【正文】 級篩選時(shí)設(shè)置條件區(qū)域必須注意哪些問題？ 4．如何對Excel制作的人事檔案數(shù)據(jù)庫按照姓氏筆畫排序？5．源數(shù)據(jù)改變后，利用其生成的數(shù)據(jù)透視表能否自動(dòng)更新？如果不能，應(yīng)如何更新？四、應(yīng)用題1．將本章講解的實(shí)例自行操作一遍。3．使用Rank函數(shù)時(shí)，如最后一個(gè)參數(shù)為“1”，則排列名次為按照________排列。小 結(jié)（續(xù)）習(xí) 題一、填空1．Excel對數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總前首先應(yīng)該_______________。n 對于數(shù)據(jù)的排序操作，需要掌握排序依據(jù)，單個(gè)字段排序和多個(gè)關(guān)鍵字段排序的操作方法。利用有關(guān)功能可以對Excel數(shù)據(jù)庫表格進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，包括數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總以及數(shù)據(jù)透視分析等。n 圖450 綜合成績表的最終效果小 結(jié)n 在辦公業(yè)務(wù)實(shí)踐中，經(jīng)常需要對大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理。 綜合名次以及最后結(jié)果的確定n ，分別利用RANK函數(shù)和IF 函數(shù)，確定每個(gè)考生的“綜合名次”并給出“是否進(jìn)入體檢階段”的判斷（假設(shè)綜合名次前50%的可以進(jìn)入）。（4）選取F2 單元格，拖動(dòng)單元格右下角的拖動(dòng)柄一直到F13。（2）在F2 單元格中輸入公式“=D2*+E2*”（此處假設(shè)在綜合成績計(jì)算中，筆試部分占70%，面試部分占30%）。 綜合成績計(jì)算可以采用與前面計(jì)算筆試成績一樣的方法計(jì)算筆試和面試的綜合成績。 綜合成績表的創(chuàng)建n 將Sheet3工作表更名為“綜合成績表”，并制作如圖449樣式表格。 利用自動(dòng)篩選獲取通過筆試人員的情況n 對于通過筆試考試的考生，還需要進(jìn)行面試，為此需要將他們的記錄從數(shù)據(jù)庫中篩選出來。（4）選取I4 單元格，拖動(dòng)單元格右下角的拖動(dòng)柄一直到I33。（2）在I4 單元格中輸入：=IF(H4=12,可以,)。則“是否通過”一列可以按照如下步驟進(jìn)行操作。 利用IF函數(shù)確定考生是否通過筆試考試在Excel 中，利用IF函數(shù)可以非常方便地進(jìn)行條件判斷。 n 對本例中筆試成績的名次排列，使用RANK函數(shù)并進(jìn)行函數(shù)拖動(dòng)復(fù)制即可。為需要找到排位的數(shù)字；Ref其中：Number 利用RANK函數(shù)確定筆試名次n 在Excel 中，名次的確認(rèn)最好使用RANK函數(shù)，該函數(shù)是專門進(jìn)行排名次的函數(shù)，其結(jié)果是返回一個(gè)數(shù)值在一組數(shù)值中的排位。（4）在公式中可以使用圓括號，也只能使用圓括號，并且允許圓括號嵌套，但是應(yīng)該注意嵌套時(shí)前后括號的匹配關(guān)系，計(jì)算順序是先內(nèi)層再外層。（3）用算術(shù)運(yùn)算符號：+（加）、—（減）、*（乘）、/（除）、^（乘方），字符運(yùn)算符號amp。 公式輸入應(yīng)該遵循的基本規(guī)則（1）公式輸入時(shí)必須以“=”開頭，公式中間不能包括空格。n 公式的有關(guān)知識：n 公式是對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算和分析的一種等式，它可以對工作表數(shù)值進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算、關(guān)系運(yùn)算和邏輯運(yùn)算，同樣也可以對字符數(shù)據(jù)以及其他數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算。（3）三門考試課程對應(yīng)的三個(gè)字段，需要先設(shè)置數(shù)據(jù)有效性（整數(shù)，范圍0～100），然后再進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入，這樣才能較好地避免數(shù)據(jù)輸入時(shí)的錯(cuò)誤。 成績處理表中原始數(shù)據(jù)的輸入表格框架建立后，下一步就是要輸入原始數(shù)據(jù)，輸入時(shí)候需要注意以下幾點(diǎn)：（1）“編號”字段可利用自動(dòng)序列輸入，為了使A4 單元格中顯示出“001”效果，需要在輸入時(shí)現(xiàn)以單引號（‘）開頭，否則輸入的“001”將只是顯示為“1”。 