【正文】 類(lèi)、編碼及審批權(quán)限規(guī)定》；修改新文件執(zhí)行日期為批準(zhǔn)后510天；修改新文件的組織部門(mén)為文件起草部門(mén)；修改外來(lái)文件的控制要求為所有原件存QA，復(fù)印件分發(fā)；修改文件的評(píng)審要求為在文件清單上注明待評(píng)審的程序；提出新要求：文件版本更新時(shí)，發(fā)新?lián)Q舊同時(shí)進(jìn)行。XXXX公司XXXX公司標(biāo)準(zhǔn)管理程序—文件管理程序程序編碼： SMPDCP001頁(yè)號(hào)： 2/22文件控制程序版本號(hào)： 15禁止復(fù)印11依據(jù)安全管理體系要求完善文件適用范圍及類(lèi)型；規(guī)范安全相關(guān)操作程序文件的會(huì)審；規(guī)定安全管理體系重要資料的發(fā)放及管理。09規(guī)定文件復(fù)印使用特殊紙張；規(guī)范文件附錄；文件清單的發(fā)放由一年發(fā)放兩次改為由電子媒體發(fā)放；界定SMP 和SOP。07文件名由原《各類(lèi)程序的起草、發(fā)放和變更控制》改為《文件控制程序》；增加文件編寫(xiě)要求；增加各部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)放與本部門(mén)關(guān)鍵崗位相關(guān)的受控文件內(nèi)容；增加文件日常維護(hù)內(nèi)容。05增加每?jī)赡瓿绦驈?fù)核過(guò)程中未修訂程序復(fù)核記錄內(nèi)容；強(qiáng)調(diào)詳細(xì)記錄變更原因及目的，增加標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)內(nèi)容；使用部門(mén)程序再下發(fā)提出要求；制定程序批準(zhǔn)人。六. 相關(guān)文件和記錄:SMP－DCP 003 記錄管理程序 SMP－DCP 019 電子文件管理程序 QF0808 外發(fā)文件申請(qǐng)表 QF0810 機(jī)密文件收據(jù) QF0819 文件發(fā)放控制單 QF0869 文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng) QF0893 空白批記錄交接單 QF1013 文件交／接明細(xì)臺(tái)帳 QF1014 ———文件明細(xì)表 QF1016 文件借閱臺(tái)帳 QF1019 文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表 QF1020 文件銷(xiāo)毀臺(tái)帳 QF1021 待銷(xiāo)毀文件移交清單 QF1022 文件評(píng)審反饋表七. 附 錄：附錄Ⅰ 文件首頁(yè)“文件內(nèi)容”目錄編排方法 附錄 Ⅱ 文件的分類(lèi)、編碼及審批權(quán)限規(guī)定 附錄Ⅲ 文件體系樹(shù)狀分類(lèi)圖XXXX公司XXXX公司標(biāo)準(zhǔn)管理程序—文件管理程序文件控制程序程序編碼： SMPDCP001頁(yè)號(hào)： 15/22版本號(hào)： 15禁止復(fù)印八. 變更記載及原因：修訂號(hào)執(zhí)行日期變更原因、依據(jù)及詳細(xì)變更內(nèi)容00新程序01無(wú)記載02無(wú)記載03采用新版格式；為簡(jiǎn)化程序，提高工作效率、減少差錯(cuò)修訂。XXXX公司XXXX公司標(biāo)準(zhǔn)管理程序—文件管理程序文件控制程序程序編碼： SMPDCP001頁(yè)號(hào)： 14/22版本號(hào)： 15禁止復(fù)印 對(duì)于收回的文件復(fù)印件，及按規(guī)定應(yīng)定期銷(xiāo)毀的質(zhì)量記錄應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀。舊版本原件保存，復(fù)印件銷(xiāo)毀。對(duì)于過(guò)時(shí)的舊版本、作廢版本等需要收回的文件， 紙張版－如果有此份文件的新版本，在發(fā)新版本的同時(shí)，收回舊版本，在 QF0819“文件發(fā)放控制單”上注明；如果此份文件從此作廢，不再有新版本，則另外填 寫(xiě)“文件發(fā)放控制單”。 借閱文件時(shí)，任何人都有責(zé)任維護(hù)文件的完整性，不得從中取出某一頁(yè)或某一部分。借閱時(shí)請(qǐng)?zhí)顚?xiě) QF1016“文件借閱臺(tái)帳”。 查閱文件時(shí)，任何人都有責(zé)任維護(hù)文件的完整性，不得從中取出某一頁(yè)或某一部分。 公司內(nèi)人員均可在文件控制中心查閱所存文件。文 件清單納入網(wǎng)絡(luò)，地址在 L:\SYS\Pub_Info\Qlt，隨時(shí)變更的文件清單每個(gè)部門(mén)均可在網(wǎng) 絡(luò)上及時(shí)查閱，并可以只讀方式打印出來(lái)，但不能改動(dòng)，文件控制中心不提供以紙為載體 的文件清單。