【正文】 聯(lián)，由開單人保存；第二聯(lián)為倉庫聯(lián)，作為發(fā)貨證明；第三聯(lián)為財務記帳聯(lián)；第四聯(lián)由提貨人自存，作為購貨依據(jù)。 5. 分公司物流管理員根據(jù)中轉(zhuǎn)倉記錄的客戶實際提貨數(shù)在倉存系統(tǒng)中錄入出庫單。 4. 客戶憑加蓋分公司發(fā)票專用章的銷貨出庫單前往分公司中轉(zhuǎn)倉提貨。 2. 分公司客戶服務員根據(jù)客戶要貨計劃編制并審核銷售定單，并依次編制銷貨出庫單。 根據(jù)物流管理部提供的配車標準，分公司客戶服務專員應合理制定客戶的發(fā)貨計劃，以滿足配車要求。 第三章：收款發(fā)貨流程 一、 總則： 分公司必須恪守“現(xiàn)款現(xiàn)貨“的原則發(fā)貨，對于有信用額度的客戶，必須確保賒貨金額控制在信用額度之內(nèi)。 2. 分公司財務主管為分公司財務規(guī)范化運作第一責任人，對于發(fā)現(xiàn)的分公司違規(guī)操作需承擔相應管理責任，由責任及時匯報分公司財務運作情況。 3. 總公司物流管理部應按每月 15 日、 28 日兩個截至期分兩次與各省分公司財務核對總部送貨數(shù)；對于存在的差異數(shù)應跟蹤分析，并列明運輸在途、運輸短缺、運輸損壞的貨物，只有經(jīng)分公司確認收到的貨物，物流管理部方可交營銷財務部開具相應銷售發(fā)票；未經(jīng)分公司財務確認的總公司發(fā)貨數(shù)，物流管理部不得轉(zhuǎn)交營銷財務部開具發(fā)票。 2. 經(jīng)分公司申請，總公司直接將貨物送至分公司客戶，司機應要求分公司客戶就實際收到貨物情況簽收送貨單（需加蓋單位公章或其他有效印章），客戶如發(fā)現(xiàn)貨物 短缺及損壞情況，應在總公司送貨單上注明。 十、總公司送貨單傳遞及送貨核對 1. 總公司送貨至分公司中轉(zhuǎn)倉時，中轉(zhuǎn)倉倉管員應就實際入倉數(shù)簽收送貨單，如有貨物短缺及損壞情況，應在送貨單上注明。 4. 具體盤點時間由分公司自行掌握，但盤點次數(shù)不得少于上述規(guī)定次數(shù)。 2. 出納備用金每月盤點 1 次，由財務主管或會計監(jiān)盤，并編制備用金盤點表。 往來差異處理 ? 對于在往來對帳中發(fā)現(xiàn)的差異，如屬于正常的差異或差錯，由分公司自行調(diào)整帳務；如屬于盤贏、盤虧、壞帳 等特殊情況的，應書面報請營銷財務部審批后再作帳務處理。 ? 如客戶故意或?qū)掖尾慌c分公司對帳及確認余額；分公司財務主管有權(quán)扣留其返利、激勵等，情節(jié)嚴重的，經(jīng)與分公司經(jīng)理協(xié)商后停止其發(fā)貨。 與客戶對帳 ? 分公司每月必須與所有客戶對帳及欠款余額確認，主管業(yè)務員為與客戶對帳及確認責任人，在每月財務結(jié)帳后持相關(guān)客戶往來帳項與客戶對帳； ? 分公司財務在每月結(jié)帳后應及時打印所有客戶的往來帳項轉(zhuǎn)交給相關(guān)業(yè)務員，在對帳過程中需協(xié)助業(yè)務員與客戶對帳。 七、往來對帳制度 與開戶銀行對帳 ? 分公司財務每月必須與每個往來銀行對帳一次以上，每個帳戶每月如有未達帳項，則必須編制銀行余額調(diào)節(jié)表。 5. 對于一些特殊開支例如銷售激勵（客戶激勵、零售推進等）等可由總部核算，分公司按規(guī)定核銷。 3. 除上述人員的工資之外，分公司其他人員的工資、津貼及補貼均由總部直接發(fā)放至個人儲蓄帳號。