【正文】 動計劃的順利實 施。會后服務(wù)會議結(jié)束后全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。如會后要照相 就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好?dāng)z影師做好攝影的準(zhǔn)備?！褡龊脮蠓?wù)的準(zhǔn)備。如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊輕聲轉(zhuǎn)告他。又如大會宣布辦法榮譽證書組織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊禮 儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來另有禮儀小姐將證書一一遞上由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎?wù)?。如會議進行第一項全體起立、奏國歌?！衿渌?wù)會議按擬定的程序進行應(yīng)緊湊不要出現(xiàn)冷場的局面。杯子放在與會者桌上的右上面。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面手指不能因在北口上不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音?！竦共璺?wù)人員注意觀察每一位與會者以便及時為期天茶水。與會者坐下后接待人員應(yīng)遞茶或遞上毛巾、水果熱情向與會者解答各種 問題滿足各種要求提供盡可能周到的服務(wù)。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引 入休息室由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。簽到后。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。① 到。接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。比如檢查音像、文件、錦 旗等是否準(zhǔn)備齊全?！駮皺z查。會務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必要資料這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。主席的座位以第一排正中間的席位 為上其余按左為下右為上的原則依次排列。這種形式主席臺與聽眾席相 對而坐。③教室型。如果使用長形方桌。同級別的對角線相對而坐。這種形式適于10—20人左右的會議。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐從 而消除不平等的感覺。坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛講究禮賓次序主要有以下幾種配置方法①圓桌型?？稍跁?場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花為使會場更加莊嚴(yán)主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國 徽、會徽。一般大型的會議根據(jù)會議內(nèi)容在場內(nèi)懸掛橫幅?！駮龅牟贾谩，F(xiàn)代社會召集會議“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。否則可能會造成損失。第三附屬設(shè)施要齊全。歷史召集的會議一兩個小時就散的可以把會場定在與會人員較 集中的地方。所以英國的首相丘吉爾曾說“絕對不用太大的房間而只要一個大小 正好的房間。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)第一大小要適中?！襁x擇會場。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。通知后面要注意附回執(zhí)這樣可以確 定受邀請的人是否參加會議準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等?！癜l(fā)放會議通知和會議日程。首先是會議的籌備工作。以上為一般性的會議范圍具體的會議、會展、活動具體建議具體策劃、具體協(xié)商。7旅游考察安排提供多條考察線路優(yōu)惠價格安排參會代表的會后考察活動。5會議接站及用車優(yōu)惠價格提供會議期間用車服務(wù)。3會議用餐范圍25元/人/天180元/人/天多種標(biāo)準(zhǔn)供選擇。會議接待范圍一、【會議接待類別】各科研機構(gòu)、機關(guān)、學(xué)校各培訓(xùn)中心的學(xué)術(shù)研討會、筆會、論文發(fā)布會、各類培訓(xùn)班企業(yè)業(yè)務(wù)洽談會、訂貨 會、新產(chǎn)品推廣會、集團公司董事會、獎評會、客戶聯(lián)誼會、行業(yè)研討會等各類型會議等二、【會議接待人數(shù)】不限。寫明與會者的食宿和交通的費用安排有時也包含安排參觀、游覽、觀 看文藝演出等的支出涉外會議活動還包括一定數(shù)量的禮品費。如大型會議活動可設(shè) 置報到組、觀光組、票務(wù)組等工作小組分別負(fù)責(zé)與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務(wù)聯(lián)系等工作。6接待責(zé)任。5接待日程。4接待內(nèi)容。3接待規(guī)格。接待方針即會議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。同時還要簡要說明為何接待即接待 的緣由、目的和意義。會議的接待對象的種類眾多包括上級領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié) 辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員正式和列席、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記 者等等有以政府代表團名義來訪的也有聯(lián)合組團參加的還有的是以個人身份參會、參 展、參觀。會議接待方案一會議接待方案的含義會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務(wù)的文 案屬于會議專題策劃方案可以包含在會議總體方案中也可以單獨擬寫?yīng)鳛闀h總體方案的附件。2與會議主辦者的費用結(jié)算工作。會后工作會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。1確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作1協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。1提前確認(rèn)會議代表客戶的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。1會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。會中工作機場、碼頭、車站專人、專車分批分時段按要求接站。準(zhǔn)備會議資料。確認(rèn)會議主辦者預(yù)付會議訂金事宜。與會議主辦者確認(rèn)會議接待方案。向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。必須安排好會議接待的人員、會 議接待的場所、會議接待時所需要的各種物品。關(guān)于會議文件如何寫，這里不能詳細(xì)講了，有幾個同志專門講這個問題。會議的文件往往比較多，有主要文件、參考文件、閱讀文件。會議文件的準(zhǔn)備：在會議準(zhǔn)備工作中，起草好會議文件是最重要的準(zhǔn)備工作，花費的時間最長，投入的精力最多。會議程序：是一次會議按照時間先后依次安排的步驟。會議日程：是指在一段時間內(nèi)會議進程的具體安排，它可以使與會人員了解每天會議的安排情況。具體的經(jīng)濟工作、行政事務(wù)應(yīng)交給政府會議研究解決。會議的議題要和會議的內(nèi)容相適應(yīng)，如縣委常委會討論的問題，就是在全縣有指導(dǎo)意義和帶有全局性的問題，那些下一級會議可以解決的問題或者個別單位可以解決的問題，不要拿到常委會議上解決。有的會議如最近在烏蘇召開的教育轉(zhuǎn)化“”癡迷者現(xiàn)場會議，議題就是一個，就是學(xué)習(xí)推廣烏蘇市教育轉(zhuǎn)化人員的經(jīng)驗。會議工作方案：包括會議名稱，會議內(nèi)容，會期，會議的規(guī)模，日程、議程，會議的開法，會議的組織領(lǐng)導(dǎo)，宣傳報道，會議文件準(zhǔn)備，經(jīng)費預(yù)算，食宿安排，保衛(wèi)和保密工作等。不同的會議，準(zhǔn)備的內(nèi)容不同，如黨代會、人代會，主要是工作報告和人事的準(zhǔn)備；工作會議主要是材料的準(zhǔn)備，慶祝大會主要是講話稿和會場的準(zhǔn)備等。準(zhǔn)備工作很重要，準(zhǔn)備是否充分，直接影響會議的質(zhì)量和效果。這里有大量的文字工作，組織協(xié)調(diào)工作和事務(wù)性工作要做，是對秘書人員能力水平的檢驗，如果能把會議組織好協(xié)調(diào)好，這說明你這個秘書是合格的