無(wú)效會(huì)議及提高會(huì)議質(zhì)量效率的方法-文庫(kù)吧資料
2024-10-28 13:44本頁(yè)面
【正文】 制，如果它們不存在，那么會(huì)議將變得一團(tuán)糟。 而缺乏具體的議程或者議程不合適，就有可能出現(xiàn)混亂的情況——參會(huì)者覺(jué)得會(huì)開(kāi)得沒(méi)頭沒(méi)腦，會(huì)議組織者也可能會(huì)遭 遇不知所措的尷尬，想不起下一步該做什么。 議程在會(huì)議開(kāi)始之前就規(guī)定了會(huì)議依照什么程序進(jìn)行，先討論什么，后討論什么。 。 會(huì)議主題不明確的第二種表現(xiàn)是會(huì)議總是游離主題，無(wú)法緊密?chē)@既定的主題展開(kāi)。,會(huì)議缺乏意義,會(huì)議組織混亂,會(huì)議參會(huì)者選擇錯(cuò)誤,會(huì)議議而不決,發(fā)言者滔滔不絕,無(wú)效會(huì)議的特征,大家說(shuō)說(shuō)會(huì)議的不良現(xiàn)象有什么？,2.1產(chǎn)生無(wú)效會(huì)議的主要原因,(一） 主題不明確 很多時(shí)候，會(huì)議的發(fā)起者并沒(méi)有想清楚“為什么要開(kāi)會(huì)”，他只是模糊地認(rèn)為，有些事情需要大家聚到一起商量一下，而對(duì)于會(huì)議的主題、目的則缺少認(rèn)真的思考。 會(huì)議常常頻繁、冗長(zhǎng)、空洞、 平淡，毫無(wú)效果。,二、杜絕無(wú)效會(huì)議,在任何管理中，會(huì)議是溝通、協(xié)調(diào)和決策的重要手段，它的靈活性與制度的強(qiáng)制性、約束性構(gòu)成了組織正常運(yùn)作的軌道。有的規(guī)則專(zhuān)門(mén)針對(duì)主持會(huì)議的主席，有的規(guī)則針對(duì)會(huì)議秘書(shū)，還有大量有關(guān)普通與會(huì)者的規(guī)則，包括不同意見(jiàn)應(yīng)該如何提出與表達(dá)、 會(huì)議辯論應(yīng)該如何進(jìn)行、會(huì)議分歧時(shí)如何表決等。 有的會(huì)議是需要“一言堂”的，但更多的會(huì)議則需要更多的人從不同角度發(fā)言，這樣才能形成“頭腦風(fēng)暴”，創(chuàng)造性的火花才會(huì)迸出。 “一言堂”式的會(huì)議讓組織內(nèi)充滿了官僚氣息，無(wú)法充分發(fā)揮每一位團(tuán)隊(duì)成員的智 慧，無(wú)法充分調(diào)動(dòng)大家的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。領(lǐng)導(dǎo)在主席臺(tái)上夸夸其談，臺(tái)下坐著沉默的聽(tīng)眾——這樣的場(chǎng)景你一定不陌生。也就是說(shuō)，目標(biāo)要有被完成的可能性，不可能完成的目標(biāo)是完全沒(méi)有意義的，實(shí)際上也說(shuō)明這個(gè)會(huì)議是無(wú)效的。在這個(gè)過(guò)程中還會(huì)有新的發(fā)現(xiàn)，甚至可以上升到理論的高度，有的還要寫(xiě)成文稿。 一般來(lái)說(shuō)，要在會(huì)前充分準(zhǔn)備，這一點(diǎn)很重要。,1.2 有效會(huì)議的基本特征,(一） 鮮明而清晰的目標(biāo) 鮮明的目標(biāo)和會(huì)議主題能推動(dòng)會(huì)議工作的有序和有效開(kāi)展，會(huì)議組織者應(yīng)當(dāng)非常明白召開(kāi)這次會(huì)議想要達(dá)到什么目標(biāo)。 讓與會(huì)者感到滿意的會(huì)議會(huì)使他們?cè)黾映晒Φ母杏X(jué)，并對(duì)會(huì)后決策的實(shí)施產(chǎn)生積極的推動(dòng)作用，這也成為衡量有效會(huì)議非常重要的因素。,1.1 有效會(huì)議的條件,(三） 與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿意 讓與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿意，是指與會(huì)者對(duì)會(huì)議本身進(jìn)展及結(jié)果的感受，絕不是會(huì)議的最終成果或決議使每個(gè)與會(huì)者都從中受益。 以人均5萬(wàn)元年薪的企業(yè)為例，10個(gè)人參加3個(gè)小時(shí)的會(huì)議成本約為4100多元，這還不考慮租用會(huì)議設(shè)施的費(fèi)用。”,1.1 有效會(huì)議的條件,會(huì)議成本=每小時(shí)平均工資的3倍＊2＊開(kāi)會(huì)人數(shù)＊會(huì)議時(shí)間 1.乘以3,是因?yàn)殚_(kāi)會(huì)人員多是組織中的中、高層管理者，他們的收人高于平均工資?！?咨詢師佩吉?克勞斯（Peggy Klaus)說(shuō)：“經(jīng)理人有時(shí)候感到自己必須聽(tīng)取每個(gè)人的意見(jiàn)，才能做出決定。但在實(shí)際工作中 這一點(diǎn)卻很難達(dá)到，很多會(huì)議在溝通討論環(huán)節(jié)花費(fèi)掉大量時(shí)間，也達(dá)不到組織者需要的目的，造成低效、拖沓的結(jié)果。,1.1 有效會(huì)議的條件,(二） 會(huì)議目標(biāo)能在最短時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn) 1.這里強(qiáng)調(diào)的是必須保證會(huì)議在溝通與信任的前提下，爭(zhēng)取
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