【正文】 系統(tǒng)任務(wù)關(guān)閉之前，學(xué)生如欲修改已經(jīng)錄入信息，只要登錄系統(tǒng)再次錄入信息后提交即可（原信息操作后不再保留），或者由輔導(dǎo)員登錄系統(tǒng)后直接修改。輔導(dǎo)員審核學(xué)生信息后，點(diǎn)擊“生成機(jī)要交寄單”，下載后打印，一式兩份。字母、數(shù)字需全部錄入。 。核對信息時(shí)建議將數(shù)據(jù)另存為 Excel格式進(jìn)行校對。 （二）輔導(dǎo)員操作說明 學(xué)生提交信息后，輔導(dǎo)員可以修改相關(guān)信息。 七、關(guān)于畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的說明 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息需錄入學(xué)生事務(wù)工作信息系統(tǒng)（ SAIS），詳細(xì)說明如下： （一）學(xué)生操作說明 “單位名稱”必須填寫；系統(tǒng)提供“單位所在地”單項(xiàng)錄入，在“詳細(xì)地址”一欄不必重復(fù)已 選擇省市名稱，地址應(yīng)含單位街道、門牌；“單位收件人”必須填寫，如無具體姓名，請標(biāo)注“負(fù)責(zé)人”“管理員”等明確信息 。 ，憑就業(yè)報(bào)到證、未派遣證明或用人單位調(diào)檔函辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。 ，不予出具涉及人事關(guān)系的有關(guān)證明（如升學(xué)、出國等證明）。 學(xué)生工作部學(xué)生管理科日常事務(wù)工作相關(guān)解釋及說明 15 六、關(guān)于檔案留校的說明 按照有關(guān)規(guī)定，畢業(yè)生與校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心簽訂檔案留校協(xié)議后，可以將戶口、檔案暫時(shí)留在學(xué)校。 （ 四 ） 郵寄及查詢 EMS 郵寄檔案由郵政工作人員到各校區(qū)集中收取。 （三）封裝檔案 按 EMS 郵寄要求，將檔案用 EMS 專用封套封裝（一檔一封，不合并郵寄）。“五聯(lián)單”發(fā)放具體時(shí)間另行通知。 EMS郵寄流程如下： （一）統(tǒng)計(jì)郵寄信息 請各學(xué)院按照特快專遞的郵寄要求，認(rèn)真做好畢業(yè)生檔案郵寄所需的郵編、郵寄地址、單位名稱、收件人姓名、收件人電話等信息的統(tǒng)計(jì)工作。省內(nèi)查詢周期為一周，省外為十天。輔導(dǎo)員可通過系統(tǒng)查詢。 （四） 查詢 檔案寄到指定地點(diǎn)需五個(gè)工作日左右，寄出 1個(gè)月后即可 憑機(jī)要編號和 機(jī)要郵寄時(shí)間 查詢。 （三）檔案收集及 郵寄 機(jī)要郵寄檔案由學(xué)工部到各校區(qū)集中收取并統(tǒng)一組織郵寄。在封套正面標(biāo)注學(xué)生信息（學(xué)院、學(xué)號、姓名）以及收件單位名稱、單位所在地、單位地址等詳細(xì) 信息。 （ A4 紙打印，并按照標(biāo)示的邊框線剪裁好） ，一份學(xué)校留存，一份機(jī)要局留存。 SAIS 系統(tǒng)，輔導(dǎo)員審核信息后生成機(jī)要交寄單報(bào)表，下載后打印。 其接收范圍一般為縣團(tuán)級以上單位，其他單位如明確學(xué)生工作部學(xué)生管理科日常事務(wù)工作相關(guān)解釋及說明 13 要求機(jī)要郵寄的，也可以采用機(jī)要郵寄。 派遣回原籍的學(xué)生檔案寄回所在省市畢業(yè)生接收機(jī)構(gòu)， 接收 單位詳細(xì)情況 請咨詢輔導(dǎo)員或畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心。 國防定向畢業(yè)生檔案要單獨(dú)整理，整理完畢后所在學(xué)院負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)遞到空軍、陸軍國防生選培辦公室。