【正文】 組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限描述： ? 組織機(jī)構(gòu)圖 ? 職責(zé)、權(quán)限及相互關(guān)系的說(shuō)明 手冊(cè)的編寫(xiě) 體系的要素描述和體系程序文件的引用： ? 分章描述對(duì)所采用的體系標(biāo)準(zhǔn)每一要素的控制，對(duì)每一要素的控制應(yīng)覆蓋或超出標(biāo)準(zhǔn)要求 ? 合理的劃分章節(jié)： (較多采用 ) ? 各章節(jié)保持一致的格式 ,一般包括 : 1. 目的 2. 職責(zé) 3. 對(duì)本要素的控制規(guī)定及程序 4. 支持文件 (列出控制程序名稱(chēng) ) 手冊(cè)的編寫(xiě) 支持性資料附錄（視需要） 支持手冊(cè)的有關(guān)部門(mén)資料如： ? 生產(chǎn)工藝流程圖或業(yè)務(wù)過(guò)程流程圖 ? 進(jìn)一步細(xì)化的職責(zé) ? 程序 /作業(yè)指導(dǎo)書(shū)清單 ? 其它資料 手冊(cè)的編寫(xiě) 程序文件的編寫(xiě) ? 程序文件的性質(zhì) ? 程序文件的作用 ? 程序文件的要求 ? 程序文件的基本內(nèi)容 ? 程序文件的編寫(xiě)步驟 1. 程序文件的性質(zhì) ? 程序文件是 “ 為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)所規(guī)定途徑的文件 ” , 是對(duì)那些影響質(zhì)量的活動(dòng)進(jìn)行全面策劃和管理所用的基本文件。 文件制度編制的基礎(chǔ)要求 管理制度好與不好，標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)本身在市場(chǎng)中的表現(xiàn)，是企業(yè)的業(yè)績(jī)，管理制度編纂的技術(shù)永遠(yuǎn)回答不了這個(gè)最基本的問(wèn)題。同一概念與同一術(shù)語(yǔ)之間應(yīng)保持唯一對(duì)應(yīng)關(guān)系，類(lèi)似部分應(yīng)采用相同的表達(dá)方式與措辭。 編寫(xiě)制度時(shí)要多一些標(biāo)準(zhǔn)，少一些概念；多一些定量，少一點(diǎn)定性。 寫(xiě)多少最合適？要在這個(gè)問(wèn)題上把握適度的分寸，其中基本原則之一，就是要處理好具體規(guī)定與原則規(guī)定的比例。其實(shí)寫(xiě)管理制度如同文章一樣結(jié)構(gòu)要合理，條理要清楚，要點(diǎn)要突出。管理制度的圖樣、表格、數(shù)值和其它內(nèi)容應(yīng)正確無(wú)誤。 一般來(lái)說(shuō)一個(gè)管理對(duì)象只用一個(gè)管理制度來(lái)規(guī)定，我們起草編寫(xiě)時(shí)考慮要全面完整。 文件制度編制的基礎(chǔ)要求 （１）合法性 管理制度應(yīng)貫徹國(guó)家有關(guān)政策、法令和法規(guī)，遵守集團(tuán)基本法，與同級(jí)有關(guān)制度規(guī)章相協(xié)調(diào)，下級(jí)制度不得與上級(jí)制度相抵觸 。這是一個(gè)基本思路。就具體編寫(xiě)某個(gè)管理制度而言，我們作為起草人就是要把我們對(duì)于這個(gè)管理制度所涉及的事項(xiàng)如何正確運(yùn)作，運(yùn)作成什么樣子等等的一些思想理念、方法技巧融入進(jìn)這個(gè)管理制度中去。 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) （ ７ ） 表格記錄 （ ８ ） 流程圖等 （ ９ ） 終結(jié)線 （ １０ ） 特別說(shuō)明 （ １１ ） 附錄 圖表含有一些要求或規(guī)定 ， 則一般應(yīng)當(dāng)置于正文內(nèi)而不能放到附錄中來(lái) 。 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) （ ６ ） 工作要求 工作要求是文件制度的主體內(nèi)容 ， 可用一章或若干章予以表述 。 當(dāng)管理制度中的事項(xiàng)需要兩個(gè)或兩個(gè)以上部門(mén)參與完成且需要界定他們的職責(zé)時(shí) ， 應(yīng)明確加以說(shuō)明 。 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) （ ４ ） 定義 當(dāng)管理制度中某些關(guān)鍵詞語(yǔ)尚未普遍使用 ， 或有可能影響管理制度的理解時(shí) ， 宜對(duì)這些詞語(yǔ)加以解釋說(shuō)明 。 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) （ ２ ） 目的 目的是表述管理制度所要達(dá)到的目標(biāo)，是對(duì)這個(gè)管理制度應(yīng)該起到的作用一種目標(biāo)性的描述。 現(xiàn)行制度中與本制度之規(guī)定不相符的，應(yīng)參照本制度予以修改。處理原則的陳述可根據(jù)需要使用下列表述其中之一項(xiàng)： 制度自本制度實(shí)施之日起即行廢止。 ——現(xiàn)行制度中與本制度之規(guī)定不相符的，應(yīng)參照本制度予以修改。處理原則的陳述可根據(jù)需要使用下列表述其中之一項(xiàng)： —— 制度自本制度實(shí)施之日起即行廢止。 列項(xiàng)可用下述形式引出：一個(gè)句子；一個(gè)句子的前半部分，該句子由分行列舉的各項(xiàng)來(lái)完成。 懸置段示例： 這里紅 色部分就是懸置段。 文件制度的分類(lèi) 編寫(xiě)段時(shí)不宜出現(xiàn) “ 懸置段 ” 。 – 質(zhì)量管理體系文件要用詞準(zhǔn)確，例如：“必須 ……” 、“應(yīng)該 ……” 、“應(yīng) ……” 、“允許 ……” 、“注意 ……” 表示要求嚴(yán)格程度是不同的；不能用“是否 ……” 、“請(qǐng) ……” 、“希望 ……” 等詞。“順暢”就是要語(yǔ)句通順，流暢。 第 13頁(yè) 體系文件編寫(xiě)的基本要求 體系文件編寫(xiě)的基本要求 4. 文字表達(dá)準(zhǔn)確、順暢、簡(jiǎn)練 – 要注意文字表達(dá)的規(guī)范性。如例緊急放行、設(shè)備漏檢、標(biāo)示丟失等。 2. 邏輯性 – 在內(nèi)容安排及說(shuō)明文字中，要符合邏輯規(guī)律，不能前后矛盾或說(shuō)法不一。在體系策劃及文件編制時(shí)應(yīng)體現(xiàn)閉環(huán)管理思想。 第 10頁(yè) 體系文件編寫(xiě)的基本要求 7. 預(yù)防 – 預(yù)防是質(zhì)量保證的精髓，在質(zhì)量管理活動(dòng)中，要預(yù)先對(duì)可能的各種影響因素作出有效控制安排，應(yīng)注重如何發(fā)現(xiàn)各種潛在的不合格因素，并在體系文件中加以體現(xiàn)。 – 這種優(yōu)化思路應(yīng)貫穿文件編寫(xiě)全過(guò)程。 第 9頁(yè) 體系文件編寫(xiě)的基本要求 6. 優(yōu)化和高增值性 – 每個(gè)過(guò)程都應(yīng)權(quán)衡風(fēng)險(xiǎn)、利益和成本，尋求最佳的平衡。 5. 系統(tǒng)性 – 質(zhì)量管理體系本是一個(gè)由組織架構(gòu)、程序、過(guò)程和資源構(gòu)成的有機(jī)整體。 4. 可操作性 – 要符合組織的客觀實(shí)際，使其具有可操作性。 ? 即做什么 (what) 、為什么做 (why)、何時(shí)做(when)、在哪里做（ Where)、由誰(shuí)去做 (who)、怎樣做 (how) ，必須加以明確規(guī)定。 ? 在描述質(zhì)量活動(dòng)過(guò)程時(shí)，必須具有確定性。 ? 標(biāo)準(zhǔn)要求質(zhì)量管理體系應(yīng)至少包括以下 6個(gè)文件化的程序： – 文件控制程序（見(jiàn) ） – 記錄控制程序（見(jiàn) ） – 內(nèi)部審核程序（見(jiàn) ） – 不合格控制程序（見(jiàn) ） – 糾正措施程序（見(jiàn) ） – 預(yù)防措施程序（見(jiàn) ） 質(zhì)量體系文件的策劃 體系文件是規(guī)定管理活動(dòng)的一整套系統(tǒng)文件 ,由四個(gè)層次構(gòu)成 : 程序文件 作業(yè)指導(dǎo)書(shū) 記錄表格 手冊(cè) 規(guī)定管理方針和描述管理體系的文件 為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過(guò)程所規(guī)定的途徑 描述具體的作業(yè)活動(dòng)的文件 闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活 動(dòng)的證據(jù) 體系文件的結(jié)構(gòu) ? QMS文件的結(jié)構(gòu) 質(zhì)量管理手冊(cè) 程序文件 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)及管理文件 表格、記錄 一階文件 二階文件 三階文件 四階文件 注：圖紙圖樣、 PFMEA、管理計(jì)劃書(shū)、 技術(shù)規(guī)范、檢驗(yàn)基準(zhǔn)類(lèi)等。 每一個(gè)管理制度也有它的中心思想 什么是制度 從體系角度上， 文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，其使用有助于： ? 實(shí)現(xiàn)顧客要求和質(zhì)量改進(jìn) ? 提供適宜的培訓(xùn) 制訂培訓(xùn)需求的依據(jù)及培訓(xùn)教材 ? 重復(fù)性和可追溯性 產(chǎn)品可追溯性的依據(jù) ? 提供客觀證據(jù) 質(zhì)量活動(dòng)的客觀依據(jù)、管理體系的評(píng)價(jià)依據(jù) ? 評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性 文件的形成本身不是目的，它應(yīng)是一項(xiàng)增值的活動(dòng) 文件制度的作用 從公司管理角度上， 文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，其作用在于： （ 1）符合標(biāo)準(zhǔn)要求 在 ISO9001條文中，要求組織 “ 建立體系，形成 文件，加以實(shí)施和保持 ” （ 2）工作的依據(jù) ? 明確工作職責(zé)和內(nèi)容 ? 明確工作規(guī)程 ,規(guī)范管理 ? 合理化改進(jìn)工作流程 ,改善部門(mén)間溝通 ? 提供適宜的培訓(xùn) 文件制度的作用 （ 3）提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ) ? 當(dāng)所有的工作要求都文件化后，可在此基礎(chǔ)上通過(guò)日常工作不斷提升管理和技術(shù)的要求。 什么是管理制度 ？ 管理制度是指企業(yè)根據(jù)法律規(guī)定和董事會(huì)的命令、決定，在其權(quán)限范圍內(nèi)制定的、規(guī)范組織及其成員須共同遵守的，具有約束力的，按一定程序辦事的規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。 如：社會(huì)主義制度 。 如：工作制度；學(xué)習(xí)制度 。 注 3：某些要求（如易讀的要求