【正文】 ：溝通是職業(yè)成功的天梯。 李嘉誠原秘書洪小蓮 一個(gè)優(yōu)秀的秘書需要具備： ?有追求 ?負(fù)責(zé)任 ?重視細(xì)節(jié) ?? 為什么做秘 書 比 如何做好秘書更重要！ 但是， 一個(gè)優(yōu)秀的秘書最需要具備： 結(jié)果思維 ..\貴陽 \參考 \秘書的素質(zhì) .ppt 如何做一個(gè)出色的秘書 案例分享 －－ ..\貴陽 \參考 \秘書工作案例 .ppt 成為優(yōu)秀秘書的方法 ..\需打印資料 \一個(gè)秘書冷熱之道 .doc ..\學(xué)員課件 \如何做好一個(gè)秘書 .ppt 案例分享 －－ ..\昆明 \學(xué)員 \案例分享 九段秘書 .ppt 第三部分： 新時(shí)期辦公室領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù) 決策 用人、授權(quán) 公關(guān) 協(xié)調(diào) 溝通 激勵 開會 領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù) 新時(shí)期辦公室領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù) 53 角色定位與用人 序號 關(guān)系 忠誠 才能 命 名 1 親 忠 才 經(jīng)營核心 2 親 忠 庸 事業(yè)輔佐 3 親 逆 才 恃才自傲 4 親 逆 庸 不肖子弟 5 疏 忠 才 事業(yè)伙伴 6 疏 忠 庸 耳目眼線 7 疏 逆 才 防范對象 8 疏 逆 庸 邊際人員 辦公室領(lǐng)導(dǎo)的決策藝術(shù) 領(lǐng)導(dǎo)決策輔助 信息搜集 方案提供 恰當(dāng)處理同智囊團(tuán)的關(guān)系 －－ ..\昆明 \關(guān)于決策案例 .ppt 辦公室領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)藝術(shù)－－ 現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)的“第一藝術(shù)” ? 第一領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)－－ 協(xié)調(diào)溝通 辦公室領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)藝術(shù) （一）協(xié)調(diào)的方法與藝術(shù) ? 1．為什么要協(xié)調(diào) ? 工作職責(zé) ? 領(lǐng)導(dǎo)職責(zé) ? 辦公室的基本任務(wù) ? 組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn) ? 上級意圖的貫徹 ? 化解矛盾、求得和諧 ? 最重要的領(lǐng)導(dǎo)方法與藝術(shù) 辦公室領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)藝術(shù) ? 2．什么是協(xié)調(diào) ? 對各種復(fù)雜關(guān)系進(jìn)行調(diào)節(jié)，以達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)與管理目的的一種活動 和合融洽，協(xié)同和諧 配合得適當(dāng)，步調(diào)一致 人們?yōu)榱司舛龀龅呐? 辦公室領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)藝術(shù) －－ 協(xié)調(diào)什么 ? 糾紛 ? 矛盾 ? 沖突 ? 對抗 ? 環(huán)節(jié) ? 流程 ? 壓力 ? 核心 各種關(guān)系 辦公室領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)藝術(shù)－－ 協(xié)調(diào)的標(biāo)志 ? 和諧 ? 滿意 ? 合理 ? 共贏 ? 完善 ? 完美 ? 均衡、平衡 擱平、擺平 ? 健康 ? 陰陽平衡 剛?cè)嵯酀?jì) 辦公室領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)藝術(shù)－－ 怎樣協(xié)調(diào) ? 協(xié) ? 協(xié)商 ? 商量、建議 ? 協(xié)助 ? 幫助、助銷 ? 協(xié)理 ? 協(xié)助、辦理 ? 調(diào) ? 調(diào)節(jié) ? 調(diào)整 ? 調(diào)理 ? 調(diào)適 ? 調(diào)配 ? 