【正文】 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 36 點擊文件標(biāo)題，進(jìn)入后 辦理 頁面 后， 辦公室主任會根據(jù)文件的實際情況來進(jìn)行擬辦，在“來文原文”里面可以看到文件的原始文件；看完原文后，可以 填寫相應(yīng)的意見 或 選擇 常用的意見 。 （ 4） 點擊“ ”按鈕，可查看流轉(zhuǎn)信息。 其中附件的格式一般都為 PDF格式，因為外來文件大多是紙質(zhì)文件，因此需要先通過掃描儀掃描后再上傳；對于外來文件為電子的文件即可直接上傳。 . 如何起草文件（收文登記員使用須知） 例以校辦秘書為登記人，開始登記文件。 點擊“ ” ，能看見已經(jīng)查閱過的人員和未查閱的人員，見下圖： 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 33 . 收文管理 使用說明 . 如何進(jìn)入收文管理（面向所有使用用戶） 用戶登陸自動化辦公系統(tǒng)后 ,點擊左邊菜單中的“ ” ， 再點擊“ ”， 顯示收文管理頁面 (系統(tǒng)授權(quán)用戶有新增和刪除權(quán)限，不是系統(tǒng)授權(quán)用戶將沒有新增刪除權(quán)限 )，如下所示： (收文管理頁面 ) 該頁面顯 示收文管理的當(dāng)前處理人、當(dāng)前狀態(tài)、來文字號、文件標(biāo)題和收文登記時間。 . 發(fā)文傳閱 使用說明 . 如何進(jìn)入發(fā)文傳閱模塊 （ 辦公室 秘書使用須知） 用戶登陸后，進(jìn)入辦公自動化系統(tǒng)中，點擊 “ ”，再點菜單中的 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 31 “ ”或“ ”，如下所示： 可以進(jìn)行查詢、刷新操作。如下圖： 用戶可以通過點擊“ ”，進(jìn)行翻頁的操作。 當(dāng)用戶是具有管理員權(quán)限時，在開戶銷戶頁面點擊“ ”按鈕直接進(jìn)行刪除。 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 30 . 如何刪除文 件 當(dāng)用戶是起草人或者具有系統(tǒng)管理員權(quán)限時，可以在發(fā)文管理擬稿頁面看見“ ”按鈕。 . 如何查詢文檔 如需要查詢，可點擊“ ”按鈕，得到相應(yīng)的頁面如下： 搜索可以全文搜索，也可以通過文件標(biāo)題、擬搞人和發(fā)文日期進(jìn)行關(guān)鍵字查找。 以校秘書的身份進(jìn)入 OA 系統(tǒng)，點擊文件記錄進(jìn)入辦理頁面： 點擊“ ”按鈕，可查看流轉(zhuǎn)信息。 . 校領(lǐng)導(dǎo)如何簽發(fā)（校領(lǐng)導(dǎo)使用須知） 校領(lǐng)導(dǎo)登陸進(jìn) OA 系統(tǒng)后，在 首頁 “待辦事宜”中會看到由校 辦 秘書發(fā)來的待處理的文件 ： 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 28 1. 點擊 文件標(biāo)題， 可以打開具體待處理文件； 2. 點擊“ ”，可以查閱或修改文件的正文； 3. 4. 點擊“ ”按鈕，可以查看 整個文件的流轉(zhuǎn)信息 ； 5. 在領(lǐng)導(dǎo) 意見 框中 可以填寫 辦理意見 6. 意見填寫完畢后，點擊“ ”按鈕， 將彈出窗口 ，點擊“確認(rèn)” ，如下圖： 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 29 7. 文件發(fā)送成功。 點擊“ ”按鈕，可查看流 轉(zhuǎn)信息。 辦公室 秘書 選擇 完畢后點擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 文件發(fā)送成功。 點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 辦公室秘書可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 25 應(yīng)的辦 理人員， 說明： “ 辦公室 秘書處理”這個環(huán)節(jié)是發(fā)文流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，起到承上啟下的作用。 