受記過及以上處分的，檔案不得本人自帶，由學(xué)院交學(xué)生工作部轉(zhuǎn)遞。如無特殊情況，長春市內(nèi)單位 應(yīng) 采用機(jī)要郵寄。因 EMS 查詢信息保存時(shí)間較短（ 3個(gè)月），為了更加安全、穩(wěn)妥的完成檔案轉(zhuǎn)遞工作，如接收單位條件允許，首選機(jī)要郵寄。 檔案袋封面已預(yù)留檔案明細(xì)標(biāo)注位置，各學(xué)院在整理畢業(yè)生檔案的過程中可根據(jù)學(xué)院自身檔案建設(shè)情況及學(xué)生檔案材料明細(xì)制 作檔案明細(xì)單，并粘貼到檔案袋封面指定位置。 檔案袋封裝時(shí)請?jiān)诜饪谔幷迟N封條并加蓋公章，機(jī)要郵寄的請?jiān)跈C(jī)要封套封口處再加貼一張封條（無需加蓋公章）。 一、辦理流程 （一）核實(shí)本人的學(xué)號是否準(zhǔn)確無誤； （二）持本人學(xué)生證到學(xué)生工作部學(xué)生管理科審核， 現(xiàn)場 通過審核后 直接 打印“在讀證明”； （三 ）因出國辦 理“在讀證明”的，需持學(xué)生工作部開具的“在讀證明”到校長辦公 室 打字室 辦理“吉林大學(xué)名頭”的中 英文對照版本。 三、 辦理流程 （一）學(xué)生登錄 SAIS系統(tǒng)登記 （二 ） 下載打印 《吉林大學(xué)本科生校外居住申請表》 （以下簡稱《申請表》） 和 《吉林大學(xué)本科生校外居住協(xié)議書》 （以下簡稱《協(xié)議書》） 兩份材料； （三 ） 本人如實(shí)填寫個(gè)人信息并簽字； （四 ） 由辦理人家長填寫意見并簽字； 學(xué)生工作部學(xué)生管理科日常事務(wù)工作相關(guān)解釋及說明 9 （五 ） 辦理人持上述兩份材料送交學(xué)院審核，由學(xué)院相關(guān)負(fù)責(zé)人審核并簽字； （六 ） 《申請表》交 所在公寓管理員 審核 并簽字； （七 ） 《申請表》 和《協(xié)議書》 交 學(xué)生 工作部學(xué)生 事務(wù)管理辦公室審核存檔 ； 四、辦理地點(diǎn) （一） 學(xué)生工作部學(xué)生事務(wù)管理辦公室 地址： 中心校區(qū) 田家炳活動中 心 B座二樓 201室 電話： 85168010 五、注意事項(xiàng) 具體詳細(xì)想要請仔細(xì)閱讀校內(nèi)辦公網(wǎng)內(nèi)校內(nèi)通知 欄學(xué)工部發(fā)布的 《 關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)本?？茖W(xué)生校外居住管理工作的通知 》 ，相關(guān)辦理事宜可具體咨詢所在年級輔導(dǎo)員老師 。 二、辦理時(shí)間 （一）網(wǎng)上 SAIS 系統(tǒng)申報(bào)開放時(shí)間： 12 月 3月初； 6月 9月初。 一、校外居住的條件 根據(jù)教育部有關(guān)政策要求，結(jié)合我校實(shí)際，原則上不允許 學(xué)生 在校外居住。 （二） 如所在地區(qū)銀行要求該證明加蓋學(xué)校公章，學(xué)生可持本證明、憑校印聯(lián)系單到 校長辦公室（ 中心校區(qū)行政樓 522 室） 辦理。加蓋學(xué)工部公章。吉林大學(xué)在籍本?？茖W(xué) 生均可申請辦理非義務(wù)教育學(xué)生身份證明。 和平校區(qū)該項(xiàng)工作由農(nóng)學(xué)部學(xué)生工作 處單獨(dú) 組織開展。 學(xué)生工作部學(xué)生管理科日常事務(wù)工作相關(guān)解釋及說明 6 請各學(xué)院學(xué)工辦安排專人負(fù)責(zé)相關(guān)工作組織及落實(shí)，將通知中說明的情況傳達(dá)到每名學(xué)生，做好學(xué)生的解釋工作，確保此項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。在超過限定的“ 充磁”次數(shù)（三次）之后，若再次“充磁”就出現(xiàn)了“可充次數(shù)為 0”的提示，即電子芯片被鎖死并導(dǎo)致這張乘車優(yōu)惠卡無法繼續(xù)使用。