【正文】 及版面要求、公文格式各要素編排規(guī)則等作了相當明確和詳細的規(guī)定，但在制作公文過程中，存在缺乏對此文件的理解，導(dǎo)致公文的書寫還是有不規(guī)范的地方。這里選取的只是一些使用錯誤比較突出的格式要素，其實正文中存在的問題更多更復(fù)雜，本文難以容納。公文如果有附注，應(yīng)居左空兩個字加圓括號編排在成文日期下一行。有的正文中已經(jīng)寫明報送、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)，卻仍然使用附件，比如，辦公室轉(zhuǎn)發(fā)局關(guān)于的意見的通知，還標注附件“局關(guān)于的意見”。二是附件說明標注不當。目前存在的主要問題有：一是附件說明和附件不相符。有的錯用混用文種，比如，關(guān)于的請示報告、關(guān)于的報告的函。有的沒有使用法定文種，比如，計劃、講話等不搭載通知直接行文。另外，標題中的發(fā)文機關(guān)名稱一般使用全稱，三個以上時使用規(guī)范化簡稱為宜。有的轉(zhuǎn)發(fā)時文種重復(fù)，出現(xiàn)一連串“的通知的通知的通知”。三是不簡潔、不完整、不準確。二是亂用標點符號。標題可以分一行或者多行居中排布，一定要做到語意完整、美觀大方，多使用菱形和寶塔形排列。四標題擬制和標注太隨意標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。三是發(fā)文順序號編虛位。有的機關(guān)代字過長，甚至用了七八個字。二是發(fā)文機關(guān)代字使用混亂。當前使用錯誤的情況主要有三種：一是符號錯用情況突出。有的“文件”二字沒有“以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布”。當前，有的機關(guān)名稱全稱和簡稱并用，有的機關(guān)仍使用發(fā)文機關(guān)名稱加文種“()”的形式，均不規(guī)范。正確的有兩種：一種是由發(fā)文機關(guān)名稱加“文件”二字組成，一種是單獨使用發(fā)文機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)標志的字形大小應(yīng)該恰當美觀，不應(yīng)過大或過小。二發(fā)文機關(guān)標志使用不當發(fā)文機關(guān)標志，是文件首頁上紅色的制發(fā)機關(guān)名稱，可以說是公文的“臉面”。但有的機關(guān)仍不按規(guī)定位數(shù)標注。二是份號標注不正確。以前行政機關(guān)公文秘密級可以不標，按新國家標準要求都必須標注。一涉密公文不標份號或標注不當份號是公文印制份數(shù)的順序號，編號的目的是為了準確掌握公文的印制份數(shù)以及分發(fā)范圍、對象，當文件需要收回保管或者銷毀的時候，可以對照份號掌握是否有遺漏和丟失，發(fā)文機關(guān)可以根據(jù)份號掌握公文的去向。公文格式錯誤不但影響著公文的美觀和規(guī)范，有時還會造成意思曲解。秘書工作：這些公文格式錯誤你會犯嗎?2012年7月1日，《黨政機關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機關(guān)公文格式》國家標準實施，對公文格式作出了比較明確的規(guī)定?！稐l例》將發(fā)文辦理的“分發(fā)”改為“核發(fā)”，規(guī)定：“公文印制完畢，應(yīng)當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。”六、簡化了公文辦理的環(huán)節(jié)在“收文辦理”中，將“審核”改為“初審”，將“分辦”、“批辦”并入“承辦”，并增加了“傳閱”、“答復(fù)”2個環(huán)節(jié)。在“審核”環(huán)節(jié)強調(diào)，“需要發(fā)文機關(guān)審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機關(guān)辦公廳(室)進行初審。四、行文規(guī)則方面增加了一些具體規(guī)定《條例》減少了“行文規(guī)則”一章的條目，但增加了一些具體規(guī)定，主要有：上行文“原則上主送一個上級機關(guān)”（《辦法》只對請示作此規(guī)定)；“黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)”；“下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)”；“不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文”；“屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文”。格式要素的應(yīng)用有以下變化：一是規(guī)定涉密公文應(yīng)當標注份號（《辦法》只要求對絕密、機密公文標注份號）；二是規(guī)定緊急公文應(yīng)當分別標注“持急”“加急”（《辦法》要求標注“特急”“急件”）；三是規(guī)定聯(lián)合行文時發(fā)文機關(guān)標志可以單獨用主辦機關(guān)名稱；四是明確規(guī)定公文標題應(yīng)標發(fā)文機關(guān)（《辦法》未作強制性要求）；五是規(guī)定有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章?！睆母袷揭乜?，增加了“份號”、“發(fā)文機關(guān)署名”、“頁碼”，減少了“主題詞”。原有13個文種的適用范圍與《辦法》的規(guī)定基本相同。經(jīng)此調(diào)整，公文處理工作由公文擬制、公文辦理、公文管理組成?！逼渲校臄M制包括起草、審核、簽發(fā)3個環(huán)節(jié)（在《辦法》中，這3個環(huán)節(jié)均隸屬發(fā)文辦理）?！币簿褪钦f公文處理由公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等工作組成?！稐l例》的發(fā)布施行，對推進黨政機關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化必將發(fā)揮重要作用。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當連續(xù)編排。一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。（5）版記中如有其他要素，應(yīng)當將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期編排在抄送機關(guān)下1行位置，末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。