【正文】 請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會有問題，便把會議地點(diǎn)寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會議地點(diǎn)。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報(bào)告會，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點(diǎn)了。第四篇：秘書辦會知識第二講：秘書辦會知識案例導(dǎo)入：某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時(shí)間、地點(diǎn)寫得一清二楚。（二）秘書必須堅(jiān)持“一視同仁”的原則秘書對每一位來訪者，必須堅(jiān)持“一視同仁”的原則，即無論來客是權(quán)勢顯赫的大人物，還是來尋求幫助的人。所以，在接待工作中，秘書應(yīng)盡量堅(jiān)持“約見制度”。但是從更好地搞好工作，更順利地接待商談事物的角度說，如果有約在先，雙方的會晤和接洽會因?yàn)闇?zhǔn)備充分而十分順利。（一）秘書應(yīng)盡量堅(jiān)持“約見制度”來客常被秘書按照事先是否有約定而分為“有約來客”和“無約來客”。四、做好接待工作來客接待，是指秘書對一切來客、來賓、來訪者的接待工作，它包括對來客、來賓禮儀禮貌性的接待工作和對來客、來訪鎖涉及的處理工作，所以，歷來被認(rèn)為是十分重要的工作。領(lǐng)導(dǎo)批示和答復(fù)后，秘書人員應(yīng)立即告知有關(guān)部門活人員辦理。通話結(jié)束，掛機(jī)不必過于迅速，一般對方身份高時(shí)，要等對方先掛機(jī)。”電話中談事情，要盡快確認(rèn)對方單位、姓名和電話事由。讓對方多等了，接聽電話之后要馬上道歉：“對不起，讓您久等了”接聽電話，拿起后應(yīng)先說：“您好，這里**公司**部門”。打錯(cuò)電話，要說“對不起，打擾了”。如果找人要說：“對不起，請***聽電話”電話中談工作前，先確認(rèn)對方是否有時(shí)間，是否方便談此項(xiàng)事宜。打電話之前，應(yīng)確認(rèn)對方電話好嘛、單位和具體要通話人的姓名；事先要考慮通話內(nèi)容，準(zhǔn)備好記錄紙和有關(guān)資料。做好接打電話工作需要注意以下幾點(diǎn)。（二）接打電話的工作辦公室日常十五致以，就是接打電話。值班人員一定要處理好熱情接待來人和嚴(yán)格門衛(wèi)制度關(guān)系。第四，加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作。第三，做好值班記錄。值班室工作龐雜，瑣碎，無規(guī)律性，處理起來有時(shí)比較麻煩，但值班人員不得有絲毫大意和馬虎，如果出現(xiàn)差錯(cuò)或處理不當(dāng)，輕則耽誤工作，重則造成嚴(yán)重后果。辦公室環(huán)境是秘書人員形象和素質(zhì)的反映三、辦公室日常事務(wù)辦公室日常事務(wù)是秘書工作中最基礎(chǔ)的一項(xiàng)，也是最見秘書的管理工作水平的一項(xiàng)（一）值班工作第一，堅(jiān)守值班恭維。辦公室燈具應(yīng)選擇樣式樸素、光照明亮的；秘書的辦公桌上的物件應(yīng)放在比較固定的位置，一般常用的小件文具要成放在文具盒或抽屜中，避免給人凌亂的感覺。通過這些布置體現(xiàn)秘書辦公室的風(fēng)格和管理水平。領(lǐng)導(dǎo)可以一目了然竟然有序的辦公狀態(tài)，這是體現(xiàn)辦公室管理的一個(gè)重要方面。目前規(guī)模較大的公司均采用開放式辦公。第一是做好資產(chǎn)登記，第二是定時(shí)定人負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng)，第三是科學(xué)合理地使用。當(dāng)然秘書在選擇辦公室的時(shí)候一定要考慮到便于領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)召喚，與領(lǐng)導(dǎo)辦公室的距離不宜太遠(yuǎn)；方便來訪者到辦公室辦事，房間最好在樓梯附近；便于了解觀察機(jī)關(guān)情況，房間可以窗臨機(jī)關(guān)大門；2．辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理目前秘書辦公室比較普遍的辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備包括電話機(jī)、手機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、裁紙機(jī)、裝訂機(jī)、碎紙機(jī)、打號器、打孔器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、打印機(jī)、等等。（二）辦公室的設(shè)備設(shè)施管理隨著物質(zhì)的豐富和辦公條件的改善，辦公室的設(shè)備設(shè)施也日益復(fù)雜，,可以提高辦公效率和水平。（一）辦公室的人力資源管理在人力資源管理中既包括傳統(tǒng)意義上的認(rèn)識管理，又包含新的內(nèi)容。完善的秘書辦公室有利于輔助領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)各項(xiàng)政務(wù)和業(yè)務(wù)工作的展開，協(xié)調(diào)各智能部門的合作，溝通和密切與社會公眾的聯(lián)系,樹立組織機(jī)構(gòu)的良好形象。秘書對信息努力開發(fā)并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供高層信息，是秘書信息工作的重要特點(diǎn)。更快更準(zhǔn)的向領(lǐng)導(dǎo)提供信息是秘書做好“輔助管理”的重要保障。這就要求秘書一定要信息獲取量大，準(zhǔn)確率高，處理周期短。對于秘書來說信息手機(jī)工作中沒有職內(nèi)職外之分，一切對工作有用的最新變化信息，都是我們的手機(jī)對象?？梢哉f沒有游離于信息之外的秘書工作。無論是公文，會議都是信息的載體。無論政壇，還是商場，領(lǐng)導(dǎo)者的成敗得失已經(jīng)逐步表現(xiàn)為判斷速度和選擇準(zhǔn)確率的較量，而領(lǐng)導(dǎo)者決策的關(guān)鍵是要“耳聰目明”，要保持充分的準(zhǔn)確信息量。在當(dāng)今競爭日益激烈的社會中，信息已經(jīng)成為了一種特殊的政治資本、戰(zhàn)略資源和物質(zhì)財(cái)富。相比之下，對于辦事的學(xué)門卻議論較少。來源:考試大秘書資格第三篇：秘書辦事辦公辦文秘書辦事我之見摘 要秘書人員有兩大任務(wù)，一是辦事，二是當(dāng)參謀?！鞭k任何事情，都要本本份份、踏踏實(shí)實(shí)、規(guī)規(guī)矩矩，不能欺上瞞下、隨心所欲、先斬后奏。要成為一名在機(jī)關(guān)呆得住、干得好、有發(fā)展的機(jī)關(guān)干部，必須堅(jiān)持不斷地加強(qiáng)品德修養(yǎng)。機(jī)關(guān)干部不僅要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，還要有高尚的道德品質(zhì)。一項(xiàng)大的任務(wù)和重點(diǎn)工作結(jié)束后，要將完成情況逐級報(bào)告，以便首長掌握工作落實(shí)情況。請示工作要做到有頭有腰有尾。這些都是非常忌諱的，在機(jī)關(guān)工作，一定不要?jiǎng)舆@樣的心機(jī)。這樣做極易造成首長之間的誤解和矛盾。不能多變請示。按級請示報(bào)告工作很重要，搞不好，會造成工作的被動，所以機(jī)關(guān)干部要養(yǎng)成按程序辦、按職責(zé)辦、按規(guī)矩辦的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)。不在位也要電話請示或回來后補(bǔ)閱。牽扯到其他部門時(shí)，要先等首長批示后，再呈其他部門領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)簽給幾位首長時(shí)，先呈政工副職，再呈軍事行政副職。部門領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，要想方設(shè)法聯(lián)系，距離太遠(yuǎn)可通過電話，把主要精神作以陳述，得到許可后，再逐級請示報(bào)告。不能越級行事。每個(gè)科（股）都要建立一個(gè)備忘本、一塊小黑板，把需辦的事情及時(shí)記下，以免遺忘。對大事、要事、急事要及時(shí)請示報(bào)告，需要領(lǐng)導(dǎo)了解和掌握的一般性工作，也要及時(shí)請示報(bào)告，不能拖拖拉拉，慢慢騰騰。