實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理-展示頁(yè)
2024-11-13 03:55本頁(yè)面
【正文】 檔案信息。 資料的平時(shí)收集管理是檔案齊全性、準(zhǔn)確性、原始性的根本保證。 四、檔案電子化管理需要注意的問(wèn)題。將文書(shū)檔案、企業(yè)檔案、案件業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案集中統(tǒng)一管理。 目前在工作中 ，各部門(mén)分別管理檔案，遇到了很多問(wèn)題。 購(gòu)買(mǎi)工商業(yè)務(wù)檔案電子化系統(tǒng)。并配備空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度自動(dòng)記錄儀、滅火器材等必要設(shè)施。 購(gòu)買(mǎi)密集架，配置專(zhuān)用于檔案管理和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的電腦。 實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理必須夯實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。 對(duì)社 會(huì)的有償服務(wù)也取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益，幾年內(nèi)即可收回投資。 查閱檔案時(shí)不使用原件，加強(qiáng)了對(duì)檔案的日常管理。 完全保留檔案的原貌，提高檔案查閱的準(zhǔn)確性和可信度。 工商企業(yè)檔案電子化系統(tǒng)的建立，具有以下幾方面意義 實(shí)行文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案多門(mén)類(lèi)、多載體的集中統(tǒng)一管理。在解決了檔案數(shù)字化以后，可將處理過(guò)的信息檔案掛接到網(wǎng)上，通過(guò)授權(quán)用戶權(quán)限的方式，將信息共享，這樣會(huì)使雙方的煩瑣都大大的減少。 工商管理部門(mén)面對(duì)的來(lái)自公安、檢查院、法院等單位的查詢用戶，檔案檢索調(diào)檔，手續(xù)煩瑣且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。 檔案電子化管理就是通過(guò)電腦將檔案的每頁(yè)資料掃描成圖像文件進(jìn)行保存，將檔案資料數(shù)字化，建立基于圖像文件的電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙張調(diào)閱向計(jì)算機(jī)查閱轉(zhuǎn)變。為了實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實(shí)施檔案電子化管理。在日常的企業(yè)注冊(cè)登記、企業(yè)監(jiān)督管理、違章違法案件查處等工作中，經(jīng)常需要查閱企業(yè)的原始檔案資料。實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理 實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理 是 工商行政管理工作的基礎(chǔ)保障和迫切需要 張家口市橋東區(qū)工商局辦公室 趙 欣 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，建立高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。工商行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)企業(yè)注冊(cè)登記及市場(chǎng)監(jiān)管工作，保存著積累多年、數(shù)量巨大的企業(yè)開(kāi)業(yè)、變更、注銷(xiāo)、年檢檔案資料及行政處罰案卷，同時(shí)，綜合文書(shū)檔案的建立與管理亦急需專(zhuān)業(yè)化。同時(shí)，公檢法機(jī)關(guān)、律師事務(wù)所等單位以及社會(huì)各界也經(jīng)常到工商 部門(mén)查閱企業(yè)檔案的原始資料。 一、檔案資料電子化管理的概念及意義。 傳統(tǒng)的檔案管理模式存在以下幾方面的問(wèn)題： 一份文書(shū)檔案、企業(yè)檔案、案件檔案的查詢，首先檔案管理人員要查閱紙制目錄，不斷翻看確定檔案所在的卷柜，而后調(diào)出，接著又要經(jīng)過(guò)查詢?nèi)藛T的反復(fù)翻看，對(duì)于不斷增 加的企業(yè)檔案和每天大量的查詢?nèi)藬?shù)來(lái)說(shuō)，人工管理檔案是一種浪費(fèi)人力和不安全的解決方法。對(duì)于工商局來(lái)說(shuō)，它所面對(duì)的查詢用戶主要是來(lái)自公安、檢查、法院的辦公人員以及律師，常此以來(lái)的查詢方法不僅手續(xù)煩瑣，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這些都是查詢?nèi)藛T所深深感受到的。 檔案的原件經(jīng)常被查詢?nèi)藛T反復(fù)的查詢、翻看和 復(fù)印，面對(duì)每天的大量的查詢?nèi)藬?shù)，難以永久完整的保存原件。 應(yīng)用于工商行政管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)中，能夠快速查閱到各種檔案資料，大大提高了工作效率。 大大減輕檔案工作人員的工作量，提高檔案的日常管理效率。 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的異地查詢，消除了因地域而帶來(lái)的通信障礙。 二、實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化管理的軟、硬件的配備。建立起綜合檔案室?guī)旆?、閱覽室，設(shè)立專(zhuān)業(yè)的管理人員，并協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門(mén)的歸檔、使用。以及復(fù)印機(jī)、掃描儀、觸摸屏等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。 開(kāi)發(fā)適合本單位實(shí)際的文書(shū)檔案管理軟件。 三、實(shí)行檔案集中管理的意義。經(jīng)常發(fā)生因管理?xiàng)l件受限、管理不善、無(wú)專(zhuān)業(yè)管理人員而導(dǎo)致檔案丟失、裝訂不規(guī)范屢次大規(guī)模重新整理等諸多事件。由各部門(mén)移交至局檔案室進(jìn)行統(tǒng)一存放，分類(lèi)使用，既解決了方便快捷查詢問(wèn)題，減輕人員負(fù)擔(dān)的問(wèn)題；又實(shí)現(xiàn)了所有檔案的統(tǒng)一歸檔、安全存放和專(zhuān)業(yè)規(guī)范管理。 （一）注重資料的平時(shí)收集。 明確綜合檔案室、業(yè)務(wù)科室和工 商分局相關(guān)人員的工作職責(zé)。 是各部門(mén)在
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