【正文】 ，就可以按原計(jì)劃結(jié)束會(huì)議。在一個(gè)問(wèn)題上爭(zhēng)論不休的做法既浪費(fèi)時(shí)間又可能造成關(guān)系緊張。小提示54：恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用幽默有助于雙方達(dá)成一致意見(jiàn)。如這是第一次會(huì)議，可以直接開(kāi)始第一項(xiàng)議程。核實(shí)是否每個(gè)人手中都有相關(guān)資料，還應(yīng)確保會(huì)議議程能被全體與會(huì)者接受。必要的介紹之后，應(yīng)向與會(huì)人員講清開(kāi)會(huì)目的、預(yù)期效果與會(huì)議結(jié)束時(shí)間。只有少數(shù)重要人物參加的小型會(huì)議往往最富有成效。每次會(huì)議都應(yīng)有其最終目標(biāo)。小提示52：如果會(huì)議旨在制定決策，應(yīng)確保決策得以制定。主持會(huì)議時(shí)，請(qǐng)注意控制會(huì)議進(jìn)程，別讓討論失控。許多經(jīng)理認(rèn)為，會(huì)議占用了他們太多的時(shí)間。向員工推薦專業(yè)咨詢?nèi)藛T前，應(yīng)核實(shí)員工是否的確有困難需要幫助，同時(shí)也愿意接受幫助。應(yīng)盡可能給他實(shí)實(shí)在在的支持。當(dāng)員工因?yàn)槟呈露粲艄褮g時(shí)，你應(yīng)對(duì)其處境表示同情，并提出你可以為他安排一次會(huì)見(jiàn)，為他提供咨詢。無(wú)論是工作上還是個(gè)人生活上的問(wèn)題，均可通過(guò)咨詢得到解決。當(dāng)接受輔導(dǎo)的員工贏得了信心，并取得了一定成績(jī)后，他們會(huì)自覺(jué)確立更高的個(gè)人目標(biāo)，以求改進(jìn)工作。輔導(dǎo)行為應(yīng)貫穿于管理過(guò)程的始終，不應(yīng)僅限于成績(jī)考核及年度評(píng)估。許多令人不滿的問(wèn)題可以通過(guò)輔導(dǎo)或咨詢得到解決。在會(huì)見(jiàn)的前幾天，經(jīng)理你就已先發(fā)下了考核意見(jiàn)，以使員工有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備他們的答復(fù)。對(duì)于常規(guī)會(huì)見(jiàn)而言，準(zhǔn)備是否充分決定著結(jié)果是否會(huì)令人滿意。：要聆聽(tīng)員工講話，不要操縱會(huì)議。因此，若想使會(huì)見(jiàn)富有成效，你應(yīng)聆聽(tīng)對(duì)方說(shuō)話，爭(zhēng)取展開(kāi)理性的討論，始終保持謙遜有禮。非正式會(huì)見(jiàn)沒(méi)有固定程序，正式的單獨(dú)會(huì)見(jiàn)則與其他會(huì)見(jiàn)有相同的規(guī)則：迅速切入正題，嚴(yán)格遵守議事日程，最后作總結(jié)并確保對(duì)方對(duì)結(jié)論表示贊同。請(qǐng)你利用單獨(dú)溝通檢查員工的表現(xiàn)，并藉此查明是否需對(duì)員工進(jìn)行輔導(dǎo)或向他提供咨詢。若這項(xiàng)工作歷時(shí)較長(zhǎng)，書(shū)面指示中應(yīng)包括進(jìn)行檢查的時(shí)間。如果一項(xiàng)任務(wù)由你負(fù)責(zé)，并由你指派他人具體執(zhí)行，那么，你就向該人授權(quán)。（指出問(wèn)卷應(yīng)發(fā)給誰(shuí)）小提示46：如果執(zhí)行原來(lái)的指示，但項(xiàng)目進(jìn)展并不順利，那么應(yīng)盡快重新作指示。（規(guī)定期限）編寫(xiě)問(wèn)卷前，在各樓層各訪談一人。