筆試成績處理表的框架建立n 招錄過程的第一步是筆試，為此先建立筆試成績數(shù)據(jù)庫表格框架。 筆試成績的數(shù)據(jù)處理n 上面的報(bào)名情況經(jīng)過審核、分析和匯總之后，下一個(gè)環(huán)節(jié)就是要對合格考生進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置準(zhǔn)考生編號，并舉行統(tǒng)一考試，包括筆試和面試。除此之外，Excel中還可以利用F11或Alt+ F1功能鍵快速制作單獨(dú)的柱狀圖表，然后再進(jìn)行三維效果以及其他項(xiàng)目的格式設(shè)置和修飾， 選取不連續(xù)區(qū)域制作表現(xiàn)各職位報(bào)考人數(shù)比例的餅圖n 對不連續(xù)區(qū)域的數(shù)據(jù)，也可以制作圖表，這在餅狀圖制作中非常普遍。 利用圖表向?qū)?chuàng)建條形圖n 利用圖表向?qū)Х椒梢詣?chuàng)建嵌入到原工作表中的柱形圖表，該圖表可以用來反應(yīng)各地報(bào)考各種不同職位的人數(shù)情況，其樣式效果如圖427所示。n 在執(zhí)行分類匯總命令之前，首先應(yīng)該對數(shù)據(jù)庫按照待匯總字段進(jìn)行排序。 對“報(bào)名信息匯總表”內(nèi)容進(jìn)行排序1．排序的依據(jù)2．按單個(gè)字段排序3．按多級字段排序4．特殊排序方式 對“報(bào)名信息匯總表”內(nèi)容進(jìn)行篩選n 1．自動(dòng)篩選n 2．高級篩選n 3．高級篩選時(shí)的注意事項(xiàng) 對“報(bào)名信息匯總表”中數(shù)據(jù)分類匯總n 使用分類匯總，能夠在數(shù)據(jù)庫適當(dāng)位置加上統(tǒng)計(jì)結(jié)果，使數(shù)據(jù)庫變得清晰易懂。n 數(shù)據(jù)圖表的類型很多，在辦公實(shí)踐中，使用較多的主要有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點(diǎn)圖等。3．Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作n 利用Excel，可以輕松、快捷地制作各種數(shù)據(jù)圖表。2．Excel中的數(shù)據(jù)分析與處理n Excel中有很多可以進(jìn)行的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理功能，包括數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、合并計(jì)算、關(guān)聯(lián)表格處理等。1．Excel中的數(shù)據(jù)庫表格簡介n 數(shù)據(jù)庫就是與特定主題相聯(lián)系的信息集合。n 本章采用實(shí)例形式，以Excel軟件操作為例介紹辦公業(yè)務(wù)實(shí)踐中常見的數(shù)據(jù)分析與處理方法，主要包括數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、圖表制作、公式與函數(shù)運(yùn)用以及數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格的操作。第 4 章辦公中的數(shù)據(jù)分析與處理【本章內(nèi)容介紹】n 在辦公業(yè)務(wù)實(shí)踐中，經(jīng)常需要對大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理。9．在Word中，當(dāng)前文檔的總頁數(shù)和當(dāng)前頁的頁號顯示在窗口的______位置。7．可以通過選擇菜單項(xiàng)“___________|___________”打印當(dāng)前文檔。雙擊可以___________。4．將一篇文檔中多處都出現(xiàn)的縮略詞“OA”全部修改為“辦公自動(dòng)化”的方法為______________________。2．在Word中可以利用文檔左側(cè)的選擇區(qū)來選擇文本，方法為：單擊可以選擇___________，雙擊可以選擇___________，三擊可以選擇___________。n 通過本章的學(xué)習(xí)，讀者可以達(dá)到能夠熟練進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)管理中文字處理和表格處理工作，對日常工作中像公告文件、工作計(jì)劃、年度總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、科研論文等文檔能夠進(jìn)行嫻熟的輸入、編輯、排版和打印操作；對于各種工作日程表、節(jié)假日值班表、報(bào)名登記表、銷售信息匯總表等各種格式的表格能夠熟練編排和制作。n 本章通過辦公實(shí)踐中的一個(gè)“招錄公務(wù)員考試”綜合實(shí)例，詳細(xì)介紹了辦公中文字處理和表格處理的基本知識和具體操作方法。5．