漏項(xiàng)、缺項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)、都會影響工作質(zhì)效。（三）請示報(bào)告應(yīng)注意和把握的問題俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓。簡單的程序繁瑣化，一般的問題復(fù)雜化。比如對下布置工作，下達(dá)通知，本該找業(yè)務(wù)口，卻直接通知下屬單位的領(lǐng)導(dǎo)，給業(yè)務(wù)部門造成被動。所謂異化，就是改變程序規(guī)定。本該先報(bào)告主任的，卻直接報(bào)告到單位首長。程序簡化。往往有“死角”、有“缺口”。（二）請示報(bào)告常遇到的問題請示報(bào)告工作程序性很強(qiáng)，在實(shí)際工作中最常遇到的問題有4個(gè)：程序遺漏。④認(rèn)真作記錄。請示和報(bào)告表述的先后次序不一樣。比如：xx首長，我請示個(gè)問題；或xx首長，我匯報(bào)一下某項(xiàng)工作的完成情況。②見面先聲明。應(yīng)把握的主要環(huán)節(jié)有四點(diǎn)：①事先打腹稿。書面請示和報(bào)告要及時(shí)到保密室登記，并一式三份，一份上報(bào)，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以備查考。請人代捎要辦好登記手續(xù)，防止遺漏和遺誤。以哪一級的名義請示和報(bào)告，就由哪一級主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。②簽發(fā)和郵寄。擬稱時(shí)要按首長的意圖表述清楚。書面請示報(bào)告通常有呈批件和制式文書兩種，其主要程序有三點(diǎn)：①定題和擬稱。指的是提出意見和方案，供上級決策參考或報(bào)請上級批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行的報(bào)告；三是檢討性報(bào)告。書面報(bào)告分三種：一是工作情況報(bào)告。書面請示有兩種：一種是請求批準(zhǔn)性請示，指的是在本級對某一事項(xiàng)無權(quán)解決或無權(quán)做出決策而請求領(lǐng)導(dǎo)或上級給予指示或批準(zhǔn)時(shí)提出的請示。這就是我們常說的“事前要請示，事后要報(bào)告”。所謂請示，是下級機(jī)關(guān)在工作中遇到問題，需要上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)給予答復(fù)和審批，而向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提出的請示；報(bào)告是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)所作的情況反映和匯報(bào)。所謂“快”，就是反應(yīng)快，行動快，辦事干凈利索，雷厲風(fēng)行；所謂“準(zhǔn)”，就是準(zhǔn)確掌握和反映情況，正確領(lǐng)會黨委、首長的意圖；所謂“細(xì)”，就是干任何工作都要認(rèn)真細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)周密、一絲不茍；所謂“嚴(yán)”，就是嚴(yán)格按政策規(guī)定辦事，嚴(yán)守規(guī)矩，嚴(yán)于律己；所謂“實(shí)”，就是思想作風(fēng)、工作作風(fēng)扎實(shí)，辦任何事情都要到邊、到量、到位。對凡屬已列入培訓(xùn)預(yù)算或預(yù)算外開支應(yīng)納入培訓(xùn)班報(bào)銷的經(jīng)費(fèi)，都要做出處置，不要有遺留問題。③及時(shí)結(jié)清帳目。對培訓(xùn)用品，借來的應(yīng)立即歸還，自購的應(yīng)妥善放置，以備下次再用。培訓(xùn)人員不應(yīng)帶走的文件材料，在培訓(xùn)結(jié)束時(shí)，應(yīng)予以收回，防止失泄密。培訓(xùn)結(jié)束時(shí)的組織主要有三點(diǎn)：①培訓(xùn)結(jié)束前兩至三天預(yù)購車票，并按車次和乘車時(shí)間進(jìn)行編組，安排車輛送站。需要進(jìn)行分組討論和自學(xué)的，還要安排好學(xué)習(xí)室并統(tǒng)一組織休息。