【正文】 稿要附在清樣后，必要時可在原稿上注明是哪位領導做出批示或修改。重要批示意見和修改意見要報告秘書部門分管領導和主要領導。每呈送一份文稿，辦文人員應在公文送審臺賬上登記送出時間、呈送領導姓名、重要批示意見等送審情況，便于跟蹤催辦。呈送急件時，如簽批的領導在市內(nèi)下鄉(xiāng)，可電話報告并做好記錄，也可將送審稿電傳到所在地黨委、政府辦公室，請其轉呈。文稿送審應安排專門人員呈送，一般按注批單上領導的排名順序，從后至前依次呈送。（三）文稿送審會簽不規(guī)范，缺乏主動協(xié)調(diào)，導致工作被動。審核的重點：一是是否應由本機關辦理；二是是否符合行文規(guī)則；三是內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其它有關規(guī)定；四是涉及其他部門或地區(qū)職權的事項是否已協(xié)商、會簽；五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。（二）辦文工作人員對部門送來的文件或代擬稿把關不嚴。沒有簽署意見的，應簽署意見或蓋章。涉及其他部門協(xié)調(diào)的事項，應事先進行協(xié)調(diào)，并提供其他部門簽署的意見。本級黨委、政府是否對相關工作或處理相關問題曾經(jīng)行文。要求行文的，來文單位應提供會議紀要。3．黨委、政府領導是否有批示要求行文。部門單位到同級黨委、政府秘書部門呈報文件或公文代擬稿，應該提供：1．合乎規(guī)范要求的文件或公文代擬稿。這將導致不能用計算機對公文進行主題檢索，完全失去標引主題詞的意義。（三）任意生造主題詞。主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內(nèi)容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應歸屬的類別，標題中一般不會出現(xiàn)；標題的主要作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機關+事由+文種組成，其中的發(fā)文機關一般不宜作為主題詞標引。正式公文都應標注主題詞。未及時清洗印章，使印記模糊不清。用印既不壓發(fā)文機關也不壓成文日期或只壓其中一個。如印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件和會議紀要卻用了印。請示、報告等上行文應該用印而未用印?？偟脑瓌t是，成文日期的標識是與發(fā)文機關標識協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。正確位置一般應是成文日期第一個字與發(fā)文機關第三個字（或中間）對齊，向右排印。（四）位置不當或與落款不協(xié)調(diào)。（三）漢字和阿拉伯數(shù)字亂用。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。十一、成文日期標識中的常見問題（一）將擬稿日期作為成文日期。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機關最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標識協(xié)調(diào)（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。（三）位置不當。十、發(fā)文機關標識中的問題（一）黨的機關公文未標發(fā)文機關名稱，用印章代替。印發(fā)、轉發(fā)、批轉通知和所印發(fā)、轉發(fā)、批轉件是共同組成一件公文的，且已在標題中說明，無需作附件標注。（四）內(nèi)容不適。（三）標注不規(guī)范。九、附件標識中的問題（一）有附件不標注。（八）前后表述不一致?！保╇S意使用字體字號。如“你單位〔2006〕號文件（關于的請示）收悉。（五）引文標注錯誤。正文中的數(shù)字，部分結構層次數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應當使用阿拉伯數(shù)（四）隨意簡稱。（三）數(shù)字使用不規(guī)范。（二）標點符號錯誤。八、正文中的常見問題（一）錯別字。（四）主送個人。主送機關不止一個。未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、有關部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡稱，如“市府”應為“市人民政府”；分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。但有的文種如會議紀要等，主送機關一般放在文尾末頁下端。七、主送機關中的常見問題（一）缺主送機關。如：如把“勞動和社會保障局”簡稱為“勞社保局”，就不規(guī)范。如《市人民政府批轉市教育局關于建立高等院校學習基地的報告》，誤把被轉發(fā)部門的“報告”當作本公文的文種，應在其后補上“通知”這一文種。除引用文件用書名號外，公文標題中一般不標注其他標點符號。如《政府辦公室關于印發(fā)〈關于活動實施方案〉的通知》中，后一個“關于”就可以不要。