（3）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字編排在公文最后一頁的下方位置，左右各空1字。（1）全部用4號仿宋體字，原來都是3號字。成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全。原來要求署名不蓋章，蓋章不署名，現(xiàn)在要求除電報、會議紀要以外，一般既要落款署名，又要加蓋印章。附件格式要求同正文。（發(fā)文機關(guān)署名頁）如無正文，應(yīng)標注“此頁無正文”字樣。如需標注，一般用3號黑體，頂格編排在版心左上角。一般用3號黑體，頂格編排在版心左上角第2行，數(shù)字用阿拉伯數(shù)字。一般用3號黑體，用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第1行。涉密公文一定要標注份號?，F(xiàn)在的表述更為簡潔、精煉、準確，更加科學(xué)、合理、嚴謹，符合我國黨政機關(guān)行文時文種使用的實際情況?！稐l例》中規(guī)定的15個文種，其中意見、請示、公告、議案、批復(fù)、函6個文種的適用范圍仍按原來的內(nèi)容表述。議案的發(fā)布主體是各級人民政府。鑒于《條例》中列入的15個公文文種大多是黨政機關(guān)互相適用，所以在《條例》文種的適用范圍表述時原則上不指定哪個文種適用于黨的機關(guān)，或哪個文種適用于行政機關(guān)，只有命令（令）、議案兩個文種例外。新《條例》規(guī)定的主要文種有15個，即決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要。9個相同，9個不同，共18個。新頒布的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》與原《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》相比，不同之處主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是注重繼承保留，文種數(shù)量相對減少?！保ㄆ撸┕墓芾砀幼⒅匕踩Ｃ堋稐l例》在第七章“公文管理”中著重強調(diào)了有關(guān)保密規(guī)定，提出了設(shè)立保密室和閱文室的要求，對公文定密和解密、密級文件的復(fù)制和匯編、公文的銷毀和移交、新設(shè)立單位的發(fā)文立戶等作出具體規(guī)定。目前是：復(fù)核、登記、印制、核發(fā)?？偣?個：簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)?！痹凇昂灠l(fā)“環(huán)節(jié)強調(diào)，“重要公文和上行文由機關(guān)主要負責人簽發(fā)”（《辦法》只對上行文作此規(guī)定）；“黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機關(guān)主要負責人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。（五）公文擬制更加強調(diào)程序規(guī)范在“起草”環(huán)節(jié)強調(diào)，“一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行”；“深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見”；“機關(guān)負責人應(yīng)當主持、指導(dǎo)重要公文起草工作”?！睆母袷揭乜?，增加了“份號”、“發(fā)文機關(guān)署名”、“頁碼”，減少了“主題詞”。原有13個文種的適用范圍與《辦法》的規(guī)定基本相同。經(jīng)此調(diào)整，公文處理工作由公文擬制、公文辦理、公文管理組成?！逼渲?，公文擬制包括起草、審核、簽發(fā)3個環(huán)節(jié)（在《辦法》中，這3個環(huán)節(jié)均隸屬發(fā)文辦理）?！币簿褪钦f公文處理由公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等工作組成。省直各部門提請省政府發(fā)文的請示和各地、各部門印發(fā)的文件，要對文件進行保密審查后明確標注公開屬性。需要定密的公文，制發(fā)機關(guān)要認真研究，準確定密，并要明確公文的保密期限。無論公文內(nèi)容是否涉密、是否公開，均要在涉密計算機或內(nèi)網(wǎng)計算機上處理，嚴禁在互聯(lián)網(wǎng)計算機上處理或傳輸。在急件辦理工作中，除來文有明確的時限要求外，原則上按照“特提”隨到隨辦，“特急”2日內(nèi)辦結(jié)，“加急”4日內(nèi)辦 18 結(jié)，“平急”6日內(nèi)辦結(jié)。五、加快公文辦理時效各地、各部門辦公廳（室）對急件的辦理要根據(jù)緊急程度統(tǒng)籌安排，明確各個環(huán)節(jié)辦理時限，加強催辦、督辦工作。努力做到篇幅簡短、結(jié)構(gòu)嚴謹、表述準確、文字精煉，一般文件內(nèi)容不超過3000字，內(nèi)容涉及范圍廣、事項多的文件一般不超過5000字。已有的領(lǐng)導(dǎo)組調(diào)整，原則上一屆政府只集中調(diào)整一次，由省政府辦公廳發(fā)文。（六）嚴格控制成立和調(diào)整各類議事協(xié)調(diào)機構(gòu)的發(fā)文。（四）從嚴控制印發(fā)各類檢查考核、整治方案、總結(jié)評估、表彰獎勵等方面的事務(wù)性文件?？砂l(fā)可不發(fā)的文件一律不發(fā)。（一）進一步完善相關(guān)工作制度，包括收文制度、發(fā)文制度、審核把關(guān)制度、簽發(fā)制度等，從制度層面強化約束和管理。審核公文要做到：文種使用準確，格式規(guī)范，結(jié)構(gòu)、層次嚴謹清晰，文字精練，表述準確，標點、數(shù)字、序數(shù)、計量單位等符合規(guī)范，人名、地名、引文等準確無誤，附件與正文相對應(yīng)，秘密等級、緊急程度和公開屬性等使用及標注準確規(guī)范。對所發(fā)公文要從全局出發(fā)認真研判，要審核公文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的方針政策；是否符合省委、省政府的戰(zhàn)略目標及工作意圖；是否符合本地、本部門工作實際；是否與現(xiàn)行公文 16 相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行；公文內(nèi)容是否體現(xiàn)了發(fā)文機關(guān)工作意圖。未印發(fā)的省政府領(lǐng)導(dǎo)同志講話，部門因工作需要向市、縣對口部門印發(fā)的，要按程序報請省政府領(lǐng)導(dǎo)審定同意。