調(diào)解 辦公室領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)藝術(shù)－－ 協(xié)調(diào) 協(xié)商調(diào)節(jié)而解決問題 ? 讓步 ? 妥協(xié) ? 創(chuàng)新： 用新思路、新方法 ? 中庸： 極高明至中庸 ? 把握好“度”，藝術(shù)中的藝術(shù) 辦公室領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)藝術(shù)－－ ? 案例：－－ ? 協(xié)調(diào)糾紛（矛盾、沖突） ? 如何分輕重緩急 ..\昆明 \協(xié)調(diào)案例 .ppt ? 第一，原則與非原則 ? 第二，利益沖突與認(rèn)識問題 ? 第三，舊矛盾還是新矛盾 ? 第四，內(nèi)部與外部 ? 協(xié)調(diào)最好的方法 ? 溝通 人際溝通、有效溝通 ? 辦公室溝通藝術(shù) 溝通在行政管理中的地位 組織 指揮 控制 計(jì)劃 高層 基層 溝 通 中層 ? 雙 70定律 ： 1，各層級經(jīng)理平均花費(fèi)約 70%的時(shí)間用于溝通； 2，日常管理中約 70%的管理問題是來自于溝通障礙。 ? 在 GE工作的 20年時(shí)間里，因?yàn)槲矣形粌?yōu)秀的秘書最少為我節(jié)約了一萬多個(gè)小時(shí)。 為人 處事 辦公室管理的技能需求 辦公室主任 ? 特殊位置 ： ? 承上啟下 ? 溝通內(nèi)外 ? 聯(lián)系左右 ? 兵頭將尾 ? 角色 ： ? 對上的“秘書、參謀、助手” ? 對下的“領(lǐng)導(dǎo)” ? 對外的單位工作“大管家” ? 對內(nèi)的單位事務(wù)“牽頭人” 37 “三位一體” 上司 同事 下屬 38 是上級的窗口和橋梁 完成目標(biāo)同時(shí) 實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展和提升 是上級的輔助者和補(bǔ)充者 是上級的執(zhí)行者和推動者 作為下屬的四項(xiàng)職業(yè)準(zhǔn)則 下屬 同事 上司 39 下屬 同事 上司 內(nèi)部客戶 是同事 是配合者 是競爭者 40 作為上司時(shí)的六大角色 業(yè)務(wù)骨干 計(jì)劃者 執(zhí)行者 教練員 團(tuán)隊(duì)領(lǐng)袖 溝通者 下屬 上司 同事 ?辦公室主任應(yīng)有的管理理念 －目標(biāo)設(shè)定、在職輔導(dǎo)、激勵與反饋 （贏得信任、追隨；增加勇氣，發(fā)現(xiàn)問題，提升自我） ?辦公室主任應(yīng)有的管理理念 一把鑰匙開一把鎖 秘書的職業(yè)定位及技能要求 秘書的職業(yè)定位 .ppt ? 秘書對于我的工作而言 ,有時(shí)不亞于一位副總裁的重要性 !因?yàn)樗拇嬖?,才使我專注于思考和決策。 答錯(cuò)者則屬于“直覺型”。 研究人員把答對者歸類為“思考型”。 研究人員發(fā)現(xiàn)，三分之一的人答對。 辦公室人員的日常工作（表二） 上司交辦的 其他工作 不同層次人員的工作重點(diǎn) 類別 基層 中層 高層 例行工作 70% 20% 10% 遵守規(guī)定 對例行工作的驗(yàn)收 檢查終端的符合性 問題工作 20% 60% 20% 發(fā)現(xiàn)，并報(bào)告 分析、查找根源，提出解 決方案及需要的資源 批準(zhǔn)方案 提供資源 創(chuàng)新工作 10% 20% 70% 在新的例行工作中創(chuàng)新方法 不走樣的復(fù)制創(chuàng)新工作，并轉(zhuǎn)化為可操作的程序 新的思路、方向、路線，否定自己過去，并試驗(yàn) 17 辦公室管理 氣派 個(gè)性 舒適 美觀 和諧 便利 環(huán)保 健康 實(shí)用、方便 良好辦公環(huán)境五大標(biāo)準(zhǔn) 安全環(huán)境 顏色環(huán)境 綠化環(huán)境 設(shè)備環(huán)境 光線環(huán)境 空氣環(huán)境 聲音環(huán)境 辦公室布置的環(huán)境要求 19 20 目標(biāo)統(tǒng)一 權(quán)責(zé)一致 指揮統(tǒng)一 分工協(xié)作 利益原則 精干高效 21 ? 食堂管理的特點(diǎn) 食堂管理的內(nèi)容 ? 食堂的計(jì)劃管理 食堂的財(cái)務(wù)管理 ? 食堂原材料管理 食堂服務(wù)質(zhì)量管理 22 ? 宿舍分類 ? 單身、倒班、家屬 ? 宿舍管理的內(nèi)容 ? 宿舍的管理方法、宿舍設(shè)備物品、宿舍服務(wù)、宿舍安全 23 ? 文體場館的建設(shè)管理 ? 切合實(shí)際、量力而行、適當(dāng)滿足、專人負(fù)責(zé)、 ? 