電子郵件使用技巧ppt課件-文庫吧資料
2025-05-18 12:34本頁面
【正文】 人；（ 2）：切勿過度裝飾自己的 身分設(shè)計 ，例如引用名作太多或圖繪太華麗等等均會妨礙電子郵件的正常溝通效益。有些人的身分設(shè)計為：＊＊ amp。有許多人將自己的身分設(shè)計成一個附著檔案，每當(dāng)發(fā)信出去時，此檔案也將自動地貼附該信息后面。想要知道更多跟密碼有關(guān)的信息，可以向公司網(wǎng)絡(luò)管理人員咨詢。 有些特定的郵件內(nèi)容需要保密，為防止泄密，可考慮在這些郵件上加密。千萬不可以因為沒看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經(jīng)大腦思考的話語。無論所開的玩笑是多么明顯，最好加注以提醒收信者真正的意思。 在缺乏聲調(diào)的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應(yīng)特別注意幽默的被誤解與扭曲。有時因信息太過簡短或標明不夠清楚，收信對象可能會不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動。因此，在送出電子郵件時應(yīng)謹慎地評閱所撰寫的字句，以免引起嚴重后果。為確保對方能讀到自己發(fā)出的信息，撰寫郵件時應(yīng)特別注意傳送對象，考慮其是否有系統(tǒng)與硬件的限制。同時，要盡量掌握「一個信息、一個主題」的原則。 電子郵件使用技巧 10 注意撰寫信件內(nèi)容二 考慮他人計算機的差異 信件內(nèi)容應(yīng)簡明扼要 電子郵件溝通講求時效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)力求簡明扼要，并求溝通效益。因為有許多郵件接收者是以標題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。實際上寫電子郵件和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。 電子郵件使用技巧 8 第三章 注意撰寫信件內(nèi)容 電子郵件使用技巧 9 注意撰寫信件內(nèi)容一 電子郵件「標題」要明確且具描述性 切記收信對象是一個「人」，而不是一臺機器 因為電子信息的互動是透過計算機網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的，使用者經(jīng)常會不自覺地「忘記」與自己真正互動的是遠程的「人」。使用者只須將其通知信息、問題或意見傳送至特定群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多人的回復(fù)。提醒：在抄送 (Cc)時，盡可能將相關(guān)人員都囊括進去，讓他們更全面地掌握信息，便于大家協(xié)同運作。若需要收信對象回復(fù)時一定要用發(fā)送 (To)功能，若僅要將信函復(fù)本同時轉(zhuǎn)送相關(guān)人員以供參考時，可使用抄送 (Cc)功能。有的人雖然在名片上注明了自己的電子郵件，但本人可能并不喜歡使用電子郵件 。如果你通過調(diào)查了解到對方是個不苛言笑的人，自己的心理承受能力又較弱，可以選擇這種方式
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