XXXX公司XXXX公司標(biāo)準(zhǔn)管理程序—文件管理程序文件控制程序程序編碼： SMPDCP001頁(yè)號(hào)： 13/22版本號(hào)： 15禁止復(fù)印9. 文件清單 文件控制中心保存一份所有文件的清單。 檢查文件是否到位及文件的執(zhí)行情況是質(zhì)量管理員的職責(zé)。 文件持有人應(yīng)做好文件維護(hù)工作，不得隨意涂寫(xiě)，保持文件的完好、無(wú)損，積極配合 文件管理員做好文件發(fā)放工作。 更新：文件內(nèi)容需更改，按 進(jìn)行。 作廢：文件失去指導(dǎo)意義，由文件控制中心在程序原稿首頁(yè)加蓋“作廢”印章，注明 日期。? 所有標(biāo)準(zhǔn)管理程序（SMP）不可選擇“繼續(xù)沿用”。電子文件采用同法操作更新。 文件控制中心接到評(píng)審意見(jiàn)反饋后，根據(jù)評(píng)審結(jié)論對(duì)該文件進(jìn)行相關(guān)處理： 繼續(xù)沿用：文件內(nèi)容無(wú)需更改，由文件控制中心在程序原稿首頁(yè)右上角加蓋“已復(fù) 核”印章，簽名并注明日期。文件控制中心在公共服務(wù)器上的文件清單上注 明需評(píng)審的文件（自動(dòng)更新），并定期發(fā) Email 通知相關(guān)部門(mén)。 文件更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審核、批準(zhǔn)部門(mén)進(jìn)行。任何與文件有關(guān)的人都可以提出修改意 見(jiàn)，但在修改之前仍按原文件執(zhí)行。具體參見(jiàn) SMPDCP019《電子文件控制程序》。 電子文件的發(fā)放（限于內(nèi)部體系文件） 文件控制中心負(fù)責(zé)將現(xiàn)行文件的電子版放在公司公用公共服務(wù)器相應(yīng)目錄內(nèi)，并在公 用目錄 L:\SYS\Pub_Info\Qlt 中提供隨時(shí)變更的文件清單。 質(zhì)量部經(jīng)理負(fù)責(zé)填寫(xiě) QF0808“外發(fā)文件申請(qǐng)表”。 將有關(guān)文件外發(fā)至來(lái)XXXX公司參觀的人員 原則上，任何人不得將任何文件提供給任何來(lái)訪者。XXXX公司XXXX公司標(biāo)準(zhǔn)管理程序—文件管理程序文件控制程序程序編碼： SMPDCP001頁(yè)號(hào)： 11/22版本號(hào)： 15禁止復(fù)印 申請(qǐng)部門(mén)及時(shí)將已簽字的“機(jī)密文件收據(jù)”第一聯(lián)返回文件控制中心，由文件控制 中心負(fù)責(zé)存檔，長(zhǎng)期保存。) 該申請(qǐng)部門(mén)將蓋有“機(jī)密”章的復(fù)印件及“機(jī)密文件收據(jù)”（一式兩聯(lián)），寄送外 發(fā)單位。 文件控制中心收到“外發(fā)文件申請(qǐng)表”并經(jīng)質(zhì)量保證部經(jīng)理批準(zhǔn)后，用規(guī)定用紙（見(jiàn) ）復(fù)印所需文件，在所需文件的每一頁(yè)復(fù)印件上加蓋“機(jī)密”章后，與 填寫(xiě)好的 QF0810“機(jī)密文件收據(jù)”一起送交申請(qǐng)部門(mén)，由該申請(qǐng)部門(mén)繼續(xù)分發(fā)。 將有關(guān)文件外發(fā)至上述發(fā)放范圍： 有外發(fā)文件需求的上述單位，向其對(duì)口主管部門(mén)提出外發(fā)文件要求。安全法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等普及宣傳 性資料應(yīng)妥善管理，易于員工查閱。所有新版文件均在文件執(zhí)行前一天（遇節(jié)假日提前）發(fā) 放，同時(shí)收回舊版本。增發(fā)時(shí)，應(yīng)給予新的發(fā) 放號(hào)，發(fā)放號(hào)編寫(xiě)方法同 。新的發(fā)放號(hào)以“ ＃ / Ax ” “＃ / Bx ” “ ＃ / Cx ” …表示，例如“2 / C5 ”表示第三次增發(fā)共 5 份，此為其中的第二份。在補(bǔ)發(fā)時(shí)應(yīng)給予 新的發(fā)放號(hào)，原發(fā)放號(hào)在原“文件發(fā)放控制單”上注明作廢。新文件的分發(fā)號(hào)仍延用原文件分發(fā)號(hào)，文件控制中心將破損文件銷(xiāo)毀，并作記 錄?！翱瞻着涗浗唤訂巍庇晌募刂浦行募写鏅n，長(zhǎng)期保存。“文件發(fā)放控制單”由文件控制中心集中存檔，長(zhǎng)期保存。受控編號(hào)以“ ＃ / ”表示，例如 “2 / 12 ”表示共發(fā)放 12 份文件，此為其中的第二份。 空白批記錄：印有XXXX公司司徽和“Confidential”及“BPR”字樣的專(zhuān)用紙張。 