【正文】 準(zhǔn)存儲(chǔ)格式現(xiàn)階段允許格式文本文件PDF/A、RTF、XML、TXTPDF/A、XML、TXTDOC、WPS、CEB、SEP圖像文件TIFF、JPEG、GIFBTIFF、JPEG、SVGBMP、PDF數(shù)碼照片TIFF、JPEG、JPEG2000TIFF、JPEG、JPEG2000　歸檔電子文件存儲(chǔ)格式　為規(guī)范歸檔電子文件格式，保證電子文件的長(zhǎng)期可讀，立檔單位應(yīng)用的辦公軟件應(yīng)符合GB/T 209162007中文辦公軟件文檔格式規(guī)范的要求。檔案管理人員可根據(jù)工作需要輸出紙質(zhì)電子文件登記目錄?！n號(hào)是不同稿本電子文件之間、同一份電子文件的不同格式文件之間、以及它們與元數(shù)據(jù)之間的永久鏈接?！〔煌灞倦娮游募碾娮游募?hào)相同，用稿本代碼加以區(qū)別。如一份電子文件的電子文件號(hào)為“”，“X035200615Y002”為此份電子文件的檔號(hào)?！‰娮游募悇e代碼：T—文本文件；I—圖像文件：G—圖形文件；V—視頻文件；A—音頻文件；O—超媒體鏈結(jié)文件；M—多媒體文件；P—程序文件；D數(shù)據(jù)庫(kù)文件?！≡诓捎昧瞬噬艉鄯ǖ燃夹g(shù)手段的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，僅對(duì)重要文件捕獲其記錄了主要修改過(guò)程和辦理情況的草稿性電子文件稿本?！?duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存?！∮靡纛l設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)捕獲或收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件?！∮糜?jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，捕獲或收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)?！〔捎梅峭ㄓ梦募袷降碾娮游募?，捕獲或收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式?！×n單位未實(shí)施辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，則應(yīng)收集與正式紙質(zhì)文件定稿內(nèi)容相同的輔助性電子文件?！?yīng)捕獲與收集的電子文件類別包括電子公文、照片文件、音頻文件、視頻文件、圖形文件、多媒體文件、超媒體鏈接文件、程序文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。6　電子文件的捕獲與收集　捕獲與收集范圍　電子文件捕獲與收集對(duì)象為各級(jí)國(guó)家檔案館、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在執(zhí)行公務(wù)或履行職能活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的正式電子文件、輔助性電子文件或數(shù)字化資源?！‰娮游募獗P(pán)存儲(chǔ)與備份功能按 條設(shè)計(jì)實(shí)施?！×n單位應(yīng)為機(jī)關(guān)檔案室配備正版殺毒軟件，保證計(jì)算機(jī)能每天定時(shí)上網(wǎng)更新病毒特征庫(kù)。　應(yīng)對(duì)網(wǎng)上收集通道采取必要的安全措施，如數(shù)字簽名、安全協(xié)議、郵箱專用密碼等。　立檔單位相關(guān)職能部門(mén)、電子文件創(chuàng)建人員、打字室文印人員、檔案管理人員對(duì)本單位形成的輔助性電子文件的及時(shí)收集負(fù)有責(zé)任。如內(nèi)部專用郵箱，專用交換軟件，專用脫機(jī)存儲(chǔ)載體等。　立檔單位升級(jí)或新購(gòu)置文檔一體化檔案管理系統(tǒng)時(shí)，電子文件管理功能應(yīng)按 條的相關(guān)要求進(jìn)行規(guī)劃與實(shí)施?！「骷?jí)黨政機(jī)關(guān)與社會(huì)團(tuán)體升級(jí)原有或新建辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，應(yīng)符合基于XML電子公文格式規(guī)范要求，關(guān)于電子文件憑證性保障功能應(yīng)按照 條要求規(guī)劃、設(shè)計(jì)、研發(fā)與實(shí)施。《歸檔電子文件交接文據(jù)》應(yīng)包括如下項(xiàng)目：移交單位名稱、接收單位名稱、電子文件所屬年度、歸檔電子文件類別代碼、歸檔電子文件格式、檔號(hào)范圍、移交總件數(shù)、真實(shí)性檢測(cè)、完整性檢測(cè)、有效性檢測(cè)、無(wú)病毒檢測(cè)、移交單位說(shuō)明、接收單位意見(jiàn)、交接時(shí)間、移交單位簽章、接收單位簽章。物理歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)提交信息包進(jìn)行數(shù)字簽名，從而確保傳輸過(guò)程中的真實(shí)性與完整性。