【正文】 購貨合同 》 或 《 質(zhì)量保證協(xié)議書 》 ，明確供需雙方質(zhì)量責(zé)任 首營企業(yè)審批 購進(jìn)環(huán)節(jié)－－首營企業(yè)審批過程 企業(yè)、人員、藥品的審核 ? 生產(chǎn)企業(yè)首次發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系之前需要如下資料（加蓋供貨方原印公章）： 授權(quán)委托書原件； 藥品銷售人員的身份證、上崗證復(fù)印件； 《 藥品生產(chǎn)許可證 》 復(fù)印件； 營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件； GMP認(rèn)證書復(fù)印件； 組織機(jī)構(gòu)代碼復(fù)印件； 稅務(wù)登記證的復(fù)印件； 質(zhì)量保證協(xié)議書、 首營企業(yè)質(zhì)量保證體系調(diào)查表； 合格供貨方檔案表、 1銷售合同等。 ? 以周單位在品種、數(shù)量、批號(hào)、單價(jià)、金額等方面未發(fā)生錯(cuò)誤者，將予以通報(bào)表揚(yáng)并給予 1分正評(píng) . ? 以月為單位按時(shí)按要求報(bào)計(jì)劃的給予正評(píng) 1分。 ? 錄入時(shí)選錯(cuò)品種而導(dǎo)致品種的所屬部門、生產(chǎn)廠家、批準(zhǔn)文號(hào)、規(guī)格、單位等信息錯(cuò)誤的給予錄入人員負(fù)評(píng) 1分。 ? 基本資料在錄入環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)空檔和不確定的未通知質(zhì)管部完善的給予錄入人員 1分負(fù)評(píng)。 ? 資料按時(shí)到達(dá)而沒有及時(shí)處理影響質(zhì)管部錄入基本信息的由質(zhì)管部給予采購部 2分負(fù)評(píng)，由于質(zhì)管部沒有及時(shí)處理影響單據(jù)錄入的由采購部給質(zhì)管部負(fù)評(píng) 2分。 錄入環(huán)節(jié)獎(jiǎng)懲 ? 首營的資質(zhì)未在商品到貨三天前交給質(zhì)管部以至基本信息錄入不全或不正確的由質(zhì)管部給采購部或營銷各部負(fù)評(píng) 2分或 50元處罰。 1錄入員將供應(yīng)商、申購部門、結(jié)算人、批號(hào)、效期、數(shù)量、單價(jià)等基本資料錄入錯(cuò)誤時(shí)，在未入庫的情況下，可以直接提前該單據(jù)修正。 單據(jù)錄入后與財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商、采購部、儲(chǔ)運(yùn)部交接傳遞時(shí)要登記備案簽字確認(rèn)。 入庫票堅(jiān)決杜絕人為原因?qū)е碌闹貜?fù)打印。再次逐項(xiàng)核對(duì)商品的名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、單位、數(shù)量、價(jià)格、批號(hào)、有效期、金額，必須做到準(zhǔn)確無誤。必須按送貨單上的公章上的文字 及填寫的申購部門結(jié)算人準(zhǔn)確錄入。 錄入員應(yīng)注意供應(yīng)商、申購部門、結(jié)算人等正確選擇錄入。非人為原因?qū)е碌闹貜?fù)打印必須留有原始憑證。 4:錄入員在收集整理入庫單和送貨票時(shí)，必須核對(duì)對(duì)其金額，無誤后在一個(gè)工作日內(nèi)整理完畢。 