選擇復(fù)印用紙內(nèi)部體系文件：印有XXXX公司司徽和“Confidential”字樣的專(zhuān)用紙張。TS 和計(jì)劃處各一份，同時(shí)收回舊版；生產(chǎn)用空白批記錄，則根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃 及計(jì)劃處申請(qǐng)，確定所需批次和品種，發(fā)放至計(jì)劃處。TS、QA。5. 文件的發(fā)放 以紙為載體的文件的內(nèi)部發(fā)放和回收 確定發(fā)放范圍 內(nèi)部體系文件：文件起草人根據(jù)文件涉及的范圍和需要確定文件分發(fā)清單，文件審批 人負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)放清單進(jìn)行確認(rèn)，文件控制中心據(jù)此確定紙張版文件的發(fā)放范圍。 僅在文件控制中心保存一份所有過(guò)時(shí)或作廢文件的紙張?jiān)ㄩL(zhǎng)期保存），所存檔 的舊程序上要加蓋“過(guò)時(shí)”或“作廢”印章及過(guò)時(shí)或作廢日期。電子文件 由文件控制中心專(zhuān)人管理并備份。文件原稿不得借閱，以防止 丟失或損壞?！娮影妫焊鶕?jù)需要對(duì)文件進(jìn)行處理后（不涉及內(nèi)容、形式的更改），按類(lèi)別存放于 相應(yīng)位置，填寫(xiě)相應(yīng)的 QF1014“———文件明細(xì)表”。電子版文件同紙張版。 外來(lái)文件：均應(yīng)直接或通過(guò)職能部門(mén)間接交于文件控制中心。3. 文件的接收 內(nèi)部文件：起草人務(wù)必在文件批準(zhǔn)之日，將已批準(zhǔn)的文件交至質(zhì)量保證部文件控制 中心。相關(guān)文件和記錄 文件所涉及與之有聯(lián)系的文件名稱(chēng)和記錄名稱(chēng)。其 它 其他需要特殊說(shuō)明的問(wèn)題。職 責(zé) 規(guī)定各有關(guān)部門(mén)在貫徹執(zhí)行文件過(guò)程中所承擔(dān)的責(zé)任。適用范圍 具體說(shuō)明該文件所適用的范圍和不適用的范圍。必要時(shí)審核人可多過(guò)一人。機(jī)密等級(jí) 文件的機(jī)密等級(jí)：選擇普通、機(jī)密或絕密。文件內(nèi)容 程序的一級(jí)標(biāo)題目錄及相應(yīng)頁(yè)碼。 內(nèi)容要求 一份完整的文件應(yīng)包括以下內(nèi)容（參見(jiàn)電子模板版式）：標(biāo) 題 欄 在文件欄目中都應(yīng)有標(biāo)題、程序編碼、頁(yè)號(hào)、版本號(hào)等信息。 有中文和中英文對(duì)照兩種版本。XXXX公司XXXX公司標(biāo)準(zhǔn)管理程序—文件管理程序文件控制程序程序編碼： SMPDCP001頁(yè)號(hào)： 7/22版本號(hào)： 15禁止復(fù)印 版面設(shè)計(jì)文件的版式參見(jiàn)電子模板。 編碼規(guī)定 文件應(yīng)依據(jù)本程序第三節(jié)“定義”內(nèi)容，由文件控制中心對(duì)文件進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)和編 碼。 字體要求 文件一律打印或鉛印，標(biāo)題字體中文采用黑體，正文字體中文采用楷體，英文字體一 律采用 Arial。TS 編寫(xiě)并初審，生產(chǎn)車(chē)間審核，QA 經(jīng)理批準(zhǔn)。TS 編寫(xiě)并初審，計(jì)劃、生產(chǎn)車(chē)間審核，QA 經(jīng)理批準(zhǔn)。執(zhí)行日期應(yīng)在批準(zhǔn)日期之后留有一段時(shí)間，以便在 此期間，由新文件起草部門(mén)組織安排培訓(xùn)并記錄。 修改意見(jiàn)交由起草人修改，未采納意見(jiàn)需由起草人反饋會(huì)稿人并最終取得一致意見(jiàn)， 若對(duì)文件仍有不同意見(jiàn)，由文件批準(zhǔn)人協(xié)調(diào)裁決。具體審批權(quán) 限見(jiàn)附錄Ⅱ《文件的分類(lèi)、編碼及審批權(quán)限規(guī)定》。具體審批權(quán)限見(jiàn)附錄Ⅱ《文件的分類(lèi)、編碼及審批權(quán)限規(guī) 定》。五. 工作程序：1. 文件的編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn) 內(nèi)部體系文件 管理手冊(cè)由相關(guān)部門(mén)起草，管理者代表審核，最高管理者批準(zhǔn)頒布。－遵守公司的保密制度，不得從公共服務(wù)器上下載整版電子文件，不得擅自復(fù)印以紙為 載體的文件。－根據(jù)需要，接受文件控制中心提供的復(fù)印、發(fā)放、查閱、借閱、歸還等服務(wù)。－發(fā)生意外情況時(shí)，及時(shí)恢復(fù)系統(tǒng)運(yùn)行。