（七）未公開發(fā)布的上級文件未經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準，各地、各部門不得擅自轉(zhuǎn)發(fā)、復(fù)制或翻印。（六）省直各部門的內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公室外，其他處室不得對外正式行文。（五）省直各部門向市、縣對口部門印發(fā)文件安排工作事項，不得隨意列入對各市、縣政府目標責任考核的內(nèi)容。需市、縣報送有關(guān)情況或征求意見的，可向市、縣對口部門行文，15 一般不得直接向市、縣政府行文。征求意見原文隨請示報送。除省政府領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項外，不得將請示、報告類公文報送省政府領(lǐng)導(dǎo)同志個人。未經(jīng)省政府同意的，不得擅自上報。已進行過公文格式、文種使用等過渡性培訓(xùn)的，要結(jié)合本單位工作實際，有針對性地選擇深層次課題開展專題培訓(xùn)，全面提高機關(guān)工作人員公文處理工作的能力和水平。一、繼續(xù)深入學(xué)習(xí)貫徹《條例》各地、各部門辦公廳（室）要繼續(xù)深入學(xué)習(xí)貫徹《條例》，14 結(jié)合本單位工作實際認真分析研究，厘清本單位、本系統(tǒng)工作情況、存在問題，及時予以改進。山西省人民政府辦公廳關(guān)于進一步做好公文處理工作的意見各市、縣人民政府，省人民政府各委、辦、廳、局，省屬各大型企業(yè)：《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)?2012?14號，以下簡稱《條例》）自2012年7月1日正式施行以來，各地、各部門認真組織學(xué)習(xí)，積極開展培訓(xùn)，全面貫徹實施，較好完成了新舊版公文格式轉(zhuǎn)換和行文程序、行文規(guī)則等制度的修訂，取得了明顯成效。第四十二條 本條例自2012年7月1日起施行。第四十條 其他機關(guān)和單位的公文處理工作，可以參照本條例執(zhí)行。第三十九條 法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。第八章 附則第三十八條 黨政機關(guān)公文含電子公文。第三十七條 新設(shè)立的機關(guān)應(yīng)當向本級黨委、政府的辦公廳（室）提出發(fā)文立戶申請。第三十六條 機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當隨之合并管理；機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。第三十四條 涉密公文應(yīng)當按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī) 12 定進行清退或者銷毀。第三十三條 公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關(guān)、上級機關(guān)或者權(quán)力機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。翻印件應(yīng)當注明翻印的機關(guān)名稱、日期。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。第三十二條 復(fù)制、匯編機密級、秘密級公文，應(yīng)當符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機關(guān)負責人批準。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關(guān)確定。第三十一條 公文的印發(fā)傳達范圍應(yīng)當按照發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。絕密級公文應(yīng)當由專人管理。第三十條 公文確定密級前，應(yīng)當按照擬定的密級先行采取保密措施。第二十九條 黨政機關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。機關(guān)負責人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)歸檔。第二十七條 需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。公文印制完畢，應(yīng)當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。涉密公文應(yīng)當在符合保密要求的場所印制。（三）印制。（二）登記。第二十五條 發(fā)文辦理主要程序是：（一）復(fù)核。（七）答復(fù)。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。辦理公文傳閱應(yīng)當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。（五）傳閱。緊急公文應(yīng)當明確辦理時限。閱知性公文應(yīng)當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當及時退回來文單位并說明理由。對收到的公文應(yīng)當進行初審。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當詳細記載。對收到的公文應(yīng)當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。第六章 公文辦理第二十三條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。重要公文和上行文由機關(guān)主要負責人簽發(fā)。第二十一條 經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。（五）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。（三）涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。審核的重點是：（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。（七）機關(guān)負責人應(yīng)當主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。（五）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。