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正文內(nèi)容

公司公文處理實(shí)施細(xì)則-文庫吧資料

2025-06-27 17:18本頁面
  

【正文】 接洽內(nèi)容列記于業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián),并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄,呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署,一并送收發(fā)人員編號并記載于收(發(fā))文編號登記表再送監(jiān)印人員用印后,由收發(fā)人員將業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)送交受文部門,第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。(二)以業(yè)務(wù)接洽便函行文者,依第十六條規(guī)定辦理。、室、中心及各公司相互行文,由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文,其轉(zhuǎn)交所屬部門時(shí),所屬部門免辦收文手續(xù)。Ⅲ.關(guān)系企業(yè)來往文件第十五條 行文方式(一)正式以公文用紙或油印函件行文者,依本章的規(guī)定處理。文件封發(fā)投郵后,登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂;無須待復(fù)文件,第二、三聯(lián)即予銷案,如須待復(fù)者,第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存,第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管,均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催;第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號,將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后,第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查,第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。第十三條 主動(dòng)發(fā)文(一)擬稿、登記經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿,檢附收(發(fā))文登記單一式五聯(lián),填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷案或待復(fù)期限等欄,呈部門主管會(huì)核稿人員經(jīng)判行,送收發(fā)人員編號,轉(zhuǎn)打字、校對后,送交文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要,可以復(fù)文底本留存。收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)時(shí):①如無需復(fù)文者,依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián),抽出原留存的第二聯(lián)銷案,并將第五聯(lián)同文件歸檔,將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時(shí),得以文書簽辦單補(bǔ)充,簽辦單隨同收(發(fā))文登記單第五聯(lián)流程處理),并填記預(yù)定保存期限及銷案或待復(fù)日期后連同來文(復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿)經(jīng)呈判后打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。(三)文件交辦經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時(shí),應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入收(發(fā))文登記單第三、四、五聯(lián),留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo),第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。(二)文件的分送收發(fā)人員分發(fā)文件,應(yīng)留存收(發(fā))文登記單第一聯(lián),依收文編號之流水號碼裝訂之。業(yè)務(wù)接洽便函另行編定,亦采流水號碼一文一號編列。、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。:由各公司總經(jīng)理室制定。X1X2為公司簡稱;X3為地區(qū)別,不需分地區(qū)者省略;○○○○為公司收(發(fā))文流水號。(五)第五聯(lián)為核查聯(lián),于文件辦妥時(shí)隨文歸檔,如系代行或授權(quán)判行的文件,由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。(三)第三聯(lián)為主管催辦單,經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存,按處理期限或待復(fù)日期之先后整理,以備隨時(shí)稽催督導(dǎo)用。第十條 收發(fā)文登記單(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單,收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。(四)C類:一般通知或參考性的函件無須呈判者,僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。(二)A類:凡關(guān)系重大,足以影響公司權(quán)益的文書,應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。(八)固定格式文書,應(yīng)由署名的主管于原稿判行后,授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。(六)以公司名義蓋用公司公章行文者,應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。(四)以部門名義由廠處長署名行文者,應(yīng)由部門主管判行。(二)以總經(jīng)理署名行文者,除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外,應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。(五)需以對等身份的簽署人名義復(fù)文者,應(yīng)斟酌實(shí)情處理。(三)公告、人事通知單、聘任書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等),須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件,均應(yīng)蓋章,并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。、資材、會(huì)計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門對其他部門的行文蓋部門章。(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文,并依下列規(guī)定簽署、用?。海怨久x由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之;以業(yè)務(wù)接洽便函行文者,由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名,蓋用部門章。、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者,得蓋用公司公章行文。:①采購部門對廠商的行文。,由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。對本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定)。②對當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)的行文。、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。第七條 行文名義、署名及印信借用(一)對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下::屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。(七)其他:;訴訟文書,依政府有關(guān)部門訴訟審議 委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤?五)電報(bào):業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。(三)便函:關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。□ 行文第六條 行文類別(一)函:發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。第五條 主辦及會(huì)辦部門  (一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項(xiàng)文書的主辦部門,如有涉及其他部門時(shí),其他部門則為該項(xiàng)文書的會(huì)辦部門?! ?三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。第四條 管理部門  (一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書,以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門;營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書,得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。□ 承辦部門第三條 總收發(fā)部門總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理,各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?!?總則第一條 目的為使文書管理制度化,以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率,特訂定本規(guī)則。由辦公室主任提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送?! ?五)文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送?! ?(四)屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明秘密字樣,并確定報(bào)送范圍?! ?二)文件簽發(fā)后,送辦公室統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復(fù)印、蓋章。  文件收發(fā)規(guī)定 第十七條 對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。(接交單位各留存一份備查)?! ?,要求在下年度5月份以前整理完。  。第十六條 立卷要求  、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。 第十五條 文件的歸檔范圍: ?。?1)上級機(jī)關(guān)來文,包括上級對工廠報(bào)告、申請的批復(fù);(2)黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;(3)廠黨委會(huì)、廠長辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;(4)廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級的黨群組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等;(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;(6)參加上級召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等;(7)上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本廠向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;(9)工廠日志和大事記;(10)工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。 第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;  ,送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));  ,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚;  ,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽;  ,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā); ?。弧 ?,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;  ,由兩辦派專人按數(shù)印刷,再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況,對印刷質(zhì)量不好的文件,機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。 第十條 發(fā)文程序規(guī)定:  ,應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請;  、廠部同意發(fā)文時(shí),主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;  ,做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。,可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用廠部文件發(fā)布。第九條 發(fā)文的范圍:  、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。  ,涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。黨委、廠部同意發(fā)文,則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨字、廠字發(fā)文。 第八條 發(fā)文的規(guī)定  ,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件?! ?,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文?! ?,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理?! ?,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密?! ?,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)?! ?,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看?! ?,機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)?!  ㈦?、單據(jù)等,分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)  (或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)?! ?,要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的四對口核定,如果其中一項(xiàng)不對口,應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。(二)收文的管理第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。企業(yè)文件管理制度(一)總則   第十一條 兩辦秘書對文件的差錯(cuò)情況,要進(jìn)行登記考核。由兩辦機(jī)要員上報(bào)下發(fā)。校對者校完后應(yīng)在原稿上簽字,以示負(fù)責(zé)?! ?第八條 打字員要愛護(hù)打字、油印設(shè)備和物品,按規(guī)定做好維護(hù)保養(yǎng)工作和物品領(lǐng)用登記費(fèi)用統(tǒng)計(jì)工作。打字時(shí)要做到快速、準(zhǔn)確、排版合理美觀、用力均勻?! ?第六條 打字室要建立打字登記簿,對各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要
點(diǎn)擊復(fù)制文檔內(nèi)容
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