無(wú)效會(huì)議及提高會(huì)議質(zhì)量效率的方法(編輯修改稿)
2024-10-28 13:44 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 目標(biāo)。一次會(huì)議的目標(biāo)可能有多個(gè)，抓住最主要的目標(biāo)才是最關(guān)鍵的問(wèn)題。 一般來(lái)說(shuō)，要在會(huì)前充分準(zhǔn)備，這一點(diǎn)很重要。會(huì)前準(zhǔn)備不僅是一個(gè)物質(zhì)準(zhǔn)備，還是一個(gè)思緒整理的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中還會(huì)有新的發(fā)現(xiàn)，甚至可以上升到理論的高度，有的還要寫(xiě)成文稿。 當(dāng)然，這個(gè)鮮明、清晰的目標(biāo)還必須是切合實(shí)際的。也就是說(shuō)，目標(biāo)要有被完成的可能性，不可能完成的目標(biāo)是完全沒(méi)有意義的，實(shí)際上也說(shuō)明這個(gè)會(huì)議是無(wú)效的。,1.2 有效會(huì)議的基本特征,(二） 不搞“一言堂” “一個(gè)人說(shuō)、很多人聽(tīng)”的會(huì)議是典型的一言堂。領(lǐng)導(dǎo)在主席臺(tái)上夸夸其談，臺(tái)下坐著沉默的聽(tīng)眾——這樣的場(chǎng)景你一定不陌生。這樣的會(huì)議更像作報(bào)告，完全沒(méi)有團(tuán)隊(duì) 成員之間的交流。 “一言堂”式的會(huì)議讓組織內(nèi)充滿了官僚氣息，無(wú)法充分發(fā)揮每一位團(tuán)隊(duì)成員的智 慧，無(wú)法充分調(diào)動(dòng)大家的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。因?yàn)橐谎蕴靡馕吨耙蝗酥笓]、眾人聽(tīng)令”的組織行為方式，它封閉了員工與管理者的溝通渠道，這樣的機(jī)制更不可能孕育出自動(dòng)自發(fā)的員工。 有的會(huì)議是需要“一言堂”的，但更多的會(huì)議則需要更多的人從不同角度發(fā)言，這樣才能形成“頭腦風(fēng)暴”，創(chuàng)造性的火花才會(huì)迸出。,1.3 有效會(huì)議的基本特征,(三） 相應(yīng)的“議事規(guī)則” 議事規(guī)則包羅萬(wàn)象，內(nèi)容非常詳細(xì)。有的規(guī)則專(zhuān)門(mén)針對(duì)主持會(huì)議的主席，有的規(guī)則針對(duì)會(huì)議秘書(shū)，還有大量有關(guān)普通與會(huì)者的規(guī)則，包括不同意見(jiàn)應(yīng)該如何提出與表達(dá)、 會(huì)議辯論應(yīng)該如何進(jìn)行、會(huì)議分歧時(shí)如何表決等。一個(gè)有效的會(huì)議應(yīng)該具備這些相應(yīng)的議事規(guī)則。,二、杜絕無(wú)效會(huì)議,在任何管理中，會(huì)議是溝通、協(xié)調(diào)和決策的重要手段，它的靈活性與制度的強(qiáng)制性、約束性構(gòu)成了組織正常運(yùn)作的軌道。 然而在現(xiàn)代企業(yè)中，越來(lái)越多的管理者共同抱怨“會(huì)議太多”，他們大部分的工作時(shí)間都花費(fèi)在冗長(zhǎng)的文山會(huì)海之中，時(shí)間的不受控 制令他們感到無(wú)比沮喪，可以說(shuō)“無(wú)效會(huì)議”比比皆是。 會(huì)議常常頻繁、冗長(zhǎng)、空洞、 平淡，毫無(wú)效果。在絕大多數(shù)情況下，總結(jié)會(huì)議失敗的教訓(xùn)要比了解成功的經(jīng)驗(yàn)更加重 要，因此我們來(lái)討論一下無(wú)效會(huì)議產(chǎn)生的主要原因及危害性。,會(huì)議缺乏意義,會(huì)議組織混亂,會(huì)議參會(huì)者選擇錯(cuò)誤,會(huì)議議而不決,發(fā)言者滔滔不絕,無(wú)效會(huì)議的特征,,,大家說(shuō)說(shuō)會(huì)議的不良現(xiàn)象有什么？,2.1產(chǎn)生無(wú)效會(huì)議的主要原因,(一） 主題不明確 很多時(shí)候，會(huì)議的發(fā)起者并沒(méi)有想清楚“為什么要開(kāi)會(huì)”，他只是模糊地認(rèn)為，有些事情需要大家聚到一起商量一下，而對(duì)于會(huì)議的主題、目的則缺少認(rèn)真的思考。這是會(huì)議主題不明確的第一種表現(xiàn)。 會(huì)議主題不明確的第二種表現(xiàn)是會(huì)議總是游離主題，無(wú)法緊密?chē)@既定的主題展開(kāi)。這種現(xiàn)象就是我們常說(shuō)的“跑題”。 。,2.1產(chǎn)生無(wú)效會(huì)議的主要原因,（二）.缺乏具體議程 議程是會(huì)議進(jìn)行的程序。 議程在會(huì)議開(kāi)始之前就規(guī)定了會(huì)議依照什么程序進(jìn)行，先討論什么，后討論什么。 在議程的提示下，會(huì)議就可以按部就班、有條不紊地進(jìn)行，不會(huì)出現(xiàn)順序顛倒、內(nèi)容重復(fù)、隨意插接等不良現(xiàn)象。 而缺乏具體的議程或者議程不合適，就有可能出現(xiàn)混亂的情況——參會(huì)者覺(jué)得會(huì)開(kāi)得沒(méi)頭沒(méi)腦，會(huì)議組織者也可能會(huì)遭 遇不知所措的尷尬，想不起下一步該做什么。,
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