重要。這樣開會討論時與會者才不會感到突如其來，發(fā)表意見毫無準備，避免出現(xiàn)職能部門用一兩個月制定的方案，卻可能要求與會者在一二十分鐘里表明取舍態(tài)度的現(xiàn)象。重要會議還要事先準備好會議文件，如動員會中的領導人報告、經驗交流會中的發(fā)言材料等。在通常情況下，會議的組織者、服務者、即會務工作人員的工作情況是影響會議質量和效果的重要因素。精心組織的會議，會議的主持者只是幕前指揮者，而大量的工作是由后臺工作人員——會議籌備者去完成的。而事實上，沒有認真做好組織工作的會議，是很難開成功的，不是不歡而散，就是開成了馬拉松式，解決不了問題。要開好會議，使會議有效率，達到預期目的，就必須認真組織好會議。以單位名義組織的各種會議，大都由該單位秘書部門參與籌備和組織，有許多會議直接由秘書部門召集。在黨委、政府機關里一般由秘書長把關，在企業(yè)中也大都授權由辦公室主任或行政事務部負責人審批把關。在一些黨政機關、大型企業(yè)中，眾多的部門，復雜的事務，使得擬議需要召開的會議甚多。會議審批還應遵循“一枝筆”的原則。對必須召開的會議，也應本著嚴格控制的精神，在規(guī)模、規(guī)格、時間、經費方面從嚴把握，在與申辦會議的職能部門會商一致后，報領導批準。對于可開可不開的會議，要向職能部門說明情況，協(xié)商變通解決。秘書部門對有關職能部門申報召開的會議，要本著精簡從嚴的審批原則，嚴格把好審批關。為避免會議的重復，“會出多門”，或者會海現(xiàn)象，以及議而不決，甚至勞民傷財，有必要加強會議的申報與審批工作。在辦公會、聯(lián)席會議或其他工作會議中提出要召開某一個會議的要求級會議的大體方案，在會議上由領導研究，決定是否批準該要求和方案。由申辦會議的部門將需召開的會議的目的、議題、規(guī)模、形式、時間、場地、出席范圍、所需經費等項寫成綜合性文字材料，上報機關領導，經研究協(xié)調后，由領導審定批復，或責成秘書部門按領導研究意見予以回復。對于小型座談會、簡短的碰頭會、一般問題的現(xiàn)場會、報告會等，由職能部門負責人口頭向主管領導人提出召開會議的要求，由主管領導視情況當即答復或討論研究后答復。1．會議申報與審批的形式一般而言，會議申報與審批大體有三種形式。對于例行的常規(guī)性工作會議，如經理辦公會，需要提議和審定的往往不是會議本身的必要性，而是會議應討論研究的內容及議題。三、會議的申報與審批會議無論大小，都有提議和決定召開該會議的過程或者程序。此外，按會議地域劃分，如國際性會議、全國性會議、地方性會議等；按會議召開的階段劃分，如預備會議和正式會議；還有像前文按會議目的劃分，如為商討研究的會議、為溝通信息的會議、為表達意愿的會議等。3．計算機會議——計算機和數(shù)字傳輸設備在網絡支持下可實現(xiàn)非常靈活的網上多方對話。20世紀中期至末期，這種會議形式，在溝通交流重要情況、傳達布置緊急任務方面被普遍采用。（三）按時間分：1．常規(guī)型定期會議——如學會年會、機關辦公例會；2．非常規(guī)性不定期會議——視需要臨時召開的會議或處理緊急突發(fā)事件而臨時召開的會議，比如防汛緊急會、抗震救災緊急會等。至于特大型會議，則不是秘書部門能獨立承擔得了的，應由秘書部門會同相關部門臨時專門組建的會務工作班子來負責組織。在某些地方、某些時候，還有在露天廣場舉行數(shù)以萬計的人參加的特大型會議、慶典活動，如萬人集會慶典活動、焰火晚會，特大型工程的奠基、開工及峻工典禮等。2．中型——百人至數(shù)百人參加的會議，如報告會、慶功會、經驗交流會等。二、會議的種類從不同的角度出發(fā)，可以將會議劃分為不同的類型。但在現(xiàn)實生活中，會議卻有多種形式：有的是聚會并商議，如各種代表大會、辦公會、論證會、評審會等；有的是聚會集會，而“議”則用溝通信息取代了，如報告會、傳達會、吹風會，記者招待會、新聞發(fā)布會等；還有的則是聚會只為表達某種意愿，如誓師會、慶祝會、團拜會、聯(lián)誼會、歡迎會等。第一節(jié)、會議概述一、會議的含義會議是有的組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達意愿的行為過程。而一個有效的會議，不論是隆重熱烈的慶祝會，還是任何一個企事業(yè)單位中必不可少的辦公會，無不存在著會議組織服務工作，即本章所說的會務工作。