秘書之檔案與資訊處理技巧-文庫吧資料
2025-08-07 15:23本頁面
【正文】 分比等是否矛盾 文書立卷歸檔 ? 按照文件形成的自然規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，使案卷正確反映企業(yè)活動(dòng)的本來面貌，分門別類，便于保管和利用 立卷的原則 ? 文書立卷時(shí)，要求你最好準(zhǔn)確地劃分保管期限。 協(xié)商會(huì)簽 ? 親自會(huì)簽 ? 分頭會(huì)簽 ? 會(huì)議協(xié)商 核稿 ? 把好行文關(guān) ? 把好內(nèi)容關(guān) ? 把好程序關(guān) ? 把好文字關(guān) ? 把好文體格式關(guān) ? 通過核稿發(fā)現(xiàn)的問題，主要采取以下方法處理 登記編號(hào) ? 發(fā)文登記一般采用簿式登記，登記項(xiàng)目包括：日期、擬稿單位、簽發(fā)人、編號(hào)、標(biāo)題、緩急、份數(shù)、發(fā)送企業(yè)等 發(fā)文登記編號(hào)需要注意以下幾點(diǎn)： ? 首先檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，是否合乎規(guī)定，在確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后，方可進(jìn)行登記編號(hào) ? 對(duì)登記簿所列項(xiàng)目應(yīng)逐項(xiàng)填寫，不得缺項(xiàng)，并要求字跡清楚，不得潦草 ? 文稿涉及有關(guān)負(fù)責(zé)部門，但不是部門負(fù)責(zé)人簽字的，應(yīng)完善協(xié)商 ? 對(duì)于文稿中的重大問題需作修改時(shí)，核稿人應(yīng)提出意見，退回修改 ? 對(duì)于文稿中的一般性問題需作修改時(shí)，可由核稿人修改后征求擬稿人意見，或者與擬稿人共同研究修改 ? 對(duì)于文字技術(shù)方面的改動(dòng)，在不傷原意的基礎(chǔ)上，由核稿人負(fù)責(zé)修改 校對(duì)的基本原則和方法 ： ? 忠實(shí)于原稿，又要善于發(fā)現(xiàn)問題 ? 要發(fā)揚(yáng)認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍的工作精神，對(duì)文稿從頭到尾，逐字、逐句、逐行、逐段、逐個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)進(jìn)行校對(duì) ? 對(duì)一些習(xí)以為常不會(huì)出錯(cuò)的地方，如標(biāo)題、發(fā)送單位、行文日期，以至頁碼等，都不能有絲毫疏忽。 ? 要注意各部分之間的界限劃分。 特別提醒 ： 立卷歸檔 ? 收文經(jīng)過上述處理程序辦理之后，秘書人員就需要對(duì)文件及其有關(guān)的卡片、批示等進(jìn)行整理，立卷歸檔 發(fā)文處理程序 擬 稿 協(xié) 商 會(huì) 簽 簽 發(fā) 登 記 編 號(hào) 歸 檔 核 稿 校 對(duì) 擬稿注意： ? 先按順序一個(gè)問題一個(gè)問題地考慮。但實(shí)際上，時(shí)間一長，就記不清情況了，再遇有接辦人員就很難弄清過去的具體情況，文件歸檔以后，將來查考也會(huì)發(fā)生困難。 因此 ， 督察工作必須做到經(jīng)?；?、 制度化 。 特別提醒 ： 文件的批示 ? 要表明是否同意及有無補(bǔ)充和糾正意見。同時(shí)，意見的文字應(yīng)力求簡明扼要，抓住問題的實(shí)質(zhì)，提出主要的處理方案及理由。意見雖然不是文件處理的最后決定，但它對(duì)上司決策提出參考，應(yīng)慎重對(duì)待。 傳閱式樣表 文件名稱 時(shí)間 呈送人 送閱對(duì)象 簽名 備注 傳閱注意以下幾點(diǎn)： ? 合理調(diào)度，分清主次 ? 急件、密件，單獨(dú)處理 ? 嚴(yán)格范圍，認(rèn)真管理 文件的請(qǐng)辦 ? 做好請(qǐng)辦工作，首先應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱文、弄懂文件 ? 要熟悉情況，不僅是要掌握和了解本公司的基本業(yè)務(wù)工作情況，同時(shí)要掌握和了解上下左右各部門、業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)工作情況。 做好分文工作應(yīng)注意幾點(diǎn)： ? 要認(rèn)真閱文，弄懂來文的意圖和要求，準(zhǔn)確地劃分類型 ? 要熟悉掌握公司工作職責(zé)分工情況，尤其是業(yè)務(wù)部門的分工與職責(zé) ? 要建立科學(xué)的工作程序，盡量減少不必要的周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié) ? 把握文件的輕重緩急 ? 要做好分送文件的登記工作 文件的傳閱 ? 主要方法是逐人送閱，即由秘書人員統(tǒng)一管理，各傳閱對(duì)象在收退文件時(shí)，都直接與秘書人員發(fā)生聯(lián)系。
試題試卷相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1