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和數(shù)據(jù)庫表格適合使用Excel制作，其中利用Excel制作數(shù)據(jù)庫表格并進(jìn)行數(shù)據(jù)處理將在下一章進(jìn)行詳細(xì)介紹。3．形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)域，然后“合并居中”來實(shí)現(xiàn)。文字處理軟件的主要功能1．文件存儲2．內(nèi)容編輯3．簡單排版4．輸入校驗(yàn)5．輸出6．提供輸入／輸出接口7．對象的嵌入與鏈接 文字處理軟件的操作流程 本章實(shí)例效果說明1 本章實(shí)例效果說明2 本章實(shí)例效果說明3 本章實(shí)例效果說明4 本章實(shí)例效果說明5 本章實(shí)例效果說明6 利用一般文檔處理流程制作“招錄通知” 啟動(dòng)Word并作相關(guān)設(shè)置1．啟動(dòng)Word軟件2．工具欄的設(shè)置（1）工具欄簡介（2）將并列的“常用”工具欄與“格式”工具欄分開（3）工具欄的顯示或隱藏 文字和符號的錄入1．選擇漢字輸入方法2．文本內(nèi)容的輸入3．特殊符號的錄入4．文檔錄入后的聯(lián)機(jī)校對 文檔內(nèi)容的編輯和保存1．光標(biāo)定位2．選定文本（1）選擇內(nèi)容較少并且不是整段的選?。?）選擇內(nèi)容多但不是全文時(shí)的選?。?）使用看不見的選擇欄（4）利用快捷鍵操作選取（5）文檔內(nèi)容的擴(kuò)展選?。?）選定的簡化 文檔內(nèi)容的編輯和保存3．修改文本技巧4．復(fù)制、移動(dòng)、刪除文本（1）利用快捷鍵（2）菜單方法（3）工具欄按鈕方法（4）鼠標(biāo)拖動(dòng)方法5．“選擇性”粘貼的作用6．撤消和恢復(fù)操作 字體與段落格式排版 文檔的頁面設(shè)置1．設(shè)置紙張大小和方向2． 調(diào)整頁邊距3．設(shè)置頁眉、頁腳不同以及垂直對齊方式4．確定每頁中的行數(shù)和每行的字符數(shù) 打印效果的預(yù)覽 文檔的打印輸出1．打印操作的基本步驟2．打印操作的其他方式（1）文檔的快速打?。?）一次連續(xù)打印多篇文檔（3）“打印”對話框中其他常用項(xiàng)目設(shè)置3．文檔打印操作時(shí)的相關(guān)問題（1）打印功能選項(xiàng)和設(shè)置打印機(jī)屬性設(shè)置（2）暫停和終止打印 文檔的網(wǎng)上發(fā)布 辦公文字處理規(guī)范及其公文向?qū)?yīng)用 辦公室文字處理的基本規(guī)范1．公文種類2．公文格式3．公文用紙4．公文用字5．公文書寫 利用公文向?qū)е谱髡袖浲ㄖ? 制作“報(bào)考簡章”復(fù)雜文檔 復(fù)雜文檔的文字快速錄入技巧1．借助外部設(shè)備2．自己定義新詞3．利用自動(dòng)圖文集4．善于使用自動(dòng)更正5．巧妙利用替換功能6．掌握一些漢字輸入方法的使用技巧 編號和項(xiàng)目符號的設(shè)置 樣式的應(yīng)用與管理1．樣式的基本知識2．直接套用樣式3．新建樣式4．使用自己新建的樣式5．修改樣式6．樣式的管理 電子表格處理概述電子表格制作軟件選取1．規(guī)則的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。小 結(jié)（續(xù)）習(xí) 題一、簡答1．什么是辦公自動(dòng)化？它包括哪些層次？2．辦公自動(dòng)化的未來發(fā)展將體現(xiàn)哪些特點(diǎn)？3．什么是辦公信息系統(tǒng)？它由哪些要素組成？4．一個(gè)完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該具有哪些功能？5．為什么必須加強(qiáng)辦公信息系統(tǒng)安全和保密管理？常用的對策措施有哪些？ 第 3 章辦公中的文字和表格處理【本章內(nèi)容介紹】n 本章介紹了辦公中文字和表格處理的基本知識n 通過一個(gè)簡單、實(shí)用的“ 招錄公務(wù)員通知” 文檔為例，講解了從文本錄入、內(nèi)容編輯、格式排版、頁面設(shè)置一直到打印操作、網(wǎng)上發(fā)布的文檔處理過程 n 以制作“ 通知” 公文為例介紹了公文向?qū)е谱鞴牡姆椒?，并介紹了公文處理的基本規(guī)范 n 以制作 “ 報(bào)考簡章” 為例，介紹了復(fù)雜文檔制作的相關(guān)知識 n 通過制作招錄職位表、報(bào)名登記表講解了辦公中各種表格的制作方法。其未來發(fā)展將體現(xiàn)以下特點(diǎn)：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、辦公操作無紙化、辦公服務(wù)無人化、辦公業(yè)務(wù)集成化、辦公設(shè)備移動(dòng)化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以及辦公系統(tǒng)智能化。n 20世紀(jì)60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。