文件控制管理規(guī)范-文庫(kù)吧資料
2024-08-18 08:04本頁(yè)面
【正文】 “審核”欄簽字，區(qū)域負(fù)責(zé)人在“批準(zhǔn)”欄簽字；、工程師在文件“會(huì)簽”欄會(huì)簽。以年度為單位劃分，新編制文件統(tǒng)一為A版，年度內(nèi)換版只需更換數(shù)字；如2012年度發(fā)布的第一版文件為A/0版，第二版為A/1版，如不同年份的更改則以B、C、D……順序類推，如2013年度此文件有新版本，文件前邊的編碼變更的同時(shí)，版本分別更改為B/0、B/1版，原版本和編碼的文件作廢存檔。⑤年號(hào)：編制年份，4位長(zhǎng)度，如:2012。物控部CI持續(xù)改善部CM綜合管理部MM生產(chǎn)管理部FSC財(cái)務(wù)結(jié)算中心SPO標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)辦公室（安全管理辦公室）ST倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸部②區(qū)域/職能塊代碼：用2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如下：代碼代表區(qū)域代碼代表區(qū)域01LOCGA02LOCBD03整車RDC04廠外RDC05LOCPT06接收數(shù)據(jù)組07接收驗(yàn)證班08單證組09發(fā)運(yùn)班10對(duì)賬組11發(fā)動(dòng)機(jī)物流數(shù)據(jù)小組12包裝塊13體系塊14質(zhì)量塊15規(guī)劃塊16行政塊（綜合管理部）17結(jié)算中心18安全塊19倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸部20IT塊 ③文件類別代碼：代碼文件類型QM質(zhì)量手冊(cè)QP程序文件CX程序支持規(guī)范性文件GL管理文件ZY作業(yè)文件WL外來(lái)文件④文件順序號(hào)：用3位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,如00002，文件順序號(hào)以部門、區(qū)域/職能塊及年份為分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排列，不考慮文件類別，即同年份編制的同一區(qū)域/職能塊內(nèi)的文件即使類別不同，編碼時(shí)也依數(shù)字順序堆加號(hào)碼。 文件的編號(hào) 所有受控文件都應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)且唯一的編號(hào)，并標(biāo)示在文件的指定位置。 班組長(zhǎng)每周回顧評(píng)審一份文件，工段長(zhǎng)、工程師、主管每半月回顧評(píng)審一份文件，區(qū)域（副）經(jīng)理每月回顧評(píng)審一份文件； 各區(qū)域協(xié)調(diào)人、各文件編制/維護(hù)歸口負(fù)責(zé)人對(duì)文件進(jìn)行定期或不定期（必要時(shí)）評(píng)審，確保文件與實(shí)際操作、管理的一致性；，評(píng)審要填寫“文件評(píng)審報(bào)告”并存檔管理。，相關(guān)崗位要按照新流程內(nèi)容操作。班組長(zhǎng)要對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估以保證員工掌握文件內(nèi)容。 培訓(xùn)文件發(fā)放當(dāng)日由班組長(zhǎng)組織班組內(nèi)人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，接受培訓(xùn)人員填寫培訓(xùn)記錄。 文件查/借閱規(guī)定：所有受控文件原件一律不外借，因工作需要需查閱，需經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)辦公室經(jīng)理批準(zhǔn)，在體系工程師處查閱；如需長(zhǎng)期借閱，由借閱者先填寫《文件借閱記錄表》由持續(xù)改善部經(jīng)理審核簽字后，體系工程師提供復(fù)印件。 各區(qū)域受控文件原件如發(fā)現(xiàn)有缺頁(yè)、破損，字跡模糊，不得以影印方式自行處理，應(yīng)到體系工程師處填寫《文件發(fā)放回收記錄》，重新領(lǐng)取一份新文件，破損的文件同時(shí)回收作廢，新文件仍沿用原文件分發(fā)號(hào)。 各區(qū)域須于每一受控文件檔案冊(cè)內(nèi)建立目錄（含文件名稱、編號(hào)及入檔日期等）以利迅速尋找及便于與體系工程師每月發(fā)出的文件最新版次一覽表核對(duì)，以確保所使用為最新資料。
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