提交信息包內(nèi)包含原始電子文件、基于XML的元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、《移交電子文件登記表》、《歸檔電子文件交接文據(jù)》等。　符合XML規(guī)范要求的辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)支持生成XML格式的元數(shù)據(jù)集。　歸檔電子文件鑒定、整理完畢后，系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)生成檔號(hào)，使用檔號(hào)為不同稿本的電子文件命名，為檔號(hào)元數(shù)據(jù)、電子文件號(hào)元數(shù)據(jù)自動(dòng)賦值?！∠到y(tǒng)應(yīng)根據(jù)電子文件登記表以及其中的原文鏈接，為檔案管理人員提供電子文件可讀性鑒定窗口。自動(dòng)鑒定可依據(jù)文件最后修改時(shí)間、創(chuàng)建時(shí)間、簽發(fā)時(shí)間、元數(shù)據(jù)捕獲完整性、系統(tǒng)日志等重要數(shù)據(jù)進(jìn)行。　系統(tǒng)應(yīng)為需鑒定的電子文件提供查殺病毒引擎，啟動(dòng)殺毒軟件?！∈状蔚怯浲瓿珊螅到y(tǒng)應(yīng)使用標(biāo)識(shí)符與電子文件復(fù)制件之間建立鏈接，供鑒定時(shí)查看原文。 《歸檔電子文件登記表》　登記表未經(jīng)授權(quán)許可不得進(jìn)行增加、修改操作，應(yīng)對(duì)登記操作形成跟蹤審計(jì)記錄。首次登記項(xiàng)包括標(biāo)識(shí)符、文件題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、文件編號(hào)、稿本代碼、保管期限。其它登記信息可由系統(tǒng)自動(dòng)賦值，包括形成部門(mén)、登記日期、通訊地址、電話、聯(lián)系人?！∠到y(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)為當(dāng)前備份的電子文件賦值光盤(pán)編號(hào)元數(shù)據(jù)?！?，以及光盤(pán)編號(hào)輸入窗口?！橐平换騻浞莸碾娮游募詣?dòng)形成目錄數(shù)據(jù)庫(kù)并存入規(guī)定文件夾?！∮脩舾鶕?jù)授權(quán)許可進(jìn)行備份操作?！‰娮游募墓獗P(pán)存儲(chǔ)與備份應(yīng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。經(jīng)數(shù)字簽名的原始電子文件用于物理歸檔?！〗?jīng)正式簽發(fā)的電子文件存入專用存儲(chǔ)器后，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)先期鑒定及查殺病毒結(jié)果自動(dòng)為應(yīng)歸檔電子文件制作一份拷貝，并對(duì)原始電子文件進(jìn)行加密或數(shù)字簽名，以保證自形成直到物理歸檔期間歸檔電子文件的真實(shí)性?！∠到y(tǒng)應(yīng)對(duì)歸檔電子文件逐頁(yè)加注防錯(cuò)漏、防調(diào)換標(biāo)記?！∠到y(tǒng)應(yīng)能跟蹤、審計(jì)并捕獲對(duì)歸檔電子文件的利用，在利用歷史元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄利用類型、利用描述及利用時(shí)間?！?yīng)為歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的保管配置必要的安全設(shè)備，如硬件防火墻、硬件防毒墻、入侵檢測(cè)、正版殺毒軟件等?！“踩９艽胧?yīng)為歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的保管配置符合安全要求的專用服務(wù)器或存儲(chǔ)陣列?！?duì)符合國(guó)家公文格式要求的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)捕獲題名、文件編號(hào)、責(zé)任者等元數(shù)據(jù)。　系統(tǒng)應(yīng)能根據(jù)檔號(hào)元數(shù)據(jù)項(xiàng)自動(dòng)或人機(jī)互動(dòng)為電子文件命名，為電子文件號(hào)元數(shù)據(jù)賦值。如文種、稿本、文件集合類型、電子文件類別代碼、保存歷史的操作類型、關(guān)聯(lián)類型、全宗內(nèi)分類代碼及名稱、鑒定類型、歸檔類型、保管期限、密級(jí)、安全分類、處置類型等元數(shù)據(jù)?！≡跉w檔電子文件管理過(guò)程中，系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)捕獲并記錄鑒定、歸檔、保存、利用等管理元數(shù)據(jù)。標(biāo)識(shí)符可保持原始電子文件與復(fù)制件、不同稿本電子文件、元數(shù)據(jù)之間的鏈接，直到檔號(hào)生成為止?！