【正文】 目 錄第一章 總則 4第二章 職責 4第三章 采購臨時組織管理 6第四章 采購管理的基本原則 7第五章 采購流程管理 8第六章 合同履行與執(zhí)行管理 14第七章 供應商管理 16第八章 合同文檔管理 18第九章 附則 18第十章 參考文件 19附件 19第一章 總則 目的為了明確公司各部門在合同與采購活動過程中的職責，加強對采購活動的管理和監(jiān)督，保證采購質量、有效控制成本、降低采購風險，并為采購活動提供操作依據(jù)，特制定本程序。 XXX有限公司 XXX Technology Co., Ltd.編碼：XXX 適用范圍：內部使用合同與采購管理制度版 本編 寫審 核會 簽審 定批 準生效日期A發(fā)布之日主辦單位綜合管理部審查發(fā)送單位此文件產權屬XXX有限公司所有，未經(jīng)書面許可，不得以任何方式復制和外傳。This document is the property of Technology Co. Ltd。 適用范圍除國家法律、法規(guī)和公司政策有特殊規(guī)定，以及有關借貸、人事招聘、投融資項目本身和收購、并購項目本身外，本程序適用于公司業(yè)務相關的所有采購及合同管理活動。對超過總經(jīng)理部授權的采購項目及合同簽訂，審核后應出具是否同意報送董事會批準的意見。 負責合同的商務評標標準的制定及評價工作中商務部分的評審及商務評標報告的編寫。 提出合同推薦申請，并負責其審批手續(xù)。 安排合同簽訂。 負責建立與管理合格供應商庫。 負責提供詢價所需的技術規(guī)范書，編寫招標文件的技術標書。 參與采購/銷售合同談判，負責合同的技術條款（包括工作范圍、技術規(guī)范、質量要求、進度計劃、驗收標準、保修條款等技術內容）的起草和審核，對合同技術條款負責，控制合同技術方面的風險。 綜合管理部 負責車輛、房屋、捐贈、辦公設備、辦公用品、行政后勤物資、車輛租賃、辦公室裝修維修與改造、通訊設備、辦公禮品、宣傳品、會議、計算機與網(wǎng)絡設備及其安裝、調試、信息化建設與維護、文印、書報信息、資料等事項的歸口管理。 財務部 負責所有采購立項、合同推薦、合同變更等的審核，審查成本費用預算、支付、稅務等條款，負責控制合同文本中的成本、支付、稅務、匯率和資金風險。 參與合同支付的審核，負責交叉審核支付條件的滿足性及支付支持文件的完整性和有效性，規(guī)劃和安排資金，及時辦理合同支付。根據(jù)采購項目的需要，參與合同談判，提供法律方面的專業(yè)支持。參與合同推薦、合同變更的審核。 當合同活動涉及重大法律問題，發(fā)生索賠或爭議事項時，負責組織法律應對措施工作。視需要對采購項目的招評標及合同管理的重要流程進行不定期的審查和評價。 有權對合同活動中嚴重違法違規(guī)、嚴重損失浪費行為，做出制止決定。 對采購活動和供應商合同履行情況進行質保監(jiān)查和監(jiān)督。 對于涉及核安全和質保要求的采購，根據(jù)項目需要參與合同談判，提供核安全及質保方面的專業(yè)支持，參與合同推薦的審核，負責對合同中質保條款的審查。歸口/使用部門負責辦理立項并提供技術規(guī)范書的內容，投資經(jīng)營部行使商務采購職能牽頭成立采購小組，歸口/使用部門、法律事務、財務部、安全質保、審計，分別從法律、財務、質保、審計角度，參與合同談判或審核工作。保證至少兩名或以上人員參與并見證采購過程，形成有效的詢價報價文件、商務談判書面記錄（必要時）、談判結果請示報告以及審批結果。 供應商資格評審小組供應商資格評審，應由安全質保牽頭，歸口/使用部門、投資經(jīng)營部、財務部、法律事務（必要時）參加，組成供應商資格評審小組，負責對潛在供應商的安全質保能力、技術、資質狀況、財務、法律關系進行評審，形成記錄文件。