部門秘 書對文件的內(nèi)容進(jìn)行校對和修改，可以填寫意見，可以進(jìn)行會簽處理，處理完成后點擊“ ”，彈出下一環(huán)節(jié)的選擇框： 用戶可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應(yīng)的辦理人員； 說明： 根據(jù)學(xué)校流程規(guī)定，部門領(lǐng)導(dǎo)處理完成后將會返回給部門秘書轉(zhuǎn)辦，部門秘書需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見 進(jìn)行操作，下一步是選擇進(jìn)行文件會簽，是返回給擬稿人，還是發(fā)送給校辦或黨辦秘書等；如本例根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)處理意見選擇發(fā)送給“校辦 秘書”； 選擇完畢后點擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 24 文件發(fā)送成功。 點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 用戶可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應(yīng)的辦理人員， 說明： 根據(jù) 學(xué)校流程規(guī)定，部門領(lǐng)導(dǎo)處理完成后，下一步將送交本部門秘書進(jìn)行流轉(zhuǎn)，部門秘書會根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)的處理意見來操作； 人員選擇完畢后點擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 文件發(fā)送成功。 用戶可以直接在原文上進(jìn)行修改，修改完后，點擊“ ”，然后點擊“ ” ,或者直接點擊“ ”，返回擬稿頁面。 . 如何對文件批注（所有人員使用須知） . 如何修改正文 如以 9 領(lǐng)導(dǎo)為例，登陸 OA系統(tǒng)后如下圖所示： 在首頁待辦事宜中會看到需要處理的文件，當(dāng)點擊文件記錄進(jìn)入后顯示如下頁面： 點擊“ ”，進(jìn)行正文修改。 點擊“ ”按鈕，可查看流轉(zhuǎn)信息，整個文件流程的過程，當(dāng)前處理人、當(dāng)前處理環(huán)節(jié)都可以通過點擊“ ”按鈕來進(jìn)行查看。 返回擬稿頁面后，如果需要對正文內(nèi)容進(jìn)行修改，可點擊“ ”。 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 18 . 如何起草正文 點擊發(fā)文管理稿紙中標(biāo)題右側(cè)的“ ”圖標(biāo)，進(jìn)行正文起草，彈出窗口如下所示： 可以在窗口內(nèi)編輯正文，使用方法與 WORD類似，也可以將事先起草好的文件復(fù)制過來。 . 如何起草文件（所有人員使用須知） . 如何擬稿 點擊 “發(fā)文管理頁面”中的“ ”按鈕， 打開 發(fā)文稿紙單，如下圖所示： 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 17 （發(fā)文管理擬稿稿紙） 1. 起草文件的注意事項： （ 1）必填項：其中標(biāo)題為必填項；如未填直接點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)會提示； （ 2）附件：當(dāng)用戶填寫完相應(yīng)資料，點擊“ ”按鈕后，點擊“ ”按鈕，選擇相應(yīng)的附件點擊“ ”按鈕進(jìn)行添加，如未選擇附件直接點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將提示： 附件添加如有誤，用戶可以在相應(yīng)附件前選擇框內(nèi)標(biāo)注“ ”，點擊“ ”按鈕刪除附件。 . 刪除功能 點擊“ ”按鈕進(jìn)行刪除，點擊時必須先選擇要刪除的對象，否則將會彈出： . 密碼修改 模塊 說明 . 如何 修改 密碼 用戶登陸后，進(jìn)入辦公自動化系統(tǒng)中，點擊首頁上的工具條“ ”，再點擊左邊菜單中的“ ”，顯示如下所 示 注：修改后的密碼會在 1~3 分鐘后生效 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 16 . 公文處理 . 發(fā)文管理使用說明 . 