商務(wù)電子郵件撰寫禮儀ppt41頁)-文庫吧資料
2025-03-12 10:55本頁面
【正文】 3． 除上級負責(zé)人直接交辦的事項外，不要隨意向上級負責(zé)人報送 “ 請示 ” 、 “ 意見 ” 和 “ 報告 ” 。 機關(guān)也是有規(guī)范的！ 有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范 確定上行文主送人的規(guī)范是： 1． 請示： 一般只寫一個主送人，需要同時送其他人的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。 上行文（向上級請示）應(yīng)當(dāng)堅持一個主送人的作法，不能多頭主送。 第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選花哨功能 并不是所有的花哨都是美麗的！ 收件人、抄送人也需要 精心選擇的！ 收件人、抄送人在功能上無特別區(qū)別，但在指向上有所區(qū)別：主要是為了區(qū)分收件人的主次用。 ? 電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能?！? ?收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的 濫用電子郵件是一種犯罪！ ?商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的郵件。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。引用數(shù)據(jù)、資料最好標(biāo)明出處，以便核對 內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡明扼要，愈短愈好 電子郵件也是一種商務(wù)文本！ 二、電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用，不發(fā)無意義的郵件 ?若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)。它可以緊接著正文寫，也可以獨占一行，空兩格寫。它可以獨立成為一段 還記得怎么寫書信嗎？ 格式上的要求： （ 3）正文：正文一般分為連接語、主體文、總括語三個部分。 模板，模板！ 電子郵件的商務(wù)格式 怎么寫？ 電子郵件的格式與書信格式相同。因為有時修改模板比重新寫新郵件還慢。 （二） 不斷更新模板：刪掉不需要的信息，或者修改信息。模板提供了基本的詞匯和結(jié)構(gòu)，你只需根據(jù)特定的情況來改變內(nèi)容即可。 再次強調(diào)的幾點 —— ? 使用模板 充分利用模板?；蛟S你沒有充分考慮收件人的需求。如果必要，加一些詞或短句構(gòu)建起上下文 （如四所述）。避免 使用行話。這樣的話，在寫好之前不會發(fā)送出去，而你會首 先并且務(wù)必進行拼寫、語法、標(biāo)點的檢查和文本的編輯。 簡明扼要的郵件讓人舒服！ ? 寫郵件時， 需要注意： （一） 在敏感的、復(fù)雜的、機密的情況下，要再三考慮電子郵件是否是傳遞信息的最好方 式。如果想在一封信內(nèi)發(fā)送所有信息，在開頭列出要點，然后用標(biāo)題幫助收件人（群）迅 速地找到具體的細節(jié)。 ? （四） 是否想要呈現(xiàn)太多的信息。有時我們開始是讓收件人做一件事，但突然間，我們跳到一個 完全不同的話題。 如果不是，就趕緊省略。盡管仔細思考了，但是大多數(shù)人還是會將所有的內(nèi)容放在郵件中， 好像我們所說的內(nèi)容對收件人來說都很有趣。 如果是這樣，要試著將信息組織一下，重新安排，否則這封郵件將令人費解。要點出現(xiàn)在最開始，其他信息都和要點 相關(guān)，這樣收件人不需費勁就能知道郵件的主題。此外，我們也有更多的機會討論如何解決問題。 例如： 我提議各 Team小組長每個月舉行一次工作午餐會。除非你回 答的是收件人提出的具體問題，否則得仔細考慮收件人可能問的問題。 但是如果從收件人的角度來寫郵件， 你會發(fā)現(xiàn)郵件 應(yīng)該回答收件人的所有問題，而且只能是這些問題。 ” 我們的電子郵件中常常包含了很多不必要 的信息或者省略掉了很多重要的信息。 為什么人們認為我應(yīng)該了解跟他們一樣多的 東西。 例如： 你方曾詢問如果提前一周完工，開銷將會增加多少。 我對您關(guān)于明年四月份舉辦籌款活動的建議非常感興趣。 例如： 。 （一） 要詢問什么問題？ （二） 要發(fā)送什么文件？為什么要發(fā)給對方？ （三） 要陳述什么觀點？ （四） 要征詢什么意見？ （五
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1