【正文】 視會(huì)議 ”、 “交互式電話會(huì)議 ”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同， 談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。 異： （ 1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響 2—4聲就接聽。 作業(yè) 二 一、從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。既要簡(jiǎn)要說明教材中的相關(guān)知識(shí) 點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。 注意：同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意， 才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。當(dāng)時(shí)，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請(qǐng)示總經(jīng)理。 才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。 結(jié)合實(shí)際談體會(huì)?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。 1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法； 2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法； 6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì) 劃書，不要抄襲。 按照 “優(yōu)先順序 ”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。 其次，說明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。 （ 2）實(shí)施的步驟，要注 意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。 簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？ 文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。 17 外出辦事，如銀行、郵局等。 11 [督查工作 ] 督導(dǎo)一般職員或速記員。 9 [接待工作 ] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。例如記者、工會(huì)職員等。 6 [調(diào)查研究 ] 協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。 5 [會(huì)議組織 ] 安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。 信函和郵件的處理。 記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容 2 [文書制作 ] 復(fù)印資料。1．將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。 辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表 序號(hào)國內(nèi)一般性 國外一般性 國內(nèi)企業(yè)（含外企） 1 [文書撰寫 ] 按上司的口頭或書面指示完成信函。 打印文 稿及表格 3 [文書處理 ] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。 4 [檔案管理 ] 檔案管理。 記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。 7 [信息資料 ] 準(zhǔn)備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作 ] 替上司接洽外界人士。接待賓客和員工的 來訪。 10 [協(xié)調(diào)工作 ] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。 12 [日程安排 ] 替上司定約會(huì)并做好記錄； 13 [日常事務(wù) ] 閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話； 14 [辦公室管理 ] 辦公室環(huán)境的布置和整理 ,保管辦公室設(shè)備及用品 15 [其他臨時(shí) 以速記記下上司交待的事項(xiàng)； 執(zhí)行上司交辦事項(xiàng) 交辦的事項(xiàng) ] 16 替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。 公用易耗品主要包括哪些？ 辦公用易耗品主要有： （ 1）信封、紙張； （ 2）軟盤、光盤等； （ 3）鉛筆； （ 4）圓珠筆； （ 5）簽字筆或鋼筆； （ 6）修正液或 修正帶； （ 7）印盒； （ 8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期 號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等； （ 9）小刀； （ 10）日歷等； （ 11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。 （ 1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最 佳。 （ 3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。 三者的關(guān)系為： 先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞 “計(jì)劃 ——實(shí)施 ——檢查 ”這樣一個(gè)滾動(dòng)的 過程開展。 文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié) 果對(duì)下一次的 計(jì)劃有所幫助和啟示。 本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見教材第 28頁。 從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣? 法的認(rèn)識(shí)。 受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司 的意圖。 受意方法要注意： （ 1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖； （ 2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)； （ 3）注意傾聽，用心判斷指示的用意； （ 4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話； （ 5）如有不同意見，可以公開提出，但 要言之成理，并要注意方式、態(tài)度； （ 6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。 我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分 ——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、 公司取得的成績(jī)。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡(jiǎn)介根 本就 不行。 從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué) 們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。 （ 1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；