如：《人民政府關于認真貫徹落實政發(fā)〔2007〕號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報告》，發(fā)文機關可省略，所引文件的發(fā)文字號應刪掉，事由可概括，改為《關于春耕播種情況的報告》就簡明了。應將原文件標題或其主要內(nèi)容明確標注在批復文件當中。如“中國共產(chǎn)黨湖南省第九屆委員會第三次全體會議關于《中共湖南省委關于認真學習貫徹黨的十七大精神，努力開創(chuàng)富民強省新局面的決定》的決議”，就不能省略會議名稱，《中共湖南省委關于認真學習貫徹黨的十七大精神，努力開創(chuàng)富民強省新局面的決定》，就不能省略發(fā)文機關。六、公文標題中的常見問題（一）缺少發(fā)文機關或通過決議、決定的會議名稱。下行文不要標注簽發(fā)人。公文處理規(guī)定要求上行文必須標注簽發(fā)人姓名。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號。只有重要文件才采用“發(fā)”字號。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：委〔2007〕號。正確的是“字”在年號之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應有“第”。沒有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號現(xiàn)象。用同一發(fā)文字號制作兩份不同的文件。聯(lián)合發(fā)文時并用了幾個單位的發(fā)文字號。發(fā)文順序號中多加了“0”變成“0”。如：將“發(fā)〔2007〕號”錯為“〔2007〕發(fā)號”。（三）位置不當。發(fā)文應用六角括弧“〔〕”括入。如：將“2007”省略為“07”。常見的是：格式不對、尺寸不標準、非紅色印刷、發(fā)文機關字體不莊重等。（二）使用非標準版頭。如使用“文件”式樣的版頭用于向上級報告事項、請示工作、任免干部或批復等。三、版頭使用中的常見問題（一）版頭混用。一些部門單位為了突出本部門單位工作在黨委、政府行文中的地位，代擬文稿的時候總是喜歡用“決定”文種。如同級某局向同級財政局《關于解決活動經(jīng)費的報告》或《關于解決活動經(jīng)費的請示》，所用的文種都是錯誤的，應為《關于解決活動經(jīng)費的函》?！掇k法》規(guī)定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項是用函。報告是“向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問”的，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領導了解發(fā)展情況，掌握工作進度，做到心中有數(shù)，不需要回復；而請示是“向上級機關請求指示、批準”的，需要回復，兩者在使用上有很大的區(qū)別。如《關于批準成立機構的報告》，《舉行活動的報告》。常見的有：“通知”與“通告”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。（三）混用文種。但是，如果將上述應用文用轉發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，則是規(guī)范用法。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“方案”等作為公文文種直接使用。（二）誤用文種。行政機關的公文主要有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況匯報”等。二、文種使用中的常見錯誤（一）自制文種。一些部門報送黨委、政府的請示和報告，有些并不是重大事項，有些也不屬于黨委、政府受理的范圍，卻事無巨細地上報。沒有同級黨委、政府的明確授權，部門無權下發(fā)此類文件，下級黨委、政府可以不受理此類文件。個別部門為了強調(diào)部門工作，尋求下級黨委、政府對本部門工作的重視與支持，經(jīng)常向下級黨委、政府行文，安排工作。一般情況下鄉(xiāng)鎮(zhèn)不能向市委市政府請示，特殊情況下需請示的，須報縣委縣政府簽署意見后上報；市直部門的二級機構和直屬單位向市委市政府請示，需主管部門簽署意見后上報。越過主管部門或上一級機關向上請示。另一種情況是純部門工作，部門可以單獨行文或部門之間可以聯(lián)合行文的，也不宜由領導機關行文。一般情況下，本級行文的規(guī)格應參照上級行文規(guī)格執(zhí)行。2．部門行文“升格”為領導機關行文。三是容易造成工作失誤。二是政府工作必須實行政務公開，自覺接受公眾、人大及其常委會的監(jiān)督。還有如《關于維護價格穩(wěn)定、保障市場供應的通知》、《做好免除城市義務教育階段學生學雜費工作的通知》、《關于做好春節(jié)期間安全生產(chǎn)工作的通知》等方面的文件，都應該送政府辦公室行文。經(jīng)常出現(xiàn)政府部門拿著政府工作安排方面的文件，到黨委辦公室發(fā)文的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)：1．