上述費用由分公司每月提前向營銷財務部計劃申請，經(jīng)營銷財務部核準后將資金撥入分公司費用帳戶（費用按銷售收入總額的一定百分比核定）。 3. 現(xiàn)金結(jié)算，原則上應提請或協(xié)助客戶將現(xiàn)金存入或匯往分公司指定收款帳號；特殊情況可由出納直接收取，但必須出具現(xiàn)金收據(jù)（現(xiàn)金收據(jù)一式三聯(lián)，一聯(lián)作為客戶 服務專員開單憑證，客戶和出納各留存一聯(lián)）。 五、貨款結(jié)算方式： 1. 銀行匯票或銀行承兌匯票（背書銀行承兌匯票均可接受）。 四、大額開支財務審批制度 1. 分公司除日常辦公所需的低值易耗品如紙張、筆、色帶、曬鼓、純凈水等之外的其他辦公及固定資產(chǎn)設施如汽車、空調(diào)、 冰箱、電視、櫥具、飲水機、電腦、打印機、傳真機、沙發(fā)、椅凳、電話等大額固定設施均需報請總部審批后方可購置；分公司裝修費用、辦公和住宿租金也均需報請總部審批后方可與對方訂立合同；以上設施購買及費用開支審批程序如下： ? 分公司申請――分公司財務主管審核――人事行政部行政科審核――財務管理部部長審批。 2. 分公司人員備用金借款標準如下：分公司經(jīng)理、財務主管和編內(nèi)業(yè)務員不得超過 5000 元，編外業(yè)務員、出納及會計不得超過 2021 元，司機不超過 1000 元，一般分公司辦公室人員及未滿 3 個月試用期的業(yè)務員不得借取備用金；出納在報銷差旅費用時應根據(jù)個人的備用金借取情況進行控制，如已超過備用金限額，則出納需強制返納。凡屬類似情況，均參照本條 款原則執(zhí)行。 ? 日常費用報銷：報銷人在費用單據(jù)（發(fā)票、收據(jù)等）上簽名――分公司經(jīng)理簽名――財務主管審核――出納報銷。 3. 分公司所有的費用開支必須經(jīng)過適當審核及審批后方可開支。 2. 分公司銀行帳戶預留印鑒為分公司財務專用章及分公司財務主管私章；分公司財務專用章由財務主管負責保管使用；分公司財務主管私章、發(fā)票專用章及支票由出納負責保管使用。 二、印鑒管理及開支審批程序 1. 分公司需刻制分公司公章（不再刻制業(yè)務章、合同章）、財務專用章、發(fā)票專用章、財務主管私章、分公司負責人私章， 分公司所有印章必須報經(jīng)營銷財務部審批后方可刻制。 ? 分公司不得簽發(fā)遠期支票、開出銀行匯票或銀行承兌匯票。 ? 分公司不得貼現(xiàn)銀行承兌匯票。 7. 出納應于每日結(jié)束后編制并報送分公司經(jīng)理和財務主管各一份 資金收支及費用日報表 向其報告資金收支、結(jié)存和費用發(fā)生情況。 5. 分公司出納必須登記辦事處每筆貨款收入；辦事處客戶服務專員必須于每星期結(jié)束后三天之內(nèi)（遇星期天可順延一天）將上星期未上繳貨款向分公司出納核銷完畢。 3. 分公司實現(xiàn)業(yè)務分帳核算，分公司需相應設立冰箱收款專戶和費用專戶各一個；空調(diào)收款專戶和費用專戶各一個；所有共同性費用原則上統(tǒng)一在冰箱費用專戶先支付，再按一定分攤辦法分攤給空調(diào)、小家電等業(yè)務承擔并及時收足相應費用。 第二章：財務管理制度 一、資金管理 1. 分公司資金實行收支兩條線管理；分公司當天所有現(xiàn)匯收入必須于當天下班前存入收款專用帳戶，并于第 2 天匯往總部指定帳戶；分公司所有費用開支從費用專戶直接支付或提?。ň唧w貨款匯劃要求和費用開支要求依照分公司與當?shù)劂y行簽訂的帳戶清算和監(jiān)管協(xié)議執(zhí)行）。 ? 分公司領導和總部安排的其他工作。 出納 a、 崗位職責： ? 