（講清目標(biāo)）使用公司打字員并索要復(fù)印報(bào)價(jià)表。編寫(xiě)書(shū)面材料時(shí)應(yīng)注意：開(kāi)宗明義；指出哪些資源可供利用；規(guī)定時(shí)限；指明工作方式；如果該說(shuō)明書(shū)須形成文件，應(yīng)指出文件發(fā)給哪些人；即使你授權(quán)他人做的工作很簡(jiǎn)單，你的指示明確些仍可少出錯(cuò)。介紹情況時(shí)，良好的目光接觸有助于集中注意力小提示45：為使員工有機(jī)會(huì)發(fā)揮其主動(dòng)性，書(shū)面指示的規(guī)定不應(yīng)過(guò)細(xì)。注意對(duì)方提供的反饋，以判斷你是否已提供了足夠信息。指示有多種形式，可以是將來(lái)要采取的行動(dòng)，也可以是解釋事情原委的匯報(bào)。學(xué)會(huì)如何向顧客、同事或供應(yīng)商介紹情況，這將助你踏上成功之路。四、掌握溝通技巧優(yōu)秀的溝通者無(wú)論在單個(gè)人還是在大庭廣眾面前，都能成功地傳達(dá)書(shū)面和口頭信息，使各方都能理解信息內(nèi)容。找出問(wèn)題的根源，提高效率，增進(jìn)理解。你也要考慮普通員工是否也需要改進(jìn)溝通技巧。小提示101：如果你得到的反饋都是正面的，那么其中可能有隱情。另外，你應(yīng)了解公眾對(duì)近期的廣告或公關(guān)活動(dòng)的反應(yīng)如何。如果內(nèi)部問(wèn)卷調(diào)查、專題調(diào)研、單獨(dú)會(huì)見(jiàn)或其他會(huì)議表明存在問(wèn)題，這意味著公司的外部形象也須改進(jìn)。同處理其他反饋意見(jiàn)一樣，最重要的還是你對(duì)了解到的信息作何反應(yīng)。例如，你可以每年讓員工投票兩次，以了解他們對(duì)管理制度的評(píng)價(jià)。但是，為了了解員工對(duì)管理制度的看法，你也可采用意見(jiàn)調(diào)查之類的正式方法，盡管這類方法有時(shí)花費(fèi)較高。同時(shí)，定期舉行團(tuán)隊(duì)會(huì)議以檢查對(duì)反饋信息的利用情況。如何獲取反饋并做出回應(yīng)是決定溝通能否成功的基礎(chǔ)。無(wú)論是何種原因，都應(yīng)及時(shí)采取行動(dòng)。如果你想測(cè)評(píng)組織內(nèi)外的溝通是否順暢，最好的方法就是了解接受者的理解情況。你應(yīng)明白，檢驗(yàn)理解程度時(shí)，最可靠的信息源只有一個(gè)，那就是信息的接收者。如果溝通的目的是促進(jìn)理解，那么就要掌握對(duì)方接收情況。作為經(jīng)理，你的責(zé)任之一是在同行和上司面前為你所在那個(gè)團(tuán)隊(duì)的形象作宣傳。因?yàn)樾枰獙I(yè)人員參與培訓(xùn)，這類溝通的費(fèi)用較高。視聽(tīng)設(shè)備包括錄像、閉路電視與多媒體。這種媒介的最大優(yōu)勢(shì)在于它能不斷更新，能針對(duì)問(wèn)題迅速做出反應(yīng)，并迅速把信息送往世界各地。有可能下了很大功夫，卻不能吸引讀者。出版物包括印有彩圖的雜志和報(bào)紙。因?yàn)檫@類活動(dòng)需要周密的計(jì)劃和準(zhǔn)許，還要求有后續(xù)活動(dòng)，所以花費(fèi)較高。集會(huì)與社會(huì)活動(dòng)包括團(tuán)隊(duì)會(huì)議、銷售年會(huì)及產(chǎn)品投入市場(chǎng)。這些材料有助于解釋并反映出那些會(huì)對(duì)員工產(chǎn)生影響的問(wèn)題，意見(jiàn)調(diào)查便是一例。記?。翰灰痈吲R下地對(duì)聽(tīng)眾講話，并注意實(shí)事求是。公司內(nèi)部銷售同公司外部銷售一樣有效，它可以吸引員工的注意力，激發(fā)他們的興趣，激起他們積極參與的欲望，使他們心悅誠(chéng)服地服從你的領(lǐng)導(dǎo)并鼓勵(lì)他們按你期望的方式行事。