第四章 采購管理的基本原則 基本原則 合法合規(guī)、公平、公正、誠實信用原則：合同與采購活動應嚴格遵守國家的相關法律、法規(guī)、安全環(huán)保要求，以及集團公司及公司有關政策、制度和程序，并遵循公平、公正、誠實信用的原則。 分級授權原則：合同與采購活動的相應環(huán)節(jié)應按照公司各級人員財務管理權限的規(guī)定取得相應授權人的批準。任何采購項目不得由一個人單獨完成采購全過程；商務或技術談判時，公司應至少二人以上（原則上應是不同部門）參加。 內部控制原則：采購和合同管理工作應做到有章可循、有人負責、有人監(jiān)督、有據(jù)可查。 資源優(yōu)化配置原則：頻繁發(fā)生的采購項目及辦公后勤、勞保物資采購，盡可能采取長期定點合同或協(xié)議的方式，簡化采購過程，建立優(yōu)質、穩(wěn)定的采購渠道，達到合理優(yōu)化公司管理資源的目的。 所有參加合同活動的人員要遵守商業(yè)和職業(yè)道德，保守商業(yè)秘密，避免利益沖突，并遵守《中國廣東核電集團商務人員廉潔從業(yè)行為指南》。通常情況下，采購框架合同簽訂期限不得超過四年。 合同采購的付款方式原則上采用項目完成后付款或按進度分期付款，除單一采購渠道或稀缺資源產品的項目外，一般不接受先付款后實施或托收承付方式，原則上預付款比例不應超過采購金額的30%。 合同采購實施過程中，應形成有效的詢價報價文件、市場比價分析、商務談判書面記錄或談判過程報告。 合同承諾金額不得超過立項金額，否則須提交補充立項申請，報原授權人或上一級授權人批準。第五章 采購流程管理 預算 歸口/使用部門應根據(jù)實際采購需求制定采購預算。 立項 立項申請 歸口/使用部門為立項申請的發(fā)起部門，負責完整、準確地填寫采購立項申請單信息，并根據(jù)要求提供相應附件；負責答復各審批環(huán)節(jié)提出的疑問，并視需要修改、補充采購立項信息。 一個采購立項只能對單一項目的采購事項進行申請。補充立項的項目類型、立項規(guī)則及附件明細要與主采購立項保持一致，并添加已批準的主采購立項作為附件。 立項審批審批環(huán)節(jié)審批部門審批內容歸口環(huán)節(jié)歸口/使用部門1. 申請采購項目費用的歸屬管理是否在本部門2. 申請采購項目是否確屬工作或工程需要3. 應對項目市場情況進行必要的分析，建議合理的采購方式、采購策略及實施計劃。立項申請表模板見表21。采購方式包括競爭性采購和非競爭性采購。采購方式定義適用范圍實施過程公開招標以招標公告的方式邀請3家或以上不特定的法人或者其他組織投標。2. 立項金額大于50萬元的服務類采購，立項金額大于100萬元的設備、材料的采購，立項金額大于200萬元的工程施工項目，原則上按國家招投標相關法律法規(guī)和集團公司招投標管理規(guī)定，委托有資質的招標代理機構進行公開招標。對潛在投標人資質和名單、技術要求、報價要求和評標標準（或評標因素）、關鍵合同條款等所有實質性要求和條件以及招標進度計劃進行審核。3．發(fā)起招標請示投資經(jīng)營部發(fā)起請示，附上標前會會議紀要作為附件，報總經(jīng)理部審批。4．發(fā)招標公告投資經(jīng)營部負責協(xié)調招標代理機構在國家指定媒體上發(fā)布。由投資經(jīng)營部負責協(xié)調招標代理機構組織，審計人員現(xiàn)場監(jiān)督。任何單位和個人不得非法干預和影響評標的過程和結果。(2)投資經(jīng)營部須推薦排名第一的中標候選人為預中標人，如出現(xiàn)按法律規(guī)定第一中標候選人不能簽訂合同的，應根據(jù)評標報告推薦順序遞補。詢價邀請3家或以上特定對象一次性報價采購標的的規(guī)格、標準統(tǒng)一，貨源充足，價格變化幅度小，且不在招投標法規(guī)定必須招標的范圍內