會議的主要內(nèi)容是介紹培訓(xùn)的指導(dǎo)思想和目的、籌備情況、計(jì)劃安排、注意事項(xiàng)，征求辦班的意見和建議，提出明確要求。培訓(xùn)前的組織主要是指根據(jù)參訓(xùn)人員所乘車次時(shí)間，安排專人接站。六是組織要嚴(yán)密?！敖叹摺??！巴ㄐ拧薄！鞍踩??！皧蕵贰??！敖铀汀?。要提前安排好與會人員的住宿，主要包括安排房間、張貼門簽等。保障工作主要包括食宿、接送、娛樂、安全、通信、教具等方面的內(nèi)容。組織授課要盡量聘請?jiān)谀稠?xiàng)工作上有特長的專業(yè)人才、專家學(xué)者或首長進(jìn)行，內(nèi)容要貼近工作實(shí)際，要有指導(dǎo)性、針對性和可操作性。培訓(xùn)配檔是否科學(xué)，直接影響著培訓(xùn)質(zhì)效。這項(xiàng)工作與辦會制定會議方案有相似之處，主要是對培訓(xùn)的名稱、主旨、形式、規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、參訓(xùn)人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、組織領(lǐng)導(dǎo)、培訓(xùn)內(nèi)容、授課人員、車輛保障和衛(wèi)生保障等工作拿出具體細(xì)致的方案并報(bào)首長或辦公會審定。哪些是新問題，哪些是老問題，老問題解決了多少，解決到什么程度，沒解決的原因是什么，培訓(xùn)要解決的突出問題是什么，應(yīng)采取什么方法，這樣搞的培訓(xùn)針對性和實(shí)效性才會強(qiáng)。調(diào)研的主要內(nèi)容包括人員的素質(zhì)狀況、存在的主要問題及原因、解決問題的對策和措施、培訓(xùn)的方式方法等。通常在組織培訓(xùn)前一至兩個(gè)月，就要對培訓(xùn)對象的有關(guān)情況進(jìn)行調(diào)研。也便于早打算、早準(zhǔn)備，如經(jīng)費(fèi)預(yù)算、人員配備、時(shí)間安排等。除根據(jù)臨時(shí)性任務(wù)組織的培訓(xùn)外，一些大的培訓(xùn)，如理論學(xué)習(xí)培訓(xùn)、“三員”集訓(xùn)、思想骨干集訓(xùn)等，年初要納入《政治工作指示》中。組織培訓(xùn)是政治機(jī)關(guān)的一個(gè)大項(xiàng)工作，搞好培訓(xùn)對于政治干部練好基本功、開闊新視野、掌握新技能，提高綜合素質(zhì)具有重要的作用。有的會務(wù)組人員較少，一人身兼數(shù)職，同時(shí)抓幾項(xiàng)工作，要甘于吃苦，盡心盡力，要多加班加點(diǎn)，真正做到五勤：即“腦勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”，確保優(yōu)質(zhì)高效地完成會務(wù)任務(wù)。這就要求會務(wù)人員要增強(qiáng)時(shí)間觀念，加快工作節(jié)奏，提高工作效率。、動作要快。由政治部門承辦的會務(wù)工作，還有賴于其它部門的通力合作和大力支持，如需要司令部管理部門提供招待所等食宿場所，后勤部的運(yùn)輸部門提供車輛保障等。要明確分工，各司其職，做到任務(wù)清楚，責(zé)任到人，事有專人，人有專責(zé)，防止相互推諉扯皮。在具體落實(shí)上：一要抓牽頭。協(xié)調(diào)要好。把問題想在先，把工作做在前，以確保會與會之間的緊湊性。該想的要想細(xì)，該講的要講到，該做的要安排好，確保不隙一空，不虛一時(shí)，不漏一處，不拉一人。會務(wù)工作之大忌就是“粗”、“疏”、“錯(cuò)”、“漏”。要盡早地征尋群眾意見，形成成熟的工作建議，進(jìn)行充分的議題準(zhǔn)備；要盡早地布置好會場、安排好食宿等，并反復(fù)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。做到“三要”：要盡早地按照會議的中心議題，進(jìn)行調(diào)查研究，搜集資料，撰寫會議材料，并呈送首長審閱，形成較高水平的會議文件。總結(jié)一些同志承辦會務(wù)工作的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合個(gè)人的體會，我感到做好會務(wù)工作，還需要把握以下幾點(diǎn)：著手要早。會后主要工作一是會議記錄的整理和領(lǐng)導(dǎo)講話、會議總結(jié)的定稿打??；二是撰寫會議紀(jì)要；三是將會議材料整理歸檔；四是清理帳目，進(jìn)行會務(wù)工作總結(jié)。