為分公司提供高效、便利、優(yōu)質(zhì)的資金收付服務，確保資金安全；及時準確開具增值稅發(fā)票。 ? 分公司領導和總部安排的其他工作。 ? 確保帳目清楚、往來清晰；按時按質(zhì)完成核算工作、及時報送財務報表和申報納稅。 ? 領導和協(xié)調(diào)分公司其他財務人員開展工作。 b、 崗位職權(quán)： ? 有權(quán)規(guī)范和監(jiān)督分公司財務運作，對于違規(guī)操作有權(quán)要求糾正或予以拒絕。 ? 接受、配合總部對分公司的日常監(jiān)督和財務審計。 ? 領導和協(xié)同其他財務人員按時按質(zhì)完成日常財務工作，定期報送財務報表、定期申報納稅。 一、 財務人員崗位職責和職權(quán) 財務主管 a、 崗位職責： ? 領導分公司財務人員為分公司提供優(yōu)質(zhì)、高效的財務服務與支持， 規(guī)范和監(jiān)督分公司財務運作 。 ? 其他事宜。 2. 分公司財務人員屬總部委派至分公司管理人員，業(yè)務上由營銷財務管理部垂直領導和考核，分公司負責考核財務組織的服務質(zhì)素及勞動紀律。 1 財務管理部是營銷系統(tǒng)的合同管理的職能部門，負責草擬各類合同管理制度，發(fā)布各類合同的標準格式，提供法律意見，以法律手段解決合同糾紛，并對各部門、分公司執(zhí)行合同管理制度的情況進行監(jiān)督等，其他部門及各公司依照自身的職權(quán)對本部門發(fā)生的合同進行管理，并協(xié)助財務管理部進行合同管理工作。 合同簽訂后，合同的相關(guān)文件的簽訂程序應參照合同的簽訂程序，經(jīng)有職權(quán)的領導批準或取得其授權(quán)，并應加蓋公司公章。 對于已簽訂的合同必須有專人建檔保存，對合同進行編號、統(tǒng)計，并妥善保管合同及相關(guān)文件的原件，以備必要時 提供，對于因保管不善造成文件遺失，而導致公司損失的，將予以嚴厲的處罰。 對外簽訂合同必須按照自愿、合法的原則，合同的條款應當盡量完善、齊備，并應以本公司的標準格式簽訂，如沒有標準格式的，一般應當必須具有以下條款： ? 合同對方的全稱、地址、法定代表人、開戶銀行及帳號等； ? 合同的標的，應當具體、清楚地寫明合同所指向的實物或勞務，以及數(shù)量、質(zhì)量、包裝等，避免歧義，有特殊要求的，應當寫明； ? 合同的價款及結(jié)算條款，包括標的物的單價及合同的總價款，及采取種方式、何時付款； ? 合同的履行時間、地點和方式，一般以交貨的時間、地點為合同的履行時間和地點，以明確雙方的風險及法律責 任的承擔，履行方式的描述應當準確、明白、無歧義； ? 合同的違約責任條款，明確的違約責任將有利于保護公司的合法權(quán)益，督促對方嚴格按合同的約定履行合同，同時嚴禁在合同中約定公司承擔明顯過高的違約責任，保護公司利益； ? 解決糾紛的約定，糾紛的最終解決方式有訴訟和仲裁兩種，采取仲裁方式解決糾紛的，則排除了法院的訴訟管轄權(quán)（勞動合同除外），應在合同中寫明要求提交仲裁的事項，仲裁機構(gòu)的名稱，否則將被視為無效條款，選擇訴訟解決糾紛的，一般情況下應當寫明是由本公司所在地的法院受理，以避免外地法院的地方保護。 合同的簽訂必須依照國家的有關(guān)法律，主要有：《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國民法通則》、《中華人民共和國仲裁法》、《中華人民共和國民事訴訟法》等，營銷系統(tǒng)各部門、分公司與合同管理相關(guān)的人員須積極學習有關(guān)的法律法規(guī)。 ? 即時清結(jié)是指合同的協(xié)商、簽訂、履行、終止都在同一時間完成。 本管理制度只對營銷系統(tǒng)簽訂、履行各類合同的原則性問題作出規(guī)定，具體合同的管理辦法另行制定。 四、本制度適用于營銷系統(tǒng)總部編內(nèi)人員，分公司備用金制度參照《分公司管理手冊》。 營銷財務部財務人員如不據(jù)實扣罰，一經(jīng)集團財務部或集團審計部發(fā)現(xiàn)，則對責任會計按應返納備用金總額的 1%扣罰。 營銷系統(tǒng)員工借用公款后而申請離職者 , 應自覺清還借款 , 行政部憑財務部門簽發(fā)的清債確認單才給予辦理離職手續(xù) , 若借款人末清還債款而離職的 , 其債務由所在部門負責，全額在部門工資中扣除。 五、 返納要求及扣罰標準： 備用金借款原則上應于因工出差返回總部后及時返納，若未及時返納 , 累計借款金額少于各級別標準的，到當年 12 月 26日前要返納 , 如超過此時間仍未返納的 , 則按應返納全額逐月在該員工當月工資中扣除，直至扣清，另按應反納額的 5%予以扣罰。 營銷系統(tǒng)總部人員備用金借款金額在 1 萬元以下 ( 含 1 萬元 ) 的，由各部門主管 部長審批。所有的借款各部必須登記臺帳。 第五章、備用金管理 制度 為了更好地控制和管理營銷系統(tǒng)備用金，健全備用金管理體制，保障本公司發(fā)展的穩(wěn)定與效率，特制定本制度。 六、各部門的費用在預算內(nèi)開支，超預算部分不予報銷，請各部按預算嚴格控制費用開支。 辦公設施由人事行政部統(tǒng)一規(guī)劃及購買，不屬于辦公費開支范籌。超額的業(yè)務費財務部一律不予報銷。 ? 省外：市內(nèi)交通補助 50 元 /天（免票），伙食補貼 50 元 /天（免票）。到每個城市出差最多可報銷兩次，每次按 100 元上限報銷，超額部分不予報銷。 飛機票、機場建設、火車票、長途汽車票（車站售出）憑有效票據(jù)實報實銷。 科員：除出差新疆、內(nèi)蒙、寧廈、甘肅、青海、哈爾濱、吉林、遼寧、沈陽外，一律不得搭乘飛機。 分公司各類人員通訊費報銷標準見《 分公司財務管理方案》。 科員：凡出差按 10 元 /天定額補助（免票），超出部分由自己負責，不予報銷。 部長助理： 600元 /月。 其他各部部長： 1200元 /月。 營銷本部總監(jiān)、主管銷售付總監(jiān)、： 2021 元 /月。 四、 附表（附在本制度后） 附表 《營銷系統(tǒng)資金動態(tài)管理體系流程示意圖》 附表 《營銷系統(tǒng)經(jīng)營管理日報表》 附表 《科龍集團資金計劃表》 附表 《 部門資金付款計劃明細表》。營銷財務部對每一項目進行審核，包括：項目計劃審批、項目審價、項目領導審批以及其他財務手續(xù)，審核符合要求后，報營銷財務部部長審批后支付。 原則上營銷系統(tǒng)的每一筆開支都必須有計劃，對于無計劃的開支只能在各部已做計劃的總金額中調(diào)整，營銷財務部有權(quán)優(yōu)先安排緊急和重要的項目。 三、 資金計劃執(zhí)行與監(jiān)控 各職能部門的資金計劃和實施必須嚴格按預算控制，超預算的項目未經(jīng)集團財務資源部批準，一律不得在資金計劃中列支，各部門必須設立臺帳，對每一筆開支都要登記入帳 ，營銷財務部每月將每月實際開支反饋至各部并與各部對帳。 二、 資金信息： 資金信息匯入《營銷系統(tǒng)經(jīng)營管理日報表》中，本日報表包含冰箱、空調(diào)的信息，內(nèi)容主要有資金回籠、銷售量、銷售額、費用開支情況等。 資金計劃的安排要與銷售和回籠情況掛鉤， 保持基本平衡。