每次“充磁”后可購票次數(shù)重新設(shè)置為上限四次，即當(dāng)年可享受四次乘車優(yōu)惠。 新的火車票電子優(yōu)惠卡出廠時(shí)默認(rèn)為“已購票次數(shù) 0，可購票次數(shù)4”，新生在拿到學(xué)生證后，可用于第一學(xué)年的火車票購買，待使用完畢后由學(xué)校統(tǒng)一組織“充磁”。該電子優(yōu)惠卡配有專門的設(shè)備用于補(bǔ)充購買次數(shù)（即“充磁”），在操作時(shí)會顯示“已購票次數(shù)”和“可購票次數(shù)”。學(xué)生工作部學(xué)生管理科日常事務(wù)工作相關(guān)解釋及說明 5 關(guān)于火車票電子優(yōu)惠卡使用及 “充磁”時(shí)間的說明 為進(jìn)一步規(guī)范 本?？茖W(xué)生 乘車優(yōu)惠卡的管理和使用，現(xiàn)就有關(guān)問題做如下說明，請參照執(zhí)行。 三、 因轉(zhuǎn)專業(yè)、復(fù)學(xué)、降級等學(xué)籍變動原因需重新辦理學(xué)生證的，學(xué)生本人持新學(xué)號到各校區(qū)辦公室登記辦理，同時(shí)上繳原證。因無車次需中轉(zhuǎn)的，超過省級范圍內(nèi)不予修改。需提供所要修改地點(diǎn)的戶口本復(fù)印件。現(xiàn)對學(xué)生因丟失、芯片損壞、信息變動等原因需要補(bǔ)辦的情況做如下說明： 一、 學(xué)生本人（也可委托他人）到所在校區(qū)辦公室登記辦理即可，現(xiàn)場只需要提供補(bǔ)辦學(xué)生的學(xué)號，因芯片損壞等其它原因補(bǔ)辦的，同時(shí)需上繳原學(xué)生證。 和平校區(qū) 由農(nóng)學(xué)部學(xué)生工作處單獨(dú)組織開展。證書原件及就業(yè)材料原件在學(xué)校審核完畢后返還學(xué)生本人。 ③ 受到省級以上表彰的學(xué)生，同時(shí)需提供獲獎證書原件及復(fù)印學(xué)生工作部學(xué)生管理科日常事務(wù)工作相關(guān)解釋及說明 3 件。 ② 學(xué)院簽署意見。 記過以上處分（含記過）的撤銷工作由學(xué)生工作部組織開展，具體要求如下： ① 學(xué)生本人提出申請。 記過以上處分（含記過） 申請解除 至少需具備以下條件中的一項(xiàng)： ① 受處 分后曾被評為校優(yōu)秀學(xué)生 ； ② 受處分后受到省級以上榮譽(yù)表彰 ； ③ 畢業(yè)時(shí)志愿到邊遠(yuǎn)貧困地區(qū)工作 。 在畢業(yè)年級獎學(xué)金評定結(jié)束 后，學(xué)生工作部將 開展此項(xiàng)工作。記過 （ 含記過）以上處分須報(bào)學(xué)生工作部備案。處分文件一式三份，學(xué)生檔案內(nèi)存入一份， 交 學(xué)生本人一份，學(xué)院留存一份。 （二） 學(xué)生工作部在收到學(xué)生簽字確認(rèn)的《擬處分通知書》后，下達(dá)正式的處分文件及 《 處分通知書 》 。 一、學(xué)生 違紀(jì) 處分 （一） 學(xué)生工作部根據(jù)學(xué)生違紀(jì)的情節(jié)做出 初步處理意見 ，向?qū)W生下達(dá)《擬處分通知書》 。 為了提高 工作效率，更好的為廣大同學(xué)服務(wù)，在認(rèn)真總結(jié)現(xiàn)有工作的基礎(chǔ)上，我們 整理形成了“ 學(xué)生管理科日常事務(wù)工作相關(guān)解釋及說明 ”。學(xué)生工作部學(xué)生管理科日常事務(wù)工作相關(guān)解釋及說明 學(xué)生工作部 學(xué)生事務(wù)管理辦公室 日常 事務(wù) 工作 相關(guān)解釋及說明 學(xué)生事務(wù)管理辦公室 二○一三年十二 月 學(xué)生工作部學(xué)生管理科日常事務(wù)工作相關(guān)解釋及說明 學(xué)生事務(wù)管理辦公室的工作包括 學(xué)生證管理、違紀(jì)管理、社會獎學(xué)金 、畢業(yè)生檔案郵寄、學(xué)生校外居住審核 等 日常事務(wù) ，多為與廣大同學(xué)關(guān)系較為密切的