【正文】 接洽內(nèi)容列記于業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于收(發(fā))文編號登記表再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。(二)以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，依第十六條規(guī)定辦理。、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。Ⅲ.關(guān)系企業(yè)來往文件第十五條 行文方式(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂；無須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。第十三條 主動發(fā)文(一)擬稿、登記經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附收(發(fā))文登記單一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷案或待復(fù)期限等欄，呈部門主管會核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號，轉(zhuǎn)打字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)時：①如無需復(fù)文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時，得以文書簽辦單補充，簽辦單隨同收(發(fā))文登記單第五聯(lián)流程處理)，并填記預(yù)定保存期限及銷案或待復(fù)日期后連同來文(復(fù)文時需附復(fù)文稿)經(jīng)呈判后打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。(三)文件交辦經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入收(發(fā))文登記單第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。(二)文件的分送收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。業(yè)務(wù)接洽便函另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。：由各公司總經(jīng)理室制定。X1X2為公司簡稱；X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；○○○○為公司收(發(fā))文流水號。(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時稽催督導用。第十條　收發(fā)文登記單(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。(四)C類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。(二)A類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。(八)固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。(四)以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。(五)需以對等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實情處理。(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標等)，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。、資材、會計、總務(wù)等服務(wù)部門對其他部門的行文蓋部門章。(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。?，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。：①采購部門對廠商的行文。，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。對本款第二項所列以外的公家機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體的行文。④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。②對當?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機構(gòu)的行文。、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。第七條 行文名義、署名及印信借用(一)對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：：屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。(七)其他：；訴訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議 委員會規(guī)定程序?qū)嵤?五)電報：業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。(三)便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用。□ 行文第六條 行文類別(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。第五條 主辦及會辦部門　　(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。　　(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。第四條 管理部門　　(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門?！?承辦部門第三條 總收發(fā)部門總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?！?總則第一條 目的為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。秘密文件和由專人按核定的范圍報送?！　?五)文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送?！　?(四)屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明秘密字樣，并確定報送范圍。　　(二)文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。 　文件收發(fā)規(guī)定 第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。(接交單位各留存一份備查)?！　?，要求在下年度5月份以前整理完?！　?。第十六條 立卷要求　　、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。 第十五條 文件的歸檔范圍：　?。?1)上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；(2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；(7)上級機關(guān)領(lǐng)導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；(9)工廠日志和大事記；(10)工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。第十四條 各部門應(yīng)指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；　　，送部門主管領(lǐng)導核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責)；　　，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；　　，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；　　，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；　??；　　，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；　　，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。 第十條　發(fā)文程序規(guī)定：　　，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；　　、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；　　，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。，可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導批準后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。第九條 發(fā)文的范圍：　　、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。　　，涉及兩個以上廠領(lǐng)導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨字、廠字發(fā)文。 第八條 發(fā)文的規(guī)定　　，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。　　，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文?！　?，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理?！　?，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密?！　。斕扉喭旰髴?yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責。　　，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看?！　?，機要秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。　　、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)　　(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導親啟文件，廠領(lǐng)導啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)?！　?，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。(二)收文的管理第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。企業(yè)文件管理制度(一)總則　　 第十一條 兩辦秘書對文件的差錯情況，要進行登記考核。由兩辦機要員上報下發(fā)。校對者校完后應(yīng)在原稿上簽字，以示負責。　　 第八條 打字員要愛護打字、油印設(shè)備和物品，按規(guī)定做好維護保養(yǎng)工作和物品領(lǐng)用登記費用統(tǒng)計工作。打字時要做到快速、準確、排版合理美觀、用力均勻?！　?第六條 打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要