小 結(jié)n 辦公自動(dòng)化是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人—機(jī)信息處理系統(tǒng)，以達(dá)到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的；它可分為三個(gè)層次：事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型。 加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對策有：? 用戶認(rèn)證技術(shù)? 利用用戶專有信息: 口令 密碼 通行字? 利用用戶專有用品: 鑰匙 IC卡 磁卡 ? 利用保密算法 : 加密函數(shù) 動(dòng)態(tài)口令? 利用用戶的生理特征: 指紋 聲音 視網(wǎng)膜? 計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)加密技術(shù)? 明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達(dá)對方通過解密算法再度變?yōu)槊魑? “雙鑰”共鑰 密鑰? 數(shù)字簽字技術(shù)? 利用數(shù)字簽名技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實(shí)發(fā)送者對報(bào)文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對報(bào)文的簽名；接收者不能偽造對報(bào)文的簽名 n 一般單位采用的系統(tǒng)安全保密對策方案（1）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機(jī)制，對用戶的權(quán)限進(jìn)行控制和管理； （2）在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強(qiáng)病毒防范； （3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備； （4）對重要信息的傳輸采用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)。 軟件保護(hù)措施采用軟件技術(shù)辨別、控制用戶和對信息加密 167。 加強(qiáng)系統(tǒng)安全和保密的對策n 加強(qiáng)系統(tǒng)安全和保密的常用措施有：n 行政措施行政法規(guī)、規(guī)章制度社會(huì)允許的各種方式 167。 防發(fā)送方否認(rèn)：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不承認(rèn)發(fā)送過此文件。 數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗(yàn)數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改；216。 n 數(shù)據(jù)保密的基本要求:216。因此，加強(qiáng)系統(tǒng)安全與保密顯得非常重要。所以，加強(qiáng)其安全性，保證其內(nèi)容的保密性就顯得非常重要。 辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素n 辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素牽涉人員、業(yè)務(wù)、機(jī)構(gòu)、制度、設(shè)備、環(huán)境等多個(gè)方面，其中最主要的有四個(gè)，分別是n 辦公人員n 辦公信息n 辦公流程n 辦公設(shè)備 辦公信息系統(tǒng)的主要功能1．辦公信息系統(tǒng)的基本功能（1）公文管理（2）會(huì)議管理（3）部門事務(wù)處理（4）個(gè)人辦公管理（5）領(lǐng)導(dǎo)日程管理（6）文檔資料管理（7）人員權(quán)限管理（8）業(yè)務(wù)信息管理2．集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能具體來說，一個(gè)完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)下面7個(gè)方面的功能?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)單位的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。 216。216。 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個(gè)人辦公。 起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，使用MS Off