在現(xiàn)代社會生活中，會議已成為一種經常的社會活動形式，而且范圍更大、內容更豐富，形式也在不斷變化。秘書的“辦會”工作教學目的和要求：通過本章學習，學生應了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議議案，掌握會議組織工作的六個環(huán)節(jié)，掌握辦公會議組織的基本要點。會議是人類社會自古以來就有的一種社會現(xiàn)象。會議對領導者而言，既是實施領導行為的一種手段，也是領導工作的一個環(huán)節(jié)。秘書人員應熟悉會務工作的程序，掌握會議組織與服務工作的方法和技巧。從字面含義上看，“會議”一詞中“會”有聚會、見面等意思，“議”是議論、商議的意思，則“會議”的基本意思應包含聚會并商議兩層意思。在以上會議的三種模式基礎上，交叉融合，各有側重，又可以演變成各種類型、各種形式的會議。（一）按會議規(guī)模分：1．大型——千人乃至數(shù)千人參加的會議，如政治和群團組織的全國性大會，一些慶祝大會、紀念大會等。3．小型——少則幾人，多則幾十人參加的會議，如座談會、辦公會、現(xiàn)場會等。對于秘書和秘書部門來說，大、中型會議的會務組織工作環(huán)節(jié)較多，難度較大，需要精心準備，小型會議雖屬日常工作范圍，但也有些關鍵環(huán)節(jié)，需要認真安排。（二）按會議性質分：1．規(guī)定性會議——指依法必須召開的，具有法律效力的會議，如各級人民代表大會；2．決策性會議——指各級政府的常務會議，省、市、縣長的辦公會議，企業(yè)中廠長、經理辦公會等；3．專業(yè)性會議——這類會議具有極明顯的專業(yè)性，多以各部門名義召開，如教育工作會議、金融工作會議、人事工作會議等；4．動員性會議——這類會議以宣傳動員群眾，提高群眾認識為目的，如征兵動員會；5．紀念性會議——紀念重大事件或重要人物的會議，如紀念辛亥革命90周年大會；6．外事性會議——指與外賓會談，與外商談判的會議等；7．綜合性會議——這類會議多以各級辦公室名義召開，討論和研究各種問題。（四）按會議采用的媒介分：1．電話會議——通過公共通信系統(tǒng)或專用通訊系統(tǒng)提供的電話會議功能，使多個會場實現(xiàn)異地語音交流的會議形式。2．電視會議——運用遠程數(shù)字傳輸系統(tǒng)，聲音和圖像在不同地區(qū)的多個會場之間相互聯(lián)通，使相隔千里的各分會場如同在同一會場內很方便的傳輸文字、圖像和語音信息的會議形式。這種網絡上多方對話同時也是計算機網絡技術支持下的會議組織和管理的新形式。以上會議分類方式都只是相對而言，沒有絕對的標準。這種程序，視會議性質、內容、規(guī)模而不同。而對于更多的非例行、非常規(guī)的會議，比如企業(yè)的客戶聯(lián)誼會、年終表彰會、產品鑒定會、訂貨會，則這一程序應包括對會議的必要性、會議的內容形式、規(guī)模、出席范圍、經費預算等一系列內容的申報和審批。一是口頭申報形式。二是書面申報形式。三是會議申報形式。對于一些較復雜的大型會議，即使辦公會議上領導人原則同意后，仍需要責成秘書部門會同有關職能部門綜合協(xié)調，反復研究后，修改、制定出詳細的會議預案，再次交辦公會審定或報主要領導人審批。2．會議審批的原則盡管各種會議的申報與審批形式不同，但精簡從嚴的審批原則卻大體一致。要分析會議是否有必要開，能否合并開，可否用其他方式解決問題等。如仍不能取得一致意見，應上報領導裁定。在企業(yè)中雖不至于形成某些黨政機關“會海成災”的現(xiàn)象，但這種精簡從嚴的會議審批原則對提高管理效率、避免資源浪費，仍是十分必要的。與前所說不同的是，精簡從嚴的原則是針對會議本身而言，會議審批“一枝筆”的原則是針對會議審批管理而言。為加強管理，避免會出多門、會海成災，必須由機關的一個部門負責會議審批把關，以更好的執(zhí)行會議審批精簡從嚴的原則。第二節(jié)、會務工作的具體內容所謂會務工作是指有關會議的具體籌備、組織和服務工作的總稱。至于大型會議的秘書處，更是專門為組織籌備會議而設立的機構。有人認為開會很簡單，通知一下，幾個人就可以在一起開會了。所以有人說，開會容易，開好會難，是有道理的。開好會議，需要會議各方面的“角色”（即會議的主持者、參加者、組織者和服務者）共同努力，才能達到預期目的。一、指導會務工作的原則1．準備充分會議不論大小，都應有充分準備，圍繞