你應(yīng)設(shè)法提供各種條件來(lái)滿足員工的需要，如進(jìn)修、社區(qū)工程及運(yùn)動(dòng)設(shè)施等。精明能干的老板總是利用各種機(jī)會(huì)以及同員工接觸的場(chǎng)合，表明自己堅(jiān)信人才是最寶貴的資源。每一部門都要依靠其他部門提供有效服務(wù)。事實(shí)上，他們才是公司最重要的“顧客”。小提示96：向?qū)＜易稍?，在公司?nèi)部應(yīng)使用何種媒介。充分利用這些技巧，以使信息對(duì)員工產(chǎn)生真正的影響。目標(biāo)群體人數(shù)不多時(shí)，在不設(shè)立專門部門、不請(qǐng)教郵遞專家的情況下，也可以順利地處理郵遞事務(wù)。如果附上一定的優(yōu)惠條件，效果會(huì)更好。這意味著可以精確地測(cè)量出直郵的答復(fù)率及成本效益。直郵即通過(guò)郵寄的方式向經(jīng)過(guò)選擇的消費(fèi)者推銷某種產(chǎn)品或服務(wù)。公司網(wǎng)站：你可利用你們公司在萬(wàn)維網(wǎng)上的網(wǎng)站銷售產(chǎn)品、作廣告宣傳并提供信息。一家大型計(jì)算機(jī)公司10％的銷售額來(lái)自于每周7天、每天24小時(shí)的網(wǎng)上“商店”。然后，再適當(dāng)采取一些后續(xù)廣告活動(dòng)以影響另一目標(biāo)群體。必要時(shí)，可請(qǐng)市場(chǎng)調(diào)查專家協(xié)助，以獲助有價(jià)值的反饋信息。小提示94：發(fā)布廣告前，先組織消費(fèi)者座談，以預(yù)測(cè)廣告效果。這家廣告商在一家時(shí)尚雜志上刊登廣告，以吸引那些熱衷于時(shí)尚的人，盡管調(diào)查結(jié)果表明并不會(huì)有太多潛在消費(fèi)者會(huì)閱讀這一雜志。于是，這家代理商決定把宣傳目標(biāo)指向一小群能夠“引導(dǎo)潮流”的人。一家鞋廠因?yàn)橄胂蚴袌?chǎng)投入一種款式新穎的靴子，聘用了一家廣告代理機(jī)構(gòu)。在這個(gè)例子案研究中，由于代理商熟知目標(biāo)群體的情況，廣告活動(dòng)大獲全勝。進(jìn)行大型廣告宣傳時(shí)，最好聘用專門的廣告代理商。廣告媒介的選擇要依產(chǎn)品性質(zhì)和預(yù)算狀況而定，可以選擇電視、廣播、報(bào)紙、雜志、海報(bào)、附于圍墻上的廣告、因特網(wǎng)和直郵等。不管是進(jìn)行耗資巨大的長(zhǎng)期廣告宣傳，還是想在一家報(bào)紙的人才招聘版上刊登一則小廣告，都應(yīng)精心設(shè)計(jì)。小提示91：確保你的產(chǎn)品與廣告中的承相符，否則你的廣告將會(huì)適其反。在通過(guò)各種媒介進(jìn)行廣告宣傳活動(dòng)時(shí)，富有創(chuàng)意的想法和設(shè)計(jì)總是與清晰的、可衡量的銷售目標(biāo)緊密相連。例如：有一統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)反映了258％的增長(zhǎng)率，這一數(shù)據(jù)似乎令人感到欣慰，可事實(shí)并不一定如此。實(shí)際上，無(wú)論在報(bào)刊文章中還是在接受廣播采訪時(shí)，你所列舉的用于支持某一觀點(diǎn)的統(tǒng)計(jì)數(shù)字越多，你講的內(nèi)容顯得越可信。與新聞?dòng)浾呓徽剷r(shí)，開(kāi)口前應(yīng)先思考，回答問(wèn)題要坦率，講話時(shí)須自信。要一視同仁：不要把獨(dú)家新聞給一個(gè)記者而激怒其他記者——你不應(yīng)與記者為敵。與新聞界和廣播電視記者搞好關(guān)系，會(huì)使你受益無(wú)窮。