【正文】 選擇參加或不參加）沒有選擇的定義為“未確認”通過這項就可以知道會議的參加人數(shù)并選擇是否通過其它方式聯(lián)系參加人。 4. 查看會議名單 通過查看會議名單可以看到需要參加會議的人員是否及時對會議發(fā)回反饋信息，以確定人數(shù)或是否選擇其它方式通知參加人。點擊“立即發(fā)送”完成。對于非辦公系統(tǒng)用戶可在用戶名后加冒號然后寫上 地址?？梢灾?接點擊“保存并發(fā)送通知”或在保存會議通知后發(fā)送會議通知。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 19 填寫會議的相關(guān)信息和會議通知。選擇參加或不參加即可。會議參加人不需要做主動的操作，他是從自己的電子郵件中收到會議管理員發(fā)來的會議通知。只要他有一個電子郵件地址即可成為會議的參加人。 另外一種是會議參加人。他是由系統(tǒng)管理員授權(quán)，必須是辦公系統(tǒng)的內(nèi)部用戶。極大的簡化了會議安排的過程。 會議管理 概述 會議管理系統(tǒng)是提供給機關(guān)，企業(yè)內(nèi)部各不同的部門安排組織會議的辦 公自動化模塊。調(diào)整完畢，點擊保存。選擇要設置的欄目，然后選擇它的格式，點擊保存，格式設置完畢。 (9)設計新的格式。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 16 （ 7）對于表頭的修改和刪除，只要點擊“修改表 頭設計”和“刪除表頭設計”就可完成。 （ 6）在表頭設計的界面，在說明中輸入新的表頭，點擊保存。 （ 2）打開“辦公自動化系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫 （ 3）點選“綜合信息” 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 15 （ 4）雙擊進入要進行信息配置的項進入下圖頁面 （ 5）點擊“信息配置”，進入信息配置的界面。 （ 1）用戶可以通過 Lotus Notes 進行信息的維護。 一般情況下用戶只能編輯自己創(chuàng)建的信息，有特殊授權(quán)的用戶才能編輯他人創(chuàng)建的信息。 （ 6）文檔發(fā)布完成后點擊“保存“按鈕，結(jié)束發(fā)布。 WEB 信息維護 新建文檔 （ 1） 從綜合信息服務頁面進入需要維護的欄目； （ 2） 點擊“新建”按鈕； （ 3） 進入發(fā)布界面，編輯新文檔； 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 13 （ 5）如果需要加入附件。用戶得到授權(quán)后，可以通過瀏覽器進行信息的撰寫、編輯、發(fā)布、刪除等操作。 ? 標記完成 對已經(jīng)完成的事件可以方便的標記完成狀態(tài)或者刪除。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 11 ? 創(chuàng)建待辦事宜 在新建列表中填入相應的內(nèi)容：主題、時間 (截至日期時間 )、事件重要程度及事件描述等。 未完成的待辦事項還突出顯 示在界面的左側(cè)下方，以提示用戶。 待辦事宜 待辦事宜可以用來作為待辦工作的提示。 單擊新建事項，可以創(chuàng)建新的事項。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 10 個人日歷 進入個人辦公界面，默認為個人日歷的日安排，時間為當前日期，單擊左側(cè)日歷的日期，可以切換相應的日期的事項顯示。 ? 可以設置按 ”主題進行過濾 ”； ? 可以設置在收到某個主題的郵件時，進行拒收或轉(zhuǎn)移到文件夾； ? 設置完成后 ,單擊“確認”。 ? 可以設置缺省的轉(zhuǎn)發(fā)地址，使所有來信都轉(zhuǎn)到該地址； ? 單擊“確認”。 （ 4）設置自動轉(zhuǎn)發(fā) 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 9 ? 單擊“自動轉(zhuǎn)發(fā)”，進入設置頁面； ? 選擇“啟用”或者“禁用”自動轉(zhuǎn)發(fā)功能。 要刪除所創(chuàng)建的文件夾，請單擊“刪除文件夾”，然后從列表中選擇用戶自己定義的文件夾名字前的選擇框，單擊“確定”?！毙驴诹钤O置后，服務器需要一個 短暫的處理時間，所以請稍過片刻后再使用新口令登錄。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 7 （ 1） 設置密碼 ? 單擊“密碼”，出現(xiàn)“修改 Web 登錄口令”頁面； ? 在“新口令”文本框中輸入您修改后的口令； ? 在“確認口令”文本框中再次輸入同樣的口令；（兩次輸入的口令必須一致，否則會要求您重新輸入） ? 單擊“確認”提交修改。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 6 單擊“新建群組”按鈕，出現(xiàn)一個“群組”的表單，您可以在其中填入群組名、描述、成員，成員可以在左側(cè)的“系統(tǒng)公共通訊錄”、“單位公共通訊錄”、“名片夾”中選，注意：填寫完畢后，必須單擊最下面的“確認”按鈕，才能 將其添加到通訊錄中。 單擊“新建個人”按鈕，出現(xiàn)一個“聯(lián)系人”的表單，您可以在其中填入聯(lián)系人的各種信息，其中姓名和 Email 是必須填的，其它都是可選項。單擊“編輯”和 “刪除”欄中的圖標可以對相應的通訊錄條目進行編輯和刪除。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 5 草稿箱、垃圾箱的操作與收件箱類似，請參考“收件箱”。選擇“刪除”，刪除該郵件。選擇“回復所有人”則略有不同，系統(tǒng)除了自動執(zhí)行上面的操作之外，還將收信人地址填入“抄送”一欄中。 閱讀郵件之后，您可以選擇“回復”、“回復所有人”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“刪除”、“返回”。 從“請選擇一個文件夾”下拉列表框中選擇“收件箱”（或者“垃圾箱”），然后單擊“轉(zhuǎn)移到文件夾”（或者“拷貝到文件夾”），可以將選中的文件轉(zhuǎn)移（或拷貝）到收件箱（或垃圾箱）中。 單擊“選中所有郵件”前的選擇框可以選中郵件列表中的所有郵件。 單擊“選中”一欄中的選擇框可以選中該郵件。 在郵件列表中顯示郵件的附件、發(fā)件人、收到日期、郵件主題以及此郵件的大小。單擊“返回”按鈕， 將返回“收件箱”頁面。