【正文】 子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進度表；閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。第二條：制度規(guī)范根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本資料可根據(jù)文書具體資料進行調(diào)整。第三條：文件管理流程設(shè)計內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀（二）文書管理制度第一條：管理要點為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。半年一小清，年終一大清。辦公室管理人員對文件借閱情景進行登記，做好借閱記錄并限期清退。機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。第二條：制度規(guī)范文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、資料等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。（一）文件管理制度第一條：管理要點為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。檔案是文書基礎(chǔ)上構(gòu)成的，檔案是文書的延續(xù)。第四章：辦公室事務(wù)管理一、文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自我的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。第三章：工作規(guī)范一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展供給相應(yīng)的服務(wù)。二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。四、辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責(zé)，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。二、本制度適用于公司所有成員并嚴(yán)格遵守各項規(guī)定。管理人員如有變動，必須辦理交接手續(xù)，移交時進行清點、核對，以確保檔案的完整與安全。檔案室應(yīng)根據(jù)《保密條例》規(guī)定的保密范圍，對全部檔案進行密級劃分。檔案工作人員要忠于職守，遵守紀(jì)律。三、檔案保密認(rèn)真執(zhí)行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護檔案的安全，做好公司的保密的工作。摘抄、復(fù)制檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，摘抄的檔案內(nèi)容必須經(jīng)檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。借閱者要愛護檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發(fā)現(xiàn)以上情況，視情節(jié)按《檔案法》規(guī)定處理。借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。檔案原則上只在檔案室查閱。（5）歸檔的材料原則上應(yīng)裝訂成冊，確實不能裝訂成冊的`，由經(jīng)辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。（3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。歸檔要求（1）歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（4）特種載體檔案，隨時歸檔。（2）會計檔案先在財務(wù)部門保存一年后移交檔案室。歸檔時間對公司規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規(guī)定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進行集中管理，任何部門或者個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行處理。:,銷毀清單及報告要保存。,由資料管理員在每年1月初提出。(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。:。,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。,應(yīng)辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。,不得丟失。,必須辦理登記手續(xù)。,對上一的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。、送曬外,不得外借。,并區(qū)分保管期限。,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。,紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。,如:會議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。4實施程序、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等。、對外公開文件的發(fā)放審批工作。3職責(zé)、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。公司檔案及文件管理制度21目的規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內(nèi)。第九條檔案備份規(guī)定公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。第八條檔案借閱,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。銷毀檔案時必須慎重從事。第六條過程管理屬于公司保管的檔案文件:,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。（2）對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。、請求與相關(guān)部門的批復(fù)。、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié)。、協(xié)議書等。各部門設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。第五篇：公司檔案及文件管理制度公司檔案及文件管理制度公司檔案及文件管理制度1第一條檔案的定義與范圍檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2．不得傳播、議論有關(guān)機密問題。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。6．底圖一般不予外借。4．歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。2．借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。四．檔案借閱1．借閱檔案必須當(dāng)面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。4．庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。2．膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號類別。二．立卷歸檔文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。（（主要收集部門：行政部）4．會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀(jì)要、決定等；（主要收集部門：行政部）5．公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）（主要收集部門： 行政部）7．公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告；（主要收集部門：行政部）8．公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部）9．公司內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；10．公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部）11．公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部）12．公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）13．公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）14．公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）15．公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）16．公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）17．公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部）18．公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往