通過(guò)出席電視會(huì)議并回答一些出乎意料的問(wèn)題，管理者往往可以在這方面得到很好的鍛煉。采訪前，你可以接受一些處理采訪場(chǎng)面的訓(xùn)練。電視作為一種媒體，具有極強(qiáng)的影響力與誘惑力。爭(zhēng)取控制采訪時(shí)的局面，這樣你就可以談得多一些，把自己的意思交待清楚。在決定參加節(jié)目前，應(yīng)了解這一節(jié)目的收聽(tīng)率與聽(tīng)眾類型。數(shù)不勝數(shù)的地方級(jí)和國(guó)家級(jí)廣播節(jié)目是從事各種宣傳活動(dòng)的有效工具。實(shí)事求是是安全之計(jì)——總有一天真相會(huì)大白于天下。要點(diǎn)：新聞稿應(yīng)符合報(bào)刊的要求。有些編輯可能要求較高，因此，你應(yīng)確保自己了解報(bào)紙或雜志需要哪類稿件，有必要的話，可以請(qǐng)專業(yè)人員幫你書(shū)寫(xiě)稿件。如果你或你的公關(guān)顧問(wèn)有機(jī)會(huì)在報(bào)刊上，無(wú)論是國(guó)家級(jí)的還是地方級(jí)的，發(fā)表特別報(bào)道或新聞短訊，都應(yīng)充分利用這樣的機(jī)會(huì)。小提示88：如果你想對(duì)某一報(bào)紙或雜志施加影響，應(yīng)先買一份這種報(bào)紙或雜志并認(rèn)真閱讀。公關(guān)可作為廣告的有益補(bǔ)充。員工對(duì)媒體講話或應(yīng)對(duì)問(wèn)詢時(shí)，應(yīng)先接受相應(yīng)的培訓(xùn)或指導(dǎo)。此外，你應(yīng)定期檢查活動(dòng)進(jìn)程。另外，公關(guān)人員也無(wú)法對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)不當(dāng)負(fù)責(zé)。還應(yīng)注意，公關(guān)過(guò)程中的宣傳具有雙向性和不可預(yù)測(cè)性。就本質(zhì)而言，公關(guān)要比做廣告廉價(jià)得多。記?。簾o(wú)論公關(guān)公司的人多么能干，他們只能按指示行事，不可能做得更好。他們的交際面往往很廣，他們不僅知道該如何有效實(shí)施行動(dòng)計(jì)劃，還能想出創(chuàng)意的點(diǎn)子業(yè)。這些顧問(wèn)機(jī)構(gòu)可能是大型跨國(guó)集團(tuán)，也可能是個(gè)人組建的小公司。你應(yīng)指示公關(guān)顧問(wèn)要完成哪些任務(wù)，并保證在需要時(shí)他們知道應(yīng)該與誰(shuí)聯(lián)系。如果你公司設(shè)有公關(guān)部或聘用了公關(guān)人員，應(yīng)把所有可能引起公眾興趣的事務(wù)，包括從新產(chǎn)品到公司最新成果等通知給相關(guān)人員。在一些小公司中，從事公關(guān)活動(dòng)的可能是一些管理人員或普通員工，他們可能不善于應(yīng)付新聞界人士或處理公共事務(wù)。公關(guān)活動(dòng)的主要目標(biāo)之一，就是促使公眾做出這種宣傳。他們采取各種手段補(bǔ)充廣告活動(dòng)，增強(qiáng)公眾對(duì)公司的認(rèn)識(shí)。公共關(guān)系的任務(wù)就是樹(shù)立并不斷提高組織的良好聲譽(yù)，同時(shí)使公司的聲譽(yù)名勝受或少受損害。小提示86：會(huì)見(jiàn)不懷好意的記者時(shí)，頭腦要冷靜，不要說(shuō)任何會(huì)有損公關(guān)形象的話。你應(yīng)該利用內(nèi)部人員或聘用外部專家處理好公共關(guān)系。所有管理者都得考慮他們的所作所為對(duì)公眾的影響。如果遇到了一個(gè)設(shè)計(jì)得很好的網(wǎng)站，應(yīng)學(xué)習(xí)它的有效作法，或者對(duì)這些作法做適當(dāng)改運(yùn)以滿足你