單擊“發(fā)送并保存”可以將所發(fā)送的郵件在發(fā)件箱中保留一個備份；“只發(fā)送”則不保留其備份；“存草稿”則不發(fā)送所寫郵件，而將其保存到“草稿箱”中；“重寫郵件”會將所寫郵件清空，使用時要慎重。一封郵件最多可以加兩個附件。如果是 發(fā)往 Inter 郵件系統(tǒng)的 Email 地址，直接輸入地址即可。 當然，您也可以在收件人處直接輸入中文的用戶姓名或群組名稱（但一定要填寫正確?。?。單擊“刪除所有”按鈕可以刪除所有添加的地址。 3． 單擊 “收件人 ”、“抄送 ”、“密送 ”等按鈕將所選擇的地址添加到相應的列表中。 2． 左側(cè)上方的“選擇所在分類”下拉菜單中可以選擇用戶分類，從左側(cè)下方下拉列表中選擇您需要的單位或個人地址。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 3 在撰寫新郵件時，郵件地址可以從“系統(tǒng)公共通訊錄”或者“單位通訊錄”、“名片夾”中選取。 帶有新郵件標記的未讀郵件總是排列在上方，已讀郵件按時間先后次序排列。 郵件功能介紹 進入辦公郵件后，界面如下圖所示。 登錄郵件系統(tǒng) 用戶可以通過學校信息服 務主頁上的“辦公郵件”鏈接點登陸郵件系統(tǒng)。 系統(tǒng)不但能夠為學校辦公提供內(nèi)部郵件服務，而且還可以和 Inter 上其它郵件系統(tǒng)進行通訊。 第二章 日常 辦公使用指南 日常辦公模塊主要包括以下功能：辦公郵件、待辦事宜、個人日程安排。 4. 公文流轉(zhuǎn) 公文 流轉(zhuǎn)可以實現(xiàn)對學校的普通辦公流程實現(xiàn)網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，是無紙化辦公的重要組成 部分 。系統(tǒng)還提供了Notes 客戶端環(huán)境下的信息采編以及復雜格式信息發(fā)布的功能 。系統(tǒng)可以根據(jù)學校辦公活動的需要對信息發(fā)布的欄目分組、欄目、發(fā)布格式進行靈活配置，并對信息的維護權(quán)限和閱讀權(quán)限進行控制。 辦公自動化系統(tǒng)功能 貴州大學辦公自動化系統(tǒng)提供 以下功能： 1. 日常辦公 系統(tǒng)以 WWW 界面提供辦公郵件、待辦事宜、個人日程安排等項功能，提供方便快捷的網(wǎng)絡辦公手段，從而提高日常辦公的工作質(zhì)量與效率。系統(tǒng)具有豐富實用的功能、友好的操作界面、靈活的可擴展性，并且系統(tǒng)安全可靠。 辦公自動化系統(tǒng) 使用手冊 （第一版） 貴州大學信息化領(lǐng)導小組辦公室 貴州大學信息化管理中心 2020 年 11 月 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 目 錄 第一章 辦公自動化系統(tǒng)概述 ....................................................................................................................................... 1 辦公自動化系統(tǒng)簡介 .......................................................................................................................................... 1 辦公自動化系統(tǒng)功能 .......................................................................................................................................... 1 第二章 日常 辦公使用指南 ........................................................................................................................................... 1 辦公郵件（ WEBMAIL） ...................................................................................................................................... 1 登錄郵件系統(tǒng) ................................................................................................................................................ 2 郵件功能介紹 ................................................................................................................................................ 2 創(chuàng)建新郵件 .................................................................................................................................................... 2 收件箱、發(fā)件箱、垃圾箱 ........................................................................................................................... 4 名片夾 ........................................................................................................................................................... 5 配置 .......................................................................................