≡谖臅?shū)處理過(guò)程中，系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)捕獲并記錄創(chuàng)建過(guò)程、數(shù)字化過(guò)程等背景元數(shù)據(jù)，如處理類型、處理人、各種處理時(shí)間、處理意見(jiàn)、數(shù)字資源制作等元數(shù)據(jù)?！≡陔娮游募?chuàng)建過(guò)程中，能自動(dòng)捕獲題名、責(zé)任者、文件編號(hào)、文件形成時(shí)間等內(nèi)容描述信息。如機(jī)關(guān)文書(shū)類文件，可將《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）中永久保管的8條依據(jù)、定期保管的9條依據(jù)嵌入系統(tǒng)?！∫?guī)范元數(shù)據(jù)捕獲技術(shù)　系統(tǒng)應(yīng)能常規(guī)性捕獲職能活動(dòng)范圍內(nèi)的所有電子文件，其管理對(duì)象為黨政機(jī)關(guān)與社會(huì)團(tuán)體在其全部職能活動(dòng)范圍內(nèi)開(kāi)展工作所形成的電子文件?！‰娮游募芾硐到y(tǒng)旨在保證電子文件的真實(shí)性、完整性與有效性，保護(hù)歸檔電子文件的憑證性?！』炯夹g(shù)保障　電子文件管理系統(tǒng)電子文件管理系統(tǒng)作為一種特殊的信息系統(tǒng)，其主要功能是捕獲、管理并維護(hù)歸檔電子文件真實(shí)性、完整性與有效性，支持電子文件檢索，為機(jī)構(gòu)的職能活動(dòng)提供憑證?！×n單位信息管理部門(mén)對(duì)電子文件管理系統(tǒng)軟硬件平臺(tái)的設(shè)計(jì)與正常運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)系統(tǒng)安全體系的設(shè)計(jì)與實(shí)施，對(duì)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可獲取性與可靠性負(fù)有責(zé)任?！?yīng)負(fù)責(zé)本單位電子文件管理系統(tǒng)涉及文書(shū)處理各流程用戶的操作指導(dǎo)與培訓(xùn)?！∈请娮游募w檔與管理各工作流程的主要責(zé)任人。　應(yīng)參與制定本單位電子文件歸檔與管理制度?！×n單位應(yīng)根據(jù)本機(jī)構(gòu)電子政務(wù)建設(shè)情況，就電子文件的捕獲、歸檔、分類、鑒定、編目、統(tǒng)計(jì)、管理、存儲(chǔ)、利用、備份、安全等各方面確定崗位職責(zé)與責(zé)任人，并在機(jī)構(gòu)內(nèi)公布。5　電子文件真實(shí)性、完整性與有效性保障　管理制度與職責(zé)保障立檔單位電子文件管理制度、機(jī)關(guān)公務(wù)員及相關(guān)工作人員應(yīng)備的職業(yè)道德是電子文件真實(shí)性、完整性與有效性的重要保障，是確保電子文件憑證性的基礎(chǔ)。　電子文件易受損、易篡改、非直讀、非實(shí)體存在、易丟失等特點(diǎn)，決定電子文件管理要求不同于紙質(zhì)文件，電子文件的捕獲、收集、鑒定、歸檔、整理等各項(xiàng)工作必須前移。　根據(jù)歸檔電子文件的憑證性保障與長(zhǎng)期保存對(duì)技術(shù)、軟硬件系統(tǒng)架構(gòu)、管理成本、安全、專業(yè)技術(shù)人員等各方面提出的高要求，應(yīng)對(duì)歸檔電子文件實(shí)行異地集中統(tǒng)一管理策略，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體應(yīng)將經(jīng)加密或數(shù)字簽名處理的原始?xì)w檔電子文件定期進(jìn)行物理歸檔，移交至同級(jí)國(guó)家檔案館。　紙質(zhì)正式文件的印制工作應(yīng)集中于機(jī)關(guān)打字室進(jìn)行，有利于輔助性電子文件的統(tǒng)一管理與收集。　為保證電子文件真實(shí)性、完整性、有效性，應(yīng)自設(shè)計(jì)其生成環(huán)境直到永久保存或銷毀，從電子文件的管理制度、管理系統(tǒng)功能、長(zhǎng)期保存策略、系統(tǒng)安全防范、存儲(chǔ)與備份等各方面加以規(guī)范并實(shí)施嚴(yán)格管理?！‰娮游募w檔與管理應(yīng)以保證其憑證性與長(zhǎng)期可讀性為主要目的。4　總則　開(kāi)展電子文件歸檔與管理工作，旨在留存信息時(shí)代的機(jī)構(gòu)記憶與社會(huì)記憶，保護(hù)立檔單位核心信息資源，保證歸檔電子文件憑證性，避免政府及社會(huì)各界在電子政務(wù)與檔案信息化建設(shè)中的重復(fù)投資和資源浪費(fèi)。先期鑒定是指在電子文件創(chuàng)建過(guò)程中、未正式形成之前，對(duì)其歸檔范圍和保管期限所作的一般推斷。內(nèi)容鑒定是根據(jù)電子文件的內(nèi)容確定密級(jí)、確定安全分類、歸檔范圍和劃定保管期限的鑒定。電子文件的雙重鑒定貫穿于電子文件管理的全過(guò)程，從室藏鑒定、館藏鑒定到保管期滿鑒定，從系統(tǒng)遷移到存儲(chǔ)介質(zhì)轉(zhuǎn)換，都需進(jìn)行內(nèi)容鑒定與