應該黨政分開行文的未分開行文。另外黨委、政府主要領導有明確指示的，也可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。再者，為了加強對某一項工作的領導，原來是黨委副書記擔任組長的，現(xiàn)在改為書記擔任組長，可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。（2）根據(jù)本地實際情況變化，市委、政府有明確要求的。那什么情況下可以黨委、政府辦公室名義行文進行調(diào)整呢？（1）根據(jù)上級要求，必須進行調(diào)整的。3．調(diào)整領導小組等議事協(xié)調(diào)機構成員，每有調(diào)整，就要求發(fā)文。這樣的文件可直接翻印，不必轉發(fā)。2．所發(fā)公文只是照抄照轉上級的公文。主要表現(xiàn)：1．所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列。各類領導小組要求市委市政府轉發(fā)的文件，可先送領導小組領導簽署意見，再送市委或市政府辦公室辦文，這種情況不屬倒行文范圍。既不符合公文處理有關規(guī)定，同樣也容易出現(xiàn)與（1）相同的問題。2．倒行文。這樣做容易出現(xiàn)以下問題：一是熟悉辦文程序的領導會將公文退回，并要求按程序辦理，這樣就耽誤了時間，影響了進度；二是對辦文程序不熟悉的領導，獨自作出批示，而涉及此文件的其他相關領導不知情，無人協(xié)調(diào)，造成工作被動。主要表現(xiàn)在：1．非領導同志交代直報的文件，違規(guī)直接報送領導個人。二是要深入一線，在和領導、群眾同甘共苦中捕捉難點。二是要把握群眾在思想、工作和生活中需要解決的“扣結”和實際問題，有針對性地尋求已經(jīng)解決得好并取得經(jīng)驗的單位，及時進行總結，給其他單位以提示和指導。量需而作，要把握住兩個方面的需求：一是要把握住領導干部在抓工作中的需要。（五）在工作研究的材料中，指導性體現(xiàn)在通過對工作熱點、難點問題的研究，推出的研究戰(zhàn)果上。（三）在先進典型事跡材料中，指導性主要體現(xiàn)在典型的先進思想性和可學性上。二是對工作的部署，完成任務的指令性要求和要注意的問題上。這種插入的原則是哪個部位需要就在哪里運用。（三）按照材料表達需要，運用背景材料用在以下幾個部位：一是在材料的開關，即導語部分；二是在導入問題時所運用的背景材料；三是在揭露矛盾時運用背景材料；四為了說明問題而插入的地理背景材料。第二種是在典型人物遇到思想矛盾和斗爭時插入有關的背景材料，來襯托其在思想斗爭中得到幫助和升華。（三）緊緊圍繞深入表達主題精選精用背景材料的運用是為了表達主題，深化指導思想服務的。二、運用背景材料的要領（一）增強運用背景材料的意識，把運用好背景材料貫穿到材料形成的全過程。三個層次進入的方式要多樣、和諧。（二）幾種材料層次進入的方法按時間順序進入、直敘、論證、以事件導入、以推出新情況進入、以擺出問題、揭露矛盾來進入、以引用偉人語錄、名人名言來進入、以提問進入、以經(jīng)驗和體會進入。三是開門見山。（一）材料層次進入的基本原則一是新奇引入。二、層次進入的寫作要領層次標題列出后，可以直接進入，或擺出矛盾；或直接敘述；或列出體會。（三）“解題”現(xiàn)象的出現(xiàn)。一、在機關應用材料層次進入中存在的問題（一）層次開頭進入方式的“俗”和“平”。三是材料的層次進入，不是一個開關，而有若干個。二是同一工作內(nèi)容，在同一時期內(nèi)，諸多單位都要反映。段落開篇的寫作方法意義：文章的開頭可以提示文章的題旨，文章的結尾體現(xiàn)其主旨。標題是不是最能體現(xiàn)和表達材料的思想內(nèi)涵和意義。在寫材料中要抓住根本，經(jīng)過極其艱苦地思考，把握住最能體現(xiàn)內(nèi)容的新意上，在此基礎上，再對文字表達進行反復推敲，使之意辭一致，提煉出意深文新的層次標題來。二是堅持局部服從服務于整體，為深刻表達主題增光添彩。二、掌握提煉制作層次標題的要領（一）掌握層次標題對主題具有向心性的特點，主題，精心提煉設計好層次標題。（四）不注重從思想內(nèi)涵上提煉?！按罅ψナ裁础?、“在什么上下功夫”、“加大力度”，沒有認真研究如何在工作上加大力度（三）矯揉造作，玩文字游戲。三是有助于讀者論難地把握材料要點。在應用材料寫作中，材料要靠觀點來串。推敲提煉層次標題提煉層次標題在機關應用材料寫作中的重要作用：一是有利于作者準確地駕馭全篇材料，分層有序的集中表達主題思想。各個層次的分量要基本均衡防止出現(xiàn)前后輕重不一，給人不均勻的感覺。按逐層深入的方式安排層次各個層次之間呈現(xiàn)“遞進”關系，層層深入，使材料步步推進，由淺入深。對會議的總結講話稿結構：會議的基本情況－－會議收獲－－深入貫徹會議需要抓好的幾個問題－－關于會議貫徹的安排和要求向上級作的工作匯報材料結構：本單位貫徹上級指示，開展某項工作的基本情況－－開展某項工作的經(jīng)驗和體會－－存在的反映的問題和下步工作打算參加上級會議的匯報和傳達材料的結構：會議基本情況－－會議的主要精神－－關于傳達貫徹上級會議精神的建議和方案（三）按照內(nèi)容的不同來確定安排思路劃分層次工作經(jīng)驗、先進典型事跡材料常用