文體活動的組織管理 ? 積極、及時(shí)、有效、有計(jì)劃、結(jié)合本企業(yè)特性、 24 ? 車輛的使用管理（車輛的使用、車輛的調(diào)度、制定使用和管理制定） ? 車輛的保養(yǎng)與維修管理（車輛的保養(yǎng)、車輛的維修） ? 車輛的油料與材料管理 25 ? 改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，提高業(yè)務(wù)水平 ? 保養(yǎng)、節(jié)油、安全教育、職業(yè)道德教育、遵章守紀(jì)教育 ? 嚴(yán)守交通規(guī)則，確保行車安全 ? 加強(qiáng)車輛道路管理 （三）、新時(shí)期辦公室工作的四個(gè)轉(zhuǎn)變 從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又 出謀 劃策； 從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)?綜合 處理信息； 從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行 科學(xué) 管理； 從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)?力爭主動 服務(wù)。 如協(xié)助上司找人找資料 ， 代表上司接待客人 ， 探望 、 慰問生病員工 ， 了解 、 處理某些臨時(shí)任務(wù)等。 行政事務(wù)工作 包括財(cái)務(wù)管理 、 生活管理 、 環(huán)境管理 、 保安管理 、 食堂管理 、 衛(wèi)生管理 、 車輛管理及接待工作 。 15 工 作 具 體 內(nèi) 容 檔案工作 單位的重要文書 ， 處理完畢后都要立卷歸檔 。大型會議則可設(shè)專門的會議機(jī)構(gòu) ， 原有的行政部門參與其中 ， 常成為會務(wù)機(jī)構(gòu)的組織者 。 文書工作 文書是單位行使職權(quán) 、 進(jìn)行指揮管理 、 聯(lián)系洽商工作的重要工具 ，也是行政管理重要的經(jīng)常性工作 。 辦公室的基本任務(wù) 辦文 辦會 辦事 三、辦公室的工作內(nèi)容 13 輔助決策工作 信息工作 文書工作 會務(wù)工作 文書立卷和檔案管理工作 查辦工作 行政事務(wù)工作 上司交辦的其他工作 14 辦公室人員的日常工作（表一） 工 作 具 體 內(nèi) 容 輔助決策 決策是上司的責(zé)任 ， 行政管理人員不可替代 ， 但是在上司決策過程中 ， 要發(fā)揮輔助作用 。 ——協(xié)調(diào)、溝通各部門業(yè)務(wù) ——業(yè)務(wù)方面的事務(wù)，后勤方面的事務(wù)， ? 黨務(wù)方面的事務(wù)，干部方面的事務(wù)， ? 工團(tuán)方面的事務(wù)，宣傳方面的事務(wù)。 職能定位： 行政助手、信息傳輸、綜合協(xié)調(diào)、參謀輔助。 聯(lián)結(jié)各職能部門的紐帶。 ? 辦公室的靈魂人物－－辦公室主任 （一）新時(shí)期辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇 ? 統(tǒng)籌 企業(yè)行政管理 ? 參與 重大事項(xiàng)的決策 ? 謀劃 企業(yè)的運(yùn)營與發(fā)展 …… 辦公室工作概論 權(quán)威性 及時(shí)性 縱向性 一、辦公室的主要特點(diǎn) → 要吃準(zhǔn) → 要理清 → 要嚴(yán)格 → 要學(xué)習(xí) → 要調(diào)節(jié) → 要服從 辦公室工作的主要特點(diǎn)： （二）辦公室的地位與職能 中心 :管理運(yùn)轉(zhuǎn)中心、信息處理中心、文檔管理中心、會議管理中心、綜合統(tǒng)計(jì)中心、信訪接待中心。高級秘書、助理與辦公室行政統(tǒng)籌管理 課程內(nèi)容 一、 新時(shí)期辦公室工作 二、 辦公室主任 (秘書 )的職業(yè)定位、職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)技能要求 四、 三、 新時(shí)期辦公室領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù) 辦公室工作危機(jī)處理 辦公室商務(wù)禮儀 五、 辦公室公文處理／檔案管理 六、 第一部分： 新時(shí)期辦公室工作 辦公室 ? 辦公室是各單位內(nèi)設(shè)置的綜合性行政機(jī)構(gòu)。 ? 承上啟下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系內(nèi)外，傳遞信息，