無效會議及提高會議質(zhì)量效率的方法-文庫吧資料
2024-10-28 13:44本頁面
【正文】 制，如果它們不存在，那么會議將變得一團糟。 而缺乏具體的議程或者議程不合適，就有可能出現(xiàn)混亂的情況——參會者覺得會開得沒頭沒腦，會議組織者也可能會遭 遇不知所措的尷尬，想不起下一步該做什么。 議程在會議開始之前就規(guī)定了會議依照什么程序進行，先討論什么，后討論什么。 。 會議主題不明確的第二種表現(xiàn)是會議總是游離主題，無法緊密圍繞既定的主題展開。,會議缺乏意義,會議組織混亂,會議參會者選擇錯誤,會議議而不決,發(fā)言者滔滔不絕,無效會議的特征,大家說說會議的不良現(xiàn)象有什么？,2.1產(chǎn)生無效會議的主要原因,(一） 主題不明確 很多時候，會議的發(fā)起者并沒有想清楚“為什么要開會”，他只是模糊地認(rèn)為，有些事情需要大家聚到一起商量一下，而對于會議的主題、目的則缺少認(rèn)真的思考。 會議常常頻繁、冗長、空洞、 平淡，毫無效果。,二、杜絕無效會議,在任何管理中，會議是溝通、協(xié)調(diào)和決策的重要手段，它的靈活性與制度的強制性、約束性構(gòu)成了組織正常運作的軌道。有的規(guī)則專門針對主持會議的主席，有的規(guī)則針對會議秘書，還有大量有關(guān)普通與會者的規(guī)則，包括不同意見應(yīng)該如何提出與表達(dá)、 會議辯論應(yīng)該如何進行、會議分歧時如何表決等。 有的會議是需要“一言堂”的，但更多的會議則需要更多的人從不同角度發(fā)言，這樣才能形成“頭腦風(fēng)暴”，創(chuàng)造性的火花才會迸出。 “一言堂”式的會議讓組織內(nèi)充滿了官僚氣息，無法充分發(fā)揮每一位團隊成員的智 慧，無法充分調(diào)動大家的積極性、主動性和創(chuàng)造性。領(lǐng)導(dǎo)在主席臺上夸夸其談，臺下坐著沉默的聽眾——這樣的場景你一定不陌生。也就是說，目標(biāo)要有被完成的可能性，不可能完成的目標(biāo)是完全沒有意義的，實際上也說明這個會議是無效的。在這個過程中還會有新的發(fā)現(xiàn)，甚至可以上升到理論的高度，有的還要寫成文稿。 一般來說，要在會前充分準(zhǔn)備，這一點很重要。,1.2 有效會議的基本特征,(一） 鮮明而清晰的目標(biāo) 鮮明的目標(biāo)和會議主題能推動會議工作的有序和有效開展，會議組織者應(yīng)當(dāng)非常明白召開這次會議想要達(dá)到什么目標(biāo)。 讓與會者感到滿意的會議會使他們增加成功的感覺，并對會后決策的實施產(chǎn)生積極的推動作用，這也成為衡量有效會議非常重要的因素。,1.1 有效會議的條件,(三） 與會者對會議感到滿意 讓與會者對會議感到滿意，是指與會者對會議本身進展及結(jié)果的感受，絕不是會議的最終成果或決議使每個與會者都從中受益。 以人均5萬元年薪的企業(yè)為例，10個人參加3個小時的會議成本約為4100多元，這還不考慮租用會議設(shè)施的費用?！?1.1 有效會議的條件,會議成本=每小時平均工資的3倍＊2＊開會人數(shù)＊會議時間 1.乘以3,是因為開會人員多是組織中的中、高層管理者，他們的收人高于平均工資?！?咨詢師佩吉?克勞斯（Peggy Klaus)說：“經(jīng)理人有時候感到自己必須聽取每個人的意見，才能做出決定。但在實際工作中 這一點卻很難達(dá)到，很多會議在溝通討論環(huán)節(jié)花費掉大量時間，也達(dá)不到組織者需要的目的，造成低效、拖沓的結(jié)果。,1.1 有效會議的條件,(二） 會議目標(biāo)能在最短時間內(nèi)被實現(xiàn) 1.這里強調(diào)的是必須保證會議在溝通與信任的前提下，爭取
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