及時(shí)陪同領(lǐng)導(dǎo)看望與會人員；安排首長休息；組織醫(yī)務(wù)人員巡診；為與會人員訂購返程車船票等。如果組織討論或召開對口會，材料組人員要分頭參加，以便掌握第一手材料。（2）做好會議記錄。要設(shè)簽到處，指定專人迎接報(bào)到人員。會間服務(wù)工作的主要內(nèi)容和程序（1）組織好會議報(bào)到。桌椅的擺放可根據(jù)會議的類型和人員的多少而定。有些大型現(xiàn)場會要與所屬單位一并準(zhǔn)備。比如籌備電視電話會議，就比較簡單，只需與通信部門聯(lián)系，調(diào)試好線路信號，準(zhǔn)備好會場就可以了。上述各項(xiàng)工作，主要用于大型會議。另外，對會場的供電、供暖（冷）、音響等設(shè)備要考慮到、檢查好。三是分會場的布置。二是會場座區(qū)的布置。主席臺座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，黨的會議應(yīng)按照黨委正副書記的順序安排；行政會議，按照編制序列安排。主要是三項(xiàng)工作：一是布置主席臺。（5）報(bào)告上級機(jī)關(guān)。會議通知一般包括“八要素”：即會議名稱、主要內(nèi)容、參加人員、報(bào)到時(shí)間、會期、會址、著裝、注意事項(xiàng)。辦中小型會議則不必設(shè)籌備處，只需 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固定幾個(gè)人主責(zé)會務(wù)工作即可。要成立籌備處，下設(shè)會務(wù)組、材料組、宣傳組、后勤保障組（包括醫(yī)務(wù)人員）、安全保衛(wèi)組等。（3）搞好協(xié)調(diào)保障。會議須知的內(nèi)容比較多、比較具體，主要包括：日程安排、會議編組、作息時(shí)間、住宿房間、就餐桌位、會務(wù)組房間及電話號碼、文化生活安排、注意事項(xiàng)。（2）起草會議文件。有的會議還需安排參觀、錄像、報(bào)道、發(fā)獎(jiǎng)、攝影等。準(zhǔn)備階段主要有六個(gè)方面：（1）制定會議方案。有人說：“功夫在會前”。會前準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容和程序。從會議的功用看，有商討、決策性會議，如常委會、黨委會、首長辦公會等；有部署工作性會議，如黨委擴(kuò)大會議；有交流表彰性會議，如基層建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會等；有報(bào)告、動員性會議，如傳達(dá)貫徹上級會議精神的報(bào)告會、先進(jìn)單位和個(gè)人事跡匯報(bào)會等；有調(diào)查研究性會議，如就某些問題所舉行的匯報(bào)會、座談會和研討會等；有選舉性會議，如黨代會等。從會議議題看，有綜合性會議、專業(yè)性會議、專題性會議。從會議的性質(zhì)看，有黨的會議、行政會議。所以，提高機(jī)關(guān)干部辦會能力是加強(qiáng)機(jī)關(guān)建設(shè)的一個(gè)重要方面。來承辦會務(wù)所謂會務(wù)，就是承辦會議事務(wù)性的工作。呈辦結(jié)束，及時(shí)存放或返還保密室。三是文電要保密。二是表達(dá)要準(zhǔn)確。文電大都有較強(qiáng)的時(shí)效性，要盡快辦理，不能拖拖拉拉，更不能不請示、不報(bào)告、擱置不管。上述四步是一個(gè)相互關(guān)聯(lián)、環(huán)環(huán)相扣的辦文全程，缺少哪一步，或哪一步出現(xiàn)偏差，都會影響辦文質(zhì)量。反饋。裝訂要符合標(biāo)準(zhǔn)要求，不能漏頁、錯(cuò)頁、倒頁。打印文稿的字體要規(guī)范統(tǒng)一。包括打印、蓋印、登記、發(fā)文四個(gè)環(huán)節(jié)，這是辦文的輔助性、技術(shù)性工作階段。承辦擬稿是整個(gè)辦文的中心環(huán)節(jié)。承辦文電是指在接到上級文電后，為落實(shí)上級的指示，在首長做出批示后，根據(jù)首長的批示制發(fā)具體實(shí)施意見的過程。作為機(jī)關(guān)干部，為了幫助領(lǐng)導(dǎo)對收文做出正確的批示，應(yīng)以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，根據(jù)文電的內(nèi)容，積極主動地通過文字或口頭向領(lǐng)導(dǎo)提出合