【正文】 。 負(fù)責(zé)對(duì)本系統(tǒng)下級(jí)單位信息工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。值班室是本部門各種信息的傳遞中心，應(yīng)通過定期對(duì)所掌握的大量動(dòng)態(tài)信息的綜合分析，向領(lǐng)導(dǎo)提出綜合性預(yù)測(cè)性報(bào)告，供領(lǐng)導(dǎo)在決策中參考。三是編輯向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)單位報(bào)送的動(dòng)態(tài)信息刊物。包括幾方面的內(nèi)容：一是接收上下左右通過電話、傳真等手段傳遞的各種 信息；二是對(duì)所收到的信息進(jìn)行加工，對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)單位下達(dá)的指示，要準(zhǔn)確及時(shí)地報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示傳達(dá)到有關(guān)部門。一般性值班主要是上情下達(dá)、下情上報(bào)。 它是指在部門內(nèi)設(shè)有專門的值班室，配備少量的專職人員，負(fù)責(zé)值班室的日常工作，而夜間和節(jié)假日期間的值班由各業(yè)務(wù)部門輪流承擔(dān)。一般都配備科級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)，承擔(dān)本部門晝夜、 節(jié)假日的全部值班工作。 專設(shè)性值班是一些重要機(jī)關(guān) (如軍隊(duì)、公安、外交、交通等 )特設(shè)的，一般稱為總值班室。 值班室一般設(shè)在秘書部門或辦公室，屬于秘書長(zhǎng)或辦公廳、室主任領(lǐng)導(dǎo)。值班日記和值班報(bào)告，無關(guān)人員不允許翻看。值班人員常常最先了解一些重大動(dòng)態(tài)和帶機(jī)密性的文件、事項(xiàng)。值班人員還要注意禮貌待人，熱情待人。如有緊急事情即可取得聯(lián)系。能否做到這一點(diǎn)， 不僅直接影響工作的質(zhì)量，而且還關(guān)系到整個(gè)單位的聲譽(yù)和威信。 值班室既是一個(gè)單位的信息中心，同時(shí)也是重要的對(duì)外窗口之一，經(jīng)常要接洽外單位或本系統(tǒng)下級(jí)來聯(lián)系工作、要通過電話進(jìn)行信息的交流。同時(shí)接辦幾件事，要按輕重緩急順序處理，但一般來講應(yīng)做到當(dāng)日辦結(jié)。 及時(shí)是對(duì)值班工作的特定要求。 嚴(yán)謹(jǐn)是指值班人員處理各種信息和完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)時(shí)要多動(dòng)腦筋，把事情想得周全一些 。 (2)要文字準(zhǔn)確 文字準(zhǔn)確就是在寫電話記錄、編輯信息刊物時(shí)一定要準(zhǔn)確，而不能憑印象和自己的理解加以擴(kuò)大或縮小原報(bào)信息的范圍和程度。 (1)要做到聽話、說 話準(zhǔn)確 通常多用電話報(bào)告情況、傳遞信息，在接聽電話中一定要把對(duì)方的話聽準(zhǔn)，特別重要的情況、領(lǐng)導(dǎo)的指示要認(rèn)真聽記，有條件的應(yīng)進(jìn)行電話錄音。值班工作的好壞，直接反映和影響上下之間、左右之間、組織和顧客之間的關(guān)系，直接反映本單位的精神風(fēng)貌。非工作時(shí)間和節(jié)假日，值班工作的這種作用表現(xiàn)得尤為明顯。 (2)應(yīng)急性 在值班工作中，值班人員可能有時(shí)接受、傳達(dá)上級(jí)的指示，可能處理內(nèi)部的突發(fā)事情，要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)，這些工作的具體內(nèi)容，一般都是事先不知道的。 第五篇 辦公室日常事務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn) ●值班工作管理標(biāo)準(zhǔn) ●印信管理標(biāo)準(zhǔn) ●會(huì)務(wù)工作管理標(biāo)準(zhǔn) ●收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn) ●信息溝通與協(xié)調(diào)工作標(biāo)準(zhǔn) ●調(diào)研與統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn) ●宣傳設(shè)計(jì)管理標(biāo)準(zhǔn) ●接待和禮儀活動(dòng)管理標(biāo)準(zhǔn) ●外事工作管理標(biāo)準(zhǔn) ●辦公室合同管理工作標(biāo)準(zhǔn) ●出國(guó)出境管理工作標(biāo)準(zhǔn) 第十八章 值班工作管理標(biāo)準(zhǔn) 第一節(jié) 值班工作概述 一、值班工作的內(nèi)容和意義 值班 是值班人員在值班時(shí)間內(nèi)處理各項(xiàng)公務(wù)的活動(dòng)，是秘書部門的一項(xiàng)基本任務(wù)。 