3：錄入員應(yīng)按照將批號(hào)及效期準(zhǔn)確錄入，不得將生產(chǎn)日期和批號(hào)混淆錄入。不得將同一供應(yīng)商不同申購部門結(jié)算人混淆錄入。 9 錄入員應(yīng)按照送貨單據(jù)的信息準(zhǔn)確錄入，不得多入，少入，誤入。 沒有提前拿到對(duì)方電子開票單的驗(yàn)收入庫工作應(yīng)在到貨第一時(shí)間拿單分單分工建立新品、實(shí)貨驗(yàn)收、單據(jù)錄入同步進(jìn)行。 錄入信息傳遞圖 質(zhì)管部錄入企業(yè)及商品信息并完善 采購部錄入修正單據(jù) 采購部歸總 實(shí)貨驗(yàn)收及核對(duì)入庫 首營資質(zhì)資料 營銷各部計(jì)劃 跟蹤情況 新品樣品 送貨單 系統(tǒng)審核傳票 （價(jià)格、 GSP、入庫、定價(jià)政策） 信息錄入注意事項(xiàng) 營銷各部或采購部在建立關(guān)系時(shí)及時(shí)索要對(duì)方資質(zhì)，資料在到貨前必須匯總到采購部，采購部在貨到前三天交質(zhì)管部審核錄入首營企業(yè)和首營品種；采購計(jì)劃（年度、月度、臨時(shí)）必須有質(zhì)管部的審核，采購計(jì)劃最少提前一天報(bào)到質(zhì)管部建立新品資料，為單據(jù)的錄入作準(zhǔn)備。 d、采購部接到采購相關(guān)人員的跟蹤信息后通知儲(chǔ)運(yùn)部安排接運(yùn)，儲(chǔ)運(yùn)部搬運(yùn)后把信息通知采購部。這種情況下的錄入單據(jù)必須與驗(yàn)收核對(duì)聯(lián)一一核對(duì)無誤保存。驗(yàn)收核對(duì)人員把結(jié)果報(bào)采購處理過電腦系統(tǒng)。 a、采購部接到儲(chǔ)運(yùn)部搬運(yùn)后信息后已經(jīng)提前打印了驗(yàn)收入庫通知單的及時(shí)通知驗(yàn)收核對(duì)。核準(zhǔn)新品歸屬部門后把信息錄入系統(tǒng)，為下一步的單據(jù)錄入做好初步準(zhǔn)備工作。 b、營銷各部與生產(chǎn)企業(yè)發(fā)生的首營品種資質(zhì)提前送到采購部匯總后交質(zhì)量管理部審核明確歸屬部門后把相關(guān)信息錄入系統(tǒng)。 一：電腦錄入傳遞流程 貨單帶來的信息流錄入電腦系統(tǒng)分三步走： 基本信息的初裝（企業(yè)和品種） 單據(jù)的錄入 電腦單據(jù)審核 GSP入庫 定價(jià)及政策 質(zhì)管部負(fù)責(zé) 首營企業(yè) 、 首營品種 （生產(chǎn)企業(yè)）、 新品 （經(jīng)營企業(yè)）的審核及首次建立。給予正評(píng) 2分。給予正評(píng) 2分。 ? 錄入人員能夠提前打印驗(yàn)收通知單的而沒有打印的影響到商品驗(yàn)收的由質(zhì)量管理部給予相關(guān)人員負(fù)評(píng) 1分 ? 獎(jiǎng)勵(lì) 在工作當(dāng)中能嚴(yán)把商品信息關(guān)，能夠嚴(yán)以律己并受到公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門及供應(yīng)商朋友的一致好評(píng)者。 ? 采購部拿到對(duì)方企業(yè)資質(zhì)未及時(shí)處理的由質(zhì)量管理部給予每次負(fù)評(píng) 1分 ? 沒有遞交采購計(jì)劃已經(jīng)來貨的由質(zhì)量管理部給予相關(guān)人員負(fù)評(píng) 1分或罰款 20元。 ? 以上信息及時(shí)告知質(zhì)量管理部、采購部、儲(chǔ)運(yùn)部，以便于質(zhì)量管理部完善新品資料，采購部打印驗(yàn)收通知單，儲(chǔ)運(yùn)部安排人員接收和搬運(yùn)。 ? 電腦商品信息中沒有的品種根據(jù)計(jì)劃中的線索（藥品名稱、生產(chǎn)企業(yè)、劑型、規(guī)格、單位）到國家食品藥品監(jiān)督管理局的數(shù)據(jù)查詢中去查找核實(shí)，做好新品初步錄入工作。 藥品計(jì)劃匯總到采購部經(jīng)理，由采購經(jīng)理交質(zhì)量管理部審核計(jì)劃的合法性，并做好未曾經(jīng)營的品種的錄入初步工作。 把供貨商資質(zhì)提前給采購部填寫首營企業(yè)或首營品種的表格交質(zhì)管部審核并錄入電腦。 選定供貨商 審核資質(zhì) 編制商品 采購計(jì)劃 審核計(jì)劃 新品初步錄入 跟蹤 到貨交驗(yàn)準(zhǔn)備 錄入信息 選定供貨商、審核資質(zhì)應(yīng)注意事項(xiàng) 營銷部或采購部相關(guān)人員在與供貨方建立關(guān)系前必須索要對(duì)方的 所有資質(zhì) 。 采購計(jì)劃報(bào)出后采購部或相關(guān)人員應(yīng)跟蹤在途貨票、貨到時(shí)間、隨貨同行單據(jù)、資料、發(fā)票。（直配按直配流程） 采購計(jì)劃（電子或紙質(zhì)）必須提前匯總到采購經(jīng)理處，由采購經(jīng)理通知質(zhì)量管理部審核并進(jìn)行新品的初步錄入。小型醫(yī)藥公司作業(yè)流程與管理制度 2022年 05月 采購 驗(yàn)收 核對(duì)入庫 上垛 養(yǎng)護(hù) 送貨運(yùn)輸 復(fù)核 出庫 銷售開票 信 息 流 質(zhì)量管理流 物 流 資金流 資金流 公司作業(yè)流程圖 售后服務(wù) 商流 商流 錄入 審核 發(fā)貨 采購的流程 為了確保商品質(zhì)量，保護(hù)公司利益，更快更好服務(wù)銷售，特制定本流程： 商品購進(jìn)的流程： 采購前必須對(duì)供貨方（生產(chǎn)企業(yè)或經(jīng)營企業(yè)）和首營品種進(jìn)行 審核 。簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。 3 、編制采購計(jì)劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：藥品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)企業(yè)、單位、擬購數(shù)量等內(nèi)容。提前做好商品錄入交驗(yàn)的準(zhǔn)備。同時(shí)把公司的資質(zhì)給對(duì)方。 ? 編制采購計(jì)劃的注意事項(xiàng) 藥品計(jì)劃 應(yīng)包括以下內(nèi)容：藥品名稱、生產(chǎn)企業(yè)、劑型、規(guī)格、單位，擬購數(shù)量等內(nèi)容。 ? 審核計(jì)劃 ? 新品初步錄入 ? 質(zhì)量管理部接到采購部的商品計(jì)劃后對(duì)照公司的經(jīng)營范圍審核是否可以經(jīng)營。 跟蹤 ? 采購計(jì)劃報(bào)出后采購部或相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)與供貨商的相關(guān)人員溝通，跟蹤計(jì)劃，了解開票時(shí)間、發(fā)貨時(shí)間及方式、到貨時(shí)間、隨貨同行單據(jù)、資料、發(fā)票等情況。 ? 信息錄入和交驗(yàn)準(zhǔn)備 ? 采購獎(jiǎng)罰條例 ? 已經(jīng)發(fā)生業(yè)務(wù)往來的沒有提前拿到資質(zhì)的由采購部給予相關(guān)人員每次負(fù)評(píng) 2分或罰款 50元。 ? 未對(duì)采購藥品計(jì)劃進(jìn)行審核，新品錄入初步工作未做到的由采購部給予質(zhì)量管理部負(fù)評(píng) 1分 ? 采購計(jì)劃報(bào)出后采購部或相關(guān)人員未與供貨商的相關(guān)人員溝通，影響下個(gè)環(huán)節(jié)的操作由儲(chǔ)運(yùn)部或采購部給予負(fù)評(píng) 1分或 20元。將予以通報(bào)表揚(yáng)。 在票據(jù)收集和整理方面能夠及時(shí)、準(zhǔn)確且無丟失票據(jù)者通報(bào)表揚(yáng)。 以月單位能夠及時(shí)處理資質(zhì)和計(jì)劃的由質(zhì)管部給予相關(guān)人員 1分正評(píng) 以月單位能夠及時(shí)審核計(jì)劃錄入基本信息由采購部給予相關(guān)人員 1分正評(píng) 商品錄入 為了保障商品信息錄入的準(zhǔn)確性，提高商品在物流環(huán)節(jié)的高效、快捷，明確相關(guān)責(zé)任特制定以下制度。（基本信息） a、質(zhì)管部接到采購部的首營企業(yè)資質(zhì)（所有首次建立關(guān)系的供貨商）審核后錄入電腦系統(tǒng)建立供貨商資料。 c、對(duì)于經(jīng)營企業(yè)新品的錄入，質(zhì)管理部在接到藥品計(jì)劃時(shí)與采購部和營銷各部溝通確認(rèn)是新品，根據(jù)計(jì)劃上的新品的相關(guān)信息到權(quán)威網(wǎng)站查詢批準(zhǔn)文號(hào)等資料。 商品錄入 采購相關(guān)人員與供貨商溝通后取得開票明細(xì)（電子版），分別發(fā)給質(zhì)量管理部完善商品信息及錄入人員錄驗(yàn)收通知單據(jù)待驗(yàn)。登記 驗(yàn)收登記表 。 b、沒有提前取得電子版開票明細(xì)的商品到貨后用原始的單據(jù)分別做新品錄入、驗(yàn)收及單據(jù)打印憑證。 c、青春康源溝通后更新資料用單號(hào)提取直接打印驗(yàn)收入庫單據(jù)。采購部登記采購計(jì)劃 商品到貨信息表 實(shí)貨驗(yàn)收及核對(duì)入庫后交錄入人員修正或錄入后，由（各部門或指定人員）用驗(yàn)收入庫聯(lián)對(duì)電腦信息核對(duì)后走電腦單據(jù)審核 GSP入庫 定價(jià)及政策，打印單據(jù)后簽章整理當(dāng)日送單保存。 跟蹤信息的相關(guān)人員必須在到貨前一天把溝通結(jié)果（開票時(shí)間、發(fā)貨時(shí)間及方式、到貨時(shí)間、隨貨同行單據(jù)、資料、發(fā)票等）陸續(xù)告知三個(gè)部門，按照供貨商發(fā)來的電子開票單 (復(fù)印件）據(jù)完善新品后錄入電腦系統(tǒng)。 商品信息和企業(yè)信息初步建立由質(zhì)管部負(fù)責(zé)，第二步在實(shí)貨和實(shí)單到后錄入環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)完善信息，第三步在藥品流通各個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)差異后及時(shí)匯總質(zhì)管部修正。 2：錄入員應(yīng)注意供應(yīng)商、申購部門、結(jié)算人等正確選擇錄入。必須按送貨單上的公章上的文字 及填寫的申購部門結(jié)算人準(zhǔn)確錄入。并逐項(xiàng)核對(duì)商品的單價(jià)、數(shù)量、批準(zhǔn)文號(hào)及合計(jì)金額，必須做到準(zhǔn)確無誤。 5：入庫票堅(jiān)決杜絕人為原因?qū)е碌闹貜?fù)打印。 