【正文】 案室人員不得入內(nèi)。 1檔案管理員負責電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。 各科室根據(jù)歸檔要求，在應歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應的標記；把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規(guī)定期限內(nèi)進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。 局辦公室財務人員應在次年的六月底前，按規(guī)定立卷歸檔，暫由財務人員保存一年后，移交檔案管理人員。 局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規(guī)定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。 本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據(jù)為已有。 一、檔案立卷歸檔制度 為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。對外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準辦理。 (三 )有密級檔案只限檔案管理員管理 。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注 。如需摘抄、復印 ,應經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。外單位 因特殊需要 ,查閱有關會計檔案時 ,應持正式公文 ,并經(jīng)總經(jīng)理同意。 (九 )會計檔案一律不準外借。 (七 )借閱人對檔案要妥善保管 ,不得遺失 。 (六 )借閱的檔案用完后 ,應及時歸還 ,借用時間一般不得超過 10 天 。 (四 )借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù) ,歸還的檔案要進行檢查、清點 ,并在登記薄上注銷 。 (二 )各部門因工作需要 ,借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準 ,然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿 ,方可借閱 。 第 5 條檔案的借閱 : (一 )借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù) ,在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。 (三 )物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報辦公室存查 。 第 4 條檔案歸檔時間 : (一 )公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論 。 (六 )有關卷內(nèi)材料的情況說明 ,都應逐填寫在目錄備注內(nèi) 。 (四 )檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點 ,保持檔案質(zhì)檢的有機聯(lián)系 ,區(qū)別不同的價值 ,便于保管和利用 。 (三 )各部門向辦公室提交檔 案時 ,要嚴格履行移交手續(xù) 。 (二 )公司各部門應及時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料 ,如材料還需使用 ,也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù) 。 第 3 條檔案立卷要求： (一 )辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作 。 (十四 )組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓 。 (十二 )公司獲得的各種社會榮譽資料 。 (十 )公司重要的會議材料 ,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等 。 (八 )公司有效證照、證件 。 (六 )工程進度計劃控制文件 (含業(yè)務單位往來函件等 )、工程初設、修改、竣工圖紙 ,工程部門留用復印件備份等 。 (四 )資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料 (含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等 )。 (二 )政府、項目批文、合同 ,公司董事會形成的文件材料 。未經(jīng)辦公室同意 ,其它員工一律不得擅自使用。 (三 )檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔 ,并分門別類 ,做好收集、整理、立卷、歸檔工作 ,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料 。 某公司的文件檔案管理制度篇 11 第 1 條檔案的管理： (一 )辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門 ,并由專人負責檔案管理 。 不得傳播、議論有關機密問題。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。 底圖一般不予外借。 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。 四、檔案借閱 借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。 （ 4）卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。 （ 2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。 二、立卷歸檔 文件立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保 管和利用。（（主要收集部門：行政部） 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部） 公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部） 公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部） 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告；（主要收集部門：行政部） 公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財 務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部） 公司內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料； 公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部） 1公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部） 1公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部） 1公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部） 1公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部） 1公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術(shù)職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部） 1公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部） 1公司財產(chǎn)、物資、檔案等 的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部） 1公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部） 公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部） 2各項目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。 適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。 八、其他 解釋權(quán)歸公司行政人事部。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。 ，不得復印、抄寫檔案資料。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領導同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。 七、檔案借閱制度 ，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。 、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。 ，都要認真遵守安全制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領導批準并在指定時間 內(nèi)歸還檔案室。 與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。 “ 八防 ” 即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。 ，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。 五、檔案保管制度 ，配備檔案員負責檔案的保管工作。 ，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。努力學習檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平。 。 ，熟悉業(yè)務，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關，按時完成兼管檔案的任務。 ，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結(jié)經(jīng)驗，為領導決策和機關各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務。 、業(yè)務培訓工作。 、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。 、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。 ，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。 、完整、準確可靠 (文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復 )無缺頁、破損現(xiàn)象。 某公司的文件檔案管理制度篇 9 一、文書檔案歸檔制度 、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。 第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪陀〖? 第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關條款。 第七條舊管網(wǎng)改造時，由規(guī)劃建設管理部進行現(xiàn)場測繪，及時繪制改造后的圖紙 并向相關部門提供。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。 第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。 第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術(shù)的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。 四、制定、修訂、廢除與實施 本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。 4． 2 某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。 3． 3 查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。 查、借閱檔案注意 3． 1 涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。 2． 4 所有批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。 2． 2 任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。 1． 9 檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。 1． 7 員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗 8 年止）。 1． 6 對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。 1． 5 調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。 1． 3 對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。 三、檔案規(guī)定 基礎管理 1． 1 原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。 績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。 二、檔案管理內(nèi)容 員工入職檔 案：個人簡歷 員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試