如何進(jìn)入發(fā)文管理（所有人員使用須知） 用戶登陸自動化辦公系統(tǒng)后， 點擊 左邊菜單 “ ”，再點擊左邊菜單中的“ ”，顯示發(fā)文管理頁面 (系統(tǒng)授權(quán)用戶有新增、刪除權(quán)限，不是系統(tǒng)授權(quán)用戶將沒有新增、刪除權(quán)限 )，如下所示： 該頁面顯示發(fā)文管理的當(dāng)前處理人、當(dāng)前狀態(tài)、文件標(biāo)題、擬稿時間和擬稿部門。 點擊“代理人”后的“ ”按鈕，選擇代理人。 . 新建功能 當(dāng)您因為出差或其他原因不方便登錄辦公系統(tǒng)處理公文時，一種方式是將您的帳號告訴您的授權(quán)人，另一種方法是使用 工作授權(quán)功能。 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 14 . 工作授權(quán) 模 塊 說明 . 如何進(jìn)入工作授權(quán) 用戶登陸后，進(jìn)入辦公自動化系統(tǒng)中，點擊首頁上的工具條“ ”，再點擊左邊菜單中的“ ”，顯示工作授權(quán)頁面，如下所示 （工作授權(quán)頁面） 該頁面顯示已有授權(quán)情況。 . 電子郵件 的功能簡介 電子郵件 有寫信 、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)等幾項功能（電子郵件僅限辦公系統(tǒng)內(nèi)部用戶使用） . 寫信 功能 點擊“電子郵件頁面”中的“ ”按鈕，得到以下頁面： 點擊“ ”按鈕，選取收件人 點擊“ ”按鈕并配合“ ”按鈕，選取及上傳附件（ 系統(tǒng)不支持過大附件，請不要上傳超過 5M的附件 ） 填寫完畢后，點擊“ ”，即可將郵件發(fā)給收件人，或點擊“ ”將郵件存入草稿箱。 . 如何在流轉(zhuǎn)中使用個人意見 如流轉(zhuǎn)中填寫意見，點擊“ ”按鈕，彈出意見選擇窗口： 用戶可以進(jìn)行意見的選擇。如下圖： 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 12 用戶可以通過點擊“ ”，進(jìn)行翻頁的操作。 . 個人意見的功能簡介 個人意見有新建、刪除和翻頁等幾項功能 . 新建功能 點擊“個人意見頁面”中的“ ”按鈕，得到以下頁面： 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 11 在“意見用語”輸入新的意見用語，點擊“ ”，彈出以下提示： 點擊“確定”，系統(tǒng)自動返回“個人意見頁面”，此時新建用語也出現(xiàn)在其中。 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 9 . 如何新建個人群組 點擊“個人群組頁面”中的“ ”按鈕，得到以下頁面： 填寫排列序號，群組名稱，群組成員可以點擊選擇如下圖： 選擇人員，點擊保存后即可建立群組成員。當(dāng)用戶知道具體文檔的頁數(shù)的時候，用戶可在輸入框中輸入相應(yīng)的頁數(shù)，然后 點擊“ ”按鈕，就可以轉(zhuǎn)到相應(yīng)的頁面進(jìn)行查看文檔。 . 如何翻頁 在 “ ” 日程安排頁面底部，顯示了當(dāng)前的頁數(shù)和記錄總數(shù)。需要注意的是“開始時間”一欄有兩個時間選擇，只填前一個，表示查找此時間之后的所有日程；只填后一個，表示查找在此時間之前的所有日程；如果兩個都填寫，則表示查找在這兩個時間之間的所有日程。再點擊“ ”按鈕，退出窗口，回到父頁面。 ? 起始日期和截止日期：點擊起始日期和截止日期輸入框右側(cè)的“ ”按鈕，可以在以下窗口進(jìn)行日期選擇： ? 開始時間和結(jié)束時間：開始時間和結(jié)束時間可以通過“ ”下拉列表進(jìn)行選擇。 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 7 如要進(jìn)行刪除，可在類別中選擇，點擊“ ”按鈕即可完成刪除操作。 . 如何新增個人日程 點擊個人日程頁面上的“ ”按鈕，添加個人日程， 得到以下頁面： 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 6 （新增日程安排） 填寫時需要注意： ? 日程標(biāo)題 為必填欄，如此欄不填就直接點擊“ ”按鈕，將彈出以下警告： ? 點擊分類輸入框右側(cè)的“ ”按鈕，將彈出以下窗口： 在新增欄填寫所需新增的內(nèi)容，點擊“ ”按鈕，則在類別中將新增一欄。點擊日程安排時間或日程標(biāo)題，可查看 具體的 個人日程內(nèi)容。 圖中“ ”和“ ”按鈕的功能將在后文中給予說明。 按周查看 ： 西北大學(xué)辦公自動