錄入員應(yīng)按照送貨單據(jù)的信息準(zhǔn)確錄入，不得多入，少入，誤入。不得將同一供應(yīng)商不同申購部門結(jié)算人混淆錄入。 錄入時(shí)品種的選擇一定要仔細(xì)，注意品種的所屬部門、生產(chǎn)廠家、批準(zhǔn)文號(hào)、規(guī)格、單位，盡量選擇非零庫存品種，核對(duì)無誤后選定再按照單據(jù)一一將數(shù)量、單價(jià)、批號(hào)及效期的準(zhǔn)確錄入。 錄入員在收集整理采購驗(yàn)收單和送貨票時(shí)，必須核對(duì)其金額，無誤后在一個(gè)工作日內(nèi)整理完畢。非人為原因?qū)е碌闹貜?fù)打印必須留有原始憑證。 1基本信息的建立完善要不斷發(fā)現(xiàn)和及時(shí)通知質(zhì)管部修正。不重復(fù)打印票據(jù)的填寫 更正單 ，已經(jīng)入庫的只能采購?fù)顺觯]有銷售），已發(fā)生銷售的必須先銷后退回再采購?fù)顺觥? ? 經(jīng)營企業(yè)資料及其新品計(jì)劃未在到貨前一天報(bào)采購部影響基本信息的錄入由采購部給營銷各部 50元處罰，或質(zhì)管部給采購部 2分負(fù)評(píng)。 錄入環(huán)節(jié)獎(jiǎng)懲 ? 基本資料錄入錯(cuò)誤的由采購部錄入人員給予質(zhì)管部信息建立人員負(fù)評(píng) 2分。 ? 基本資料中驗(yàn)收環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)空檔和不確定的未通知質(zhì)管部完善的給予驗(yàn)收人員 1分負(fù)評(píng)。 ? 錄入時(shí)數(shù)量、單價(jià)、批號(hào)及效期、供應(yīng)商、申購部門、結(jié)算人錄入錯(cuò)誤由審核員給予錄入人員 2分 ? 錄入人員票據(jù)整理不及時(shí)、傳遞不及時(shí)、發(fā)生遺漏、丟失的給予 2分負(fù)評(píng) 錄入環(huán)節(jié)獎(jiǎng)懲 ? 以周為單位基本信息錄入未發(fā)生錯(cuò)誤的給予錄入人員正評(píng)1分。按要求傳遞資質(zhì)計(jì)劃的給予正評(píng) 1分。 ? 生產(chǎn)企業(yè)的每個(gè)藥品品種需要以下資料（加蓋供貨方原印公章）： 生產(chǎn)批準(zhǔn)證明文件； 藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)復(fù)印件； 省或市檢驗(yàn)報(bào)告書； 同批號(hào)的檢驗(yàn)報(bào)告書； 物價(jià)批文等； 加蓋樣品章的藥品小包裝，標(biāo)簽，說明書樣本； 供審核用的樣品盒； 供貨方銷售出庫單； 稅票等。購進(jìn)記錄應(yīng)注明藥品的品名、劑型、規(guī)格、有效期、生產(chǎn)廠商、供貨單位、購進(jìn)數(shù)量、購貨日期等項(xiàng)內(nèi)容，購進(jìn)記錄應(yīng)保存至超過藥品有效期 1年，但不得少于 3年。 供應(yīng)商到貨制度 為了使商品高效、快捷、安全的運(yùn)輸?shù)轿夜荆刂贫ū局贫取? b：儲(chǔ)運(yùn)部接到通知后由安排搬運(yùn)的工作人員進(jìn)行搬運(yùn)。 d:驗(yàn)收人員接到驗(yàn)收通知單進(jìn)行商品件數(shù)和外包裝的再次清點(diǎn)。 （進(jìn)行入驗(yàn)收程序 ） 流程圖 采購部通知 儲(chǔ)運(yùn)部接到通知并進(jìn)行搬運(yùn) 商品在待驗(yàn)區(qū)處或物流處交接確認(rèn)簽字 驗(yàn)收人員接到驗(yàn)收通知