值班工作有兩個(gè)顯著的特性： (1)連續(xù)性 在各重要單位，值班工作的職責(zé)范圍可寬可窄，值班人員可以輪流，但值班工作不能間斷。 (1)值班工作是組成一個(gè)單位工作網(wǎng)絡(luò)的重要細(xì)胞，是一個(gè)單位的樞紐工作，起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用；起著保證 上級(jí)重要指示及時(shí)傳達(dá)和本單位發(fā)生的重大緊急事情及時(shí)反映，及時(shí)處理，保證工作順利進(jìn)行的作用。 (2)由于值班工作要經(jīng)常應(yīng)急處理一些重要工作，在一定意義或一定程度上來說，值班工作代表了本單位的工作，值班人員是本單位的總代表。 二、值班工作的要求 值班工作總的要求是準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、及時(shí)、熱情主動(dòng)、保密。講完話后要互相核對(duì)一下，確認(rèn)無誤后再終止通話。 (3)要做到信息通達(dá)準(zhǔn)確 信息通達(dá)準(zhǔn)確，即該傳到哪里就必須準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)到那里，不能擴(kuò)大或縮小傳遞范圍。在日常工作中注意積累一些常用的資料以備領(lǐng)導(dǎo)查詢，另外在說話辦事中一定要注意哪些該說，哪些不該說，防止在無意中泄露秘密。就是要求值班人員傳遞、處理信息，辦理文、電要快，一般要隨接隨辦。當(dāng)日辦不完的要移交給下一班及時(shí)辦理。因此說話和氣，待人熱情是十分重要的。 值班人員不僅要了解本單位領(lǐng)導(dǎo)的值班人員活動(dòng)情況，還要盡可能熟悉基層單位負(fù)責(zé)人的一些情況。值班人員還必須掌握車站、碼頭、公安、消防、醫(yī)院、招待所等處的地址、電話號(hào)碼和交通路線，一旦需要，便及時(shí)聯(lián)系。 值班室工作要注意保密。這就要求堅(jiān)持保密，守口如瓶。 三、值班工作的形 式 值班工作的組織形式基本上分為三類：一般性值班、專設(shè)性值班和一般性與專設(shè)性相結(jié)合的值班。其值班人員一般都是各部門輪流，值班時(shí)間通常是在下班后的夜間和節(jié)假日。總值班室一般設(shè)在各部門和地方各級(jí)黨政司法機(jī)關(guān)的辦公廳、室，歸辦公廳主任領(lǐng)導(dǎo)，其值班人員一般都是專職的。其特點(diǎn)是具有專門機(jī)構(gòu)、專職人員。 四、值班工作的任務(wù) 值班工作的任務(wù)根據(jù)不同類型的值班各有側(cè)重。而專設(shè)性值班工作任務(wù)則比較全面，主要有： 承擔(dān)本部門重要?jiǎng)討B(tài)信息的接收、傳遞處理工作。對(duì)下級(jí)單位和平行其他部門報(bào)送的各類信息視不同情況和輕重緩急或立即報(bào)告部門領(lǐng)導(dǎo)，或傳達(dá)有關(guān)部門，或暫時(shí)放在一邊待綜合整理后分別上報(bào)。 為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供可靠依據(jù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)處理各種突發(fā)事件。另外，總值班室還應(yīng)組織協(xié)調(diào)和審核各業(yè)務(wù)部門制定各種處置突發(fā)性事件的工作預(yù)案，做到有備無患。要做到信息靈敏、反應(yīng)快速，各系統(tǒng)必須有一個(gè)完整的信息網(wǎng)絡(luò)，而總值班室則應(yīng)承擔(dān)保證這一系統(tǒng)在任何情況下正常運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮系統(tǒng)整體功能的任務(wù)。 承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。 節(jié)、假日和非工作時(shí)間做好或協(xié)助做好安全保衛(wèi)、保密、緊急文書 處理